6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2.Hoàn thiện tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
a. Xác định căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chí đánh giá
Tiêu chí đánh giá được xem là mấu chốt của công tác đánh giá thành tích, thể hiện được những việc thuộc nhiệm vụ của nhân viên và sự kì vọng của cấp trên. Vì vậy, ngoài các mục tiêu đánh giá thì cách thức xây dựng tiêu chí đánh giá cũng rất quan trọng, dựa trên những căn cứ khoa học và thống nhất.
Hình 3.1: Sơđồ căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chuẩn
đánh giá thành tích nhân viên
Các căn cứ xây dựng tiêu chí đánh giá bao gồm:
- Bản mô tả và tiêu chí công việc giúp cho Công ty xác định chức năng nhiệm vụ của nhân viên, các tiêu chí năng lực nhân viên cần có để đáp ứng yêu cầu công việc, là kết quả của phân công công việc chuyên sâu. Đây là căn cứ quan trọng không những phục vụ đánh giá thành tích mà còn phục vụ các chức năng QTNNL khác trong giai đoạnh sản xuất kinh doanh trong môi trường thay đổi hiện nay.
- Xác định mục tiêu sản xuất kinh doanh cho nhóm nhân viên hoặc nhân viên từ mục tiêu chung của Công ty, mục tiêu của đơn vị trực thuộc là Phòng, ban, phân xưởng, tổ đội nhằm lượng hóa các tiêu chí đánh giá chủ yếu là tiêu chí kết quả thực hiện công việc là cơ sở kết nối thành tích nhân viên với mục tiêu công ty.
Nhân viên Bản mô tả công việc Bản tiêu chí công việc Phân tích công việc Kế hoạch SXKD của công ty Mục tiêu SXKD của đơn vị Mục tiêu SXKD phòng, ban, bộ phận Mục tiêu công việc của nhóm hay từng nhân viên Tiêu chí đánh giá TTNV Cấp trên trực tiếp
Công ty cần thực hiện theo phương pháp thảo luận dân chủ, cán bộ quản lý bộ phận và nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để thống nhất các tiêu chí
đánh giá thực hiện công việc trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, năng lực cần thiết để cụ thể hóa công việc và mục tiêu công việc.
- Thực hiện phân tích công việc để tiêu chuẩn hoá các chức danh công việc Trước hết Công ty phải thành lập tổ kiêm nhiệm thực hiện phân tích công việc. Thành phần của tổ thực hiện phân tích công việc gồm có trưởng phòng, ban, bộ phận tham gia tổ với chức năng xây dựng, kiểm tra tính chính xác của bản mô tả công việc hoặc sau đó phối hợp với bộ phận quản trị nguồn nhân lực, ban lãnh đạo để thống nhất nội dung, tiêu chí đánh giá.
Các bản mô tả công việc và bản tiêu chí công việc là căn cứ cho việc đánh giá thành tích của nhân viên sau quá trình làm việc. Do đặc thù của Công ty, việc thực hiện công việc thường được quy định dưới dạng các quy trình, vì vậy các bản mô tả công việc cần dẫn chiếu các quy trình để vừa ngắn gọn nhưng vẫn
đảm bảo tính chặt chẽ, đầy đủ.
Các sản phẩm của Công ty cũng liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều công
đoạn khác nhau, do vậy sự phối hợp giữa các bộ phận cần được quy định rõ ràng và thống nhất trong bản mô tả công việc. Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cũng cần được nêu đầy đủ. Riêng các thông sốđểđo lường sẽ thay đổi tuỳ theo mục tiêu kinh doanh được phân bổ theo từng giai đoạn, vì vậy có thể lập riêng thành một bản với những chỉ tiêu cụ thể theo từng thời kỳđánh giá.
Nội dung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên của Công ty XNK thuỷ sản Miền Trung được tóm tắt như sau:
∗Chức vụ: là vị trí công tác người cần mô tả. ∗Bộ phận: CBCNV thuộc phòng, ban.
∗Tóm tắt công việc: mô tả chung về công việc mà mình đảm nhiệm và mục tiêu của công việc.
∗Các nhiệm vụ và trách nhiệm: các nhiệm vụ của nhân viên được phân công và chịu trách nhiệm.
