6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3. HOÀN THIỆN NỘI DUNG VÀ TIẾN TRÌNH LẬP CÁC NGÂN SÁCH
CHO CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG TRÌNH VIỆT NGUYÊN
Dự toán ngân sách nếu đƣợc xây dựng một cách hợp lý và khoa học thì dự toán ngân sách sẽ là một công cụ đa chức năng của nhà quản lý góp phần mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhƣ: truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của các nhà quản lý đến các bộ phận trong doanh nghiệp, dự báo đƣợc các khó khăn về tài chính trong một khoảng thời gian nhất định, phân bổ và điều phối các nguồn lực còn hạn chế trong doanh nghiệp và là thƣớc đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lập đƣợc một hệ thống dự
Xác định
mục tiêu chung Thu thập thông tin
để lập ngân sách Phân tích những khác biệt giữa thực tế và kế hoạch ngân sách Chuẩn bị nhân sự Cung cấp mẫu biểu, hƣớng dẫn, lập ngân sách Thực hiện các điều chỉnh và rút kinh nghiệm Xét duyệt dự toán ngân sách Soạn thảo mẫu
biểu
Đánh giá việc chuẩn bị
toán ngân sách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế doanh nghiệp là một việc khó khăn đối với các doanh nghiệp nói chung và đối với Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên nói riêng. Tuy nhiên, nếu cân nhắc giữa lợi ích to lớn đạt đƣợc với những khó khăn thì việc lập dự toán xứng đáng đƣợc Công ty tập trung nhiều công sức hơn.
Công ty cổ phần Công trình Việt Nguyên đã xây đựng đƣợc một số các báo cáo dự toán ngân sách. Tuy nhiên, các báo cáo này chƣa thực sự giúp ích cho công tác quản lý tại Công ty vì còn tồn tại một số hạn chế (nhƣ đã phân tích trong phần thực trạng). Vì vậy, tác giả xin đề xuất một số ý kiến về việc hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty nhƣ sau:
3.3.1. Ngân sách tiêu thụ
Toàn bộ ngân sách tổng thể Doanh nghiệp, ngân sách tiêu thụ là quan khâu quan trọng nhất, là cơ sở để tiến hành lập các ngân sách khác. Vì vậy, nếu ngân sách tiêu thụ đƣợc lập chính xác sẽ quyết định đến sự thành công của ngân sách tổng thể doanh nghiệp. Dựa vào số liệu dự báo, doanh thu đƣợc lập theo từng quý và có tính đến sự tác động của yếu tố thời vụ. Ngân sách này đƣợc tổng hợp theo từng quý và cả năm trên cơ sở sản lƣợng tiêu thụ, giá bán, doanh thu và thuế giá trị gia tăng.
- Sản lƣợng tiêu thụ:
+ Đối với hoạt động kinh doanh vật tƣ thiết bị điện, hiện nay Công ty đang thực hiện khoán cho Xí nghiệp, tuy nhiên công tác lập ngân sách tiêu thụ cũng nên lập ở dạng tổng thể và giao cho Xí nghiệp để triển khai thực hiện.
+ Đối với hoạt động xây lắp điện, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với khách hàng và tiến độ hoàn thành của các công trình dự kiến hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao trong năm kế hoạch để lập kế hoạch về sản lƣợng tiêu thụ. Theo số liệu của Phòng Kỹ thuật thì trong năm 2015 dự kiến có 60 hạn mục công trình đƣợc nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tƣ với doanh thu dự
kiến là 56.781.899 ngàn đồng.
+ Đối với hoạt động sản xuất điện, hiện nay theo quy định thì tất cả các nhà máy điện đều bán cho EVN nên sản phẩm (sản lƣợng điện) sản xuất ra bao nhiêu đều đƣợc tiêu thụ bấy nhiêu.
- Đơn giá tiêu thụ:
+ Đối với hoạt động xây lắp điện, căn cứ vào giá trị hợp đồng đã đƣợc ký kết giữa khách hàng với Công ty đối với các công trình dự kiến hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao trong kỳ để thực hiện xác định đơn giá tiêu thụ trong kỳ kế hoạch.
