6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Quy trình hoạch định ngân sách
Theo quy định của Công ty, hàng năm thƣờng vào đầu quý I, Hội đồng quản trị tiến hành họp bàn về kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo. Sau khi đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh trong trong năm hiện tại và dự kiến kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tiếp theo, cụ thể nhƣ đƣa các chỉ tiêu về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận để Công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất. Căn cứ theo các chỉ tiêu đƣợc giao, ban giám đốc Công ty tiến hành họp bàn với trƣởng các phòng ban trong Công ty để đƣa ra các mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh cụ thể. Sau khi thống nhất thông qua các chỉ tiêu, các phòng ban chức năng tiến hành lập kế hoạch liên quan đến bộ phận mình quản lý, Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong quá trình lập kế hoạch. Riêng đối với hoạt động xây lắp Phòng Kỹ thuật thực hiện lập dự toán cho từng hạng mục công trình theo quy định. Ngoài ra, Công ty có hoạt động kinh doanh thiết bị điện đƣợc giao khoán cho Xí nghiệp, do đó bộ phận kinh doanh không thực hiện hoạch định ngân sách đối với các hoạt động này.
Quy trình hoạch định ngân sách hiện tại của Công ty đƣợc tiến hành theo hai bƣớc đó là thu thập thông tin và lập các ngân sách.
- Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin để lập ngân sách chủ yếu dựa vào số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc, nội dung thông tin thƣờng là dự báo doanh thu tiêu thụ và thông tin về chi phí.
+ Dự báo doanh thu tiêu thụ: Việc dự báo doanh thu tiêu thụ chủ yếu dựa vào sản lƣợng tiêu thụ và giá bán trên cơ sở doanh thu đã ấn định. Công tác dự báo doanh thu tiêu thụ thuộc trách nhiệm của phòng kinh doanh, việc dự báo doanh thu chủ yếu dựa vào số lƣợng tiêu thụ những năm trƣớc. Sau khi đã hoàn thành việc dự báo, phòng Kinh doanh đƣa ra các số liệu và giải trình với tổng giám đốc, nếu thống nhất thì đó là số liệu dự báo chính thức để tổng hợp và lập kế hoạch.
+ Thông tin về chi phí: Tất cả các yếu tố về chi phí đƣợc dự báo thông qua thông tin về số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc, đơn giá NVL đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch, các loại chi phí nhƣ chi phí NVL trực tiếp, vật liệu phụ tính toán cho cả năm và cũng đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch. Đối với chi phí SXC thƣờng tính toán dựa vào chi phí các năm trƣớc sau đó ƣớc tính cho năm kế hoạch. Riêng chi phí khấu hao và chi phí sửa chữa lớn đƣợc tính toán chi tiết dựa trên nguyên giá TSCĐ và thực trạng của dây chuyền thiết bị tại thời điểm lập kế hoạch.
- Lập các ngân sách: Sau khi đã hoàn thành việc thu thập các thông tin cần thiết, trên cơ sở mục tiêu và chiến lƣợc về sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu cơ bản về sản lƣợng sản xuất, doanh thu và lợi nhuận đã đƣợc thống nhất, việc lập các ngân sách sẽ đƣợc tiến hành. Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp thông tin và lập ngân sách tổng thể doanh nghiệp, các phòng ban chức năng khác xác định các định mức, thu thập thông tin về chi phí và phối hợp với Phòng Kinh doanh để lập các ngân sách liên quan. Quy trình hoạch định ngân sách của Công ty đƣợc minh họa tại Hình 2.2.