Công tác tổng hợp nhu cầu thuốc dành cho hình thức đấu thầu tập trung và đàm phán giá thuốc là áp dụng tương tự nhau. Từ bước tổng hợp nhu cầu thuốc trở đi, hai hình thức mua sắm thuốc có các bước thực hiện khác biệt. Mục tiêu chủ yếu của MSTT là giảm giá thuốc trong danh mục đấu thầu thuốc tập trung do Bộ trưởng Bộ Y tế phê duyệt (hầu hết là thuốc Generic, có nhiều nhà sản xuất), Trung tâm sử sử dụng phương thức 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ. Với hình thức đàm phán giá, Trung tâm tập trung giúp Hội đồng Đàm phán giá thuốc giảm giá thuốc (hầu hết là thuốc Biệt dược gốc, chỉ có từ 1-2 nhà sản xuất trên thế giới, giá thành rất cao) trong danh mục thuốc áp dụng hình thức đàm phán giá và phương thức sử dụng là 1 giai đoạn 1 túi hồsơ.
Theo Điều 40 - Thông tư 15/2019/TT-BYT, 1. việc xây dựng, tổng hợp nhu cầu sử dụng thuốc thực hiện như sau:
a) Các cơ sở y tế trực thuộc Bộ Y tế xây dựng nhu cầu về danh mục, số lượng chi tiết đến từng thuốc, từng nhóm và tiến độ cung cấp gửi về Trung tâm
Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia kèm theo các tài liệu quy định tại Khoản 2
Điều này.
b) Các cơ sở y tế do địa phương, các Bộ, ngành quản lý và y tế cơ quan xây
dựng nhu cầu về danh mục, sốlượng chi tiết đến từng thuốc, từng nhóm và tiến
độ cung cấp gửi về Đơn vị mua sắm thuốc tập trung cấp địa phương. Đơn vị
mua sắm thuốc tập trung cấp địa phương tổng hợp nhu cầu; báo cáo Sở Y tế
thẩm định và gửi kế hoạch sử dụng thuốc về Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia kèm theo các tài liệu quy định tại Khoản 2 Điều này.
c) Thời hạn gửi bảng tổng hợp nhu cầu mua sắm thuốc về Trung tâm mua sắm tập trung cấp Quốc gia trước ngày 15 tháng 6 hàng năm hoặc theo thời gian cụ thể do Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia thông báo.
2. Tài liệu kèm theo văn bản đăng ký nhu cầu mua thuốc tập trung:
a) Báo cáo tóm tắt kết quả thực hiện kết quả lựa chọn nhà thầu, tình hình sử
dụng thuốc của năm trước liền kề, số lượng thuốc tồn kho và số lượng trong kế
hoạch chưa thực hiện tại thời điểm lập dự trù của các cơ sở y tế;
b) Giải trình tóm tắt kế hoạch mua thuốc đang đề nghị; nếu có thay đổi tăng
hoặc giảm trên 30% số lượng đã sử dụng của năm trước phải giải trình, thuyết minh cụ thể;
c) Các tài liệu làm căn cứ lập kế hoạch mua thuốc quy định tại Điều 13
Thông tư này;
d) Biên bản họp Hội đồng Thuốc và Điều trị của cơ sở y tế thuộc Bộ Y tế
hoặc Biên bản họp rà soát của Sở Y tế về danh mục, sốlượng thuốc, nhu cầu sử
dụng thuốc của các cơ sở y tế do địa phương, các Bộ, ngành quản lý và y tế cơ quan trên địa bàn.
3. Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia tổ chức rà soát nhu cầu về
danh mục và sốlượng thuốc của từng cơ sở y tế thuộc Bộ Y tế quản lý; tổng hợp nhu cầu về danh mục, số lượng, tiến độ cung cấp của từng thuốc để xây dựng kế
Những quy định trên trong Thông tư 15/2019/TT-BYT đã nêu khá chi
tiết, phân công rõ vai trò của các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm liên quan đến công tác tổng hợp nhu cầu thuốc. Trung tâm đã áp dụng tích cực công nghệ
thông tin vào khâu này. Từ năm 2018 trang web ttms.moh.gov.vn đã được đưa
vào sử dụng hiệu quả. Ban đầu các CSYT, SYT địa phương còn khá bỡ ngỡ. Tuy nhiên, sau gần 3 năm thực hiện, áp dụng CNTT đã góp phần làm giảm thời
gian, tăng tính chính xác trong khâu tổng hợp nhu cầu thuốc.
