7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.3.Thực trạng về dữ liệu
Qua khảo sát, tác giả đánh giá thực trạng dữ liệu thu BHYT, quyết toán chi BHYT tại BHXH thành phố Quy Nhơn như sau:
* Về chứng từ:
Dữ liệu nhập vào phần mềm kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn là các chứng từ ban đầu của quá trình thu BHYT và chi BHYT như: Danh sách nộp BHYT, chứng từ KCB của các đối tượng hưởng BHYT,... Chứng từ kế toán đặc thù của ngành bảo hiểm ban hành theo Thông tư 102/2018/TT-BTC về việc hướng dẫn kế toán BHXH được Bộ Tài chính ban hành ngày 14/11/2018, có hiệu lực từ ngày 1/1/2019 [19]. Ngoài các chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT- BTC [14], Thông tư 102/2018/TT-BTC còn hướng dẫn bổ sung 30 chứng từ kế toán cho cơ quan BHXH. (Như các chứng từ kế toán đặc thù từ C61-HD đến C90-HD). Sau khi kiểm tra các chứng từ, nếu sai phải điều chỉnh mới làm căn cứ ghi sổ. Dữ liệu ban đầu thu, chi BHYT không do bộ phận kế toán thực hiện mà do bộ phận thu, ban chi BHYT tại BHXH thực hiện. Do vậy, kế toán rất bị động trong việc kiểm soát số thu đủ, chi đúng BHYT, lệ thuộc hoàn toàn vào bộ phận khác.
* Về tài khoản kế toán:
Qua khảo sát tại đơn vị: kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 573 phản ánh thu BHYT
- TK 575 phản ánh thu trước BHYT cho năm sau
- TK 579 phản ánh tạm thu các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng bảo hiểm. - TK353 phản ánh về thanh toán thu các loại bảo hiểm giữa BHXH tỉnh với BHXH thành phố.
Ngoài ra, kế toán sử dụng TK 476 để phản ánh quỹ dự phòng KCB BHYT.
* Về phân phối quỹ:
Kế toán không phản ánh phần tạm phân phối quỹ mà có bộ phận riêng (Bộ phận thu) theo dõi nội dung này.
* Về thanh toán KCB:
Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 673 để phản ánh chi BHYT (chi tiết cho năm trước, năm nay). - TK 675 phản ánh chi trước BHYT cho năm sau.
Thanh toán chi BHYT được phản ánh qua TK: thanh toán về chi các loại bảo hiểm giữa BHXH tỉnh với BHXH thành phố.
* Về sổ kế toán:
Đơn vị sử dụng các sổ chi tiết về BHYT như: Sổ theo dõi chi KCB BHYT tại cơ quan BHXH; Sổ theo dõi chi phí KCB BHYT tại TTYT thành phố Quy Nhơn và các phòng khám trực thuộc TTYT thành phố; Sổ tổng hợp chi KCB BHYT.
* Về báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính đơn vị lập gồm: Bảng cân đối tài khoản; Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN; Báo cáo tăng giảm TSCĐ; Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN; Báo cáo số phải thu BHXH, BHYT, BHTN và lãi phạt do chậm đóng; Báo cáo số thu, chi trước BHYT cho năm sau; Báo cáo tổng hợp số dư tài khoản; Thuyết minh báo cáo tài chính.
* Các dữ liệu kế toán được phản ánh qua phần mềm như sau:
Khi các chứng từ về BHYT do ban thu và chi chuyển sang, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm. Về kế toán chi tiết, phần mềm xử lý dữ liệu vào sổ chi tiết theo yêu cầu quản lý. Sau đó lập báo cáo tài chính. Về kế toán tổng hợp, từ chứng từ gốc kế toán nhập số liệu vào phần mềm, vào chứng từ ghi sổ, lên nhật ký sổ cái và lập bảng cân đối tài khoản. Số liệu trên báo cáo tài chính sẽ đối chiếu với bảng cân đối tài khoản. Sau đó, lập báo cáo tổng hợp. Khi có sai sót, kế toán sẽ có các bút toán điều chỉnh và khóa sổ chuyển số liệu sang kỳ sau.
