2.2.2.1. Khâu lập, trình và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Căn cứ vào Thông tư 15/2020/TT-BYT quy định về danh mục thuốc thuộc danh mục đấu thầu tập trung do Bộ Y tế ban hành, Trung tâm xây dựng danh mục thuốc đấu thầu tập trung dựa trên khâu tổng hợp nhu cầu như mục 2.2.1. Sau khi các CSYT bao gồm SYT và Bệnh viện trực thuộc Bộ Y tế gửi lại nhu cầu thuốc đã thẩm định bởi Hội đồng thuốc, ý kiến của Bảo hiểm Xã hội cấp địa
pương, Trung tâm tiếp tục tiến hành soạn thảo tờ trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu để gửi cho cơ quan có thẩm quyền ở Bộ Y tế thẩm định.
Cơ quan có thẩm quyền để thẩm định Kế hoạch đấu thầu thuốc tập trung cấp quốc gia ở đây là Vụ Kế hoạch và Tài chính (Bộ Y tế). Tổ thẩm định sẽ có các thành viên từ nhiêu cơ quan chuyên môn có liên quan đóng góp ý kiến để
thẩm định Kế hoạch lựa chọn nhà thầu; ví dụ các thành viên là: Đại diện của Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam, Cục Quản lý Dược, Vụ Pháp Chế (Bộ Y tế).
Các cói thầu đấu thầu thuốc tập trung thực tế là một gói thầu có quy mô lớn, tổng giá trị các gói thầu có quy mô tương ứng trên 10,000,000,000,000
đồng (mười nghìn tỷ đồng) cho nên khâu lập tờ trình, trình và thẩm định kế
hoạch này diễn ra khá cẩn trọng, và việc phải trình lại trên 1 lần là việc rất cần thiết đểđảm bảo yếu tố khách quan, hợp pháp.
Nếu Tổ thẩm định của Bộ Y tế có thể thống nhất được quan điểm về kế
hoạch lựa chọn nhà thầu, Vụ Kế hoạch và Tài Chính là cơ quan có thẩm quyền, sẽ tiến hành trình Lãnh đạo Bộ Y tế phê duyệt. Lãnh đạo Bộ Y tế sẽ xem xét và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Ngay sau khi Kế hoạch lựa chọn nhà thầu gói đấu thầu tập trung được phê duyệt, Trung tâm sẽ đăng tải thông tin KHLCNT lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia muasamcong.mpi.gov.vn để đảm bảo yếu tố công khai, minh bạch.
Trong thực tiễn, khâu lập, trình kế hoạch là khâu mang yếu tố then chốt, khi mọi khâu sau đó đều tuân thủ theo quy định tại Kế hoạch lựa chọn nhà thầu ví dụnhư:
“Tên gói thầu: Quy mô gói thầu:
Hình thức lựa chọn nhà thầu:
Phương thức lựa chọn nhà thầu:”
Hình 2.5: Quyết định phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu
(Quyết định này chỉ mang tính chất minh hoạ)
Trong thực tế, bước thẩm định Kế hoạch lựa chọn nhà thầu là một bước mất khá nhiều thời gian và nằm ngoài thẩm quyền của Trung tâm. Vụ Kế hoạch
Tài chính là cơ quan có thẩm quyền, tham mưu, trình Lãnh đạo Bộđể phê duyệt các kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Trong thực tế, trong hội đồng thẩm định có thể
có nhiều ý kiến khác nhau nên khâu thẩm định có thể mất thời gian ít nhất là 1-2 tháng.
2.2.2.2. Khâu lập, phê duyệt hồsơ mời thầu và tổ chức lựa chọn nhà thầu
Sau khi KHLCNT được cấp có thẩm quyền là Bộ trưởng Bộ Y tế phê duyệt và được đăng tải công khai, Trung tâm thành lập Tổ chuyên gia và Tổ
thẩm định để chuẩn bị cho công việc xây dựng Hồsơ mời thầu của gói đấu thầu tập trung.
Thành viên của Tổ chuyên gia và Tổ thẩm định của gói đấu thầu tập trung quốc gia cũng được mời từ các đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong công tác đấu thầu thuốc như : Cục Phòng chống HIV/AIDS, Cục Quản lý Dược, đại diện phòng nghiệp vụ dược của các Bệnh viện lớn như Bệnh viện Quân đội 108, Bệnh viện Nhi TW, chuyên viên các Phòng nghiệp vụ của Trung tâm MSTTTQG…
Tổ chuyên gia có trách nhiệm xây dựng Hồ sơ mời thầu căn cứ vào Kế
hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt. Nếu các thành viên thống nhất được nội dung Hồ sơ mời thầu, thư ký của Tổ sẽ soạn biên bản họp Tổ chuyên gia có chữ ký và ký kiến của các thành viên và chuyển cho Tổ thẩm định. Vì đây là
một gói thầu có quy mô tương đối lớn, có ảnh hưởng lớn nên thường Tổ chuyên
gia cũng cần ít nhất 1-2 cuộc họp để thống nhất.
