2.2. Quản lý tài chính các đơn vị sự nghiệp công lập đào tạo, bồi dưỡng
2.2.3. Nội dung quản lý tài chính
Có nhiều cách tiếp cận về góc độ QLTC. Nghiên cứu luận án tác giả đề cập đến các vấn đề cơ bản đó là: quản lý hoạt động tạo lập nguồn tài chính; quản lý hoạt động sử dụng nguồn tài chính; quản lý phân phối kết quả hoạt động tài chính; quản lý TSC; Tổ chức bộ máy QLTC và thanh, kiểm tra, kiểm soát hoạt động tài chính.
2.2.3.1. Quản lý hoạt động tạo lập nguồn tài chính
Các đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng đều là đơn vị có nguồn thu từ đóng góp của người học được phân loại là đơn vị tự chủ một phần do đó tạo lập nguồn tài chính của các đơn vị như sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Nguồn tài chính của các đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
a. Nguồn từ NSNN cấp:
Hoạt động tạo lập nguồn từ NSNN cấp sẽ bao gồm chi tiết phụ lục 4.2. Việc quản lý hoạt động tạo lập nguồn từ NSNN cấp đặt ra một mặt đảm bảo tăng nguồn lực cho các đơn vị, mặt khác đảm bảo công bằng giữa các đối tượng hưởng lợi, sử dụng hiệu quả vốn đầu tư của nhà nước. Do đó đòi hỏi được quản lý chặt chẽ ở các khâu sau:
* Xây dựng kế hoạch ngân sách: Việc xây dựng kế hoạch ngân sách có vai trò quan trọng đối với hoạt động QLTC, là cơ sở dẫn dắt quá trình thực hiện dự toán, đồng thời cũng là tiêu chí để đánh giá hiệu quả việc thực hiện chấp hành dự toán trong các đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng. Nội dung bao gồm: Lập dự toán năm đầu thời kỳ ổn định và Lập dự toán 2 năm tiếp theo trong thời kỳ ổn định.
* Giao dự toán NSNN: Chia thành 02 giai đoạn: (i) Giao dự toán năm đầu thời kỳ ổn định: Căn cứ vào dự toán NSNN được cơ quan tài chính giao, Bộ chủ quản lập
phương án phân bổ gửi cho đơn vị thực hiện. (ii) Giao dự toán 2 năm tiếp theo của thời kỳ ổn định: (1) Đối với dự toán NSNN cấp chi hoạt động thường xuyên theo mức năm trước liền kề và tăng thêm hoặc giảm theo quyết định của cấp có thẩm quyền sau khi có ý kiến thống nhất bằng văn bản của cơ quan tài chính. Dự toán chi nhiệm vụ không thường xuyên cơ quan chủ quản giao dự toán cho đơn vị thực hiện theo quy định hiện hành trên cơ sở xây dựng hàng năm. (2) Dự toán chi đầu tư XDCB theo dự án được duyệt chia ra cho từng giai đoạn.
* Chấp hành dự toán NSNN hàng năm: Là việc xem xét kế hoạch thành hiện thực, đánh giá khả năng thực hiện với kế hoạch đề ra, giúp hoàn thiện hệ thống chính sách. Đồng thời sử dụng các biện pháp nâng cao trách nhiệm thông qua các hình thức như tuyên truyền, thay đổi chế độ thu, kiện toàn bộ máy thu đảm bảo gọn nhẹ, giảm bớt các thủ tục, khâu trung gian. Với các đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng thực hiện khâu này đòi hỏi thực hiện chấp hành dự toán NSNN phải trên cơ sở kế hoạch dự toán được giao, theo Luật NSNN và đảm bảo đúng chế độ Nhà nước ban hành, đồng thời phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát thông qua KBNN.
