6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.2 HOÀN THIỆN TIẾN TRÌNH ĐÁNH GIÁ
3.2.1 Hoàn thiện mục tiêu đánh giá
Việc xác định mục tiêu đánh giá thành tích phải gắn liền với chiến lược phát triển chung của ngành, gắn liền với khả năng hoàn thành mục tiêu của Tổng cục thuế giao, phải được xác định một cách cụ thể, rõ ràng đến từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Các mục tiêu cần duy trì:
- Đánh giá thành tích nhân viên làm cơ sở cho việc trả lương và xếp loại thi đua, khen thưởng. Đây là mục tiêu đã được xác định của hệ thống đánh giá hiện tại nhằm mục đích tạo động lực cho nhân viên phát huy hiệu quả làm việc, chấp hành kỷ luật lao động của cơ quan. Cục thuế Quảng Bình cần phải duy trì và phát huy một cách hiệu quả và thiết thực hơn mục tiêu này trong thời gian tới. Trả lương tăng thêm trên cơ sở thành tích không phụ thuộc vào thang bảng lương sẽ là động lực thúc đẩy CBCC hoàn thành công tác với thành tích cao. Từ
thành tích tốt, CBCC được xét mức lương tăng thêm cao và có được những khen thưởng xứng đáng với thành tích.
- Đánh giá thành tích làm cơ sở đề bạt, thuyên chuyển: Mục tiêu là xác
định các cá nhân có khả năng để đề bạt vào các vị trí thích hợp trong bộ máy quản lý hay không, xác định những khâu yếu kém, những tồn tại cần phải cải thiện hoặc thay đổi, xác định, đánh giá năng lực nhân sự hiện có và tiềm ẩn để
Ngoài các mục tiêu về ra quyết định hành chính, Cục thuế Quảng Bình nên sử dụng kết quả đánh giá thành tích nhân viên như là công cụ để
phát triển nhân viên và xác định nhu cầu đào tạo, đánh giá giúp cho nhân viên làm việc tốt hơn. Trong thời gian tới hoạt động đánh giá nên tập trung vào mục tiêu phát triển đội ngũ nhân viên...
Ngày nay, công nghệ thông tin đang có sự phát triển vượt bậc và các công nghệ kỹ thuật tiên tiến khác được áp dụng, hệ thống ứng dụng tin học với trên 20 phần mềm đối với cấp Cục Thuế và 15 phần mềm đối với cấp Chi cục Thuế, thực hiện tự động hóa hầu hết các chức năng quản lý thuế như: xử
lý tờ khai, chứng từ thuế, quản lý thu nợ, thanh tra, kiểm tra thuế, quản lý thuế
nhà đất, hỗ trợ NNT khai thuế điện tử....Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một bộ
phận không nhỏ CBCC chưa được đào tạo bài bản, chưa am hiểu sâu rộng về
công tác quản lý thuế... Tất cả các vấn đề nêu trên đòi hỏi CBCC của Cục thuế Quảng Bình phải thường xuyên được đào tạo và phát triển, từ đó có kế
hoạch định hướng phát triển nghề nghiệp đồng thời đáp ứng nhu cầu của công việc, mà cơ sởđó là việc đánh giá TTNV.
3.2.2 Hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên
a. Xác định căn cứ và cách thức xây dựng tiêu chí đánh giá
Tiêu chí đánh giá được xem là mấu chốt của hệ thống đánh giá thành tích, thể hiện được những việc thuộc nhiệm vụ của nhân viên và sự kỳ vọng của cấp trên. Phải căn cứ vào mục tiêu thực hiện công việc và bản mô tả công việc
để xây dựng các tiêu chí đánh giá theo từng mục tiêu. Nội dung của tiêu chí
đánh giá chất lượng phải xem xét kết hợp với tiêu chí đánh giá khối lượng công việc khi chấm điểm.
Hình 3.1 mô tả căn cứ xây dựng và hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên:
Hình 3.1: Căn cứ hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá TTNV
Xác định mục tiêu nhiệm vụ của cơ quan trong thời gian tới
Để xác định được một cách chính xác các mục tiêu hoạt động của hệ
thống phải dựa vào:
- Các chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước và của ngành về phát triển hiện tại và những năm tiếp theo. Mục tiêu nhiệm vụ của ngành Mục tiêu của phòng Mục tiêu công việc của từng nhân viên
Tiêu chuẩn đánh giá TTNV Bản mô tả công việc Phân tích công việc Bản tiêu chuẩn công việc Cấp trên trực tiếp Nhân viên
- Quy hoạch, kế hoạch phát triển của Cục thuế đã được Tổng cục Thuế
phê duyệt.
