3.2.1 Căn cứ của giải pháp
Một khuyết điểm lớn của hệ thống ĐGKQCV hiện tại là không có nhân viên phụ trách theo dõi quản lý việc đánh giá, dẫn đến công tác đánh giá không bài bản và thiếu tổ chức. Việc bố trí riêng một cán bộ làm công việc này sẽ là điều kiện tiên quyết trong việc cải thiện hệ thống đánh giá.
3.2.2 Nhiệm vụ của cán bộ chuyên trách
Cán bộ chuyên trách đánh giá thuộc Phòng Cán bộ - Hành chính sẽ là đầu mối tổ chức các công tác liên quan trong quá trình đánh giá :
- Xây dựng quy trình và tiêu chuẩn đánh giá cùng với các phòng ban - Tiến hành xây dựng nhận thức về công tác đánh giá cho các lãnh đạo
- Tổ chức đào tạo đánh giá cho các lãnh đạo, đồng thời tư vấn cho lãnh đạo khi cần.
- Tổ chức, phối hợp tiến hành công tác đánh giá cùng các quản lý bộ phận - Theo dõi và ghi nhận, thống kê kết quả đánh giá
- Công bố kết quả đánh giá, ghi nhận phản ứng của nhân viên với kết quả. - Liên tục cải tiến quy trình và tiêu chuẩn đánh giá cho phù hợp.
3.2.3 Lựa chọn cán bộ chuyên trách
Việc lựa chọn nhân sự cho công tác này cũng cần được coi trọng đúng mức, tác giả xin đề xuất 3 phương án :
1. Chọn lựa cán bộ chuyên trách từ các nhân viên có sẵn của phòng Cán bộ - Hành chính : phương án này có chi phí rẻ, dễ thực hiện, nhưng trình độ chuyên môn lại không cao
2. Tuyển dụng chuyên viên đánh giá mới và giao cho người này chuyên trách công tác đánh giá
3. Thuê chuyên gia bên ngoài. Phương án này sẽ đảm bảo được trình độ chuyên môn nhưng có chi phí cao và chuyên gia bên ngoài sẽ không am hiểu tình hình thực tế của XNXL.
Tác giả dùng phương pháp cho điểm trọng số theo các tiêu chí quan trọng để chọn lựa phương án tối ưu:
Bảng 3.1 – Đánh giá các phương án lựa chọn cán bộ chuyên trách ĐGKQCV
Tiêu chí
Trọng số
Điểm phương án (1 - xấu nhất, 10 - tốt nhất) 1. Chọn lựa cán bộ có sẵn từ phòng Cán bộ - Hành chính 2. Tuyển dụng nhân viên mới 3. Thuê chuyên gia bên ngoài
Chi phí 15% 9 7 3 Trình độ 35% 5 7 9 Mức độ am hiểu XNXL 35% 8 6 5 Thời gian thực hiện 15% 8 3 8 Tổng điểm có trọng số 7.1 6.05 6.55
Với điểm số cao nhất là 7.1, phương án “1. Chọn lựa cán bộ có sẵn từ phòng Cán bộ - Hành chính” là phương án tối ưu và được chọn.
3.3 Giải pháp Xây dựng nhận thức đúng đắn về công tác ĐGKQCV cho lãnh đạo XNXL bằng việc đào tạo lãnh đạo XNXL bằng việc đào tạo
ĐGKQCV - dù dưới bất kỳ hình thức nào - là yếu tố sống còn, giúp quản lý việc thực hiện công việc của con người và tổ chức. Để việc đánh giá công việc hiệu quả, yếu tố đầu tiên và mang tính quyết định, đó chính là nhận thức đúng đắn về việc đánh giá công việc từ phía lãnh đạo. Nếu các cấp lãnh đạo không xem việc
đánh giá công việc là quan trọng, chắc chắn việc đánh giá công việc tại XNXL vẫn trở về tình trạng cũ : hình thức, cảm tính, bình quân chủ nghĩa để tránh đụng chạm; mâu thuẫn giữa các nhân viên do lãnh đạo đánh giá không công bằng, không đầy đủ; phát sinh sự bất mãn trong nhân viên do kết quả đánh giá không mang tính thuyết phục, làm nảy sinh những ý nghĩ tiêu cực trong nhân viên và hậu quả hiển nhiên là hiệu suất công việc giảm, động lực làm việc bị ảnh hưởng. Hiện tại lãnh đạo của XNXL chưa coi trọng đúng mức đối với công tác ĐGKQCV và đây là một trong những yếu tố nhất định phải khắc phục.
