6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.4. Nội dung và tiến trình lập ngân sách
a. Dự toán tiêu thụ
- Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện, Công ty thực hiện giao khoán cho Xí nghiệp nhƣng vẫn căn cứ vào doanh thu của các kỳ trƣớc để ấn định doanh thu cho năm lập dự toán.
- Đối với hoạt động xây lắp điện, Công ty thực hiện việc lập dự toán tiêu thụ căn cứ vào hợp đồng đã ký với khách hàng và tiến độ hoàn thành của các công trình để lập dự toán. Tuy nhiên, việc lập dƣ toán này chƣa thực sự rõ ràng, Công ty chỉ lập dự toán đƣợc doanh thu mà chƣa xác định cụ thể doanh thu của từng công trình cũng nhƣ chƣa xác định đƣợc doanh thu của từng quý.
- Đối với hoạt động sản xuất điện, kế hoạch tiêu thụ đƣợc tính toán căn cứ vào sản lƣợng tiêu thụ và giá bán bình quân dự kiến cho năm kế hoạch. Giá bán tính bình quân cho cả năm và đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch, sản lƣợng tiêu thụ có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm để đảm bảo mức doanh thu và lợi nhuận theo mục tiêu đã đề ra. Sau khi xác định đƣợc sản lƣợng tiêu thụ và giá bán bình quân trong năm kế hoạch, phòng Kinh doanh lập kế hoạch sản lƣợng tiêu thụ trên cơ sở doanh thu và lợi nhuận đã ấn định.
Nhƣ vậy, việc lập kế hoạch thƣờng không sát so với thực tế thực hiện, do tác động bởi các yếu tố từ môi trƣờng bên ngoài nhƣ thực trạng nền kinh tế, lạm phát, thất nghiệp v.v.. làm cho giá bán liên tục thay đổi và các yếu tố tác động từ môi trƣờng bên trong nhƣ năng lực sản xuất, chính sách bán hàng v.v.. Dự toán tiêu thụ năm 2014 đƣợc trình bày tại Phụ lục 2.7.
b. Dự toán sản xuất
- Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện, Công ty giao khoán cho Xí nghiệp do đó không tiến hành lập dự toán.
- Đối với hoạt động xây lắp, thông qua Phòng Kỹ thuật, dự toán sản xuất đƣợc lập theo từng công trình cụ thể theo quy định. Tuy nhiên, Công ty không
lập dự toán sản xuất cho từng giai đoạn hoàn thành mà chỉ lập trên tổng thể cho toàn bộ công trình. Do đó, Công ty không lập dự toán sản xuất trong năm kế hoạch.
- Đối với hoạt động sản xuất điện: Dự toán về chi phí sản xuất đƣợc lập theo yếu tố và dựa trên kế hoạch sản lƣợng sản xuất đã đƣợc xác định, định mức tiêu hao NVL, đơn giá NVL, chi phí nhân công trực tiếp, các chi phí khác đƣợc tính trên cơ sở chi phí đã thực hiện trong các năm trƣớc. Dự toán chi phí sản xuất đƣợc lập nhằm xác định tổng các loại chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch. Các yếu tố đƣợc lập bao gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí SXC. Trong chi phí SXC gồm có các chi phí nhƣ chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sửa chữa lớn, chi phí dịch vụ thuê ngoài và các chi phí khác. Căn cứ vào kế hoạch sản lƣợng sản xuất, định mức tiêu hao NVL do Phòng Kỹ thuật lập, đơn giá NVL, chi phí nhân công trực tiếp do phòng Kinh doanh lập, các chi phí khác đƣợc tính trên cơ sở chi phí đã thực hiện trong các năm trƣớc. Phòng Kinh doanh tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí ở các bộ phận và lập kế hoạch chi phí sản xuất cụ thể nhƣ sau:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí NVL trực tiếp đƣợc tính trên cơ sở số lƣợng sản phẩm sản xuất, chi phí NVL cho một đơn vị sản phẩm và đƣợc tính nhƣ sau:
Chi phí NVL trực tiếp Số lƣợng sản Phẩm sản xuất Chi phí NVL cho 1 KW điện = x
Chi phí NVL trực tiếp đối với hoạt động sản xuất điện chủ yếu là thuế Tài nguyên nƣớc và phí Bảo vệ môi trƣờng rừng.
