7. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Hoạt động kiểm soát
17
đối phó với rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, có hiệu quả, dễ hiểu được, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng.
Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp.
* Kiểm soát phòng ngừa: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót hoặc gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
* Kiểm soát phát hiện: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện.
* Kiểm soát bù đắp: là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả.
* Các phương pháp phân tích rà soát
- Đối chiếu: sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp một cách định kỳ, như sổ sách ghi chép tiền gửi ngân hàng đối chiếu với sổ phụ ngân hàng
- Rà soát việc thực hiện các hoạt động: việc thực hiện các hoạt động được rà soát dựa trên một loạt các chuẩn mực, nguyên tắc cơ bản, đánh giá hiệu quả và tính hữu hiệu. Nếu sự rà soát cho thấy các hoạt động thực hiện để đạt các mục tiêu cần phải rà soát lại để đưa ra cải tiến cần thiết.
- Rà soát sự điều hành, xử lý và hoạt động: việc điều hành, xử lý và hoạt động nên được rà soát định kỳ để đảm bảo chúng tuân thủ nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những đòi hỏi hiện hành khác.
18
- Giám sát nhân viên (giao việc, soát xét và chấp thuận, hướng dẫn và huấn luyện): việc giám sát kỹ càng giúp đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức sẽ được thực hiện. Sự giao việc và chấp thuận công việc của nhân viên bao gồm: Sự thông báo rõ ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và trách nhiệm giải trình cho mỗi nhân viên.
Đánh giá một cách hệ thống công việc mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết.
Chấp thuận công việc theo những tiêu chuẩn để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng định hướng.
Người giám sát cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn cần thiết và huấn luyện họ để đảm bảo rằng sự sai sót, lãng phí và hành động sai trái được giảm thiểu đến mức thấp nhất. Khi một hoạt động kiểm soát được thực hiện, điều quan trọng là đảm bảo hiệu quả mà nó thu được. Do đó hành động khắc phục hậu quả là một bổ sung cần thiết để kiểm soát hoạt động phát huy được vai trò của mình.