- Kết quả phân tích tình hình thực tế về các nguồn lực, điều kiện phục vụ
cho việc thực hiện các mục tiêu.
Từ những căn cứ trên, phải xác định được những mục tiêu mà cơ quan cần đạt được, chỉ rõ đâu là mục tiêu quan trọng nhất, cấp thiết nhất, mang tính chiến lược dài hạn nhất... Từ đó, xác định mục tiêu cụ thể cho từng phòng, từng CBCC từ mục tiêu chung của cơ quan, nhằm lượng hóa các tiêu chí đánh giá, chủ yếu là các tiêu chí kết quả thực hiện công việc, là cơ sở kết nối thành tích CBCC với mục tiêu, định hướng chung của cơ quan.
Trên cơ sở bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc (đối với Cục thuế Quảng Bình đó là các chức năng, nhiệm vụ của các phòng thuộc cục thuế được quy định trong Quyết định số 502/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế) nhằm quy định, chức năng nhiệm vụ của nhân viên, các tiêu chí năng lực nhân viên cần có để đáp ứng yêu cầu công việc, là kết quả của phân tích công việc chuyên sâu. Đây là căn cứ quan trọng phục vụ cho việc đánh giá thành tích nhân viên.
Từ đó, thông qua phương pháp thảo luận dân chủ, các trưởng phòng và nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để đi đến thống nhất về các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, năng lực cần thiết
được cụ thể hoá, định lượng qua phân tích công việc và mục tiêu công việc.
b. Xác định các loại tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên
Để đánh giá đúng thành tích nhân viên, trước hết Cục thuế Quảng Bình cần phải xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá thành tích công việc của nhân viên. Hệ thống các tiêu chuẩn này được thể hiện trong bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, được cụ thể hóa bằng các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể cho nhân viên trong những giai đoạn cụ thể.
Khi xây dựng tiêu chí đánh giá thành tích cần đảm bảo những quy tắc như: qui tắc nhất quán, qui tắc hạn chế tư lợi, qui tắc chính xác, qui tắc hiệu chỉnh, qui tắc tiêu biểu, qui tắc đạo đức.
Đối với mục tiêu đánh giá thành tích đã xác định, ngoài các chỉ tiêu về
kết quả thực hiện về công tác chuyên môn và các tiêu chí về thái độ, kỷ luật lao động, cần bổ sung các tiêu chí về năng lực thực hiện công việc, hành vi thái độ, nhằm đánh giá sâu hơn thành tích phục vụ các mục đích khác ngoài trả lương và khen thưởng. các tiêu chí phải đảm bảo các yêu cầu về cụ thể, đo lường được, có thểđạt được, thách thức và hạn định thời gian. Tác giả đề nghị
04 nhóm tiêu chí đánh giá như sau:
b1. Các tiêu chí về kết quả thực hiện công việc chuyên môn
Thông qua việc thảo luận giữa cấp trên và nhân viên cùng với xác
định tiêu chí đánh giá theo quy trình nêu trên, các tiêu chí kết quả thực hiện công việc của nhân viên được thiết lập một cách cụ thể được đưa vào bản tiêu chuẩn công việc để CBCC biết mục tiêu làm việc và phấn đấu.
Xác định trọng số thể hiện mức độ quan trọng của từng tiêu chuẩn có thể được xác định với tổng trọng số bằng 100% tùy theo tính chất công việc và mục tiêu của công việc. Theo mục tiêu của ngành thuế trong năm, các tiêu chí liên quan đến công tác thu vẫn được quan tâm với số thu cao hơn năm 2013 từ 5-8%, ngoài ra tiêu chí liên quan đến cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn hơn 200 giờ thời gian xử lý công việc và trả kết quả hồ sơ đúng hạn cũng được coi trọng. Do vậy, những nhóm CBCC liên quan đến nhóm tiêu chí trên có trọng số cao hơn các nhóm tiêu chí khác và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện công việc của CBCC.
