6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện phƣơng pháp lập ngân sách
Để công tác hoạch định ngân sách phản ánh đúng tiềm năng thực tế của Công ty, khai thác tối đa mọi nguồn lực sẵn có và giảm thiểu về thời gian và chi phí, Công ty nên thực hiện việc lập ngân sách theo phƣơng pháp từ dƣới lên. Theo phƣơng pháp này, tất cả các thông tin dự báo và việc lập các ngân sách phải bắt đầu từ các Xí nghiệp và các phòng ban chức năng, cụ thể:
+ Các Xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối đa để lập dự toán sản xuất và dự toán các chi phí phát sinh tại đơn vị và trình lên các phòng ban chức năng tại Công ty. Các phòng ban chức năng sẽ xem xét, góp ý và gửi trở
lại cho các Xí nghiệp để sửa đổi, bổ sung (nếu cần). Các báo cáo dự toán của các Xí nghiệp sau khi sửa đổi, bổ sung sẽ đƣợc các phòng ban chức năng chuyển lên bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét.
+ Phòng Kinh doanh có trách nhiệm phối hợp với các Xí nghiệp để lập dự toán sản xuất. Dự toán sản xuất sau khi hoàn thành sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét.
+ Phòng Kế toán – Tài chính sẽ kết hợp với Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật và các Xí nghiệp để lập các báo cáo dự toán còn lại nhƣ: Dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tất cả các dự toán sau khi hoàn thành sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xét duyệt.
+ Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần). Các báo cáo dự toán ngân sách sau khi đƣợc bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách chấp nhận sẽ đƣợc bộ phận này trình bày trong cuộc họp để báo cáo về dự toán ngân sách với thành phần tham dự là Ban giám đốc Công ty, Trƣởng các phòng ban chức năng và cá nhân ở các phòng ban trực tiếp tham gia vào việc lập dự toán ngân sách, giám đốc các Xí nghiệp. Sau khi họp bàn nếu thống nhất, ngân sách này sẽ là chính thức trình Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt để làm cơ sở Công ty thực hiện.