6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.6.Hoàn thiện phản hồi thông tin đánh giá thành tích tới nhân viên
Kết quả đánh giá thành tích nhân viên sẽ mất đi tác dụng của nó nếu như
sau khi đánh giá thành tích mà thông tin phản hồi cho nhân viên không được rõ ràng hay còn quá chung chung. Các quyết định của nhà quản trị sẽ mất đi tính chính xác vì không nắm rõ nhân tố làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc, thái độ hay nhận thức của nhân viên. Vì vậy, nên thường xuyên cho nhân viên biết kết quả đánh giá về hiệu quả công việc của họ, dù là tích cực hay tiêu cực đều có ý nghĩa quan trọng. Nhờ đó, nhân viên có thể biết được những điểm cần khắc phục về kỹ năng, kiến thức và cả thái độ. Ngay cả các nhân viên có nhiều thành tích cao cũng cần đến những ý kiến nhận xét để giúp họ duy trì những thành tích đó.
-Mục đích phản hồi thông tin
•Các cấp lãnh đạo, các bộ phận phòng ban, bộ phận nhà máy, chi nhánh trực thuộc muốn hoạt động có hiệu quả cần phải có thông tin kịp thời và chính xác.
•Nhờ thông tin phản hồi mà cấp trên của công ty có thể xây dựng kế
hoạch hành động, lãnh đạo kịp thời, phân công nhiệm vụ một cách chính xác và kiểm tra quá trình thực hiện công việc.
•Cấp dưới nhờ đó mà biết hết trách nhiệm công việc của mình, biết phải làm gì và làm như thế nào để hoàn thành tốt công việc, biết được những thiếu xót hạnh chế để khắc phục kịp thời.
-Yêu cầu phải có khi phản hồi thông tin
khí dân chủ, cởi mở đảm bảo cho mỗi nhân viên nói hết suy nghĩ của mình, khuyến khích sự hợp tác của nhân viên trong việc tham gia trình bày ý kiến.
Điều này cho phép nhà lãnh đạo tìm hiểu được nguyên nhân thật sự của vấn
đề còn tồn tại trong khi thực hiện công việc của nhân viên.
Thế nhưng để tự thân người được đánh giá nhận thức được điều này thì rất khó, cần có sự giúp đỡ từ những người khác để làm cho kết quả đánh giá
được tốt hơn. Và sự giúp đỡ này chỉ có thể thực hiện thông qua quá trình phản hồi. Quá trình phải hồi từ một nhân viên có thể đến từ bên ngoài như từ cấp trên, từ các đồng nghiệp, từ các khách hàng… hoặc từ bên trong chính bản thân của người được đánh giá.
Sau đây là một số yêu cầu cần thiết đối với thông tin phản hồi: -Các thông tin phải chính xác, trung thực, rõ ràng.
-Thông tin phải đảm bảo tính kịp thời.
Để việc phản hồi thông tin được một cách chính xác và kịp thời, tác giả đề xuất việc sử dụng phương pháp phản hồi thông tin bằng văn bản.
Hình 3.2: Sơđồ phản hồi thông tin Ban Tổng Giám đốc Trưởng ban Phó trưởng ban Nhân viên Không đồng ý Đồng ý Không đồng ý Lưu trữ TT Đồng ý
Thông tin từ trên xuống: Bao gồm các thông tin về kế hoạch thực hiện, chính sách chương trình làm việc, các định hướng mục tiêu, các thông tin về
giao nhiệm vụ cho từng cá nhân, nhóm làm việc; thông tin nêu về các thiếu sót, hạn chế của nhân viên trong quá trình làm việc, các hướng khắc phục; thông tin về các nhận định của cấp trên về kết quả làm việc (lương, thưởng, xử phạt,…). Nếu thông tin truyền đi được chấp nhận của các phòng ban, nhân viên thì được đưa vào hệ thống lưu trữ thông tin.
Thông tin từ dưới lên: Bao gồm các báo cáo về kết quả thực hiện. Kết quả hoạt động tình hình kinh doanh, quá trình thực hiện, những phát sinh vướng mắc trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Khi cấp dưới tiếp nhận thông tin từ cấp trên nếu có sự không thoả mãn hay không đồng ý cách đánh giá hay nhiệm vụđược giao thì được phản hồi lại cho cấp trên giải quyết. Thông tin sau khi xem xét và xử lý nếu cấp dưới chấp nhận thì đưa vào hồ sơ lưu trữ, nếu không được chấp nhận thì được chuyển đến cấp trên cao nhất để giải quyết.