Tổ thẩm định có trách nhiệm thẩm định lại Hồ sơ mời thầu căn cứ vào nội dung trong cuộc họp do Tổ chuyên gia đã ra biên bản họp. Tổ thẩm định sẽ cho ý kiến thống nhất với Tổ chuyên gia hoặc không thống nhất cần xem xét lại một số nội dung thì Tổ chuyên gia sẽ phải họp lại đề cân nhắc ý kiến Tổ thẩm định. Nếu Tổ thẩm định thống nhất thì sẽ phải có biên bản họp thẩm định và tờ trình
Giám đốc Trung tâm MSTTTQG (là đại diện Chủ đầu tư) ký phê duyệt Hồ sơ
Ngay sau khi Hồ sơ mời thầu của gói thầu đấu thầu tập trung thuốc quốc
gia được phê duyệt, Trung tâm đăng tải công khai HSMT trên mạng đấu thầu quốc gia muasamcong.mpi.gov.vn.
Trung tâm sẽ tiến hành đóng, mở thầu theo quy định, công khai minh bạch và có biên bản đóng mở thầu. Sau đó, Trung tâm sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ dự
thầu của các nhà thầu tham dự. Đối với các gói thầu mua sắm tập trung, hình thức thường là đấu thầu rộng rãi, phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Sau đây là một một ví dụ vì thời gian đấu thầu các gói thầu mua sắm tập trung:
Bảng 2.6: Tiến độ tiến hành các gói thầu mua sắm tập trung
Bảng 2.6 chỉ ra rằng để hoàn thành các gói thầu mua sắm tập trung thuốc có thể kéo dài đến gần 8 tháng làm việc. Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có thể dài dến 47 ngày. Ở đây ta có thể thấy được quy trình thủ tục để
tiến hành mua sắm tập trung khá chặt chẽ. Cụ thểhơn, ngày 6/9/2019, Bộ trưởng Bộ Y tế đã ban hành Quyết định số 4042/QĐ-BYT phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc năm 2020 -2021 thuộc Danh mục ĐT TTQG do Trung tâm MSTTTQG thực hiện. Trung tâm đã tổ chức đấu thầu và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu cho 4 gói thầu cung cấp thuốc năm 2020-2021. So với quy
trình các bước và thời gian thực hiện MSTT từ tổng quan quốc tế có thể thấy quy trình và thời gian thực hiện tại Việt Nam cũng khá phù hợp với thông lệ quốc tế. Thời gian trung bình để hoàn thành các bước từ khi bắt đầu đến khi có kết quả lựa chọn nhà thầu tại các nước cũng thường mất khoảng 7-8 tháng. Tại bảng trên từ bước 2 đến bước 3, có thể thấy trong quy trình thực hiện mua sắm tập trung tại Việt Nam phải qua nhiều bước phê duyệt của cơ quan cấp trên Trung tâm mất trung bình 28 ngày.
Một số tình huống phát sinh
Trong quá trình thực hiện, một số vấn đề nảy sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu đối với cả mua sắm thuốc tập trung sẽ được xử lý theo quy định đối với một số tình huống sau:
- Trường hợp giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị
giảm giá của tất cả các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và nằm trong danh sách xếp hạng đều vượt giá của phần trong gói thầu đã duyệt: (1) giá thuốc trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt được xác định là hợp lý thì yêu cầu nhà thầu chào lại giá theo quy định; (2) giá thuốc trong KHLCNT chưa hợp lý thì cần có báo cáo, giải trình và đề xuất điều chỉnh; (3) trong trường hợp cần thiết phải bảo đảm thuốc cho cơ sở y tế thì thuốc trúng thầu được lựa chọn theo thứ tự xếp hạng nhà thầu dựa vào giá thuốc xét duyệt trúng thầu không vượt quá giá bán buôn kê khai hoặc tổng giá trị trúng thầu của phần có nhà thầu dự thầu
không vượt tổng giá trị kế hoạch.
