7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.2.3. Quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập
Các đơn vị SNCL hoạt động theo nhiệm vụ chính trị nhà nước phân công, không vì mục tiêu lợi nhuận nên việc quản lý tài chính hiệu quả là vô cùng quan trọng. "Cơ chế quản lý tài chính là sự kết hợp giữa cơ chế quản lý chung của nhà nước với cơ chế riêng phù hợp với từng loại hình đơn vị SNCL, từng hoạt động gắn liền với sự tồn tại, phát triển của mỗi đơn vị SNCL như: cơ chế tạo lập nguồn kinh phí, cơ chế phân phối và sử dụng nguồn kinh phí, cơ chế giám sát, kiểm tra." [9]. Mỗi cơ chế tài chính đối với các đơn vị SNCL khác nhau sẽ cần tạo lập và cung cấp một HTTTKT khác nhau. Với mục tiêu của các đơn vị SNCL là phục vụ lợi ích chung của nhà nước. Các đơn vị SNCL tự chủ hoàn toàn kinh phí hay một phần kinh phí, các đơn vị thụ hưởng hoàn toàn kinh phí từ NSNN đều sử dụng các công cụ quản lý như: Các quy định, cơ chế tài chính, hệ thống các tiêu chuẩn, … một cách linh hoạt trong từng giai đoạn công việc của quản lý tài chính. Quy trình quản lý tài chính trong các đơn vị SNCL bao gồm các giai đoạn: Lập và giao dự toán; Thực hiện dự toán và quyết toán dự toán.
Theo tác giả, khi các đơn vị SNCL sử dụng NSNN, HTTTKT được cung cấp từ khâu lập và giao dự toán, thực hiện dự toán và quyết toán dự toán. Do đặc điểm phân cấp quản lý ngân sách nên trình tự các giai đoạn này được thực hiện theo một chu trình gắn với các cấp dự toán. Trong mô hình kế toán nhà nước, kế toán quỹ bao gồm các quỹ thuộc NSNN, các quỹ ngoài NSNN. Cơ chế quản lý của mỗi quỹ khác nhau do đặc điểm hoạt động khác nhau và nguồn kinh phí khác nhau. Đối với đơn vị quản lý quỹ ngoài ngân sách, cơ chế quản lý tài chính đặc thù do chính phủ quy
định. Điểm khác biệt giữa cơ chế quản lý tài chính quỹ NSNN với quỹ ngoài ngân sách là toàn bộ chi phí quản lý bộ máy quỹ ngoài ngân sách phải tự trang trải, không lấy từ NSNN nhưng thực hiện quản lý quỹ theo quy định của nhà nước. Do vậy, đối với mỗi đơn vị SNCL quản lý các loại quỹ khác nhau có một cơ chế quản lý khác nhau dẫn đến thông tin kế toán cung cấp cần cho các đối tượng và chủ thể quản lý khác nhau. Việc xây dựng một HTTTKT cho mỗi loại hình quỹ là điều cần thiết để quản lý quỹ hiệu quả hơn.
Hiện nay, cơ chế quản lý tài chính trong các đơn vị SNCL có xu hướng thực hiện theo cơ chế tự chủ hoàn toàn kinh phí. Các đơn vị SNCL cung cấp dịch vụ sẽ tính đủ các chi phí theo cơ chế thị trường. Tuy nhiên, không phải tất cả đơn vị SNCL trong mọi lĩnh vực đều phải thực hiện ngay theo nghị định này. Trong khi chưa ban hành hoặc sửa đổi Nghị định quy định cơ chế tự chủ của đơn vị SNCL trong từng lĩnh vực cụ thể, các đơn vị SNCL theo từng lĩnh vực được tiếp tục thực hiện cơ chế tự chủ cũ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị SNCL. Do vậy, tất cả các đơn vị SNCL trong tương lai gần phải xác định thực hiện tự chủ dần về kinh phí, thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao và xác định các chi phí dịch vụ cung cấp tiến gần tới giá thị trường, chi phí cần tính đủ các chi phí quản lý, chi phí lương, khấu hao TSCĐ,… hạch toán tương tự như các doanh nghiệp. Do đó, HTTTKT cung cấp phải được hoàn thiện để đáp ứng được sự thay đổi này. Mỗi đối tượng khác nhau cần một lượng thông tin khác nhau. Ngoài ra, nhu cầu thông tin hiện nay không chỉ bó hẹp ở những vấn đề nhỏ lẻ mà tiến tới cần phải cung cấp tất cả các thông tin tổng thể minh bạch, rõ ràng tạo cho người cần thông tin đưa ra quyết định phù hợp nhất. Ngoài thông tin về tài chính, họ cần biết cả thông tin về quản lý, quy trình thực hiện, quyền lợi cũng như nghĩa vụ khi họ tham gia. Một HTTTKT hữu hiệu không nằm riêng lẻ mà phải gắn với một HTTT quản lý tổng thể. Mỗi cơ chế quản lý tài chính khác nhau cần được cung cấp thông tin ở mức độ khác nhau. Do vậy, mỗi đơn vị khi thay đổi cơ chế quản lý tài chính phải thay đổi HTTT (trong đó có HTTTKT) nhằm cung cấp thông tin phù hợp cho các nhà quản lý trong từng cơ chế quản lý.