Đối với thuế Tài nguyên nƣớc, Công ty căn cứ vào quy định của Bộ Tài chính về việc công bố giá bán điện thƣơng phẩm bình quân và thuế suất
thuế Tài nguyên để xác định thuế Tài nguyên trong năm kế hoạch. Trong năm 2014, Công ty lập dự toán thuế Tài nguyên nƣớc với mức giá tính thuế là 1.508,85 đồng/Kwh, thuế suất thuế Tài nguyên là 4%.
Đối với phí bảo vệ môi trƣờng rừng, Công ty căn cứ vào quy định của Chính phủ về chính sách chi trả dịch vụ môi trƣờng rừng đối với nƣớc dùng cho hoạt động sản xuất thủy điện để tính phí bảo vệ môi trƣờng rừng trong năm kế hoạch. Trong năm 2014, Công ty lập dự toán đối với phí bảo vệ môi trƣờng rừng với giá là 20 đồng/Kwh.
+ Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí tiền lƣơng và các khoản theo chế độ nhƣ tiền ăn ca, BHXH, BHYT và BHTN. Tiền lƣơng nhân công trực tiếp đƣợc xác định dựa trên doanh thu và tỷ lệ % tiền lƣơng trên doanh thu.
Trong đó, doanh thu đƣợc tham chiếu trên Kế hoạch tiêu thụ đƣợc trình bày ở Phụ lục 2.7. Tỷ lệ tiền lƣơng năm 2014 đƣợc Hội đồng quản trị Công ty thông quan là 6%.
Các khoản theo chế độ đƣợc tính toán theo các quy định hiện hành của Nhà nƣớc trên cơ sở mức lƣơng cơ bản, năm 2014 BHXH là 18%, BHYT là 3%, BHTN là 1%, KPCĐ là 2%.
+ Chi phí sản xuất chung: gồm chi phí sửa chữa thƣờng xuyên, chi phí sửa chữa lớn, chi phí khấu hao TSCĐ và các chi phí khác.
Chi phí sửa chữa thường xuyên gồm: chi phí công cụ dụng cụ, thiết bị
phục vụ thay thế sửa chữa thƣờng xuyên trong thời gian nhà máy sản xuất. Chi phí này đƣợc tính toán dựa vào số liệu của năm trƣớc để làm cơ sở tính toán cho năm kế hoạch. Cách tính thƣờng xác định tổng chi phí sửa chữa thƣờng xuyên của năm trƣớc và chi phí trên một Kwh. Căn cứ vào chi phí trên một Kwh của năm trƣớc tiến hành điều chỉnh tăng giảm cho phù hợp sau đó nhân
với sản lƣợng sản phẩm sản xuất năm kế hoạch.
Chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí sửa chữa lớn: Dự toán khấu hao
đƣợc tính theo quy định của Bộ Tài chính đối với từng tài sản, dự toán sửa chữa lớn trình bày chi tiết ở (mục c) phần nội dung và tiến trình lập ngân sách.
Chi phí khác: Thƣờng bao gồm các chi phí nhƣ chi phí dịch vụ thuê
ngoài gia công sửa chữa, chi phí điện năng và các dịch vụ khác phục vụ sản xuất. Chi phí này đƣợc tính căn cứ vào số liệu của năm trƣớc về chi phí trên một Kwh để làm cơ sở để tính toán cho năm kế hoạch.