* Quyết toán NSNN hàng năm: Đây là khâu cuối cùng nhằm kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện dự toán NSNN thông qua số liệu sổ sách, báo cáo kế toán của đơn vị dự toán. Đồng thời soát xét lại toàn bộ chế độ hiện hành, giúp cải tiến hoàn thiện các bước công việc lập dự toán và qua đó hoàn thiện chế độ. Bên cạnh đó cũng cần tăng cường đổi mới các khâu từ lập, báo cáo quyết toán và tổng quyết toán NSNN theo hướng nâng cao trách nhiệm của các đơn vị.
b. Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp Quản lý nguồn này cụ thể như sau:
- Đối với nguồn thu từ học phí: Trên cơ sở nguồn thu của những năm trước, khả năng đạt được trong năm hiện tại từ đó ước tính cho những năm tiếp theo. Nguồn này được lập tăng lên bởi theo khung học phí nhà nước quy định năm sau cao hơn năm trước. Trường hợp biến động nguồn thu giảm chủ yếu là do khả năng tuyển sinh giảm. Bù lại các đơn vị lập kế hoạch thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh tăng lên nhằm đảm bảo ổn định mức độ tự chủ. Thu học phí các đơn vị cần căn cứ vào khung học phí của nhóm ngành, loại hình đào tạo nhà nước quy định, Thủ trưởng đơn
vị chủ động quyết định xây dựng mức thu học phí trong khung đảm bảo không cao hơn, hoặc thấp hơn mức do nhà nước đã quy định theo từng giai đoạn của năm học cho ngành nghề đào tạo nhằm bù đắp một phần chi phí đào tạo, phần còn lại do nhà nước hỗ trợ. Với nguồn thu từ học phí của công tác đào tạo Nhà nước quy định khung học phí (giá dịch vụ). Công tác bồi dưỡng dựa trên cơ sở lập dự toán theo hướng dẫn của cơ quan tài chính quy định mức, nội dung chi bao gồm chi phí trực tiếp cho người học: sách, tài liệu, văn phòng phẩm, chi phôi bằng chứng chỉ; chi phí chung tổ chức khóa học: chi bồi dưỡng giảng viên giảng dạy, chi phương tiện đi lại, lưu trú, chi cho Ban Tổ chức phục vụ lớp học, chi quản lý lớp học.
- Đối với nguồn thu từ phí, lệ phí: Mức thu phí cơ bản nhằm bù đắp chi phí có tính đến đảm bảo sử dụng công bằng, công khai, minh bạch và bình đẳng cho người học, lệ phí được hiểu là mức được ấn định trước do Nhà nước quy định không nhằm bù đắp chi phí. Hầu hết khoản thu này các đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng đều được giữ lại chi trả cho bộ máy, phần còn lại bổ sung nguồn trang trải hoạt động chung của đơn vị. Khoản thu này được quản lý qua KBNN. Các khoản thu từ học phí; phí, lệ phí đều được thu nộp trực tiếp vào KBNN đảm bảo đúng đối tượng thu.
- Đối với nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, hoạt động sự nghiệp khác: Khoản thu này thường không ổn định qua các năm, phải phù hợp với lĩnh vực chuyên môn, khả năng của đơn vị. Đối với các khoản thu này cần căn cứ vào kế hoạch và mức thu do đơn vị quyết định hoặc theo hợp đồng kinh tế đơn vị đã ký kết theo cơ chế linh hoạt. Các đơn vị được tự quyết định khai thác quản lý, thủ trưởng đơn vị là người đứng đầu chịu trách nhiệm với các quyết định của mình. Kết thúc năm đơn vị tổng hợp lập báo cáo quyết toán thu, chi gửi cơ quan chủ quản. Nếu vi phạm chế độ báo cáo, cơ quan chủ quản tiến hành đôn đốc nhắc nhở thực hiện theo quy định.
2.2.3.2. Quản lý hoạt động sử dụng nguồn tài chính
Trên cơ sở nghiên cứu bản chất QLTC nói chung và xác định mục tiêu nghiên cứu có thể khái quát: Quản lý hoạt động sử dụng nguồn tài chính trong các đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng là các phương thức quản lý quá trình sử dụng nguồn lực tài chính của các đơn vị thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của đơn vị theo chế độ của Nhà nước nhằm đạt mục tiêu nhất định.
