3.4.1 Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá KPI
Như đã trình bày nêu trên, nguyên tắc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá công việc phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau :
- Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với công việc phân công cho nhân viên và phải gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát được mọi khía cạnh của quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
- Tiêu chuẩn đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc bị làm sai lệch do những yếu tố khách quan.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải đảm bảo độ tin cậy theo thời gian và đối với tất cả những người thực hiện đánh giá khác nhau.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải mang tính khả thi cao, phù hợp thực tế.
- Tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện được thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu đã thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên.
Lưu ý: Với mỗi chỉ số KPI, cần phải có:
- Số nhận diện KPI : Số nhận dạng độc nhất này sẽ giúp theo dõi mọi chỉ số và tạo điều kiện dễ dàng cho các hệ thống tự động hóa.
- Tên các chỉ số : Đây là tên gọi ngắn giải thích rõ ý chính của chỉ số
- Chủ sở hữu KPI : Xác định người/bộ phận có trách nhiệm trong việc thực hiện hiệu quả kinh doanh.
3.4.1.1Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI
Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPI: do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực – phòng Cán bộ - Hành chính).
Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
- Ưu điểm của phương pháp này: các chỉ số KPI do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
- Nhược điểm của phương pháp này: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPI như: đặt mục tiêu quá thấp. Do đó cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng/ban.
Ví dụ : người xây dựng KPI cho “Kế toán vật tư kho chi phí” sẽ là Phó chánh kế toán (kiêm Kế toán tổng hợp), sau đó bảo vệ trước Hội đồng ĐGKQCV.
3.4.1.2Bước 2: Xác định các KRAs (Key Results Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
3.4.1.3Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.
Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Ví dụ :
Bảng 3.2– Chức năng và nhiệm vụ Kế toán vật tư các kho chi phí(trích “Quy chế chức danh phòng Kế toán năm 2013”)
10.2 Chức năng và nhiệm vụ Kế toán vật tư các kho chi phí
10.2.1 Thực hiện các nhiệm vụ do Chánh kế toán XNXLKS&SC giao phó và chịu trách nhiệm trước Chánh kế toán về công việc của mình;
10.2.2 Tổng hợp chi phí giá thành vật tư theo công trình nộp báo cáo lên cấp trên; 10.2.3 Cung cấp tài liệu, số liệu vật tư cho Chánh kế toán quyết toán công trình đã hoàn thành;
cáo nhanh đột xuất;
10.2.5 Kiểm tra, tổng hợp cấp phát, thanh lý bảo hộ lao động hàng tháng, hàng quý; 10.2.6 Kiểm tra cấp phát bảo hộ đúng hạn, trước hạn theo biên bản được phê duyệt; 10.2.7 Nhận chứng từ tài liệu về báo cáo vật tư từ các phân xưởng trong XNXLKS&SC và các đơn vị nhà thầu;
10.2.8 Nhập, xuất, tồn cả số lượng và số tiền theo danh mục vật tư của từng công trình;
10.2.9 Kiểm tra biên bản, phiếu xuất, nhập vật tư của các Phân xưởng trong tháng, trong quý theo mẫu biểu qui định;
10.2.10 Tổng hợp chi phí giá thành vào nhật ký chứng từ cho từng Phân xưởng; 10.2.11 Tập hợp chi phí giá thành vật tư cho từng công trình đã hoàn thành hoặc đang thi công;
10.2.12 Lập các bảng báo cáo thống kê, cung cấp số liệu của từng công trình theo yêu cầu của lãnh đạo theo định kỳ, cũng như cần số liệu báo cáo nhanh đột xuât; 10.2.13 Lập báo cáo tính giá thành công trình, vào sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh.
3.4.1.4Bước 4: Xác định các chỉ số KPI (chỉ số đánh giá) và thu thập dữ liệu
Đây là một khía cạnh mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng các chỉ số KPI. Chúng ta cần phải đánh giá một cách cẩn thận các thế mạnh và cả điểm yếu của các loại công cụ đo lường khác nhau và chọn ra loại nào thích hợp nhất. Các khía cạnh dưới đây cần phải được xem xét:
a) Phương thức thu thập dữ liệu
Một số các phương pháp phổ biến là: hệ thống theo dõi và thu thập dữ liệu, khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu, các nhóm tập trung, đánh giá bởi người bên ngoài, quan sát, đánh giá ngang nhau.
b) Nguồn dữ liệu
Chúng ta cần phải xác định được liệu các dữ liệu đã có sẵn để thu thập hay chưa và liệu các nguồn có đáng tin hay không. Trong trường hợp có nhiều rào cản thách thức tính chính xác của dữ liệu, ta có thể cân nhắc một phương pháp khác hay kết hợp nhiều phương pháp cùng lúc.
c) Công thức/Thang điểm/Phương pháp đánh giá
Điều này quyết định các mức độ hiệu suất được định nghĩa thế nào hay cách thu thập dữ liệu. Đối với các dữ liệu định lượng, có thể áp dụng các công thức tính hoặc các thang điểm; trong khi đó, đối với các dữ liệu định tính, bạn cần xác định được các tiêu chí đánh giá.