- Khi gói thầu có các thuốc không có nhà thầu dự thầu hoặc không có nhà thầu trúng thầu hoặc không xử lý được theo quy định thì bên mời thầu thực hiện hủy thầu các thuốc đó và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Điều chỉnh kế
hoạch lựa chọn nhà thầu, theo đó tách các thuốc không có nhà thầu dự thầu hoặc không có nhà thầu trúng thầu thành gói thầu khác để tổ chức lựa chọn nhà thầu. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với các phần có nhà thầu tham gia và được đánh giá đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật vẫn thực hiện theo kế hoạch đã được phê duyệt.
Trong thực tiễn công tác đấu thầu tập trung, còn rất nhiều vấn đề có thể nảy sinh mà Chủ đầu tư, các Tổ chuyên gia, Tổ thẩm định thường phải xử lý dựa trên các nguyên tắc cạnh tranh, công khai, công bằng và hiệu quả kinh tế. Hiện tại, khâu thẩm định KHLCNT thường vẫn diễn ra khá lâu, thậm chí có thể diễn ra từ 3-4 tháng mà vẫn có thểchưa thống nhất được ý kiến. Tuy nhiên, khâu này thuộc thẩm quyền của Vụ Kế hoạch và Tài chính (Bộ Y tế) nên Trung tâm không thể can thiệp.
2.2.2.3. Khâu thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu:
Sau khi Tổ chuyên gia hoàn thành bước đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính, tổ thẩm định sẽ tiến hành thẩm định báo cáo đánh giá. Đây là bước quan trọng để có thể tiếp tục trình Chủđầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng, kết quả
lựa chọn nhà thầu. Các nhà thầu tham gia gói thầu mua sắm tập trung thường rất nhiều, vì mỗi nhà thầu có thể tham gia từng phần (danh mục thuốc) của gói thầu. Danh sách xếp hạng sau khi được phê duyệt, Trung tâm sẽ tiến hành công khai kết quả lựa chọn nhà thầu lên mạng đấu thầu quốc gia của Bộ Kế hoạch và Đầu
tư và trên Cổng thông tin điện tử chính thức của Bộ Y tế để đảm bảo tính công khai, minh bạch. Đối với các gói thầu quy mô lớn như vậy, tổng thời gian của thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu có thể kéo dài tới 20 ngày.
Việc công khai kết quả ký kết thỏa thuận khung được Trung tâm thực hiện rất cẩn thật, đầy đủ. Đây là một ưu điểm thể hiện cả tính minh bạch trong công
tác đấu thầu khi Trung tâm công khai không chỉ trên Mạng mua sắm công trực tuyến mà còn cả trên cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế.
2.2.2.4. Khâu ký kết, giám sát hợp đồng khung, điều tiết thuốc a) Khâu ký kết thoả thuận khung
Sau khi tiến hành các bước nêu trên mà không có vướng mắc gì, Trung tâm sẽ tiến hành ký kết hợp đồng theo dạng hợp đồng khung. Đây là sự khác biệt so với việc mua sắm thuốc tại các cơ sở y tế khác. Trung tâm sẽ chỉ ký hợp đồng khung với từng nhà thầu để các đơn vị, cơ sở y tế trên cả nước (đã thẩm định nhu cầu thuốc, có ý kiến của Bảo hiểm xã hội) ký hợp đồng trực tiếp theo giá mà nhà thầu trúng thầu ở Trung tâm MSTTT Quốc gia.
b) Khâu giám sát
Theo quy định, trong quá trình thực hiện kết quả lựa chọn nhà thầu tập trung cấp quốc gia, các cơ sở y tế và nhà thầu cần gửi báo cáo cho Trung tâm MSTT địa phương để tổng hợp gửi báo cáo lên Trung tâm MSTTQG theo quy
định. Hai đơn vị mua sắm tập trung thuốc quốc gia và địa phương có trách
nhiệm giám sát và điều tiết việc cung ứng thuốc tại cơ sở y tế thực hiện theo thỏa thuận khung.
c) Khâu điều tiết
Một trong những vấn đề thường gặp trong quá trình thực hiện hợp đồng
khung đó là sốlượng thuốc thực tế được các cơ sở y tế mua sử dụng không theo
đúng số lượng được phân bổ dựa trên đề xuất nhu cầu của các CSYT này trước
đó. Thông tư 15/2019 đã quy định khá chi tiết việc thực hiện điều tiết thực hiện thỏa thuận khung như sau:
- Khi các CSYT có nhu cầu sử dụng thuốc vượt 20%: Đơn vị MSTT địa
phương tổng hợp và có văn bản trả lời trong thời gian 10 ngày từ khi nhận
được phân bổ trong thỏa thuận khung) và thực hiện việc điều tiết thuốc giữa các cơ sở y tế.
