6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY
2.2.1. Bộ phận hoạch định ngân sách
Bộ phận chịu trách nhiệm chính về công tác hoạch định ngân sách tại Công ty là Phòng Kinh doanh, đứng đầu là Trƣởng phòng. Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm thu thập toàn bộ thông tin dựa trên cơ sở các số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc, đồng thời phối hợp với các phòng ban chức năng lập kế hoạch ngân sách trên cơ sở mục tiêu cụ thể về sản xuất và tiêu thụ nhằm đạt đƣợc mức doanh thu và lợi nhuận mong muốn.
Vai trò của tổng giám đốc về hoạch định ngân sách tại Công ty là đƣa ra mục tiêu về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận do Hội đồng quản trị
ấn định. Ngoài Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính, các bộ phận chuyên môn khác trong Công ty cũng tham gia vào quá trình hoạch định ngân sách, nhƣ Phòng Kế toán – Tài chính, các Xí nghiệp… Tuy nhiên, nội dung công việc và trách nhiệm chƣa đƣợc xác định rõ ràng và cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân có liên quan.
Mặc dù nội dung công việc chƣa rõ ràng, còn bộc lộ những hạn chế nhất định, nhƣng các phòng ban chức năng cũng đã xác định đƣợc chức năng nhiệm vụ của bộ phận mình trong quá trình hoạch định ngân sách cụ thể nhƣ: Phòng Kinh doanh lập đƣợc kế hoạch tiêu thụ, dự báo doanh thu, các Xí nghiệp lập định mức tiêu hao nhiên liệu, kế hoạch khối lƣợng sản xuất, và các kế hoạch khác có liên quan…
2.2.2. Phƣơng pháp lập ngân sách
Hiện tại, Công ty sử dụng phƣơng pháp lập ngân sách từ trên xuống, tất cả các chỉ tiêu để lập ngân sách đƣợc ấn định từ trên xuống, đầu tiên là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc sau đó đến các phòng ban chức năng. Mục tiêu cuối cùng cần đạt đƣợc trong năm kế hoạch của Công ty là lợi nhuận, do đó tất cả các ngân sách đƣợc lập đều hƣớng đến mục tiêu này. Cụ thể hàng năm hội đồng quản trị ấn định các chỉ tiêu cơ bản nhƣ sản lƣợng sản xuất, doanh thu, lợi nhuận trƣớc thuế và lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp. Căn cứ các chỉ tiêu mà Hội đồng quản trị giao, Ban giám đốc Công ty xem xét đƣa ra các mục tiêu và chiến lƣợc cụ thể về sản xuất cũng nhƣ tiêu thụ nhằm đạt đƣợc mức sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận mong muốn. Trên cơ sở các mục tiêu và chiến lƣợc đã đề ra, tổng giám đốc giao cho bộ phận kinh doanh đứng đầu là Trƣởng phòng và trƣởng các bộ phận có liên quan trong Công ty tiến hành xây dựng kế hoạch ngân sách chi tiết liên quan đến bộ phận mình quản lý trên cơ sở các chỉ tiêu đã đƣợc ấn định.
toán tiến hành tổng hợp và lập kế hoạch ngân sách tổng thể toàn Công ty. Riêng đối với hoạt động xây lắp điện đƣợc lập dự toán cho từng công trình theo quy định, ngoài ra Công ty còn có hoạt động kinh doanh thiết bị điện đƣợc Hội đồng Công ty giao khoán cho các Xí nghiệp và trích nộp chi phí quản lý hàng năm về Công ty theo tỷ lệ nhất định. Do đó, việc hoạch định ngân sách ở Công ty chỉ dừng lại ở hoạt động sản xuất kinh doanh điện.
Sau khi việc lập ngân sách đã hoàn thiện, Ban giám đốc cùng với Trƣởng phòng Kinh doanh và trƣởng phòng ban có liên quan tiến hành họp bàn và thông qua. Nếu thống nhất thì đó chính là ngân sách chính thức cho năm kế hoạch trình hội đồng quản trị phê duyệt để Công ty thực hiện.