Bảng 2.2: Công tác tổng hợp nhu cầu thuốc MSTT, ĐPG
Tổng hợp nhu cầu thuốc là một trong nhưng khâu rất quan trọng, vai trò của việc tổng hợp nhu cầu thuốc sát với thực tế ảnh hưởng lớn đến cả quá trình
đấu thầu, sau khi đấu thầu. Hầu hết các CSYT đều tổng hợp nhu cầu cao hơn với
Các cơ sở y tế tuyến xã, phường: Trạm y tế. Các trạm y tế của các khu công nghiệp, công ty.
Trung tâm Y tế, Bệnh
viện cấp quận/huyện. Các đơn vị sử dụng thuốc khác như Công an, Quân đội, Phòng/Ban Bảo vệ chăm sóc sức khỏe Cán bộ đóng trên địa bàn tỉnh/ TP trực thuộc TW
Sở Y tế các tỉnh/ thành phố trực thuộc TW (Hội đồng thẩm định thuốc, thành phần bao gồm
BHXH địa phương, đại diện các BV lớn, phòng NV dược SYT, lãnh đạo SYT)
Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia (Tổng hợp, rà soát lại nhu cầu sử dụng thuốc trên
toàn quốc)
Các Bệnh viện trực thuộc Bộ Y tế
thực tế vì các cán bộ y tế luôn lo sợ thiếu thuốc, còn nặng tâm lý “Thừa còn hơn
thiếu”. Về dài hạn nếu sốlượng dự trù quá lớn so với thực tế, các nhà thầu trúng thầu sau này sẽ bị tổn thất kinh tế và mất động lực tham dự các gói thầu cấp quốc gia.
Hình 2.3: Tổng hợp nhu cầu thuốc trên phần mềm
Từ năm 2018, Trung tâm đã bắt đầu áp dụng phần mềm ttms.moh.gov.vn
để hỗ trợ khâu tổng hợp nhu cầu trở nên thuận tiện hơn. Các Sở Y tế có thể dễ
dàng theo dõi tiến độ tổng hợp nhu cầu của các CSYT đóng trên địa bàn. Đây là
một bước tiến lớn đối với Trung tâm bởi phần mềm CNTT giúp gỉam tải khối
lượng công việc cho cán bộ phụ trách đấu thầu tại địa phương rất nhiều. Tuy nhiên vấn đề chính đang đặt ra là các cán bộ y tế địa phương thường dự trù nhu cầu cao hơn thực tế , có thể gây thừa thuốc, lãng phí trong sử dụng sau này. Việc thẩm định nhu cầu của các địa phương đã có Hội đồng thẩm định bao gồm các
cơ quan liên quan theo quy định nên Trung tâm phần nào giảm bớt được trách nhiệm nếu xảy ra tình trạng thừa thuốc. Trung tâm MSTTT Quốc gia không có thẩm quyền thẩm định nhu cầu thuốc của các địa phương, chỉ có trách nhiệm rà soát, tổng hợp.
2.2.2. Tổ chức công tác mua sắm thuốc tập trung:
2.2.2.1. Khâu lập, trình và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Căn cứ vào Thông tư 15/2020/TT-BYT quy định về danh mục thuốc thuộc danh mục đấu thầu tập trung do Bộ Y tế ban hành, Trung tâm xây dựng danh mục thuốc đấu thầu tập trung dựa trên khâu tổng hợp nhu cầu như mục 2.2.1. Sau khi các CSYT bao gồm SYT và Bệnh viện trực thuộc Bộ Y tế gửi lại nhu cầu thuốc đã thẩm định bởi Hội đồng thuốc, ý kiến của Bảo hiểm Xã hội cấp địa
pương, Trung tâm tiếp tục tiến hành soạn thảo tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu để gửi cho cơ quan có thẩm quyền ở Bộ Y tế thẩm định.
Cơ quan có thẩm quyền để thẩm định Kế hoạch đấu thầu thuốc tập trung cấp quốc gia ở đây là Vụ Kế hoạch và Tài chính (Bộ Y tế). Tổ thẩm định sẽ có các thành viên từ nhiêu cơ quan chuyên môn có liên quan đóng góp ý kiến để
thẩm định Kế hoạch lựa chọn nhà thầu; ví dụ các thành viên là: Đại diện của Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam, Cục Quản lý Dược, Vụ Pháp Chế (Bộ Y tế).
Các cói thầu đấu thầu thuốc tập trung thực tế là một gói thầu có quy mô lớn, tổng giá trị các gói thầu có quy mô tương ứng trên 10,000,000,000,000
đồng (mười nghìn tỷ đồng) cho nên khâu lập tờ trình, trình và thẩm định kế
hoạch này diễn ra khá cẩn trọng, và việc phải trình lại trên 1 lần là việc rất cần thiết đểđảm bảo yếu tố khách quan, hợp pháp.
