7. Kết cấu của đề tài
1.3.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chi ngân sách nhà nước cấp huyện
* Kiểm soát chi đầu tư phát triển:
- Bước 1: lập Kế hoạch vốn đầu tư phát triển hàng năm.
Các dự án đầu tư từ NSNN chỉ được ghi Kế hoạch vốn khi đủ các điều kiện theo quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng. Trong thời gian lập dự toán ngân sách hàng năm, căn cứ vào tiến độ của dự án, chủ đầu tư lập Kế hoạch vốn đầu tư của dự án gửi phòng Tài chính – Kế hoạch để tổng hợp vào dự toán chi ngân sách theo quy định của luật NSNN.
Sau khi dự toán chi NSNN được UBND tỉnh và Sở Tài chính giao, phòng Tài chính – Kế hoạch chủ trì phối hợp với các cơ quan chức năng của huyện tham mưu cho UBND cấp huyện phân bổ vốn đầu tư cho từng dự án do huyện quản lý. Sau khi phân bổ UBND huyện gửi Kế hoạch vốn đầu tư cho Sở Tài chính theo dõi.
Bước 2: Thông báo Kế hoạch thanh toán vốn đầu tư phát triển hàng năm. Đối với các dự án do huyện quản lý, phòng Tài chính – Kế hoạch huyện thông báo Kế hoạch thanh toán vốn đầu tư cho KBNN cùng cấp để làm căn cứ thanh toán vốn cho các dự án đồng thời gửi cho các ngành để phối hợp theo dõi quản lý. Chủ đầu tư phải gửi cho cơ quan tài chính các cấp các tài liệu cơ sở của dự án để kiểm tra, thông báo Kế hoạch thanh toán vốn đầu tư cho dự án.
27
Bước 3: Cấp phát vốn đầu tư XDCB thuộc NSNN.
Để được cấp phát phát vốn đầu tư XDCB thuộc NSNN, các dự án đầu tư phải đảm bảo các điều kiện sau:
Phải có đủ thủ tục đầu tư theo quy định, đã được ghi vào Kế hoạch đầu tư phát triển của năm, đã tổ chức đấu thầu tuyển chọn được đơn vị tư vấn mua sắm vật tư, thiết bị và xây lắp theo quy định, có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh toán khối lượng hoàn thành và thanh lý hợp đồng, phải có mã XDCB (Mã đầu 7 mới có cở sở nhập dự toán) để rút vốn thanh toán qua Kho bạc trong cấp phát vốn đầu tư phát triển thì phương pháp cấp phát vốn đầu tư phát triển gồm: cấp phát tạm ứng và cấp phát khối lượng hoàn thành.
Bước 4: Quyết toán vốn đầu tư phát triển.
Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí thực hiện đúng với thiết kế, dự toán chi tiết được duyệt, đảm bảo đúng định mức, đơn giá, khối lượng thực tế đã thực hiện theo hợp đồng kinh tế được ký kết giữa chủ đầu tư và đơn vị được chỉ định thầu hoặc trúng thầu tư vấn, cung cấp thiết bị, thi công xây lắp phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành. Báo cáo quyết toán vốn đầu tư phải xác định đầy đủ, chính xác tổng chi phí đầu tư đã thực hiện; phân định rõ nguồn vốn đầu tư; chi phí đầu tư được phép không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư dự án; giá trị tài sản cố định hình thành qua đầu tư dự án; đồng thời phải bảo đảm đúng nội dung, thời gian lập, thẩm tra và phê duyệt theo quy định.
Các dự án đầu tư sử dụng vốn NSNN đều phải thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình ngay sau khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào khai thác, sử dụng.
* Kiểm soát chi thường xuyên: Chi thường xuyên là một bộ phận của chi NSNN, nó phản ảnh quá trình phân phối và sử dụng quỹ NSNN để thực
28
hiện các nhiệm vụ thường xuyên về quản lý KT-XH của Nhà nước. Chi thường xuyên của NSNN bao gồm các khoản chi cho các lĩnh vực: sự nghiệp kinh tế; sự nghiệp giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội; chi bộ máy QLNN; chi an ninh quốc phòng… Cùng với quá trình phát triển KT-XH, các nhiệm vụ thường xuyên của nhà nước ngày càng tăng lên làm phong phú thêm nội dung chi thường xuyên của ngân sách. Chi thường xuyên có các đặc điểm cơ bản, đó là: đây là những khoản chi có tính chất liên tục; là những khoản chi mang tính chất tiêu dùng; phạm vi, mức độ chi thường xuyên phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của bộ máy nhà nước và quy mô cung ứng các dịch vụ công của Nhà nước.... Kiểm soát chi thường xuyên của NSNN đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc quản lý theo dự toán: lập dự toán là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất của toàn bộ chu trình ngân sách, nó quyết định chất lượng phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính. Lập dự toán là căn cứ quan trọng cho việc quản lý và kiểm soát chi thường xuyên. Hay nói các khác quản lý theo dự toán đối với chi thường xuyên là cơ sở để đảm bảo cân đối NSNN, tạo điều kiện chấp hành NSNN, hạn chế tính tùy tiện của các đơn vị sử dụng NSNN. Do đó vấn đề là cần phải nâng cao chất lượng lập và xét duyệt dự toán trên cơ sở bố trí NSNN sát đúng với nhiệm vụ của từng đối tượng và các loại hình hoạt động. Dự toán chi sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt có giá trị như chỉ tiêu pháp lệnh. Các ngành, các cấp, các đơn vị phải có trách nhiệm chấp hành dự toán chi thường xuyên được duyệt trong quá trình hoạt động của mình, phải phân bổ và sử dụng cho các khoản, các mục chi theo đúng mục lục ngân sách quy định.