Dự toán sản xuất của Công ty lập thƣờng có sự sai lệch so với thực tế thực hiện, do một số nguyên nhân chủ yếu nhƣ việc lập dự toán sản lƣợng sản xuất thiếu chính xác nhƣ đã phân tích ở (mục b) phần nội dung và tiến trình lập ngân sách. Mặt khác, Công ty căn cứ vào số liệu sản xuất của cả năm trƣớc để lập dự toán cho năm sau mà không thực hiện lập dự toán cho từng quý cụ thể, trong khi đó hoạt động sản xuất thủy điện phụ thuộc rất lớn vào thời tiết, do đó sản lƣợng điện sản xuất ở các quý khác nhau sẽ dẫn đến chi phí sản xuất của các quý cũng khác nhau. Ngoài ra, đơn giá NVL đƣợc xác định tại thời điểm lập dự toán, Công ty chƣa tính toán đƣợc việc ảnh hƣởng của chính sách đến công tác lập dự toán, nhƣ việc Bộ Tài chính điều chỉnh tăng giá điện thƣơng phẩm bình quân để tính thuế Tài nguyên… Đó chính là những nguyên nhân dẫn đến công tác lập dự toán về chi phí sản xuất của Công ty có sự sai lệch so với thực tế thực hiện. Dự toán chi phí sản xuất năm 2014 đƣợc trình bày tại Phụ lục 2.2
c. Dự toán sửa chữa lớn
Dự toán sửa chữa lớn đƣợc lập nhằm tính khối lƣợng tài sản cần đƣợc sửa chữa và chi phí cho việc sửa chữa này trong năm kế hoạch. Dự toán sửa chữa lớn sẽ do Phòng Kỹ thuật phối hợp với Phòng Kế toán - Tài chính lập, cụ thể nhƣ sau:
Dự toán sửa chữa lớn hàng năm đƣợc tính toán dựa trên cơ sở danh mục tài sản toàn nhà máy, kết quả khảo sát đánh giá về mức độ hƣ hỏng cần sửa chữa và chi phí dự kiến. Dự toán sửa chữa do phòng Kỹ thuật lập dựa trên kết quả đánh giá hiện trạng hƣ hỏng của máy móc thiết bị, kế hoạch đƣợc lập thành danh mục từng loại tài sản và chi phí để sửa chữa. Dự toán đƣợc lập chi tiết thành hai phần đó là chi phí vật tƣ phụ tùng và dịch vụ thuê ngoài; chi phí tiền lƣơng và các khoản theo chế độ.
Riêng đối với các đập dẫn nƣớc, Phòng Kỹ thuật khảo sát, đánh giá mức độ xuống cấp do tác động của thiên tai để lập kế hoạch thuê ngoài sửa chữa.
- Dự toán chi phí vật tƣ phụ tùng và dịch vụ thuê ngoài: Phòng Kỹ thuật lập trên cơ sở số lƣợng vật tƣ phụ tùng cần thay thế sửa chữa và đơn giá. Đơn giá vật tƣ phụ tùng và chi phí dịch vụ thuê ngoài đƣợc tính toán căn cứ vào số liệu năm trƣớc sau đó tính toán tăng hoặc giảm cho phù hợp.
- Dự toán tiền lƣơng và các khoản theo chế độ: Trên cơ sở nhu cầu về số lƣợng lao động cần thiết để phục vụ sửa chữa do Phòng Kỹ thuật yêu cầu, Phòng Kế toán – Tài chính lập kế hoạch về lao động và tính toán tiền lƣơng để phục vụ tu bổ sửa chữa dựa trên tổng quỹ lƣơng đã phê duyệt, các khoản theo chế độ đƣợc tính toán dựa vào mức lƣơng cơ bản và mức trích theo các quy định của Bộ Tài chính. Quá trình lập dự toán, đơn giá vật tƣ thiết bị đƣợc xác định dựa vào số liệu năm trƣớc sau đó tính toán tăng hoặc giảm cho phù hợp. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện do có sự biến động lớn về giá cả vật tƣ thiết bị, mặt khác đơn giá dự báo của năm trƣớc chƣa sát với thực tế thực hiện dẫn đến chi phí thực tế thực hiện thƣờng phát sinh cao hơn hoặc thấp hơn nhiều so với kế hoạch đƣợc lập. Kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ năm 2014 đƣợc trình bày tại Phụ lục 2.4.