Nếu Tổ thẩm định của Bộ Y tế có thể thống nhất được quan điểm về kế
hoạch lựa chọn nhà thầu, Vụ Kế hoạch và Tài Chính là cơ quan có thẩm quyền, sẽ tiến hành trình Lãnh đạo Bộ Y tế phê duyệt. Lãnh đạo Bộ Y tế sẽ xem xét và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Ngay sau khi Kế hoạch lựa chọn nhà thầu gói đấu thầu tập trung được phê duyệt, Trung tâm sẽ đăng tải thông tin KHLCNT lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia muasamcong.mpi.gov.vn để đảm bảo yếu tố công khai, minh bạch.
Trong thực tiễn, khâu lập, trình kế hoạch là khâu mang yếu tố then chốt, khi mọi khâu sau đó đều tuân thủ theo quy định tại Kế hoạch lựa chọn nhà thầu ví dụnhư:
“Tên gói thầu: Quy mô gói thầu:
Hình thức lựa chọn nhà thầu:
Phương thức lựa chọn nhà thầu:”
Hình 2.5: Quyết định phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu
(Quyết định này chỉ mang tính chất minh hoạ)
Trong thực tế, bước thẩm định Kế hoạch lựa chọn nhà thầu là một bước mất khá nhiều thời gian và nằm ngoài thẩm quyền của Trung tâm. Vụ Kế hoạch
Tài chính là cơ quan có thẩm quyền, tham mưu, trình Lãnh đạo Bộđể phê duyệt các kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Trong thực tế, trong hội đồng thẩm định có thể
có nhiều ý kiến khác nhau nên khâu thẩm định có thể mất thời gian ít nhất là 1-2 tháng.
2.2.2.2. Khâu lập, phê duyệt hồsơ mời thầu và tổ chức lựa chọn nhà thầu
Sau khi KHLCNT được cấp có thẩm quyền là Bộ trưởng Bộ Y tế phê duyệt và được đăng tải công khai, Trung tâm thành lập Tổ chuyên gia và Tổ
thẩm định để chuẩn bị cho công việc xây dựng Hồsơ mời thầu của gói đấu thầu tập trung.
Thành viên của Tổ chuyên gia và Tổ thẩm định của gói đấu thầu tập trung quốc gia cũng được mời từ các đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong công tác đấu thầu thuốc như : Cục Phòng chống HIV/AIDS, Cục Quản lý Dược, đại diện phòng nghiệp vụ dược của các Bệnh viện lớn như Bệnh viện Quân đội 108, Bệnh viện Nhi TW, chuyên viên các Phòng nghiệp vụ của Trung tâm MSTTTQG…
Tổ chuyên gia có trách nhiệm xây dựng Hồ sơ mời thầu căn cứ vào Kế
hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt. Nếu các thành viên thống nhất được nội dung Hồ sơ mời thầu, thư ký của Tổ sẽ soạn biên bản họp Tổ chuyên gia có chữ ký và ký kiến của các thành viên và chuyển cho Tổ thẩm định. Vì đây là
một gói thầu có quy mô tương đối lớn, có ảnh hưởng lớn nên thường Tổ chuyên
gia cũng cần ít nhất 1-2 cuộc họp để thống nhất.
Tổ thẩm định có trách nhiệm thẩm định lại Hồ sơ mời thầu căn cứ vào nội dung trong cuộc họp do Tổ chuyên gia đã ra biên bản họp. Tổ thẩm định sẽ cho ý kiến thống nhất với Tổ chuyên gia hoặc không thống nhất cần xem xét lại một số nội dung thì Tổ chuyên gia sẽ phải họp lại đề cân nhắc ý kiến Tổ thẩm định. Nếu Tổ thẩm định thống nhất thì sẽ phải có biên bản họp thẩm định và tờ trình
Giám đốc Trung tâm MSTTTQG (là đại diện Chủ đầu tư) ký phê duyệt Hồ sơ
Ngay sau khi Hồ sơ mời thầu của gói thầu đấu thầu tập trung thuốc quốc
gia được phê duyệt, Trung tâm đăng tải công khai HSMT trên mạng đấu thầu quốc gia muasamcong.mpi.gov.vn.
