Phân công công việc hợp lý không những giúp cho nhân viên thực hiện công việc tốt, hoạt động của Xí nghiệp sẽ thông suốt, đạt hiệu quả mà còn giúp lãnh đạo ĐGKQCV chính xác hơn. Lãnh đạo không thể đánh giá năng lực nhân viên hoặc kết quả thực hiện công việc của nhân viên chính xác khi ngay từ đầu, người lãnh đạo đã không phân công công việc phù hợp
Bảng 2.6 – Kết quả khảo sát về công tác phân công công việc tại XNXL
1 2 3 4 5 TC 1 2 3 4 5 TC
1.4
Anh/chị có thể lập kế hoạch công việc bản thân trong tháng tới ? 16 28 31 26 13 114 14.0 24.6 27.2 22.8 11.4 100.0 1.5 Anh/chị có cho rằng khối lượng công việc hiện tại phù hợp với năng lực bản thân ?
65 28 18 3 0 114 57.0 24.6 15.8 2.6 0.0 100.0
1.6
Anh/chị có được phân công công việc phù hợp với năng lực bản thân ? 38 29 31 13 3 114 33.3 25.4 27.2 11.4 2.6 100.0 1.8 Anh/chị có cho rằng việc phân tích công việc thật chi tiết sẽ giúp lãnh đạo phân công cho nhân viên công việc phù hợp ?
3 16 32 27 36 114 2.6 14.0 28.1 23.7 31.6 100.0
1.9
Anh/chị có cho rằng việc phân công công việc phù hợp sẽ giúp lãnh đạo đánh giá đúng năng lực của nhân viên ?
3 10 30 34 37 114 2.6 8.8 26.3 29.8 32.5 100.0
(1 : Hoàn toàn không đồng ý; 5 – Hoàn toàn đồng ý)
Kết quả khảo sát trên cho thấy, việc phân công công việc cho nhân viên của XNXL hiện tại có thể đánh giá là chưa hợp lý, nhân viên chưa được phân công phù hợp với năng lực của bản thân[Kết quả khảo sát “Anh/chị có được phân công công việc phù hợp với năng lực bản thân ?” : 33.3% chọn “Hoàn toàn không đồng ý” - Bảng 2.8 – câu 1.6].
Người lãnh đạo khi giao công việc cho nhân viên cũng chưa hình dung hết những công việc nhân viên phải thực hiện, đa phần, lãnh đạo đang cần thực hiện công việc gì thì giao ngay công việc đó. Tình trạng phổ biến hiện nay là nhân viên chủ yếu giải quyết công việc theo sự vụ, công việc phát sinh, nhân viên không chủ động trong việc lập kế hoạch thực hiện công việc của mình, không có mục tiêu công việc, không xác định rõ trách nhiệm cá nhân đối với công việc[Kết quả khảo sát
“Anh/chị có thể lập kế hoạch công việc bản thân trong tháng tới ?” : 22.8% chọn “Đồng ý”, 11.4% chọn “Hoàn toàn đồng ý” – Bảng 2.8 – câu 1.4].Và vì những lý do nêu trên, lẽ tất yếu là việc ĐGKQCV cũng mang tính chất hình thức.
Kết quả khảo sát về mức độ phù hợp giữa khối lượng công việc được phân công với năng lực thực hiện của nhân viên cho thấy lựa chọn “Hoàn toàn không đồng ý” chiếm tỷ lệ đến57% [Bảng 2.8 – câu 1.5]. Hiện trạng này xuất phát từ nhiều nguyên nhân :
- Quản lý không thực sự coi trọng đúng mức việc tìm hiểu năng lực nhân viên để phân công công việc
- Thiếu bản tiêu chuẩn thực hiện công việc - Đặc biệt : phân công nhân sự theo “cơ cấu” Vì thế, dẫn đến những hệ quả sau đây :
- Phân công công việc không phù hợp với trình độ chuyên môn. - Phân công công việc không phù hợp với kỹ năng.
- Phân công công việc không phù hợp với tuổi tác, sức khỏe - Phân công công việc không phù họp với đặc điểm tính cách
- Phân công công việc không phù họp với điều kiện làm việc thực tế - Phân công công việc trùng lắp
Ví dụ : do vấn đề “cơ cấu”, khi nhận 1 hồ sơ của Cử nhân Ngoại thương, phòng Dịch vụ hợp đồng không còn “chỗ trống” nên lãnh đạo quyết định xếp vào phòng kế toán. Do không có đủ căn bản về kế toán, Chánh kế toán phân công nhiệm vụ cho nhân viên này làm “bán hồ sơ dự thầu” và làm công tác ISO/OHSAS của phòng. Sau đó, lại một hồ sơ Kế toán viên, với lí do tương tự, lãnh đạo chuyển cho phòng QA, và cuối cùng người này phải làm công việc “Quản lý tài liệu”.