6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.1.3. Định hƣớng phát triển của Công ty
Xây dựng và phát triển Công ty trên cơ sở định hƣớng và qui hoạch phát triển ngành điện lực Việt Nam 2005-2025;
Khai thác sử dụng vận hành hồ chứa một cách có hiệu quả. Quản lý và điều hành đập dâng hiệu quả và an toàn
Thiết bị thủy điện sửa chữa bảo dƣỡng kịp thời.
Cập nhật công nghệ hiện đại nhất tại thời điểm về sơ đồ khai thác, thi công thiết bị và công nghệ về quản lý vận hành.
Khai thác lập lại nguồn nƣớc trên cơ sở tính toán để kinh tế đảm bảo phát triển bền vững nguồn tài nguyên.
Các định hƣớng chiến lƣợc về chế tạo phụ tùng thiết bị đƣợc thực hiện trên nguyên tắc phù hợp với chiến lƣợc phát triển của ngành điện lực đã phê duyệt.
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY
3.2.1. Bộ phận hoạch định ngân sách
việc hoạch định ngân sách, nó là một công cụ quản lý rất hiệu quả đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất điện. Khi đó việc áp dụng quy trình hoạch định ngân sách mới chắc chắn sẽ thu hút đƣợc sự đồng tình của nhiều ngƣời. Công tác hoạch định ngân sách không phải riêng đối với lãnh đạo Công ty mà tất các phòng ban chức năng và cá nhân có liên quan đều tham gia vào quá trình hoạch định ngân sách, nhằm thu thập đƣợc các thông tin phong phú và đa dạng, trên cơ sở đó chắc lọc để có đƣợc những thông tin chính xác và hữu ích.
Hoạch định ngân sách là một trong những công việc rất phức tạp, đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều ngƣời ở nhiều phòng ban khác nhau và phải có tính đồng bộ, chính xác và kịp thời. Do đó, cần phải tạo mối quan hệ hài hòa giữa các cấp lãnh đạo trong Công ty, mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau và các cá nhân có liên quan trong quá trình hoạch định ngân sách, nhằm huy động tối đa mọi nguồn lực để đóng góp những ý kiến hay và hữu ích, tất cả đều phải hƣớng tới mục tiêu chung của toàn Công ty.
Nhƣ vậy công tác hoạch định ngân sách mới đảm bảo chính xác và hiệu quả giúp lãnh đạo Công ty đƣa ra các quyết định kịp thời và chính xác.
3.2.2. Hoàn thiện phƣơng pháp lập ngân sách
Để công tác hoạch định ngân sách phản ánh đúng tiềm năng thực tế của Công ty, khai thác tối đa mọi nguồn lực sẵn có và giảm thiểu về thời gian và chi phí, Công ty nên thực hiện việc lập ngân sách theo phƣơng pháp từ dƣới lên. Theo phƣơng pháp này, tất cả các thông tin dự báo và việc lập các ngân sách phải bắt đầu từ các Xí nghiệp và các phòng ban chức năng, cụ thể:
+ Các Xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối đa để lập dự toán sản xuất và dự toán các chi phí phát sinh tại đơn vị và trình lên các phòng ban chức năng tại Công ty. Các phòng ban chức năng sẽ xem xét, góp ý và gửi trở
lại cho các Xí nghiệp để sửa đổi, bổ sung (nếu cần). Các báo cáo dự toán của các Xí nghiệp sau khi sửa đổi, bổ sung sẽ đƣợc các phòng ban chức năng chuyển lên bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét.
+ Phòng Kinh doanh có trách nhiệm phối hợp với các Xí nghiệp để lập dự toán sản xuất. Dự toán sản xuất sau khi hoàn thành sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét.
+ Phòng Kế toán – Tài chính sẽ kết hợp với Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật và các Xí nghiệp để lập các báo cáo dự toán còn lại nhƣ: Dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tất cả các dự toán sau khi hoàn thành sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xét duyệt.
+ Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần). Các báo cáo dự toán ngân sách sau khi đƣợc bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách chấp nhận sẽ đƣợc bộ phận này trình bày trong cuộc họp để báo cáo về dự toán ngân sách với thành phần tham dự là Ban giám đốc Công ty, Trƣởng các phòng ban chức năng và cá nhân ở các phòng ban trực tiếp tham gia vào việc lập dự toán ngân sách, giám đốc các Xí nghiệp. Sau khi họp bàn nếu thống nhất, ngân sách này sẽ là chính thức trình Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt để làm cơ sở Công ty thực hiện.
3.2.3. Hoàn thiện quy trình hoạch định ngân sách
Hoạch định ngân sách là một công cụ quản lý hiệu quả đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất điện. Nếu công tác hoạch định ngân sách đƣợc xây dựng sát với thực tế, tận dụng tốt những nguồn lực hiện có thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích và góp phần nâng cao khả năng
cạnh tranh. Để thực hiện đƣợc vấn đề đó Công ty cần phải có một quy trình hoạch định ngân sách hoàn thiện.