2.2.3. Quy trình hoạch định ngân sách
Theo quy định của Công ty, hàng năm thƣờng vào đầu quý I, Hội đồng quản trị tiến hành họp bàn về kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo. Sau khi đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh trong trong năm hiện tại và dự kiến kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tiếp theo, cụ thể nhƣ đƣa các chỉ tiêu về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận để Công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất. Căn cứ theo các chỉ tiêu đƣợc giao, ban giám đốc Công ty tiến hành họp bàn với trƣởng các phòng ban trong Công ty để đƣa ra các mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh cụ thể. Sau khi thống nhất thông qua các chỉ tiêu, các phòng ban chức năng tiến hành lập kế hoạch liên quan đến bộ phận mình quản lý, Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong quá trình lập kế hoạch. Riêng đối với hoạt động xây lắp Phòng Kỹ thuật thực hiện lập dự toán cho từng hạng mục công trình theo quy định. Ngoài ra, Công ty có hoạt động kinh doanh thiết bị điện đƣợc giao khoán cho Xí nghiệp, do đó bộ phận kinh doanh không thực hiện hoạch định ngân sách đối với các hoạt động này.
Quy trình hoạch định ngân sách hiện tại của Công ty đƣợc tiến hành theo hai bƣớc đó là thu thập thông tin và lập các ngân sách.
- Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin để lập ngân sách chủ yếu dựa vào số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc, nội dung thông tin thƣờng là dự báo doanh thu tiêu thụ và thông tin về chi phí.
+ Dự báo doanh thu tiêu thụ: Việc dự báo doanh thu tiêu thụ chủ yếu dựa vào sản lƣợng tiêu thụ và giá bán trên cơ sở doanh thu đã ấn định. Công tác dự báo doanh thu tiêu thụ thuộc trách nhiệm của phòng kinh doanh, việc dự báo doanh thu chủ yếu dựa vào số lƣợng tiêu thụ những năm trƣớc. Sau khi đã hoàn thành việc dự báo, phòng Kinh doanh đƣa ra các số liệu và giải trình với tổng giám đốc, nếu thống nhất thì đó là số liệu dự báo chính thức để tổng hợp và lập kế hoạch.
+ Thông tin về chi phí: Tất cả các yếu tố về chi phí đƣợc dự báo thông qua thông tin về số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc, đơn giá NVL đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch, các loại chi phí nhƣ chi phí NVL trực tiếp, vật liệu phụ tính toán cho cả năm và cũng đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch. Đối với chi phí SXC thƣờng tính toán dựa vào chi phí các năm trƣớc sau đó ƣớc tính cho năm kế hoạch. Riêng chi phí khấu hao và chi phí sửa chữa lớn đƣợc tính toán chi tiết dựa trên nguyên giá TSCĐ và thực trạng của dây chuyền thiết bị tại thời điểm lập kế hoạch.
- Lập các ngân sách: Sau khi đã hoàn thành việc thu thập các thông tin cần thiết, trên cơ sở mục tiêu và chiến lƣợc về sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu cơ bản về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận đã đƣợc thống nhất, việc lập các ngân sách sẽ đƣợc tiến hành. Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp thông tin và lập ngân sách tổng thể doanh nghiệp, các phòng ban chức năng khác xác định các định mức, thu thập thông tin về chi phí và phối hợp với Phòng Kinh doanh để lập các ngân sách liên quan. Quy trình hoạch định ngân sách của Công ty đƣợc minh họa tại Hình 2.2.
2.2.4. Nội dung và tiến trình lập ngân sách
a. Dự toán tiêu thụ
- Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện, Công ty thực hiện giao khoán cho Xí nghiệp nhƣng vẫn căn cứ vào doanh thu của các kỳ trƣớc để ấn định doanh thu cho năm lập dự toán.
- Đối với hoạt động xây lắp điện, Công ty thực hiện việc lập dự toán tiêu thụ căn cứ vào hợp đồng đã ký với khách hàng và tiến độ hoàn thành của các công trình để lập dự toán. Tuy nhiên, việc lập dƣ toán này chƣa thực sự rõ ràng, Công ty chỉ lập dự toán đƣợc doanh thu mà chƣa xác định cụ thể doanh thu của từng công trình cũng nhƣ chƣa xác định đƣợc doanh thu của từng quý.
- Đối với hoạt động sản xuất điện, kế hoạch tiêu thụ đƣợc tính toán căn cứ vào sản lƣợng tiêu thụ và giá bán bình quân dự kiến cho năm kế hoạch. Giá bán tính bình quân cho cả năm và đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch, sản lƣợng tiêu thụ có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm để đảm bảo mức doanh thu và lợi nhuận theo mục tiêu đã đề ra. Sau khi xác định đƣợc sản lƣợng tiêu thụ và giá bán bình quân trong năm kế hoạch, phòng Kinh doanh lập kế hoạch sản lƣợng tiêu thụ trên cơ sở doanh thu và lợi nhuận đã ấn định.