- Khi nhu cầu sử dụng thuốc vượt khả năng điều tiết của đơn vị MSTTĐP
hoặc phát sinh nhu cầu sử dụng: phải báo cáo Trung tâm MSTTQG trong thời gian 5 ngày từ khi nhận được đề nghị điều tiết của CSYT. Trung tâm MSTTQG phải có văn bản trả lời trong thời gian 10 ngày từ khi nhận
được đề nghị điều tiết của CSYT và thực hiện điều tiết (không vượt quá 30% tổng sốlượng được phê duyệt trong KH lựa chọn nhà thầu).
Trong văn bản của Trung tâm MSTT còn quy định cụ thểnhư sau:
- Đối với cơ sở y tế: có nhu cầu sử dụng tăng thêm/giảm đi trên 20% số lượng thuốc được phân bổ, đầu tiên việc điều tiết được thực hiện trong phạm vi địa phương theo các bước bao gồm: (1) Trao đổi, thỏa thuận thống nhất điều chuyển giữa CSYT cho và nhận; (2) Báo cáo với
SYT/Đơn vị MSTTĐP phê duyệt đồng thời thông báo nhà thầu, báo cáo
TT MSTTQG để theo dõi; (3) Trong vòng 15 ngày từ khi được phê duyệt, các CSYT và nhà thầu ký kết HĐ/phụ lục HĐ. Trong trường hợp cần điều tiết ngoài phạm vi địa phương, các bước tiến hành bao gồm: (1) Trao đổi, thỏa thuận thống nhất điều chuyển giữa CSYT cho và nhận; (2) SYT/Đơn
vị MSTTĐP nhận duyệt và tổng hợp đồng ý gửi Trung tâm MSTTQG ; (3) Trung tâm MSTTQG phê duyệt/từ chối; gửi công văn phê duyệt cho CSYT, nhà thầu và Trung tâm giám định BHYT phía Bắc; (4) Trong vòng 15 ngày từ khi được phê duyệt, các CSYT và nhà thầu ký kết HĐ/phụ lục
HĐ.
Trường hợp thuốc dự thầu có thay đổi trong quá trình lựa chọn nhà thầu hoặc cung ứng thuốc trúng thầu nhưng thuốc thay thế chưa được chào trong hồ sơ dự
thầu, chủđầu tư được xem xét để nhà thầu thay thế thuốc, cụ thể:
- Thay đổi liên quan đến tên thuốc, tên nhà máy sản xuất trong quá trình
- Thay đổi số đăng ký do thực hiện thủ tục đăng ký lại hoặc được cấp giấy phép nhập khẩu mới nhưng các thông tin khác không thay đổi (tên thuốc, nhà sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng, tuổi thọ, phân nhóm thuốc dự thầu).
- Khi thực hiện thay thế thuốc, nhà thầu phải cung cấp tất cả các thông tin cần thiết để Bên mời thầu có thể đánh giá việc thay thế, bao gồm: bản sao (có dấu xác nhận của nhà thầu) Giấy phép lưu hành sản phẩm (MA) hoặc Giấy chứng nhận sản phẩm dược (CPP), các công văn cho phép thay đổi, bổ sung của
cơ quan quản lý nhà nước (nếu có), mẫu nhãn hoặc Tờ hướng dẫn sử dụng có dấu xác nhận của cơ quan cấp phép và thuyết minh về tiêu chuẩn chất lượng
không thay đổi của thuốc dự thầu, thuốc đề xuất thay thế.
Trường hợp CSYT có nhu cầu sử dụng thuốc trong Danh Mục thuốc đấu thầu tập trung, Danh Mục thuốc đàm phán giá nhưng chưa có thỏa thuận khung
được công bố hoặc đã ký hợp đồng cung cấp nhưng nhà thầu trúng thầu không cung cấp được thuốc vì lý do bất khả kháng thì cơ sở y tếđược phép tổ chức đấu thầu theo quy định với số lượng thuốc không được vượt quá nhu cầu sử dụng của 12 tháng và tuân thủquy định.
Trong thực tiễn, khâu ký kết thỏa thuận khung, cung ứng thuốc thường
được diễn ra đúng quy định, đảm bảo tiến độ về thời gian, làm căn cứ cho các CSYT ký kết hợp đồng. Các nhà thầu sau một cơ số lần tham gia các gói thầu
đấu thầu tập trung đã có sự chuẩn bị tốt hơn về lưu kho chuẩn bị cung ứng. Tuy