Trung tâm sẽ tiến hành đóng, mở thầu theo quy định, công khai minh bạch và có biên bản đóng mở thầu. Sau đó, Trung tâm sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ dự
thầu của các nhà thầu tham dự. Đối với các gói thầu mua sắm tập trung, hình thức thường là đấu thầu rộng rãi, phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Sau đây là một một ví dụ vì thời gian đấu thầu các gói thầu mua sắm tập trung:
Bảng 2.6: Tiến độ tiến hành các gói thầu mua sắm tập trung
Bảng 2.6 chỉ ra rằng để hoàn thành các gói thầu mua sắm tập trung thuốc có thể kéo dài đến gần 8 tháng làm việc. Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có thể dài dến 47 ngày. Ở đây ta có thể thấy được quy trình thủ tục để
tiến hành mua sắm tập trung khá chặt chẽ. Cụ thểhơn, ngày 6/9/2019, Bộ trưởng Bộ Y tế đã ban hành Quyết định số 4042/QĐ-BYT phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc năm 2020 -2021 thuộc Danh mục ĐT TTQG do Trung tâm MSTTTQG thực hiện. Trung tâm đã tổ chức đấu thầu và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu cho 4 gói thầu cung cấp thuốc năm 2020-2021. So với quy
trình các bước và thời gian thực hiện MSTT từ tổng quan quốc tế có thể thấy quy trình và thời gian thực hiện tại Việt Nam cũng khá phù hợp với thông lệ quốc tế. Thời gian trung bình để hoàn thành các bước từ khi bắt đầu đến khi có kết quả lựa chọn nhà thầu tại các nước cũng thường mất khoảng 7-8 tháng. Tại bảng trên từ bước 2 đến bước 3, có thể thấy trong quy trình thực hiện mua sắm tập trung tại Việt Nam phải qua nhiều bước phê duyệt của cơ quan cấp trên Trung tâm mất trung bình 28 ngày.
Một số tình huống phát sinh
Trong quá trình thực hiện, một số vấn đề nảy sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu đối với cả mua sắm thuốc tập trung sẽ được xử lý theo quy định đối với một số tình huống sau:
- Trường hợp giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị
giảm giá của tất cả các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và nằm trong danh sách xếp hạng đều vượt giá của phần trong gói thầu đã duyệt: (1) giá thuốc trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt được xác định là hợp lý thì yêu cầu nhà thầu chào lại giá theo quy định; (2) giá thuốc trong KHLCNT chưa hợp lý thì cần có báo cáo, giải trình và đề xuất điều chỉnh; (3) trong trường hợp cần thiết phải bảo đảm thuốc cho cơ sở y tế thì thuốc trúng thầu được lựa chọn theo thứ tự xếp hạng nhà thầu dựa vào giá thuốc xét duyệt trúng thầu không vượt quá giá bán buôn kê khai hoặc tổng giá trị trúng thầu của phần có nhà thầu dự thầu
không vượt tổng giá trị kế hoạch.
- Khi gói thầu có các thuốc không có nhà thầu dự thầu hoặc không có nhà thầu trúng thầu hoặc không xử lý được theo quy định thì bên mời thầu thực hiện hủy thầu các thuốc đó và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Điều chỉnh kế
hoạch lựa chọn nhà thầu, theo đó tách các thuốc không có nhà thầu dự thầu hoặc không có nhà thầu trúng thầu thành gói thầu khác để tổ chức lựa chọn nhà thầu. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các phần có nhà thầu tham gia và được đánh giá đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật vẫn thực hiện theo kế hoạch đã được phê duyệt.
Trong thực tiễn công tác đấu thầu tập trung, còn rất nhiều vấn đề có thể nảy sinh mà Chủ đầu tư, các Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định thường phải xử lý dựa trên các nguyên tắc cạnh tranh, công khai, công bằng và hiệu quả kinh tế. Hiện tại, khâu thẩm định KHLCNT thường vẫn diễn ra khá lâu, thậm chí có thể diễn ra từ 3-4 tháng mà vẫn có thểchưa thống nhất được ý kiến. Tuy nhiên, khâu này thuộc thẩm quyền của Vụ Kế hoạch và Tài chính (Bộ Y tế) nên Trung tâm không thể can thiệp.
2.2.2.3. Khâu thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu:
Sau khi Tổ chuyên gia hoàn thành bước đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính, tổ thẩm định sẽ tiến hành thẩm định báo cáo đánh giá. Đây là bước quan trọng để có thể tiếp tục trình Chủđầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng, kết quả
lựa chọn nhà thầu. Các nhà thầu tham gia gói thầu mua sắm tập trung thường rất nhiều, vì mỗi nhà thầu có thể tham gia từng phần (danh mục thuốc) của gói thầu.