Nhƣ vậy, việc lập kế hoạch thƣờng không sát so với thực tế thực hiện, do tác động bởi các yếu tố từ môi trƣờng bên ngoài nhƣ thực trạng nền kinh tế, lạm phát, thất nghiệp v.v.. làm cho giá bán liên tục thay đổi và các yếu tố tác động từ môi trƣờng bên trong nhƣ năng lực sản xuất, chính sách bán hàng v.v.. Dự toán tiêu thụ năm 2014 đƣợc trình bày tại Phụ lục 2.7.
b. Dự toán sản xuất
- Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện, Công ty giao khoán cho Xí nghiệp do đó không tiến hành lập dự toán.
- Đối với hoạt động xây lắp, thông qua Phòng Kỹ thuật, dự toán sản xuất đƣợc lập theo từng công trình cụ thể theo quy định. Tuy nhiên, Công ty không
lập dự toán sản xuất cho từng giai đoạn hoàn thành mà chỉ lập trên tổng thể cho toàn bộ công trình. Do đó, Công ty không lập dự toán sản xuất trong năm kế hoạch.
- Đối với hoạt động sản xuất điện: Dự toán về chi phí sản xuất đƣợc lập theo yếu tố và dựa trên kế hoạch sản lƣợng sản xuất đã đƣợc xác định, định mức tiêu hao NVL, đơn giá NVL, chi phí nhân công trực tiếp, các chi phí khác đƣợc tính trên cơ sở chi phí đã thực hiện trong các năm trƣớc. Dự toán chi phí sản xuất đƣợc lập nhằm xác định tổng các loại chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch. Các yếu tố đƣợc lập bao gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí SXC. Trong chi phí SXC gồm có các chi phí nhƣ chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sửa chữa lớn, chi phí dịch vụ thuê ngoài và các chi phí khác. Căn cứ vào kế hoạch sản lƣợng sản xuất, định mức tiêu hao NVL do Phòng Kỹ thuật lập, đơn giá NVL, chi phí nhân công trực tiếp do phòng Kinh doanh lập, các chi phí khác đƣợc tính trên cơ sở chi phí đã thực hiện trong các năm trƣớc. Phòng Kinh doanh tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí ở các bộ phận và lập kế hoạch chi phí sản xuất cụ thể nhƣ sau:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí NVL trực tiếp đƣợc tính trên cơ sở số lƣợng sản phẩm sản xuất, chi phí NVL cho một đơn vị sản phẩm và đƣợc tính nhƣ sau:
Chi phí NVL trực tiếp Số lƣợng sản Phẩm sản xuất Chi phí NVL cho 1 KW điện = x
Chi phí NVL trực tiếp đối với hoạt động sản xuất điện chủ yếu là thuế Tài nguyên nƣớc và phí Bảo vệ môi trƣờng rừng.
Đối với thuế Tài nguyên nƣớc, Công ty căn cứ vào quy định của Bộ Tài chính về việc công bố giá bán điện thƣơng phẩm bình quân và thuế suất
thuế Tài nguyên để xác định thuế Tài nguyên trong năm kế hoạch. Trong năm 2014, Công ty lập dự toán thuế Tài nguyên nƣớc với mức giá tính thuế là 1.508,85 đồng/Kwh, thuế suất thuế Tài nguyên là 4%.
Đối với phí bảo vệ môi trƣờng rừng, Công ty căn cứ vào quy định của Chính phủ về chính sách chi trả dịch vụ môi trƣờng rừng đối với nƣớc dùng cho hoạt động sản xuất thủy điện để tính phí bảo vệ môi trƣờng rừng trong năm kế hoạch. Trong năm 2014, Công ty lập dự toán đối với phí bảo vệ môi trƣờng rừng với giá là 20 đồng/Kwh.
+ Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí tiền lƣơng và các khoản theo chế độ nhƣ tiền ăn ca, BHXH, BHYT và BHTN. Tiền lƣơng nhân công trực tiếp đƣợc xác định dựa trên doanh thu và tỷ lệ % tiền lƣơng trên doanh thu.
Trong đó, doanh thu đƣợc tham chiếu trên Kế hoạch tiêu thụ đƣợc trình bày ở Phụ lục 2.7. Tỷ lệ tiền lƣơng năm 2014 đƣợc Hội đồng quản trị Công ty thông quan là 6%.