Theo quy trình thiết lập tiêu chí nêu trên, đối với cán bộ quản lý là người phải chịu trách nhiệm về công việc của đơn vị mình, trên cơ sở mục tiêu phân bổ tới từng phòng thì tiêu chí đánh giá chính là các mục tiêu của
phòng đó; đối với nhân viên là mục tiêu được phân bổ đến cá nhân, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cá nhân đó. Theo cách thức trên, tiêu chí đánh giá của các nhóm công việc chính trong cơ quan được xác định bao gồm :
Nhóm công việc liên quan đến công tác thu thuế, thu nợ
Đây là bộ phận có ảnh hưởng rất lớn đến việc có hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của ngành hay không. Bởi vì việc thu đúng, thu đủ và hoàn thành hoặc vượt mục tiêu kế hoạch được giao sẽ mang lại thu nhập tăng thêm hằng tháng cho toàn bộ nhân viên trong ngành. Các tiêu chí đánh giá như sau:
- Số thu thuế GTGT, TNDN, TNCN: tăng từ 5-8% tổng số thu so với tổng số thu năm 2013.
- Tỷ lệ nợ thuế: không quá 10% trên tổng số thu.
- Hồ sơ giải quyết: Tối thiểu mỗi nhân viên thu nhận và xử lý 100 hồ
sơ/1 tháng đối với hồ sơ thuế GTGT và TNDN, 150 hồ sơ/1 tháng đối với hồ
sơ thuế TNCN.
- Tỉ lệ hồ sơ giải quyết và trảđúng hẹn: trên 90% tổng số hồ sơ nhận. - Tỉ lệ hồ sơ cần phải xin ý kiến chỉ đạo từ cấp lãnh đạo trực tiếp: dưới 20% tổng số hồ sơ nhận. Để tránh áp lực từ cấp trên, đòi hỏi nhân viên tiếp nhận hồ sơ phải nắm chắc quy trình nghiệp vụ chuyên môn, hướng dẫn tận tình các đối tượng về các quy định, hướng dẫn, biểu mẫu của ngành.
- Giải đáp kịp thời mọi khiếu nại thắc mắc từ người nộp thuế và đơn vị. - Tổng hợp, báo cáo định kỳ theo quy định: đáp ứng kịp thời, đầy đủ và thông tin chính xác phục vụ cho yêu cầu của cấp trên.
Nhóm công việc liên quan đến công tác kế toán, tiếp nhận hồ sơ
Đối với nhóm công việc này các chỉ tiêu công việc thường được xác định rõ ràng theo quy trình và có thời gian để trả kết quả cho đơn vị. Bao gồm:
- Xây dựng chương trình, nội dung, kế hoạch thực hiện công tác kê khai, kế toán thuế khoa học.
- Hướng dẫn và giải đáp kịp thời các chế độ, chính sách về thuế cho người nộp thuế cũng như các bên liên quan đến công việc
- Số lượng hồ sơ tiếp nhận và xử lý: trung bình trên 800 hồ sơ/1 người/1 tháng
- Số lượng hồ sơ bàn giao và nhận từ bộ phận chuyên môn: đạt 100% tổng số hồ sơ tiếp nhận
- Tỉ lệ hồ sơ trảđúng hạn: trên 90% tổng số hồ sơ nhận
- Tỉ lệ hồ sơ cần phải xin ý kiến chỉ đạo từ cấp lãnh đạo trực tiếp: yêu cầu tỉ lệ này chiếm tối đa 20% tổng số hồ sơ nhận hàng tháng.
- Phân loại, xử lý cẩn thận, chính xác các hồ sơ về thuế theo quy định, hạch toán ghi chép toàn bộ các thông tin và các tài liệu có liên quan đến nghĩa vụ thuế của người nộp thuế;
- Lập danh mục, cập nhật, lưu trữ, quản lý có khoa học, ngăn nắp, gọn gàng các hồ sơ khai thuế của người nộp thuế phục vụ tốt công tác, tìm kiếm kịp thời
- Tổng hợp báo cáo định kỳ theo quy định: đáp ứng kịp thời, chính xác và đầy đủ thông tin phục vụ cho yêu cầu lãnh đạo cấp trên.