- Nguyên tắc hiệu quả: Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng hàng đầu trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi thường xuyên nói riêng. Đối với một nền kinh tế, nguồn lực tài chính là có giới hạn nhất định, cho nên trong quá trình phân bổ và sử dụng nguồn lực cần phải tính toán sao
29
cho đạt được những mục tiêu đề ra. Tính hiệu quả đòi hỏi các đơn vị sử dụng NSNN phải cung cấp hàng hóa và dịch vụ công cho xã hội với mức chi phí hợp lý nhất vì vậy các đơn vị phải sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm. Quán triệt nguyên tắc này đòi hỏi phải xây dựng các định mức tiêu chuẩn chi tiêu phù hợp với từng đối tượng, từng tính chất công việc và phù hợp với thực tế, hình thành các phương thức cấp phát phù hợp với đặc thù của nhóm các đơn vị thụ hưởng ngân sách. Khi đánh giá hiệu qủa cần xem xét một các toàn diện về các mặt: kinh tế, xã hội, môi trường…
- Nguyên tắc chi trả trực tiếp qua KBNN: KBNN là cơ quan được Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý quỹ NSNN, do vậy có nhiệm vụ trực tiếp thanh toán mọi khoản chi ngân sách. KBNN có nhiệm vụ kiểm soát mọi khoản chi ngân sách và có quyền từ chối đối với các khoản chi sai chế độ và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Các khoản chi ngân sách phải được thanh toán trực tiếp đến các đối tượng thụ hưởng, hạn chế tối đa thanh toán qua trung gian. Để thực hiện tốt nguyên tắc này yêu cầu các đơn vị dự toán phải mở tài khoản tại KBNN để thực hiện các giao dịch của mình, chịu sự kiểm tra của KBNN trong quá trình sử dụng kinh phí do ngân sách cấp phát, sử dụng nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, kể cả quá trình lập dự toán và quyết toán của đơn vị.
Kiểm soát công tác chi thường xuyên có đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
Thứ nhất, xây dựng hệ thống định mức chi ngân sách. Đây là công cụ rất quan trọng để cơ quan tài chính các cấp có căn cứ để lập phương án phân bổ ngân sách, kiểm tra quá trình chấp hành ngân sách và thẩm tra xét duyệt quyết toán của các đơn vị sử dụng ngân sách. Bên cạnh đó định mức chi cũng là cơ sở pháp lý để các đơn vị sử dụng ngân sách triển khai thực hiện dự toán
30
ngân sách được giao theo đúng chế độ quy định. Định mức chi bao gồm hai loại: định mức phân bổ và định mức sử dụng ngân sách.
+ Định mức phân bổ ngân sách. Đây là định mức mang tính chất tổng hợp. Lọai định mức này biểu hiện như: định mức kinh phí hành chính trên một biên chế, định mức chi tổng hợp cho một học sinh thuộc các cấp học, một giường bệnh; định mức cho sự nghiệp văn hóa thông tin, phát thanh truyền hình, thể dục thể thao tính trên một người dân… Định mức này có thể ban hành hàng năm hoặc tính cho cả một thời kỳ ổn định ngân sách có tính đến yếu tố điều chỉnh tăng hàng năm do trượt giá. Trên cơ sở tổng chi ngân sách địa phương được Chính phủ giao và định mức phân bổ ngân sách của Thủ tướng chính phủ, các địa phương xây dựng và ban hành các định mức phân bổ cho các ngành, các cấp, các đơn vị thụ hưởng ngân sách phù hợp với điều kiện KT-XH và khả năng ngân sách của địa phương mình.
+ Định mức sử dụng ngân sách: loại định mức này biểu hiện như chế độ tiền lương, phụ cấp lương, chế độ công tác phí, thanh toán cước phí điện thọai… Loại định mức này khá đa dạng do chi thường xuyên bảo gồm nhiều lĩnh vực khác nhau. Theo quy định hiện hành phần lớn các định mức này do Bộ Tài chính và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phối hợp với Bộ Tài chính ban hành. Đối với địa phương thì HĐND tỉnh được ban hành một số định mức, chế độ chi tiêu phù hợp với đặc thù địa phương. Đây là cơ sở pháp lý để các đơn vị sử dụng ngân sách chấp hành khi chi tiêu ngân sách được cấp và cũng là cơ sở để KBNN thực hiện kiểm soát chi. Do tầm quan trọng của định mức đối với công tác quản lý chi thường xuyên nên khi xây dựng định mức cần chú ý các yêu cầu sau:
Định mức chi phải được xây dựng một cách khoa học, không mang tính áp đặt chủ quan từ cấp trên, từ trung ương xuống, phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng đơn vị, với từng nội dung chi.