+ Đối với hoạt động sản xuất điện, Phòng Kinh doanh căn cứ vào Thông tƣ số 41/2010/TT-BCT ngày 14 tháng 12 năm 2010 của Bộ Công Thƣơng quy định phƣơng pháp xác định giá phát điện; trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành khung giá phát điện và phê duyệt hợp đồng mua bán điện để tính giá bán điện hàng năm của Công ty với EVN thông qua hợp đồng mua bán điện. NS tiêu thụ đƣợc tình bày tại Phụ lục 3.1
Căn cứ vào ngân sách tiêu thụ, Công ty có thể xác định lịch thu tiền dự kiến cụ thể nhƣ sau:
+ Đối với hoạt động kinh doanh thiết bị điện, Công ty thực hiện khoán cho Xí nghiệp đồng thời Xí nghiệp trích nộp về Công ty theo tỷ lệ 2% trên doanh thu. Do đó, có thể xác định đƣợc lịch thu tiền cho từng kỳ cụ thể.
+ Đối với hoạt động xây lắp điện thì trƣớc khi triển khai thực hiện các công trình, nhà đầu tƣ đã cho Công ty tạm ứng giao động từ 20% đến 30% giá trị công trình, giá trị còn lại sẽ đƣợc chủ đầu tƣ thanh toán khi công trình hoàn thành, bàn giao.
+ Đối với hoạt động sản xuất điện, sản lƣợng tiêu thụ, giá bán và doanh thu đã đƣợc tính toán cụ thể. Lịch thu tiền đƣợc xác định căn cứ vào khoản phải thu đầu kỳ năm trƣớc mang sang và các khoản phải thu đầu kỳ từng quý.
Đối với Công ty các khoản phải thu đầu kỳ từ hợp đồng bán điện năm 2014 chuyển sang là: 1.588.636 ngàn đồng. Theo hợp đồng mua bán điện đƣợc ký hàng năm giữa Công ty và EVN về thu tiền từ bán điện là 90% trên doanh thu đã bao gồm thuế GTGT, 10% còn lại thu vào quý sau, từ các khoản chỉ tiêu đó tính toán đƣợc lƣợng tiền thu vào trong kỳ. Với doanh thu từng quý và dự kiến thu tiền đã đƣợc xác định có thể tính toán lịch thu tiền từng quý và cả năm. Lịch thu tiền dự kiến đƣợc trình bày tại Phụ lục 3.1A
3.3.2. Ngân sách chi phí sản xuất
- Đối với hoạt động xây lắp điện, dự toán khối lƣợng sản xuất căn cứ vào tiến độ triển khai thực hiện dự án đã đƣợc ký với chủ đầu tƣ, cụ thể nhƣ sau:
Theo số liệu thống kê tại Công ty thì trong năm 2015, Công ty dự kiến triển khai thực hiện tất cả 70 công trình, trong đó có 36 công trình của năm trƣớc chuyển sang và 35 công trình mở mới thi công trong năm 2015. Số lƣợng công trình dự kiến hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao trong năm là 60 công trình (bao gồm nghiệm thu, bàn giao theo từng hạng mục), số lƣợng công trình tiếp tục chuyển sang năm sau là 20 công trình.
- Đối với hoạt động sản xuất điện, dự toán khối lƣợng sản xuất đƣợc lập căn cứ vào sản lƣợng sản phẩm sản xuất trong kỳ đƣợc tính toán trên cơ sở dự báo số lƣợng nƣớc đƣa vào sản xuất trong kỳ và định mức tỷ lệ nƣớc/Kw điện theo kế hoạch và công suất của nhà máy.
Sản lƣợng sản phẩm điện sản xuất trong kỳ
Khối lƣợng nƣớc đƣa vào sản xuất trong kỳ =
Tỷ lệ nƣớc/Kw
Ngân sách khối lƣợng sản xuất đƣợc trình bày tại Phụ lục 3.2.
a. Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
trên cơ sở định mức tiêu hao nguyên vậy liệu của Bộ Xây dựng quy định cho từng công trình và đƣợc bộ phận kỹ thuật của Công ty lập trƣớc khi triển khai thực hiện dự án.