Nhóm công việc liên quan đến công tác thanh tra, kiểm tra
- Số lượng các đợt kiểm tra, số CBCC, đơn vị, tổ chức trong nội bộ
ngành: theo kế hoạch kiểm tra đã được lãnh đạo phê duyệt
- Số lượng các sai phạm được phát hiện trong công tác kiểm tra: theo mức độ vi phạm của các đơn vị, tổ chức, cá nhân được kiểm tra
- Số lượng đơn thư khiếu nại, tố cáo tiếp nhận … và tỉ lệ giải quyết các trường hợp sai phạm của đơn vị, tổ chức, trong nội bộ ngành trong năm: tỉ lệ
giải quyết sai phạm yêu cầu trên 80% số phát hiện
- Số lượng các kiến nghị, đề xuất giải pháp để tăng cường công tác kiểm tra tại cơ quan: khuyến khích kiến nghị, đề xuất
- Số lượng các vụ khởi kiện những đơn vị nợ đọng dây dưa, kéo dài và số nợ đọng lớn trên địa bàn: xử lý triệt để, nghiêm minh các vụ nợđọng
- Tổng hợp, báo cáo định kỳ theo quy định. Đáp ứng kịp thời, chính xác và đầy đủ thông tin phục vụ cho yêu cầu của cấp trên.
Ngoài ra Cục thuế Quảng Bình cần có biện pháp để tách bạch công tác chuyên môn và công tác đoàn thể trong đánh giá thành tích. Những cá nhân xuất sắc trong công tác đoàn thể sẽ nhận được sự đánh giá, khen thưởng của tổ chức đoàn thể.
Bên cạnh việc phản ánh số lượng, loại tiêu chí cần tập trung vào các chỉ
số về chất lượng công việc, hiệu quả để kết hợp với các chỉ số về khối lượng công việc. Nội dung chất lượng phải được xem xét kết hợp với tiêu chí khối lượng công việc khi chấm điểm các chỉ tiêu kết quả thực hiện công việc. Với
đa số các công việc tại Cục thuế Quảng Bình, hiệu quả hay chất lượng công việc thường biểu hiện ở thời gian, độ chính xác, số sai sót trong các công việc hàng ngày bao gồm: Thời gian giải quyết các công việc, thời gian giải quyết các hồ sơ về thuế, vận dụng đúng quy trình thủ tục kê khai thuế, mức độ
thương xuyên kiểm tra phát hiện các sai phạm để xử lý kịp thời....
b2. Các tiêu chuẩn về năng lực thực hiện công việc
Cục thuế Quảng Bình cần xây dựng bộ tiêu chí về từng chức danh công việc cho nhân viên, dựa trên bản phân tích công việc, đảm bảo liên quan đến công việc, để đánh giá định kỳ phục vụ cho mục đích đào tạo và phát triển nhân viên. Trong đó qui định mức độ thành thạo cao nhất của năng lực cần
đạt được, xây dựng cách thức đánh giá đối với năng lực đã lựa chọn của nhân viên.
Thông thường năng lực thực hiện công việc bao gồm các tiêu chí sắp xếp theo mức độ ưu tiên như sau :
- Đối với cán bộ quản lý bao gồm : Khả năng hoạch định, khả năng tổ
chức, khả năng lãnh đạo, khả năng kiểm tra, giám sát, khả năng giao tiếp nhân sự, khả năng thu thập và kiểm tra thông tin, khả năng quyết định, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng khác.
- Đối với nhân viên chuyên môn nghiệp vụ bao gồm : Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, phương pháp làm việc, kỹ năng giao tiếp cá nhân, cách thức hoàn thành công việc, kỹ năng nắm bắt thông tin…
Trên cơ sở mô tả công việc và yêu cầu nhiệm vụ từng giai đoạn, lựa chọn những năng lực chính yếu đối với từng chức danh đảm bảo liên quan mật thiết
đến công việc, không dàn trải nhưng cũng không hạn chế sự phát triển của nhân viên và mô tả chúng trong bản tiêu chuẩn công việc:
- Năng lực chuyên môn :
+ Sự am hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
+ Nắm vững và vận dụng quy trình thủ tục thực hiện công việc + Khả năng lập các bản báo cáo, dự toán
+ Khả năng lập và hoàn thành các kế hoạch cá nhân, giải quyết vấn đề độc lập
+ Sáng kiến trong công việc - Năng lực quản lý
+ Khả năng hoạch định, chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu xây dựng các quy hoạch, chiến lược cũng như đề xuất với lãnh đạo. Hướng dẫn cấp dưới xây dựng kế hoạch, chỉ tiêu công việc.
+ Khả năng kiểm tra giám sát: Tổ chức thực hiện theo dõi, kiểm tra các