Qua nghiên cứu thực tế, tác giả nhận thấy quy trình hoạch định ngân sách tại Công ty nên đƣợc thực hiện theo 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các bƣớc cụ thể sau:
Giai đoạn I: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Bƣớc 1. Xác định mục tiêu chung của toàn Công ty.
Ở bƣớc này Hội đồng quản trị phải xác định rõ mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch thông qua cuộc họp với các Trƣởng phòng và giám đốc Xí nghiệp. Mục tiêu phải đƣợc xây dựng trên tình hình thực tế tại Công ty và mang tính phát triển. Mục tiêu phải đƣợc cụ thể hóa bằng các số liệu cụ thể. Ví dụ, trong năm 2014 dựa vào năng lực thực tế của công ty, năng suất thiết kế của các nhà máy và tình hình hoạt động của Công ty trong 5 năm trở lại đây Công ty có thể đặt ra mục tiêu là đạt mức lợi nhuận tăng ít nhất là 10% so với năm 2013.
Bƣớc 2. Chuẩn bị nhân sự cho việc lâp dự toán ngân sách.
Để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra ở Bƣớc 1, Ban lãnh đạo Công ty cần phân công cụ thể những cá nhân ở Xí nghiệp, từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình.
Ngoài ra, Ban lãnh đạo cần tiến hành thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, hƣớng dẫn, tổng hợp, kiểm tra toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng hiện có của Công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách đƣợc đặt trong Phòng Kế toán – Tài chính thuộc bộ phận Kế toán quản trị.
Bƣớc 3. Soạn thảo các mẫu biểu.
biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách của toàn Công ty nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự toán trong toàn công ty.
Bƣớc 4. Đánh giá việc chuẩn bị dự toán.
Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành rà soát và đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự toán ngân sách sẽ mang lại cho Công ty thông tin hữu ích và chính xác nhất.
Giai đoạn II. Soạn thảo ngân sách. Bƣớc 1. Thu thập thông tin.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin có liên quan cần thiết cho việc lập dự toán ngân sách bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài có ảnh hƣởng đến việc lập dự toán ngân sách nhƣ:
- Thông tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu và chính sách kinh doanh của Công ty nhƣ doanh thu, lợi nhuận, chính sách giá, thanh toán, năng lực sản xuất kinh doanh của các đơn vị. Ngoài ra, bộ phận chuyên trách về dự toán còn phải chú ý đến các yếu tố khác có liên quan nhân tố về con ngƣời (nhƣ trình độ, số lƣợng, tinh thần trách nhiệm...); số liệu trong quá khứ của Công ty (nhƣ doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt...)
- Những thông tin bên ngoài gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lãi suất, thuế suất, các quy định về môi trƣờng, đối thủ cạnh tranh, thói quen khách hàng...
Bên cạnh đó, các cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt nhất cho công tác soạn thảo dự toán ngân sách ở bộ phận mình.
Giám đốc các Xí nghiệp và các Trƣởng phòng có liên quan có trách nhiệm phối hợp để cung cấp thông tin thích hợp cho bộ phận lập dự toán ngân sách.
Bƣớc 2. Cung cấp mẫu biểu cho các bộ phận.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các mẫu biểu dự toán cho các bộ phận có liên quan, cụ thể là cung cấp cho các cá nhân đƣợc phân công chịu trách nhiệm lập dự toán ở các bộ phận này, đồng thời hƣớng dẫn cụ thể cách thức thực hiện. Các cá nhân này sẽ tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách sau khi hoàn hành.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh (nếu cần) và tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán lại để hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách cho toàn Công ty.
Bƣớc 3. Xét duyệt dự toán ngân sách.
Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách, Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo Công ty xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của giám đốc các Xí nghiệp, Trƣởng các phòng ban liên quan. Sau khi bản thảo đƣợc duyệt nó sẽ trình Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt để làm cơ sở Công ty thực hiện.
Giai đoạn III. Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán cần phải theo dõi, so sánh và phân tích thƣờng xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đƣợc với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán. Sau đó, tiến hành xem xét và điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự toán ngân sách để làm căn cứ lập dự toán ngân sách ở các kỳ tiếp theo.
QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI
Hình 3.1. Quy trình hoạch định ngân sách
3.3. HOÀN THIỆN NỘI DUNG VÀ TIẾN TRÌNH LẬP CÁC NGÂN SÁCH CHO CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH VIỆT NGUYÊN CHO CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH VIỆT NGUYÊN
Dự toán ngân sách nếu đƣợc xây dựng một cách hợp lý và khoa học thì dự toán ngân sách sẽ là một công cụ đa chức năng của nhà quản lý góp phần mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhƣ: truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của các nhà quản lý đến các bộ phận trong doanh nghiệp, dự báo đƣợc các khó khăn về tài chính trong một khoảng thời gian nhất định, phân bổ và điều phối các nguồn lực còn hạn chế trong doanh nghiệp và là thƣớc đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lập đƣợc một hệ thống dự
Xác định
mục tiêu chung Thu thập thông tin
để lập ngân sách Phân tích những khác biệt giữa thực tế và kế hoạch ngân sách Chuẩn bị nhân sự Cung cấp mẫu biểu, hƣớng dẫn, lập ngân sách Thực hiện các điều chỉnh và rút kinh nghiệm Xét duyệt dự toán ngân sách Soạn thảo mẫu
biểu
Đánh giá việc chuẩn bị
toán ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế doanh nghiệp là một việc khó khăn đối với các doanh nghiệp nói chung và đối với Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên nói riêng. Tuy nhiên, nếu cân nhắc giữa lợi ích to lớn đạt đƣợc với những khó khăn thì việc lập dự toán xứng đáng đƣợc Công ty tập trung nhiều công sức hơn.
Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên đã xây đựng đƣợc một số các báo cáo dự toán ngân sách. Tuy nhiên, các báo cáo này chƣa thực sự giúp ích cho công tác quản lý tại Công ty vì còn tồn tại một số hạn chế (nhƣ đã phân tích trong phần thực trạng). Vì vậy, tác giả xin đề xuất một số ý kiến về việc hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty nhƣ sau:
3.3.1. Ngân sách tiêu thụ
Toàn bộ ngân sách tổng thể Doanh nghiệp, ngân sách tiêu thụ là quan khâu quan trọng nhất, là cơ sở để tiến hành lập các ngân sách khác. Vì vậy, nếu ngân sách tiêu thụ đƣợc lập chính xác sẽ quyết định đến sự thành công của ngân sách tổng thể doanh nghiệp. Dựa vào số liệu dự báo, doanh thu đƣợc lập theo từng quý và có tính đến sự tác động của yếu tố thời vụ. Ngân sách này đƣợc tổng hợp theo từng quý và cả năm trên cơ sở sản lƣợng tiêu thụ, giá bán, doanh thu và thuế giá trị gia tăng.
- Sản lƣợng tiêu thụ:
+ Đối với hoạt động kinh doanh vật tƣ thiết bị điện, hiện nay Công ty đang thực hiện khoán cho Xí nghiệp, tuy nhiên công tác lập ngân sách tiêu thụ cũng nên lập ở dạng tổng thể và giao cho Xí nghiệp để triển khai thực hiện.
+ Đối với hoạt động xây lắp điện, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với khách hàng và tiến độ hoàn thành của các công trình dự kiến hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao trong năm kế hoạch để lập kế hoạch về sản lƣợng tiêu thụ. Theo số liệu của Phòng Kỹ thuật thì trong năm 2015 dự kiến có 60 hạn mục công trình đƣợc nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tƣ với doanh thu dự
kiến là 56.781.899 ngàn đồng.
+ Đối với hoạt động sản xuất điện, hiện nay theo quy định thì tất cả các nhà máy điện đều bán cho EVN nên sản phẩm (sản lƣợng điện) sản xuất ra bao nhiêu đều đƣợc tiêu thụ bấy nhiêu.
- Đơn giá tiêu thụ:
+ Đối với hoạt động xây lắp điện, căn cứ vào giá trị hợp đồng đã đƣợc ký kết giữa khách hàng với Công ty đối với các công trình dự kiến hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao trong kỳ để thực hiện xác định đơn giá tiêu thụ trong kỳ kế hoạch.
+ Đối với hoạt động sản xuất điện, Phòng Kinh doanh căn cứ vào Thông tƣ số 41/2010/TT-BCT ngày 14 tháng 12 năm 2010 của Bộ Công Thƣơng quy định phƣơng pháp xác định giá phát điện; trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành khung giá phát điện và phê duyệt hợp đồng mua bán điện để tính giá bán điện hàng năm của Công ty với EVN thông qua hợp đồng mua bán điện. NS tiêu thụ đƣợc tình bày tại Phụ lục 3.1
Căn cứ vào ngân sách tiêu thụ, Công ty có thể xác định lịch thu tiền dự kiến cụ thể nhƣ sau:
+ Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện, Công ty thực hiện khoán cho Xí nghiệp đồng thời Xí nghiệp trích nộp về Công ty theo tỷ lệ 2% trên doanh thu. Do đó, có thể xác định đƣợc lịch thu tiền cho từng kỳ cụ thể.
+ Đối với hoạt động xây lắp điện thì trƣớc khi triển khai thực hiện các công trình, nhà đầu tƣ đã cho Công ty tạm ứng giao động từ 20% đến 30% giá trị công trình, giá trị còn lại sẽ đƣợc chủ đầu tƣ thanh toán khi công trình hoàn