6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Hoàn thiện quy trình hoạch định ngân sách
Hoạch định ngân sách là một công cụ quản lý hiệu quả đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất điện. Nếu công tác hoạch định ngân sách đƣợc xây dựng sát với thực tế, tận dụng tốt những nguồn lực hiện có thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích và góp phần nâng cao khả năng
cạnh tranh. Để thực hiện đƣợc vấn đề đó Công ty cần phải có một quy trình hoạch định ngân sách hoàn thiện.
Qua nghiên cứu thực tế, tác giả nhận thấy quy trình hoạch định ngân sách tại Công ty nên đƣợc thực hiện theo 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các bƣớc cụ thể sau:
Giai đoạn I: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Bƣớc 1. Xác định mục tiêu chung của toàn Công ty.
Ở bƣớc này Hội đồng quản trị phải xác định rõ mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch thông qua cuộc họp với các Trƣởng phòng và giám đốc Xí nghiệp. Mục tiêu phải đƣợc xây dựng trên tình hình thực tế tại Công ty và mang tính phát triển. Mục tiêu phải đƣợc cụ thể hóa bằng các số liệu cụ thể. Ví dụ, trong năm 2014 dựa vào năng lực thực tế của công ty, năng suất thiết kế của các nhà máy và tình hình hoạt động của Công ty trong 5 năm trở lại đây Công ty có thể đặt ra mục tiêu là đạt mức lợi nhuận tăng ít nhất là 10% so với năm 2013.
Bƣớc 2. Chuẩn bị nhân sự cho việc lâp dự toán ngân sách.
Để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra ở Bƣớc 1, Ban lãnh đạo Công ty cần phân công cụ thể những cá nhân ở Xí nghiệp, từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình.
Ngoài ra, Ban lãnh đạo cần tiến hành thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, hƣớng dẫn, tổng hợp, kiểm tra toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh đúng tiềm năng hiện có của Công ty. Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách đƣợc đặt trong Phòng Kế toán – Tài chính thuộc bộ phận Kế toán quản trị.
Bƣớc 3. Soạn thảo các mẫu biểu.
biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách của toàn Công ty nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự toán trong toàn công ty.
Bƣớc 4. Đánh giá việc chuẩn bị dự toán.
Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành rà soát và đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự toán ngân sách sẽ mang lại cho Công ty thông tin hữu ích và chính xác nhất.
Giai đoạn II. Soạn thảo ngân sách. Bƣớc 1. Thu thập thông tin.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin có liên quan cần thiết cho việc lập dự toán ngân sách bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài có ảnh hƣởng đến việc lập dự toán ngân sách nhƣ:
- Thông tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu và chính sách kinh doanh của Công ty nhƣ doanh thu, lợi nhuận, chính sách giá, thanh toán, năng lực sản xuất kinh doanh của các đơn vị. Ngoài ra, bộ phận chuyên trách về dự toán còn phải chú ý đến các yếu tố khác có liên quan nhân tố về con ngƣời (nhƣ trình độ, số lƣợng, tinh thần trách nhiệm...); số liệu trong quá khứ của Công ty (nhƣ doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt...)
- Những thông tin bên ngoài gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lãi suất, thuế suất, các quy định về môi trƣờng, đối thủ cạnh tranh, thói quen khách hàng...
Bên cạnh đó, các cá nhân ở từng phòng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt nhất cho công tác soạn thảo dự toán ngân sách ở bộ phận mình.
Giám đốc các Xí nghiệp và các Trƣởng phòng có liên quan có trách nhiệm phối hợp để cung cấp thông tin thích hợp cho bộ phận lập dự toán ngân sách.
Bƣớc 2. Cung cấp mẫu biểu cho các bộ phận.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các mẫu biểu dự toán cho các bộ phận có liên quan, cụ thể là cung cấp cho các cá nhân đƣợc phân công chịu trách nhiệm lập dự toán ở các bộ phận này, đồng thời hƣớng dẫn cụ thể cách thức thực hiện. Các cá nhân này sẽ tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách sau khi hoàn hành.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh (nếu cần) và tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán lại để hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách cho toàn Công ty.
Bƣớc 3. Xét duyệt dự toán ngân sách.
Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán ngân sách, Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo Công ty xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của giám đốc các Xí nghiệp, Trƣởng các phòng ban liên quan. Sau khi bản thảo đƣợc duyệt nó sẽ trình Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt để làm cơ sở Công ty thực hiện.
Giai đoạn III. Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán cần phải theo dõi, so sánh và phân tích thƣờng xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đƣợc với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán. Sau đó, tiến hành xem xét và điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự toán ngân sách để làm căn cứ lập dự toán ngân sách ở các kỳ tiếp theo.
QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI
Hình 3.1. Quy trình hoạch định ngân sách