31
Định mức chi phải mang tính thực tiễn cao, phản ảnh được mức độ phù hợp của các định mức chi với nhu cầu kinh phí cho hoạt động. Phải tổ chức theo dõi và đánh giá tình hình hình thực hiện định mức, từ đó điểu chỉnh kịp thời cho phù hợp với biến động của thực tiễn.
Định mức phải mang tính ổn định nhằm đảm bảo ổn định chi thường xuyên trong cân đối ngân sách cũng như thực hiện hiện chính sách khoán chi hành chính, giao quyền tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp có thu.
Thứ hai, lập dự toán chi thường xuyên. Khi lập dự toán chi thường xuyên phải dựa trên các căn cứ sau:
- Các chỉ tiêu phát triển KT-XH, đảm bảo an ninh quốc phòng… liên quan đến chi thường xuyên;
- Chính sách của Nhà nước về hoạt động của bộ máy QLNN, các hoạt động sự nghiệp, ANQP và các hoạt động khác trong từng giai đoạn nhất định. - Các chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định; định mức phân bổ dự toán ngân sách do Thủ tướng chính phủ, HĐND Tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương ban hành theo phân cấp.
- Chỉ thị của Thủ tướng chính phủ về xây dựng kế hoạch phát triển KT - XH và dự toán NSNN; thông tư hướng dẫn lập dự toán ngân sách của Bõ Tài chính và văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản các cấp.
- Số kiểm tra về dự toán ngân sách được cơ quan có thẩm quyền thông báo, tình hình thực hiện dự toán năm báo cáo và các năm liên kề.
Thứ ba, chấp hành dự toán chi thường xuyên. Đây là nội dung rất quan trọng trong chi ngân sách, là khâu thứ hai trong chu trình quản lý ngân sách. Mục tiêu chính của việc tổ chức chấp hành dự toán chi thường xuyên là đảm bảo phân phối, cấp phát và sử dụng kinh phí được phân bổ một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. Muốn vậy trong quá trình tổ chức chấp hành dự toán chi thường xuyên cần chú trọng các yêu cầu sau: phân phối nguồn vốn một
32
cách hợp lý, có trọng tâm, trọng điểm trên cở sở dự toán chi đã xác định; đảm bảo cấp phát vốn kịp thời, đúng nguyên tắc; tuân thủ đúng nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả trong sử dụng vốn NSNN. Trong khâu này cần tăng cường công tác kiểm tra giám sát của cơ quan tài chính các cấp, công tác kiểm soát chi của KBNN và hơn hết là nâng cao ý thức chấp hành dự toán, sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nguồn kinh phí được cấp của các đơn vị sử dụng ngân sách.
Thứ tư, quyết toán chi thường xuyên. Đây là khâu kết thúc của chu trình quản lý các khoản chi thường xuyên của ngân sách. Quyết toán chi thường xuyên cũng được lập từ cơ sở và tổng hợp từ dưới lên theo hệ thống các cấp dự toán và các cấp ngân sách. Quá trình quyết toán chi thường xuyên phải chú ý các nội dung sau:
- Phải lập đầy đủ các loại báo cáo quyết toán và gởi kịp thời các loại báo cáo đó cho các cơ quan có thẩm quyền thẩm định, xét duyệt hoặc phê chuẩn theo quy định của luật NSNN.
- Số liệu trong báo cáo quyết toán phải đảm bảo chính xác, trung thực,theo đúng mục lục ngân sách quy định.
- Báo cáo quyết toán năm của các đơn vị dự toán và của ngân sách các cấp phải được KBNN đồng cấp xác nhận về tổng số và chi tiết trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt.
33
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Kiểm soát nội bộ được đặc biệt quan tâm đến kể từ năm 70 của thế kỷ XX sau hàng loạt các vấn đề về tài chính và chính trị xảy ra ở Hoa Kỳ. Báo cáo COSO ra đời tạo nền tảng lý luận cơ bản về KSNB. Trên cơ sở đó, tổ chức INTOSAI đã trình bày vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực công. Tương tự báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của hệ thống KSNB bao gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống chúng tác động qua lại lẫn nhau. Một hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức. KSNB nhằm đạt các mục tiêu: hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ các luật lệ và quy định.
Tác giả trình bày tổng quan về kiểm soát nội bộ đối với chi ngân sách nhà nước của cơ quan tài chính cấp huyện để làm cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chi ngân sách của cơ quan tài chính cấp huyện. Trên cơ sở lý luận chung về hệ thống KSNB tác giả sẽ dựa vào cơ sở lý luận này để nhận định, đánh giá thực trạng tại chương 2 và đưa ra những định hướng, kiến nghị, giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB chi NSNN hướng tới quản lý rủi ro tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Phù Mỹ trong thời gian tới.
34
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI PHÒNG
TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH HUYỆN PHÙ MỸ