Các khoản theo chế độ đƣợc tính toán theo các quy định hiện hành của Nhà nƣớc trên cơ sở mức lƣơng cơ bản, năm 2014 BHXH là 18%, BHYT là 3%, BHTN là 1%, KPCĐ là 2%.
+ Chi phí sản xuất chung: gồm chi phí sửa chữa thƣờng xuyên, chi phí sửa chữa lớn, chi phí khấu hao TSCĐ và các chi phí khác.
Chi phí sửa chữa thường xuyên gồm: chi phí công cụ dụng cụ, thiết bị
phục vụ thay thế sửa chữa thƣờng xuyên trong thời gian nhà máy sản xuất. Chi phí này đƣợc tính toán dựa vào số liệu của năm trƣớc để làm cơ sở tính toán cho năm kế hoạch. Cách tính thƣờng xác định tổng chi phí sửa chữa thƣờng xuyên của năm trƣớc và chi phí trên một Kwh. Căn cứ vào chi phí trên một Kwh của năm trƣớc tiến hành điều chỉnh tăng giảm cho phù hợp sau đó nhân
với sản lƣợng sản phẩm sản xuất năm kế hoạch.
Chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí sửa chữa lớn: Dự toán khấu hao
đƣợc tính theo quy định của Bộ Tài chính đối với từng tài sản, dự toán sửa chữa lớn trình bày chi tiết ở (mục c) phần nội dung và tiến trình lập ngân sách.
Chi phí khác: Thƣờng bao gồm các chi phí nhƣ chi phí dịch vụ thuê
ngoài gia công sửa chữa, chi phí điện năng và các dịch vụ khác phục vụ sản xuất. Chi phí này đƣợc tính căn cứ vào số liệu của năm trƣớc về chi phí trên một Kwh để làm cơ sở để tính toán cho năm kế hoạch.
Dự toán sản xuất của Công ty lập thƣờng có sự sai lệch so với thực tế thực hiện, do một số nguyên nhân chủ yếu nhƣ việc lập dự toán sản lƣợng sản xuất thiếu chính xác nhƣ đã phân tích ở (mục b) phần nội dung và tiến trình lập ngân sách. Mặt khác, Công ty căn cứ vào số liệu sản xuất của cả năm trƣớc để lập dự toán cho năm sau mà không thực hiện lập dự toán cho từng quý cụ thể, trong khi đó hoạt động sản xuất thủy điện phụ thuộc rất lớn vào thời tiết, do đó sản lƣợng điện sản xuất ở các quý khác nhau sẽ dẫn đến chi phí sản xuất của các quý cũng khác nhau. Ngoài ra, đơn giá NVL đƣợc xác định tại thời điểm lập dự toán, Công ty chƣa tính toán đƣợc việc ảnh hƣởng của chính sách đến công tác lập dự toán, nhƣ việc Bộ Tài chính điều chỉnh tăng giá điện thƣơng phẩm bình quân để tính thuế Tài nguyên… Đó chính là những nguyên nhân dẫn đến công tác lập dự toán về chi phí sản xuất của Công ty có sự sai lệch so với thực tế thực hiện. Dự toán chi phí sản xuất năm 2014 đƣợc trình bày tại Phụ lục 2.2
c. Dự toán sửa chữa lớn
Dự toán sửa chữa lớn đƣợc lập nhằm tính khối lƣợng tài sản cần đƣợc sửa chữa và chi phí cho việc sửa chữa này trong năm kế hoạch. Dự toán sửa chữa lớn sẽ do Phòng Kỹ thuật phối hợp với Phòng Kế toán - Tài chính lập, cụ thể nhƣ sau:
Dự toán sửa chữa lớn hàng năm đƣợc tính toán dựa trên cơ sở danh mục tài sản toàn nhà máy, kết quả khảo sát đánh giá về mức độ hƣ hỏng cần sửa chữa và chi phí dự kiến. Dự toán sửa chữa do phòng Kỹ thuật lập dựa trên kết quả đánh giá hiện trạng hƣ hỏng của máy móc thiết bị, kế hoạch đƣợc lập thành danh mục từng loại tài sản và chi phí để sửa chữa. Dự toán đƣợc lập chi tiết thành hai phần đó là chi phí vật tƣ phụ tùng và dịch vụ thuê ngoài; chi phí