Trách nhiệm của Phòng Cán bộ - Hành chính là tổ chức đào tạo, làm cho lãnh đạo các cấp nhìn nhận đúng về tầm quan trọng của việc đánh giá công việc, những lợi ích khi đánh giá đúng và những hậu quả khi không đánh giá đúng nhân viên. Đồng thời, khi đánh giá công việc, lãnh đạo cần chú trọng đến mục đích phát triển toàn diện nhân viên ngoài mục đích thông thường là đánh giá kết quả và kỹ năng thực hiện công việc để hoạch định đào tạo. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, phát triển toàn diện nhân viên được xem là một vấn đề quan trọng và là một lợi thế của doanh nghiệp trong thị trường lao động nơi mà các nhà tuyển dụng luôn muốn thu hút nguồn nhân lực tốt nhất và giữ được nhân viên giỏi. Việc các lãnh đạo XNXL chưa được trang bị đủ kiến thức trong lĩnh vực này là một thiếu sót rất lớn.
3.3.1 Đối tượng được đào tạo
Đối tượng chính được đào tạo sẽ là các quản lý cấp trung và ban giám đốc của XNXL.
3.3.2 Giảng viên
XNXL sẽ thuê các chuyên gia tư các công ty tư vấn trong ngành để đảm bảo về trình độ giảng dạy lẫn kinh nghiệm chuyên môn. Công tác này sẽ do phòng Cán bộ - Hành chính phụ trách.
3.3.3 Hình thức đào tạo
Để quá trình đào tạo diễn ra thuận lợi, nội dung đào tạo được sát sao, gần với thực tế XNXL, tác giả đề xuất tiến trình đào tạo như sau :
Nội dung Diễn giải
Thời lượng
Khảo sát
Khảo sát các phòng ban xưởng tại XNXL, thu thập các dữ liệu cần thiết phản ánh tầm quan trọng của công tác ĐGKQCV, trong đó có các bảng kết quả khảo sát ý kiến của cán bộ
XNXL. 3 ngày
Đào tạo Đào tạo cho cán bộ cấp cao và cấp trung của Công ty 3 ngày
Công tác đào tạo này sẽ được triển khai hàng năm. Trong đó, năm đầu tiên có vai trò rất quan trọng là xây dựng nhận thức đầy đủ và chính xác cho lãnh đạo về công tác ĐGKQCV; các năm tiếp theo, tư vấn viên sẽ giúp các lãnh đạo cập nhật kiến thức mới trong lĩnh vực này, đồng thời đào tạo cho những lãnh đạo mới của XNXL.
3.3.4 Nội dung đào tạo
Tác giả xin đề xuất một số nội dung đào tạo quan trọng cần phải có :
a) Vị thế của ĐGKQCV đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. b) Những lợi ích của việc có được hệ thống ĐGKQCV tốt đối với XNXL
Đây là một nội dung mang tính thuyết phục cao. Tuy nhiên những lợi ích của ĐGKQCV thường là định tính, mang tính chất vô hình nên giảng viên cần có thời gian khảo sát nghiêm túc với tình hình XNXL để đưa ra những số liệu và dẫn chứng thật cụ thể, chi tiết, sát sao.
c) Những hậu quả xấu đối với XNXL khi không có được hệ thống ĐGKQCV hiệu quả
d) Các thuyết về tạo động lực làm việc cho người lao động
- Hác thuyết về tạo động lực là.