Quản lý hoạt động sử dụng nguồn tài chính có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn tài chính của các đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng. Đó là quá trình phức tạp có thể áp dụng nhiều cơ chế, chính sách, biện pháp khác nhau. Xét theo tính chất hình thành có thể chia thành 3 (ba) phương thức quản lý sau đây: Phương thức quản lý chi theo yếu tố đầu vào; Phương thức quản lý chi theo kết quả đầu ra; Phương thức kết hợp giữa quản lý chi theo yếu tố đầu vào và quản lý chi theo kết quả đầu ra. Hoạt động sử dụng nguồn tài chính của các đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng được chia thành 2 nguồn: NSNN cấp và nguồn thu sự nghiệp
a. Sử dụng từ nguồn NSNN cấp:
Hoạt động sử dụng nguồn từ ngân sách nhà nước cấp
Sơ đồ diễn giải hoạt động sử dụng nguồn từ NSNN cấp như sau:
Sơ đồ 2.4: Hoạt động sử dụng nguồn NSNN cấp của đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Quản lý quá trình sử dụng nguồn từ NSNN cấp có thể được thực hiện thông qua hình thức thiết lập các định mức chi, lựa chọn thứ tự ưu tiên cho các loại hoạt động hoặc theo nhóm mục chi phù hợp thiết thực sao cho với tổng số chi có hạn nhưng khối lượng công việc vẫn hoàn thành và đạt chất lượng cao. Bên cạnh đó cần phải xây dựng, ban hành quy trình quản lý các khoản chi chặt chẽ. Thường xuyên thực hiện công tác thanh, kiểm tra và kiểm toán nhằm bổ sung hoàn thiện cơ chế, chính sách.
b. Sử dụng nguồn từ thu sự nghiệp
càng tăng lên cả về quy mô và chất lượng, nhân tố quyết định đến nguồn thu. Trước xu hướng cạnh tranh ngày càng gia tăng, nguồn từ NSNN cấp ngày càng giảm điều đó đòi hỏi việc quản lý các nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp thật sự chi tiết, hiệu quả, chặt chẽ từ khâu xây dựng kế hoạch, dự toán; tiến tới xây dựng ban hành định mức sử dụng; kèm theo thường xuyên phân tích đánh giá hiệu quả chi tiêu, trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cường quản lý chi tiêu. Quản lý đối với hoạt động này đòi hỏi thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, chế độ của nhà nước và quy chế của đơn vị.
2.2.3.3. Quản lý phân phối kết quả tài chính
Kết quả tài chính của đơn vị SNCL đào tạo, bồi dưỡng bao gồm kết quả hoạt động hành chính sự nghiệp; kết quả hoạt động thu phí, lệ phí; kết quả hoạt động tài chính; kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và kết quả hoạt động khác. Việc sử dụng kết quả tài chính vào: Trích lập, sử dụng các quỹ; chi trả thu nhập tăng thêm cho CBVC. Tuy nhiên, việc trích lập tùy thuộc vào khả năng tiết kiệm hàng năm và sử dụng theo mức quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của từng đơn vị.
2.2.3.4. Quản lý tài sản công
TSC trong các đơn vị SNCL là những tài sản được Nhà nước giao cho các đơn vị này trực tiếp quản lý, sử dụng phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Bao gồm: (i) Đất đai (đất sử dụng làm trụ sở làm việc, đất xây dựng cơ sở hoạt động sự nghiệp công. (ii) Nhà, công trình xây dựng khác gắn liền với đất đai (nhà làm việc, nhà kho; nhà, công trình bảo đảm cho các hoạt động sự nghiệp…). (iii) Các tài sản khác gắn liền với đất đai. (iv) Các phương tiện GTVT. (v) Các máy móc, trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác. Quản lý TSC cần được hiểu: Thứ nhất,
về đối tượng quản lý là các TSC được Nhà nước giao cho các đơn vị SNCL quản lý, sử dụng; Thứ hai, chủ thể quản lý là hệ thống các cơ quan quản lý TSC được hình thành tại các đơn vị SNCL được Nhà nước giao quản lý, sử dụng; Thứ ba, công cụ quản lý là hệ thống cơ chế, chính sách liên quan đến TSC được Nhà nước ban hành.
Về nội dung và quy trình quản lý TSC: đòi hỏi cần được quản lý chặt chẽ chi tiết như phụ lục 4.1.