Tóm lại, qua nghiên cứu, tác giả thấy cơ sở dữ liệu phản ánh thu BHYT, quyết toán chi BHYT của BHXH thành phố Quy Nhơn hiện nay tuy phần nào đã giải quyết được nhu cầu quản lý quỹ BHYT. Nhưng trong tương lai, hệ thống cơ sở dữ liệu này sẽ không đáp ứng quản lý được một khối lượng đối tượng hưởng BHYT lớn khi toàn dân thực hiện mua BHYT do:
Thứ nhất, thực tế hiện nay, cơ sở dữ liệu còn rời rạc, thông tin về đối tượng tham gia BHYT nằm rải rác trong các cơ sở dữ liệu này. Do sự phân mảnh về dữ liệu trong cùng cấp và giới hạn về hạ tầng mạng nên việc tập hợp dữ liệu lại để tạo tính liên thông toàn ngành chưa thực hiện được, tính nhất quán của dữ liệu cũng hạn chế. Phần lớn kế toán không nắm được đầy đủ số lượng người đóng BHYT tại các đơn vị sử dụng lao động thuộc địa bàn quản lý; không nắm được đầy đủ số sinh viên, học sinh đóng BHYT tại các trường học trên địa bàn. Chủ yếu kế toán dựa vào báo cáo số lượng lao động, số sinh viên, học sinh do đơn vị sử dụng lao động, các trường học gửi lên cho cán bộ thu BHXH. Việc kiểm tra số lượng người nộp thường xuyên chủ yếu qua báo cáo còn kiểm tra trực tiếp chưa được thực hiện. Cách nắm được tình trạng từng đơn vị là cán bộ thu BHYT thuộc lòng số lượng lao động, sinh viên, học sinh và tình hình tăng giảm. Hàng kỳ, bộ phận thu chuyển số liệu thu BHYT cho bộ phận kế toán nhập vào phần mềm VSA. Tuy nhiên, số liệu thường xuyên xảy ra sự sai lệch. Phần thu BHYT tự nguyện do các đại lý thu BHYT thực hiện. Phương thức thực hiện thu BHYT hiện nay là qua bưu điện. Phương thức này đỡ tốn thời gian cho đơn vị sử dụng lao động và các trường học.
Thứ hai, việc quản lý thông tin lấy đối tượng tham gia BHYT làm trung tâm chưa thực hiện được. Khi đối tượng chuyển dịch từ giữa các huyện trong tỉnh hoặc từ tỉnh này qua tỉnh khác thì hệ thống không tự động dịch chuyển hoặc cung cấp thông tin kịp thời về đối tượng. Tính liên thông của thông tin còn bị ảnh hưởng bởi sự thiếu hụt một bộ mã ngành dùng chung thống nhất trong toàn hệ thống. Để đảm bảo tính nhất quán thì bộ mã này cần được chia sẻ dùng chung giữa tất cả các ứng dụng trong hệ thống BHYT.
Thứ ba, BHXH còn thiếu cơ sở dữ liệu tổng hợp để phục vụ công tác báo cáo thống kê
Thứ tư, BHXH thành phố Quy Nhơn không thể theo dõi được khối lượng đối tượng BHYT quá lớn trên địa bàn thành phố nên việc quản lý đối tượng được phân chia theo loại đối tượng, loại đại lý. Cách quản lý này nếu đối tượng thay đổi hình thức tham gia sẽ rất khó theo dõi, dẫn đến nhầm lẫn khi nhập số liệu. Hiện nay, chưa theo dõi được quá trình đóng và hưởng BHYT của từng đối tượng. Căn cứ duy nhất để giải quyết quyền lợi là thẻ BHYT, đây là chứng từ có thể làm giả, dễ thất lạc. Do đó, cơ quan BHXH không kiểm soát được các gian lận. Mặt khác, thẻ BHYT được sử dụng không đúng đối tượng hưởng xảy ra nhiều lần do không kiểm soát được.
Về phía TTYT thành phố Quy Nhơn, do chưa có hồ sơ bệnh án điện tử, chưa có mã định danh cho từng đối tượng nên cũng chưa có khả năng trao đổi thông tin với các bệnh viện hay các phòng khám tư nhân trên địa bàn nhằm giảm thiểu các gian lận KCB nhiều lần trong một thời gian để trục lợi quỹ BHYT.
Thứ năm, việc đối chiếu chứng từ giữa BHXH với đơn vị nộp BHYT còn tình trạng sai lệch, các sai sót còn tiếp diễn do chứng từ thu từ kế toán không được chuyển kịp thời cho bên thu, danh mục đơn vị, đại lý thu không nhất quán giữa bên thu và bên kế toán. Theo kết quả khảo sát, BHXH phải thường xuyên in lại thẻ BHYT cho đối tượng do tình trạng đánh mất hoặc ghi sai thông tin cá nhân. Phần lớn ý kiến cho rằng chứng từ mà cơ sở KCB gửi lên, BHXH không thể kiểm soát hết được độ tin cậy của số liệu.