- Học thuyết 2 yếu tố của Herzberg
- Học thuyết kỳ vọng của Victor Vroom.
3.4 Giải pháp Xây dựng hệ thống đánh giá và tiêu chuẩn ĐGKQCV 3.4.1 Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá KPI 3.4.1 Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá KPI
Như đã trình bày nêu trên, nguyên tắc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá công việc phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau :
- Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với công việc phân công cho nhân viên và phải gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát được mọi khía cạnh của quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
- Tiêu chuẩn đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc bị làm sai lệch do những yếu tố khách quan.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải đảm bảo độ tin cậy theo thời gian và đối với tất cả những người thực hiện đánh giá khác nhau.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải mang tính khả thi cao, phù hợp thực tế.
- Tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện được thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu đã thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên.
Lưu ý: Với mỗi chỉ số KPI, cần phải có:
- Số nhận diện KPI : Số nhận dạng độc nhất này sẽ giúp theo dõi mọi chỉ số và tạo điều kiện dễ dàng cho các hệ thống tự động hóa.
- Tên các chỉ số : Đây là tên gọi ngắn giải thích rõ ý chính của chỉ số
- Chủ sở hữu KPI : Xác định người/bộ phận có trách nhiệm trong việc thực hiện hiệu quả kinh doanh.
3.4.1.1Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI
Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPI: do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực – phòng Cán bộ - Hành chính).
Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
- Ưu điểm của phương pháp này: các chỉ số KPI do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
- Nhược điểm của phương pháp này: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPI như: đặt mục tiêu quá thấp. Do đó cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng/ban.
Ví dụ : người xây dựng KPI cho “Kế toán vật tư kho chi phí” sẽ là Phó chánh kế toán (kiêm Kế toán tổng hợp), sau đó bảo vệ trước Hội đồng ĐGKQCV.
3.4.1.2Bước 2: Xác định các KRAs (Key Results Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
3.4.1.3Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.
Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Ví dụ :
Bảng 3.2– Chức năng và nhiệm vụ Kế toán vật tư các kho chi phí(trích “Quy chế chức danh phòng Kế toán năm 2013”)
10.2 Chức năng và nhiệm vụ Kế toán vật tư các kho chi phí
10.2.1 Thực hiện các nhiệm vụ do Chánh kế toán XNXLKS&SC giao phó và chịu trách nhiệm trước Chánh kế toán về công việc của mình;
10.2.2 Tổng hợp chi phí giá thành vật tư theo công trình nộp báo cáo lên cấp trên; 10.2.3 Cung cấp tài liệu, số liệu vật tư cho Chánh kế toán quyết toán công trình đã hoàn thành;
cáo nhanh đột xuất;
10.2.5 Kiểm tra, tổng hợp cấp phát, thanh lý bảo hộ lao động hàng tháng, hàng quý; 10.2.6 Kiểm tra cấp phát bảo hộ đúng hạn, trước hạn theo biên bản được phê duyệt; 10.2.7 Nhận chứng từ tài liệu về báo cáo vật tư từ các phân xưởng trong XNXLKS&SC và các đơn vị nhà thầu;
10.2.8 Nhập, xuất, tồn cả số lượng và số tiền theo danh mục vật tư của từng công trình;
10.2.9 Kiểm tra biên bản, phiếu xuất, nhập vật tư của các Phân xưởng trong tháng, trong quý theo mẫu biểu qui định;
10.2.10 Tổng hợp chi phí giá thành vào nhật ký chứng từ cho từng Phân xưởng; 10.2.11 Tập hợp chi phí giá thành vật tư cho từng công trình đã hoàn thành hoặc đang thi công;
10.2.12 Lập các bảng báo cáo thống kê, cung cấp số liệu của từng công trình theo yêu cầu của lãnh đạo theo định kỳ, cũng như cần số liệu báo cáo nhanh đột xuât; 10.2.13 Lập báo cáo tính giá thành công trình, vào sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh.