2.1.4. Hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập
HTTTKT phản ánh đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của từng đơn vị SNCL. Theo nghiên cứu của tác giả, HTTTKT áp dụng trong đơn vị SNCL bao gồm 3 loại sau:
Thứ nhất, đối với đơn vị SNCL hoạt động theo nhiệm vụ nhà nước giao cụ thể cho từng ngành, nghề đơn lẻ, không liên quan đến một đơn vị SNCL nào khác như trường học, bệnh viện thì HTTTKT chỉ trong phạm vi một đơn vị. Quá trình nhập dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu và kiết xuất thông tin đầu ra được vận hành như hình 1.1 ở trên. Nhìn chung, HTTTKT của các đơn vị SNCL này thường cung cấp thông tin về quá trình nhận kinh phí, chi tiêu kinh phí và quyết toán kinh phí NSNN. Thông tin "đầu vào" tại các đơn vị này là tập hợp các chi phí phục vụ cho mục tiêu hoạt động của đơn vị. Xử lý thông tin thu thập được thông qua các quy chế chi tiêu nội bộ ở từng đơn vị. Thông tin "đầu ra" là các báo cáo phản ánh toàn bộ quá trình nhận kinh phí, chi tiêu kinh phí và quyết toán kinh phí; quá trình vận động của tài sản trong đơn vị. Tính hiệu quả của hoạt động thể hiện ở chỗ đơn vị hoàn thành được nhiệm vụ nhà nước giao, kinh phí NSNN đã sử dụng đúng cho nhiệm vụ của đơn vị. Đối tượng sử dụng thông tin trong các đơn vị này là các nhà quản lý và đơn vị cấp trên. Căn cứ vào thông tin trên các báo cáo, nhà quản lý nắm được thông tin cần thiết và đưa ra được quyết định phù hợp. Đơn vị cấp trên căn cứ vào thông tin "đầu ra" để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị và tình hình sử dụng kinh phí NSNN.
Thứ hai, đối với các đơn vị SNCL được nhà nước giao nhiệm vụ có một mục tiêu chung, có sự tương tác lẫn nhau để thực hiện nhiệm vụ thì HTTTKT không đơn giản là đường thẳng như hình 1.1. Để thực hiện được mục tiêu chung, các đơn vị SNCL này phải kết hợp với nhau chặt chẽ. HTTTKT không chỉ phản ánh riêng lẻ tại một đơn vị SNCL mà phải thể hiện được mối quan hệ giữa các chủ thể. Nếu mỗi đơn vị SNCL có một HTTTKT riêng lẻ thì không phản ánh rõ được bản chất hoạt động liên quan đến các đơn vị khác. Lúc này, HTTTKT phải phân chia thành nhiều phân hệ khác nhau. Mỗi phân hệ phản ánh được sự tương quan giữa các cấp dự
toán. Ví dụ như đơn vị thực hiện cấp phát kinh phí cho nhà nước. Hoạt động của đơn vị loại này không đơn lẻ mà liên quan đến nhiều đơn vị hành chính và SNCL khác như: Bộ Tài chính, Kho bạc nhà nước các cấp, cơ quan tài chính cấp tỉnh, huyện và một số đơn vị sử dụng ngân sách. HTTTKT trong loại hình đơn vị này phải có các phân hệ phản ánh được sự tương quan giữa các đơn vị có liên quan. Trong từng đơn vị phải có các phân hệ phản ánh mối quan hệ giữa các cấp dự toán I, II, III. Các thông tin do HTTTKT cung cấp luôn đan xen nhau, tổng hợp số liệu đầu ra ở các đơn vị cấp dưới là số liệu đầu vào của đơn vị cấp trên. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh không chỉ trong một đơn vị mà đồng thời xảy ra tại hai hoặc nhiều đơn vị. Do đó, thông tin "đầu ra" của một đơn vị cùng lúc có liên quan đến thông tin "đầu vào" của nhiều đơn vị khác. Ngoài ra, các đơn vị này lại có sự vận động theo cơ chế vận hành giữa cấp trên và cấp dưới. Điều này đòi hỏi HTTTKT phải phản ánh rõ được mối quan hệ giữa các cấp quản lý, giữa đơn vị cấp phát kinh phí với đơn vị nhận kinh phí. Đồng thời, HTTTKT phải phản ánh được toàn bộ hoạt động thu, chi của NSNN. Trong trường hợp này, HTTTKT cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng cùng lúc: cơ quan quản lý, cơ quan tài chính, đối tượng nhận NSNN, … Do vậy, HTTTKT không chỉ phản ánh trong một đơn vị duy nhất mà đòi hỏi phải xây dựng riêng theo mục tiêu của hoạt động của nhà nước. Trong đó, hoạt động của tất cả các đơn vị có liên quan đều có sự ảnh hưởng lẫn nhau. HTTTKT phải phản ánh được toàn diện các mối quan hệ phức tạp, đan xen đó.
Thứ ba, đối với các đơn vị SNCL đặc thù được nhà nước giao nhiệm vụ có liên quan đến nhiều bên tham gia nhưng kinh phí hoạt động không lấy từ ngân sách (như các quỹ phi ngân sách). Mỗi bên có một nhiệm vụ riêng nhưng để hoàn thành mục tiêu chung cần có sự liên kết chặt chẽ. HTTTKT phải đảm bảo sự liên kết giữa các đơn vị SNCL. Thông tin đầu ra của một đơn vị SNCL lại là thông tin đầu vào của một đơn vị SNCL khác. Do đó, sự tác động ảnh hưởng giữa các bên liên quan là không thể tránh khỏi.