Về cơ chế quản lý TSC: Đơn vị SNCL có trách nhiệm quản lý TSC theo quy định hiện hành. Đối với các TSCĐ sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ đơn vị phải thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo chế độ áp dụng cho DNNN. Tiền trích khấu hao và tiền thu thanh lý (sau khi trừ chi phí thanh lý) của tài sản thuộc nguồn vốn NSNN, được để lại hạch toán vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (đối với đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động và đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động), để lại tăng nguồn kinh phí đầu tư tăng cường cơ sở vật chất, đổi mới trang thiết bị (đối với đơn vị sự nghiệp có nguồn thu thấp). Được bổ sung Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp số còn lại trong trường hợp đã trả đủ tiền vay, tiền huy động.
2.2.3.5. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính
Bộ máy QLTC mà trước hết lãnh đạo cơ quan chủ quản cùng các tổ chức đơn vị chủ quản (vụ kế hoạch tài chính, thanh tra và các tổ chức khác). Với các đơn vị là lãnh đạo đơn vị (thủ trưởng đơn vị) là những cá nhân phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật về các quyết định của mình trong quá trình QLTC. Thủ trưởng đơn vị là người chủ tài khoản, người trực tiếp đưa ra các quyết định quản lý việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính trong đơn vị. Tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê, quản lý tài sản theo đúng quy định của pháp luật, phản ảnh đầy đủ, kịp thời toàn bộ các khoản thu, chi của đơn vị trong sổ sách kế toán và thực hiện các quy định về chế độ thông tin, báo cáo hoạt động sự nghiệp của đơn vị theo quy định hiện hành. Đồng thời Thủ trưởng cũng là người thường xuyên phải kiểm tra giám sát công tác tài chính kế toán, quản lý tài sản trong đơn vị nhằm chống thất thu, lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn tài chính trong đơn vị. Trưởng Phòng Tài chính kế toán là cá nhân phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo và cơ quan tài chính, cơ quan quản lý cấp trên về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của tổ chức. Trưởng Phòng phải trực tiếp bố trí nhân lực điều hành công tác của phòng Tài chính kế toán, tổ chức điều hành bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện đúng quy định. Phòng tài chính kế toán dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng chịu trách nhiệm thực hiện công tác kế toán từ việc lưu trữ chứng từ đến việc hạch toán vào sổ kế toán và xây dựng các báo cáo kế toán, thực
hiện việc lập dự toán các khoản thu chi, quản lý việc thực hiện các khoản thu chi tài chính cũng như toàn bộ vật tư tài sản trong tổ chức. Bên cạnh đó trưởng các phòng hay bộ phận trực thuộc tổ chức cũng cần thiết phải phối hợp với phòng tài chính kế toán có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định pháp luật, các quy chế nội bộ có liên quan đến các khoản thu hay những khoản chi tài chính hay việc quản lý và sử dụng vật tư và tài sản của tổ chức. Sơ đồ như sau:
PHÒNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
LÃNH ĐẠO CƠ QUAN CHỦ QUẢN
VỤ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
THANH TRA CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Hình 2.4: Tổ chức bộ máy QLTC các đơn vị sự nghiệp công lập đào tạo, bồi dưỡng (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 2.2.3.6. Thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính
Về thanh tra: các cơ quan thanh tra tài chính cấp trên có nhiệm vụ thanh tra việc chấp hành thu, chi và quản lý ngân sách. Khi thanh tra các cơ quan tài chính cấp trên có quyền yêu cầu các tổ chức, cá nhân xuất trình các hồ sơ, tài liệu kèm theo, yêu cầu các cơ quan có liên quan tham gia phối hợp thực hiện thanh tra. Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm (nếu có) thanh tra tài chính xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về kết luận thanh tra. Khi tiếp nhận các kiến nghị của cơ quan Thanh tra tài chính, cơ quan có thẩm quyền phải xử lý và thông báo kết quả xử lý cho cơ quan Thanh tra tài chính. Công việc được tiến hành thường xuyên hoặc đột xuất khi đó đơn vị phải nghiêm chỉnh chấp hành theo kết luận thanh tra.