Một số thang điểm phổ biến được sử dụng bao gồm Danh nghĩa (Nominal), Thứ tự (Ordinal), Nội bộ (Internal) và Tỉ lệ (Ratio). Thêm vào đó, thang điểm Likert đo lường mức độ mà người trả lời đồng ý hay không đồng ý với các điều đưa ra cũng rất phổ biến.
d) Tần suất
Tần suất thu thập phụ thuộc vào bản chất của mỗi chỉ số KPI. Ví dụ, các KPI nội bộ thường được đo lường thường xuyên hơn trong khi các KPI bên ngoài (như mức hài lòng của khách hàng) lại chỉ có thể đo một hoặc 2 lần một năm.
e) KPI của bộ phận
Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xây dựng những chỉ số KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPI này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí chức danh.
Bảng 3.3– KPI chung đặc trưng của Phòng Kế toán
Chức năng / nhiệm vụ KPI tương ứng
Kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ các quyết định, chế độ, quy chế quản lý vật tư, tài sản, tiền mặt của XNXLKS&SC.
Số lần xảy ra vi phạm quy chế, quyết định về việc quản lý vật tư, tài sản, tiền mặt của XNXL trong quý.
Tham gia vấn đề đánh giá mối nguy và phân tích rủi ro; tuân thủ theo các yêu cầu của hệ thống Quản lý An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp theo OHSAS 18001
Tỷ lệ nộp báo cáo OHSAS đúng hạn trong quý
Thực hiện công tác hạch toán, thống kê, báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí công trình xây dựng dở dang, bàn giao công trình hoàn thành.
Tỷ lệ báo cáo sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, quyết toán công trình đúng hạn và chính xác.
Kiểm tra tính hợp lý, sắp xếp, lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo đúng qui định.
Tỷ lệ thất thoát, đánh mất chứng từ
Thực hiện việc báo cáo vật tư, nhân lực và thanh lý theo đúng qui định của XNXLKS&SC và LDVN.
Tỷ lệ nộp báo cáo vật tư, nhân lực và thanh lý đúng hạn và chính xác trong quý.
Giải quyết mọi khiếu nại, thắc mắc về chế độ liên quan đến lương, thưởng, phép
Tỷ lệ giải quyết khiếu nại về chế độ lương, thưởng, phép cho người lao động.
Tổ chức và hoàn thiện hệ thống tài chính kế toán của XNXL
Số lượng sáng kiến trong công tác hạch toán, tổ chức kế toán, lưu trữ chứng từ, quản lý dữ liệu
f) KPI cho từng vị trí chức danh
- Xây dựng KPI để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPI được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPI của từng bộ phận.
- Các chỉ số KPI phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
- Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPI, nội dung của các từng chỉ số.
Bảng 3.4– Các chỉ tiêu KPI cho kế toán vật tư kho chi phí
Mã KPI KPI
Kỳ đánh
giá Nguồn dữ liệu
KToVTCP001
Tỷ lệ nộp báo cáo quyết toán chi phí vật tư theo công trình đúng hạn, chính xác
Theo năm
Hồ sơ báo cáo chi phí vật tư - phòng Kế toán
KToVTCP002
Tỷ lệ nộp báo cáo chi phí giá thành vật tư theo công trình đúng hạn, chính xác
Theo quý
Hồ sơ báo cáo chi phí vật tư - phòng Kế toán
KToVTCP003
Số lượng sáng kiến trong công tác hạch toán, tổ chức kế toán, lưu trữ chứng từ, quản lý dữ liệu
Theo quý
Theo ghi nhận của chánh kế toán KToVTCP004 Số lần thất thoát, đánh mất chứng từ Theo tháng
Theo ghi nhận của kế toán tổng hợp - phòng Kế toán KToVTCP005 Tỷ lệ cấp phát, thanh lý bảo hộ lao động đúng hạn, đúng quy định Theo tháng Hồ sơ cấp phát bảo hộ lao động - phòng Kế toán KToVTCP006 Số lần hạch toán lỗi nhập- xuất-tồn trong hệ thống Oracle Theo tháng Theo số phiếu nhập xuất điều chỉnh & theo ghi nhận của kế toán tổng hợp -
phòng Kế toán
KToVTCP007
Số chứng từ nhập xuất vật tư không đúng quy định
Theo tháng
Theo ghi nhận của kế toán tổng hợp - phòng Kế toán
Như vậy, ta sẽ có bộ KPI cho chức danh này thay đổi theo kỳ đánh giá :
Theo tháng
Bảng 3.5– Chỉ tiêu KPI cho Kế toán vật tư kho chi phí theo tháng