- Đối với hoạt động sản xuất điện, ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc lập dựa vào khối lƣợng sản phẩm sản xuất, định mức số lƣợng nguyên vật liệu cho Kw điện. Lƣợng nguyên vật liệu sử dụng đƣợc tính dựa vào định mức nguyên vật liệu cho 1 Kw điện. Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đối với hoạt động sản xuất điện đƣợc trình bảy tại Phụ lục 3.3.
b. Ngân sách cung cấp nguyên vật liệu
Đối với hoạt động xây lắp điện, chí phí nguyên vật liệu nhiều hay ít là phục thuộc vào tính chất của từng công trình, ví dụ nhƣ việc xây dựng đƣờng dây và các trạm biến áp thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, trong khi đó hoạt động nạo vét lòng hồ thủy điện thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng không đáng kể.v.v.. Ngoài ra, việc lựa chọn nguyên vật liệu chính trong xây lắp điện thƣờng đƣợc khách hàng (chủ đầu tƣ) chỉ định. Do đó, tùy vào công trình cũng nhƣ tính chất công việc mà nguyên vật liệu đƣợc dùng trong sản xuất sẽ khác nhau.
Đối với ngành thủy điện, chi phí nguyên vật liệu là không đáng kể và phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời tiết. Trƣờng hợp hạn hán kéo dài, lƣợng mƣa giảm, làm lƣợng tích nƣớc trong hồ thấp hơn so với năng lực thiết kế, ảnh hƣởng lớn tới sản lƣợng điện sản xuất của nhà máy. Ngoài ra, các thiên tai nhƣ lũ quét, mƣa lớn có thể gây thiệt hại về đƣờng sá và công trình đê đập của nhà máy, gây ra sự cố trong việc phát điện và tăng chi phí sửa chữa.
Nhà máy thuỷ điện dùng năng lƣợng dòng chảy của sông suối để sản xuất điện năng. Công suất của nhà máy thuỷ điện phụ thuộc vào lƣu lƣợng nƣớc Q(m3/s) và chiều cao hiệu dụng của cột nƣớc H(m) của dòng nƣớc tại nơi đặt nhà máy. Do vậy để lập ngân sách cung cấp nguyên vật liệu một cách
chính xác ngoài những thông tin hiện có của Công ty cần phải thu thập các thông tin dự báo về thời tiết của Cục Khí tƣợng thủy văn.
Nhƣ vậy, việc sử dụng lƣợng nƣớc dựa trên công suất của nhà máy và số tiền thuế tài nguyên và phí bảo vệ môi trƣờng đƣợc coi là chi phí nguyên vật liệu của nhà máy.
c. Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp
- Đối với hoạt động xây lắp điện, tƣơng tự nhƣ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp đƣợc thực hiện theo đúng quy định của Bộ Xây dựng.
- Đối với hoạt động sản xuất điện, ngân sách chi phí nhân công trực tiếp do Phòng Kế toán – Tài chính phối hợp với Phòng Kỹ thuật để lập, cơ sở để lập ngân sách này dựa trên Dự toán tiêu thụ, tỷ lệ % tiền lƣơng trên doanh thu, lƣơng cơ bản và quy định về tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ.
Trong đó, doanh thu tiêu thụ đƣợc xác định bằng với chỉ tiêu Doanh thu chƣa thuế VAT tại Phục lục 3.1. Tỷ lệ % tiền lƣơng trên doanh thu do Hội đồng quản trị của Công ty quyết định, năm 2015 là 6,12%.
Các khoản tínhh theo lƣơng bao đƣợc thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc trên cơ sở mức lƣơng cơ bản, năm 2015 BHXH là 18%, BHYT là 3%, BHTN là 1%, KPCĐ là 2%.
Từ đó ta có thể tính đƣợc chi phí tiền lƣơng và các khoản theo chế độ đối với ngƣời lao động trực tiếp. Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp đƣợc trình bày tại Phụ lục 3.4.
e. Ngân sách chi phí sản xuất chung
- Đối với hoạt động xây lắp điện, chi phí sản xuất chung cũng đƣợc lập cụ thể cho từng công trình theo quy định.