d. Dự toán giá vốn
hiện nay Công ty chƣa thực hiện lập dự toán giá vốn đối với các hoạt động này. Nguyên nhân mà Công ty chƣa lập dự toán giá vốn đối với hoạt động xây lắp điện là do có nhiều công trình dở dang của các năm trƣớc chuyển vào năm lập dự toán cũng nhƣ chuyển qua các năm tiếp theo. Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện thì đã đƣợc khoán gọn Công ty cũng không lập dự toán giá vốn.
Đối với hoạt động sản xuất điện, dự toán giá vốn đƣợc tính dựa vào sản lƣợng sản xuất trong kỳ, số lƣợng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ theo dự báo. Giá thành sản xuất trong kỳ đƣợc xác định trên cơ sở kế hoạch chi phí sản xuất đã tính chi tiết ở (mục b) phần nội dung và tiến trình lập ngân sách. Giá vốn hàng xuất bán trong kỳ đƣợc xác định theo đơn giá bình quân trong kỳ nhân với sản lƣợng tiêu thụ theo kế hoạch. Do kế hoạch chi phí sản xuất đƣợc lập thƣờng thiếu chính xác dẫn đến kế hoạch giá vốn có sự sai lệch so với thực tế thực hiện. Dự toán giá vốn hàng xuất bán năm 2014 đƣợc trình bày tại Phụ lục 2.5.
e. Dự toán các chi phí hoạt động khác
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí QLDN bao gồm chi phí tiền lƣơng bộ phận quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ và các chi phí khác. Chi phí tiền lƣơng bộ phận quản lý đƣợc lập dựa vào số lƣợng lao động trong năm kế hoạch và tổng quỹ lƣơng đã đƣợc phê duyệt. Chi phí khác bao gồm các loại chi phí nhƣ chi phí văn phòng phẩm, chi phí dịch vụ thuê ngoài,… Các chi phí này đƣợc xác định trên cơ sở giá trị thực hiện năm trƣớc.
- Chi phí tài chính: Đƣợc xác định dựa vào lãi suất các khoản vay dài hạn theo các hợp đồng vay. Đối với các khoản vay ngắn hạn ƣớc tính chi phí lãi vay trong năm kế hoạch, đƣợc tính toán dựa vào mức lãi xuất cho vay của các ngân hàng thƣơng mại tại thời điểm lập kế hoạch và giá trị dự kiến vay. Dự toán các chi phí hoạt động khác năm 2014 trình bày tại Phụ lục 2.6.
f. Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Để đạt đƣợc mức lợi nhuận mong muốn, phòng Tài chính - Kế toán tổng hợp tất cả kế hoạch liên quan để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự toán. Sau khi tập hợp tất cả các kế hoạch về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác. Trƣờng hợp nếu lợi nhuận không đạt so với mục tiêu đã đề ra, phòng Tài chính - Kế toán báo cáo lãnh đạo Công ty để có ý kiến chỉ đạo hoặc là điều chỉnh các chi phí hoặc điều chỉnh doanh thu trên cơ sở điều chỉnh sản lƣợng bán để đáp ứng đƣợc mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đƣợc lập trên cơ sở kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí QLDN và các chi phí khác. Do các kế hoạch đƣợc lập chƣa sát với thực tế dẫn đến kết quả hoạt động kinh doanh chƣa phản ánh đúng với tiềm năng thực tế của đơn vị. Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh năm 2014 đƣợc trình bày chi tiết tại Phụ lục 2.8