∗Các mối quan hệ chủ yếu: bên trong và bên ngoài Công ty. ∗Phạm vi quyền hạn: các quyền đã được phân công, phụ trách. ∗Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc.
∗Kiến thức và kỹ năng cần thiết.
• Bằng cấp: chuyên ngành yêu cầu, ngoại ngữ, tin học.
• Kinh nghiệm: các kinh nghiệm cần thiết cho vị trí công việc.
• Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng: kiến thức về lĩnh vực làm việc và những kỹ năng cần có để thực hiện công việc: nang lực lãnh đạo, năng lực thực hiện công việc, kỹ năng giao tiếp,..
• Yêu cầu về tư duy phẩm chất. ∗ Các điều kiện làm việc
•Thời gian làm việc, môi trường làm việc, các công cụ hỗ trợ.
Để làm rõ nội dung này, tác giả minh hoạ về bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiên công việc đối với vị trí bộ phận nhân sự của Công ty như sau:
1) Chức vụ: Trưởng ban 2) Bộ phận: Ban NS-HC-PC
3) Tóm tắt công việc: Tổ chức, điều hành hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ được giao. Kiểm tra, tham mưu các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển và nguồn nhân lực của công ty.
4) Nhiệm vụ và trách nhiệm:
Các nhiệm vụ và trách nhiệm chủ yếu Tham chiếu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Tham mưu cho Ban lãnh đạo về mô hình tổ chức và quản lý phù hợp với chiến lược phát triển Công ty trong từng giai đoạn;
-Tham mưu cho Ban lãnh đạo phát triển đội ngũ cán bộ
Quy định về
chức năng, nhiệm vụ của phòng
Các nhiệm vụ và trách nhiệm chủ yếu Tham chiếu
chủ chốt của Công ty;
-Tổ chức xây dựng và giám sát thực hiện chiến lược phát triển nhân sự, xây dựng các chính sách/chế độ quản lý nhân sự trong Công ty;
-Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên trong ban
-Đào tạo, hướng dẫn nhân viên cập nhập quy trình nghiệp vụ mới, chế độ chính sách, nâng cao trình độ
nghiệp vụ.
Quy trình công tác đào tạo -Thực hiện các nhiệm vụ khác khi có yêu cầu
5) Các mối quan hệ chủ yếu
Đối tượng Mục đích
1.Trong nội bộ công ty
Ban tổng giám đốc Nhận nhiệm vụ, thực hiện, báo cáo kết quả, tham mưu các vấn đề liên quan. Cán bộ cấp dưới Giao nhiệm vụ, chỉđạo thực hiện Các Ban khác -Phối hợp đào tạo, tuyển dụng cán bộ
chuyên môn, trả lương, khen thưởng, bổ nhiệm.
- Cung ứngtrang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết
2.Các đối tượng ngoài công ty
Các cơ quan hữu quan Thu thập các thông tin, chính sách ban hành về người lao động…
6) Phạm vi quyền hạn:
•Phân công và kiểm tra công việc đối với nhân viên trong ban.
•Đề xuất mức độ thành tích, khen thưởng và kỷ luật, đề nghị đề bạt, nâng bậc lương đúng thời hạn đối với nhân viên trong Công ty.
•Độc lập trong đề xuất phương án phát triển đội ngũ cán bộ trong Công ty.
7) Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc:
•Các tiêu chí về thực hiện chuyên môn: Khả năng tổ chức điều hành, tư
duy chiến lược, khả năng tạo dựng quan hệ và tập hợp lực lượng.
•Các tiêu chí về thái độ lao động: mức độ giải quyết các kiến nghị của nhân viên trong Công ty, số lần vi phạm nội quy, quy chế làm việc của Công ty, đảm bảo ngày công lao động, số sáng kiến đề xuất được ghi nhận, việc chấp hành chủ trương chính sách của Nhà nước.
8) Kiến thức và kỹ năng cần thiết
•Cử nhân quản trị kinh doanh, quản trị nguồn nhân lực. •Anh văn trình độ C trở lên.
•Có trên 5 năm kinh nghiệm làm công tác nhân sự. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Hiểu biết về đường lối và chính sách của Nhà nước và của ngành trong quản lý nhân sự của Công ty và một số lĩnh vực liên quan khác.
•Có kiến thức chuyên sâu về các nghiệp vụ quản lý nhân sự. •Có khả năng tổng hợp, phân tích tốt.