- Đối với hoạt động sản xuất điện, ngân sách chi phí sản xuất chung đƣợc phòng Tài chính – Kế toán phối hợp với Phòng Kỹ thuật và các phòng
ban khác để lập. Ngân sách chi phí SXC đƣợc xác định ngoài các chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, các chi phí còn lại phục vụ cho quá trình sản xuất gọi là chi phí sản xuất chung. Ngân sách chi phí sản xuất chung đƣợc tính dựa trên cơ sở biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung
Biến phí SXC đƣợc tính nhƣ sau: Ngân sách biến phí SXC Biến phí đơn vị SXC Số lƣợng sản phẩm sản xuất trong kỳ = x
Trong đó biến phí đơn vị sản xuất chung đƣợc tính dựa vào số liệu thực hiện các năm trƣớc sau đó điều chỉnh tăng hoặc giảm cho phù hợp với thực tế, số lƣợng sản phẩm sản xuất theo ngân sách khối lƣợng sản xuất đã lập. Biến phí sản xuất chung thƣờng bao gồm các loại chi phí nhƣ chi phí vật tƣ, thiết bị phục vụ sửa chữa thƣờng xuyên, chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa. Các chi phí này thƣờng thay đổi theo số sản lƣợng sản phẩm sản xuất và đƣợc tính toán theo kết quả thực hiện của những năm trƣớc và năng lực hiện tại của đơn vị.
Định phí SXC đƣợc tính trên cơ sở định phí tùy ý đối với chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ do Phòng Kỹ thuật phối hợp với các Xí nghiệp liên quan để lập. Ngân sách chi phí sửa chữa lớn TSCĐ đƣợc trình bày tại Phụ lục 3.5a.
Còn đối với chi phí khấu hao TSCĐ đƣợc tính căn cứ vào nguyên giá TSCĐ, phƣơng pháp khấu hao, mức khấu hao, trong đó có tính đến nguyên giá tăng giảm đối với những tài sản đầu tƣ mới và những tài sản thanh lý. Chi phí này đƣợc tính cho cả năm tài chính và phân bổ trên số lƣợng sản phẩm sản xuất theo từng quý trong năm. Ngân sách chi phí khấu hao TSCĐ đƣợc trình bày tại Phụ lục 3.5b.
Ngân sách định phí SXC Định phí XSC thực tế kỳ trƣớc Tỷ lệ % tăng (giảm) định phí SXC theo dự kiến = x
Ngân sách chi phí SXC đƣợc tính toán từ biến phí SXC và định phí SXC và đƣợc tính toán cụ thể: Ngân sách chi phí SXC Ngân sách định phí SXC Ngân sách biến phí SXC = +
Ngân sách chi phí sản xuất chung đƣợc trình bày tại Phụ lục 3.5.
f. Ngân sách giá vốn hàng bán
- Đối với hoạt động xây lắp điện, đƣợc căn cứ vào khối lƣợng công trình hoàn thành và dự toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung do bộ phận kỹ thuật đã lập để tính giá vốn của công trình hoàn thành. Tổng giá chi phí sản xuất đƣợc trình bày tại Phụ lục 3.6A.
- Đối với hoạt động sản xuất điện, ngân sách giá vốn hàng bán đƣợc phòng Tài chính – Kế toán lập dựa vào ngân sách tiêu thụ, ngân sách khối lƣợng sản xuất, ngân sách NVL trực tiếp và nhân công trực tiếp, ngân sách chi phí sản xuất chung, Ngân sách giá vốn hàng bán đƣợc lập từng quý và cả năm, làm cơ sở để báo cáo kết quả hoạt dộng kinh doanh. Giá vốn hàng bán dựa trên cơ sở số lƣợng sản phẩm tiêu thụ (Ngân sách tiêu thụ) nhân với giá thành đơn vị sản phẩm. Tổng giá thành sản xuất trong kỳ đƣợc xác định từ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Tổng giá thành sản xuất đƣợc trình bày tại Phụ lục 3.6B.
Ngân sách giá vốn xuất bán đƣợc xác định nhƣ sau: Ngân sách giá vốn hàng bán Số lƣợng tiêu thụ trong kỳ Giá thành đơn vị sản phẩm bình quân = x