Mã KPI KPI Trọng số KToVTCP004 Số lần thất thoát, đánh mất chứng từ 30% KToVTCP005 Tỷ lệ cấp phát, thanh lý bảo hộ lao động đúng hạn, đúng quy định 15% KToVTCP006 Số lần hạch toán lỗi nhập- xuất-tồn trong hệ thống Oracle 40% KToVTCP007 Số chứng từ nhập xuất vật
tư không đúng quy định 15%
Theo quý
Bảng 3.6– Chỉ tiêu KPI cho Kế toán vật tư kho chi phí theo quý
Mã KPI KPI
Trọng số
KToVTCP002
Tỷ lệ nộp báo cáo chi phí giá thành vật tư theo công
trình đúng hạn, chính xác 20%
KToVTCP003
Số lượng sáng kiến trong công tác hạch toán, tổ chức kế toán, lưu trữ chứng từ, quản lý dữ liệu 20% KToVTCP004 Số lần thất thoát, đánh mất chứng từ 20% KToVTCP005 Tỷ lệ cấp phát, thanh lý bảo hộ lao động đúng hạn, đúng quy định 10% KToVTCP006 Số lần hạch toán lỗi nhập- xuất-tồn trong hệ thống 25%
Oracle
KToVTCP007
Số chứng từ nhập xuất vật
tư không đúng quy định 5%
Theo năm
Bảng 3.7– Chỉ tiêu KPI cho Kế toán vật tư kho chi phí theo năm
Mã KPI KPI
Trọng số
KToVTCP001
Tỷ lệ nộp báo cáo quyết toán chi phí vật tư theo công trình đúng hạn,
chính xác 15%
KToVTCP002
Tỷ lệ nộp báo cáo chi phí giá thành vật tư theo công
trình đúng hạn, chính xác 15%
KToVTCP003
Số lượng sáng kiến trong công tác hạch toán, tổ chức kế toán, lưu trữ chứng từ, quản lý dữ liệu 15% KToVTCP004 Số lần thất thoát, đánh mất chứng từ 15% KToVTCP005 Tỷ lệ cấp phát, thanh lý bảo hộ lao động đúng hạn, đúng quy định 10% KToVTCP006 Số lần hạch toán lỗi nhập- xuất-tồn trong hệ thống Oracle 25% KToVTCP007 Số chứng từ nhập xuất vật
tư không đúng quy định 5%
3.4.1.5Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh
- Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
- Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số
Bảng 3.8– Thang điểm đánh giá KPI cho kế toán vật tư kho chi phí Mã KPI KPI Kỳ đánh giá Thang điểm từ 0% đến 100% KToVTCP001
Tỷ lệ nộp báo cáo quyết toán chi phí vật tư theo công trình đúng hạn, chính xác
Theo
năm
KToVTCP002
Tỷ lệ nộp báo cáo chi phí giá thành vật tư theo công trình đúng hạn, chính xác
Theo
quý
KToVTCP003
Số lượng sáng kiến trong công tác hạch toán, tổ chức kế toán, lưu trữ chứng từ, quản lý dữ liệu Theo quý Có sáng kiến : 100%, không : 50% KToVTCP004 Số lần thất thoát, đánh mất chứng từ Theo tháng 0 lần : 100% 1 lần : 80% 2 lần : 50% >2 lần : 0% KToVTCP005 Tỷ lệ cấp phát, thanh lý bảo hộ lao động đúng hạn, đúng quy định Theo tháng KToVTCP006 Số lần hạch toán lỗi nhập- xuất-tồn trong hệ thống Oracle Theo tháng 0-5 lần : 100% 6-10 : 80% 11-20 : 50% >20 : 20% KToVTCP007 Số lần chứng từ nhập xuất vật tư không đúng quy định Theo tháng 0 lần : 100% 1-2 lần : 80% 3-5 lần : 50% >5 lần : 0%
Lý do quan trọng nhất đằng sau sự tồn tại của các KPI đó là chúng sẽ dẫn dắt doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh đề ra. Do đó, chúng ta không thể cứ đơn giản xác định bạn muốn đo lường cái gì và đo như thế nào, làm thế nào để thu thập được các chỉ số hiệu suất mà không nói gì đến nơi mà chúng ta muốn đến. Đây là bước mà chúng ta phải chỉ ra được mục tiêu kinh doanh mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian cố định. Một mục tiêu tốt sẽ:
- Cụ thể và có giới hạn thời gian
- Dựa vào các thông tin chất lượng
Các mục tiêu có thể được thiết lập một cách tuyệt đối (ví dụ, tăng lên đến 100), thiết lập theo tỉ lệ (như tăng lên 20%), gắn liền với điểm chuẩn (ví dụ như lọt vào top 100 trong lĩnh vực), liên quan đến chi phí/ngân sách (như giảm 10% ngân sách).
Việc đưa ra các mục tiêu này sẽ do các lãnh đạo bàn bạc đưa ra, có tham khảo ý kiến của những chuyên gia trong ngành.
3.4.1.6Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPI linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong Xí nghiệp để chỉ tiêu đưa ra đưa