3.4.1.4Bước 4: Xác định các chỉ số KPI (chỉ số đánh giá) và thu thập dữ liệu
Đây là một khía cạnh mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng các chỉ số KPI. Chúng ta cần phải đánh giá một cách cẩn thận các thế mạnh và cả điểm yếu của các loại công cụ đo lường khác nhau và chọn ra loại nào thích hợp nhất. Các khía cạnh dưới đây cần phải được xem xét:
a) Phương thức thu thập dữ liệu
Một số các phương pháp phổ biến là: hệ thống theo dõi và thu thập dữ liệu, khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu, các nhóm tập trung, đánh giá bởi người bên ngoài, quan sát, đánh giá ngang nhau.
b) Nguồn dữ liệu
Chúng ta cần phải xác định được liệu các dữ liệu đã có sẵn để thu thập hay chưa và liệu các nguồn có đáng tin hay không. Trong trường hợp có nhiều rào cản thách thức tính chính xác của dữ liệu, ta có thể cân nhắc một phương pháp khác hay kết hợp nhiều phương pháp cùng lúc.
c) Công thức/Thang điểm/Phương pháp đánh giá
Điều này quyết định các mức độ hiệu suất được định nghĩa thế nào hay cách thu thập dữ liệu. Đối với các dữ liệu định lượng, có thể áp dụng các công thức tính hoặc các thang điểm; trong khi đó, đối với các dữ liệu định tính, bạn cần xác định được các tiêu chí đánh giá.
Một số thang điểm phổ biến được sử dụng bao gồm Danh nghĩa (Nominal), Thứ tự (Ordinal), Nội bộ (Internal) và Tỉ lệ (Ratio). Thêm vào đó, thang điểm Likert đo lường mức độ mà người trả lời đồng ý hay không đồng ý với các điều đưa ra cũng rất phổ biến.
d) Tần suất
Tần suất thu thập phụ thuộc vào bản chất của mỗi chỉ số KPI. Ví dụ, các KPI nội bộ thường được đo lường thường xuyên hơn trong khi các KPI bên ngoài (như mức hài lòng của khách hàng) lại chỉ có thể đo một hoặc 2 lần một năm.
e) KPI của bộ phận
Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xây dựng những chỉ số KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPI này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.
Bảng 3.3– KPI chung đặc trưng của Phòng Kế toán
Chức năng / nhiệm vụ KPI tương ứng
Kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ các quyết định, chế độ, quy chế quản lý vật tư, tài sản, tiền mặt của XNXLKS&SC.
Số lần xảy ra vi phạm quy chế, quyết định về việc quản lý vật tư, tài sản, tiền mặt của XNXL trong quý.
Tham gia vấn đề đánh giá mối nguy và phân tích rủi ro; tuân thủ theo các yêu cầu của hệ thống Quản lý An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp theo OHSAS 18001
Tỷ lệ nộp báo cáo OHSAS đúng hạn trong quý
Thực hiện công tác hạch toán, thống kê, báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí công trình xây dựng dở dang, bàn giao công trình hoàn thành.
Tỷ lệ báo cáo sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, quyết toán công trình đúng hạn và chính xác.
Kiểm tra tính hợp lý, sắp xếp, lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo đúng qui định.
Tỷ lệ thất thoát, đánh mất chứng từ
Thực hiện việc báo cáo vật tư, nhân lực và thanh lý theo đúng qui định của XNXLKS&SC và LDVN.
Tỷ lệ nộp báo cáo vật tư, nhân lực và thanh lý đúng hạn và chính xác trong quý.
Giải quyết mọi khiếu nại, thắc mắc về chế độ liên quan đến lương, thưởng, phép
Tỷ lệ giải quyết khiếu nại về chế độ lương, thưởng, phép cho người lao động.
Tổ chức và hoàn thiện hệ thống tài chính kế toán của XNXL
Số lượng sáng kiến trong công tác hạch toán, tổ chức kế toán, lưu trữ chứng từ, quản lý dữ