7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3.3. Dữ liệu kế toán
Dữ liệu kế toán bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý thông tin kế toán trong hệ thống, trợ giúp cho việc ra quyết định của các nhà quản lý và điều hành.
Nói đến dữ liệu kế toán thông thường là nói đến chất lượng của nó. Tuy nhiên, theo truyền thống, chất lượng dữ liệu thường được mô tả dưới góc độ chính xác. Ngày nay, qua lý luận và thực hành, các nhà nghiên cứu đã chỉ ra chất lượng dữ liệu ngoài tính chính xác còn được xác định bao gồm nhiều yếu tố khác nữa. Tuy nhiên, không có một khái niệm chuẩn nào về chất lượng dữ liệu được chấp nhận. Định nghĩa chung về chất lượng dữ liệu như sau: "Dữ liệu phải phù hợp cho người sử dụng”. Thông thường, chất lượng dữ liệu được thể hiện thông qua các yếu tố sau: Độ chính xác; Tính kịp thời; Tính đầy đủ; Tính nhất quán.
Trong các giai đoạn khác nhau, các nhà nghiên cứu xác định chất lượng dữ liệu từ các khía cạnh khác nhau. Tác giả cho rằng, dữ liệu được cho là có chất lượng
khi các dữ liệu đó đáp ứng được bối cảnh và phù hợp với người sử dụng dữ liệu. Tuy nhiên, dữ liệu đầu vào phải đảm bảo cung cấp có tính nhất quán và phù hợp với mỗi nhu cầu cần thông tin khác nhau.
Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của từng đơn vị, cấp dự toán của đơn vị mà dữ liệu đầu vào khác nhau. Tại đơn vị dự toán cấp 3, dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc ban đầu. Hiện nay, khi khoa học công nghệ phát triển, các đơn vị đã sử dụng chứng từ điện tử để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, các chứng từ này vẫn phải đảm bảo các yếu tố bắt buộc.
Các chứng từ luôn được luân chuyển khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong HTTTKT phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu tổ chức HTTT và yêu cầu quản lí đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ. Khi áp dụng CNTT, dữ liệu đầu vào trong HTTTKT được thể hiện bằng các chứng từ điện tử. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành phải được thể hiện qua một chứng từ điện tử. Do vậy, việc mã hóa các đối tượng kế toán là cần thiết. Mỗi đối tượng kế toán sẽ được mã hóa để đảm bảo quy trình xử lý dữ liệu được chính xác. Mã hóa đối tượng kế toán là một biểu diễn theo quy ước cho một thuộc tính của một thực thể hay một tập thực thể để xác lập một tập hợp những hàm thức nhằm xác định đối tượng là duy nhất. Một đối tượng được gắn cho một hay một dãy các ký tự. Một HTTTKT thường sử dụng kết hợp ba phương pháp mã hóa: mã phân cấp, mã liên tiếp và mã cách khoảng. Việc xây dựng bộ mã phải đảm bảo các tính chất: Duy nhất (mỗi đối tượng kế toán chỉ có một mã duy nhất để nhận dạng) và tồn tại lâu dài. Việc mã hóa đối tượng giúp cho quá trình xử lý dữ liệu nhận dạng đối tượng kế toán không nhầm lẫn, dễ dàng tập hợp dữ liệu theo nhóm đối tượng kế toán có cùng thuộc tính. Vấn đề mã hóa được xem là rất quan trọng khi triển khai HTTTKT có sự hỗ trợ của máy tính.
Còn tại đơn vị dự toán cấp 1 và cấp 2 dữ liệu đầu vào của HTTTKT bao gồm 2 phần:
tổng hợp dữ liệu của cấp dưới gửi lên. Đó là các sổ kế toán và các báo cáo kế toán. Sổ kế toán được biểu hiện qua hệ thống tài khoản kế toán và cách ghi chép trên các tài khoản đó. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại hình đơn vị mà kế toán phải xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán khác nhau. Nhìn chung, các đơn vị SNCL sử dụng hệ thống tài khoản kế toán đơn vị SNCL. Ngoài ra, để phản ánh rõ bản chất hoạt động, một số đơn vị đặc thù còn sử dụng hệ thống tài khoản đặc thù của ngành. Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm tài khoản kế toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết. Tài khoản kế toán tổng hợp phải theo danh mục tài khoản quy định trong từng hệ thống tài khoản. Tài khoản kế toán chi tiết ngoài những tài khoản đã phản ánh trong hệ thống tài khoản, tùy đặc điểm của từng đơn vị có thể tự xây dựng tài khoản chi tiết thêm cho phù hợp với đơn vị đó.
Hai là, hệ thống sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng. Các đơn vị SNCL có thể áp dụng hình thức kế toán thủ công hoặc các chương trình kế toán trên máy vi tính. Khi áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính, các đơn vị SNCL phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động cả đơn vị, quy mô hoạt động để lập trình phần mềm của đơn vị. Máy vi tính là một yếu tố không thể thiếu trong việc cung cấp thông tin kế toán cho các nhà quản lý. Ngày nay, khi xã hội ngày càng phát triển, mọi thông tin kế toán đều cần cung cấp kịp thời cho những người cần thông tin. Ngoài ra, người cần thông tin còn đòi hỏi một HTTTKT không đơn lẻ mà có mối quan hệ với các HTTT khác và liên kết nối mạng toàn quốc. Bên cạnh đó, nhờ có tính liên kết mạng toàn quốc, hệ thống máy tính giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ chi phí phát sinh trong đơn vị một cách đồng bộ và kịp thời.
Nếu thực hiện kế toán trên máy vi tính, đơn vị có thể sử dụng các phần mềm kế toán khác nhau phù hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Trình tự nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán được phản ánh theo hình 1.3 sau:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hình 1.3: Trình tự nhập số liệu vào phần mềm kế toán
(Nguồn: Theo nghiên cứu của tác giả)
Theo hình 1.3, dữ liệu được kiết suất trong HTTTKT là các báo cáo. Báo cáo kế toán là báo cáo kết quả hoạt động tài chính cuối cùng của đơn vị SNCL. Hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị SNCL được phản ánh với mục đích tổng hợp và trình bày tổng quát tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí và sử dụng kinh phí, tổng hợp tình hình thu, chi và kết quả của từng loại hoạt động sự nghiệp. Hệ thống báo cáo kế toán là sản phẩm “đầu ra” của kế toán trong HTTTKT. Hệ thống báo cáo kế toán giữ vai trò quan trọng đối với việc ra quyết định của người cần thông tin. Khi ứng dụng CNTT, vì máy tính có tốc độ xử lý thông tin rất cao nên để lập báo cáo kế toán, hình thức kế toán máy không yêu cầu bất kỳ một sổ kế toán trung gian nào, nó có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ tệp chứa chứng từ gốc đã lưu trữ trong máy. Các sổ và báo cáo kế toán nếu cần đều được in ra từ máy với tư cách là sản phẩm đầu ra của HTTTKT. Sổ kế toán trong trường hợp này không phải là cơ sở để lập báo cáo kế toán vì cả sổ và báo cáo là ngang hàng đều được lập từ một nguồn dữ liệu chung là chứng từ máy.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Sổ tổng hợp, sổ chi tiết về thu,
chi BHYT,... SỔ KẾ TOÁN CÁC BÁO CÁO KẾ TOÁN Chứng từ thu, chi đặc thù ngành Bảng tổng hợp chứng từ thu, chi