7. Kết cấu của đề tài
1.2.4. Thông tin và truyền thông
* Thông tin.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì nó giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện được chuyển đi dưới những biểu mẫu và quy trình bảo đảm nhân viên có thể hiểu đúng nội dung thông tin và thực hiện đúng chức năng trong KSNB. Do đó, hệ thống KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ, sự kiện phải được ghi nhận và lập các chứng từ đầy đủ.
- Tính thích hợp: thông tin là cần thiết cho công việc, nghiệp vụ mà lãnh đạo đang quan tâm.
19 huống.
- Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.
- Tính cập nhật: thông tin phải là thông tin mới nhất, thường xuyên cập nhật mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện.
- Tính bảo mật: thông tin phải được cung cấp đúng người, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ. Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin.
Ngoài ra, các phân hệ thông tin khác như lưu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị.
* Truyền thông.
Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị. Ở nội bộ đơn vị, các kênh truyền thông bao gồm việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi hàng ngang giữa các bộ phận trong tổ chức.
Thông tin phải xuyên suốt toàn bộ tổ chức, các cá nhân nhận được thông báo rõ ràng từ nhà lãnh đạo về trách nhiệm của bản thân họ trong hệ thống KSNB. Mỗi cá nhân phải hiểu được vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB đối với các thành viên khác trong tổ chức.