9) Điều kiện làm việc
•Thời gian làm việc: 8 giờ một ngày.
•Trang thiết bị, công cụ lao động: cung cấp đầy đủ. •Phương tiện đi lại: phục vụ theo yêu cầu công việc.
•Môi trường làm việc: đáp ứng nhu cầu vệ sinh, an toàn lao động.
Bên cạnh bản mô tả công việc từng chức danh, Công ty cần phối hợp với bản mô tả chức năng nhiệm vụ từng ban, bộ phận để có sơ đồ chỉ rõ mối quan hệ từng bộ phận với các bộ phận khác
- Xác định mục tiêu kinh doanh của nhân viên
Mục tiêu đánh giá càng rõ ràng, cụ thể sẽ giúp cấp lãnh đạo và nhân viên dễ dàng xây dựng được hệ thống tiêu chí đánh giá chính xác, phục vụ tốt cho công tác đánh giá.
Việc đánh giá mục tiêu cụ thể của các bộ phận, nhân viên sẽ giúp cho lãnh đạo và nhân viên lượng hoá các tiêu chí đánh giá chủ yếu, các tiêu chí kết quả thực hiện công việc. Như vậy, sẽ thuận lợi cho việc xác định mục tiêu công việc cụ thể với chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên.
* Mục tiêu sản xuất chung của các đơn vị, chi nhánh: Đầu kỳ kế hoạch Công ty xác lập những mục tiêu của từng đơn vị trực thuộc.
Trên cơ sở bản mô tả công việc và mục tiêu của các bộ phận, trưởng các bộ phận cùng với nhân viên xác lập tiêu chuẩn đánh giá qua các bước sau:
+ Xác định mục tiêu công việc ứng với nhiệm vụ của nhân viên.
+ Xác định công việc cụ thể cần phải làm để hoàn thành mục tiêu, các tiêu chí thể hiện mức độ hoàn thành từng công việc.
Trong quá trình thiết lập các tiêu chí đánh giá nhân viên phải đảm bảo những nguyên tắc sau: Tiêu chí đánh giá phải bảo đảm độ tin cậy theo thời gian, không nên bị đồng nhất, làm sai lệch do những yếu tố khách quan, phải gắn liền với công việc phân công, phải bao quát được mọi khía cạnh của quá trình thực hiện công việc, phải mang tính khả thi cao, phù hợp thưc tế.
Vì vậy, Công ty nên xây dựng tiêu chí trên cơ sở thảo luận dân chủ, cán bộ quản lý các bộ phận và nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để đi đến thống nhất về các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, năng lực cần thiết của nhân viên.
b. Xác định các loại tiêu chí đánh giá thành tích
Công ty phải xây dựng được hệ thống các tiêu chí đánh giá, hệ thống các tiêu chí này sẽ được thể hiện trong bản mô tả công việc của nhóm hay cá nhân, các tiêu chí này được cụ thể hoá bằng các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể giao cho họ trong từng giai đoạn đánh giá.
Sau khi xác định các tiêu chí đánh giá về kết quả thực hiện công tác chuyên môn và các tiêu chí về thái độ, kỷ luật lao động, Công ty cần bổ sung
các tiêu chí về năng lực thực hiện công việc, hành vi thực hiện công việc, nhằm đánh giá sâu hơn thành tích phục vụ các mục đích khác ngoài trả lương và khen thưởng. Các tiêu chí này phải đảm bảo các yêu cầu như cụ thể, đo lường được, có thểđạt được, thách thức và hạn định thời gian.
Bảng 3.1: Kết quảđiều tra về loại tiêu chí nào nhân viên
được muốn đánh giá
Loại tiêu chuẩn thành tích Trả lời % Số phiếu
Tố chất, đặc điểm 5,3 16
Hành vi thực hiện công việc 16 48
Kết quả thực hiện công việc 31,3 94 Năng lực thực hiện công việc 36 108 Tất cả các loại tiêu chuẩn trên 11,3 34
Tổng cộng 100 300
Nguồn: Kết quảđiều tra
Đa số ý kiến cho rằng năng lực thực hiện công việc là tiêu chí mà nhân viên muốn được đánh giá nhất. Theo kết quả điều tra phỏng vấn, CBCNV, tác giảđề nghị 04 nhóm tiêu chí đánh giá:
* Các tiêu chí về kết quả thực hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông qua việc thảo luận giữa cấp trên, các tiêu chí kết quả thực hiện công việc của nhân viên được thiết lập một cách cụ thể. Tuy nhiên, tác giả đề
xuất không nên quá nhiều tiêu chí mà nên chọn một số tiêu chí chính để tuận lợi cho việc đánh giá. Các tiêu chí này được đưa vào bản tiêu chuẩn công việc
để nhân viên của Công ty biết mục tiêu làm việc mà phấn đấu.
Xác định trọng số thể hiện mức độ quan trọng của từng tiêu chí có thể được xác định với tổng trọng số bằng 1 tuỳ theo tính chất công việc mà mục tiêu của Công ty trong từng giai đoạn. Theo mục tiêu của Công ty giai đoạn này, các tiêu chí liên quan đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty như
doanh thu, lợi nhuận sau thuế, lãi cơ bản trên cổ phiếu, thu nhập bình quân trên đầu người.
Đối với cán bộ quản lý là người chịu trách nhiệm về công tác của đơn vị, bộ phận mình, trên cơ sở mục tiêu được phân bổ đến cá nhân, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cá nhân đó.Theo cách thức trên, tiêu chí của nhóm công việc chính trong Công ty được xác định như sau:
1) Nhóm công việc quản lý vận hành các phân xưởng, và kỹ thuật chế
biến.
Đối với nhóm công việc này, các tiêu chí công việc được xác định theo nhóm do đặc điểm công việc phải thực hiện theo nhóm công tác, bao gồm các tiêu chí đánh giá sau:
• Chuyên viên quản lý
Hoàn thành công tác lập kế hoạch sản xuất.
Hoàn thành công tác kiểm tra, giám sát quản lý, vận hành nhà máy an toàn và bảo hộ lao động.
Đóng góp sáng kiến cải tiến kỹ thuật. • Công nhân trực tiếp chế bến sản phẩm
Số lượng sản phẩm hoàn thành
Tiến độ hoàn thành
An toàn trong sản xuất, quy trình công tác.
Số lượng và tầm đóng góp cải tiến kỹ thuật.
2) Nhóm các công việc kinh doanh:
•Số lượng hợp đồng được ký kết và thanh lý hợp đồng. •Tỷ lệ đáp ứng thời gian thực hiện hợp đồng được ký kết. •Tỷ lệ thu nợ/doanh thu.
3) Đối với các bộ phận gián tiếp và phụ trợ khác (phục vụ, lái xe, bốc vác…)
Xác định lượng hoá các tiêu chí đánh giá tương tự theo quy định trên. + Công ty cần có biết tách bạch công tác chuyên môn và công tác đoàn thể trong đánh giá thành tích. Những cá nhân xuất sắc trong công tác đoàn thể
sẽ nhận được đánh giá, khen thưởng của tổ chức đoàn thể.
+ Bên cạnh việc phản ánh số lượng, loại tiêu chí cần tập trung vào các chỉ số về chất lượng công việc, hiệu quả để kết hợp với các chỉ số về khối lượng công việc khi chấm điểm các chỉ tiêu kết quả thực hiện công việc.
Với đa số công việc tại Công ty, hiệu quả hay chất lượng công việc thường biểu hiện ở thời gian, định mức bao gồm: thời gian hoàn thành số
lượng sản phẩm, thời gian cung cấp sản phẩm cho khách hàng…
Vì vậy, khi xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá thành tích, Công ty cần ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ, tin học để thiết lập các tiêu chí phản ánh chính xác hơn hiệu quả hoạt động phù hợp vối từng cá nhân, tập thể, những tiêu chí chất lượng mà trước đây dường như không thể tính toán được.
* Các tiêu chí đánh giá về hành vi thái độ, kỷ luật lao động
Các quy định về thái độ chấp hành kỷ luật lao động của nhân viên đang
được sử dụng trong hệ thống đánh giá thành tích hiện tại bao gồm chấp hành kỷ luật lao động, chấp hành chủ trương chính sách của Nhà nước, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, quản lý phù hợp với hoạt động của Công ty.
Tuy nhiên các quy định này cần được phát huy xây dựng thành các tiêu chí đánh giá thông qua việc tiêu chuẩn hoá các quy định này, nhằm phát huy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});