7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3.2. Phương tiện kỹ thuật, công nghệ thông tin
Một yếu tố quan trọng góp phần cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đa dạng là các trang thiết bị kỹ thuật. Với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, người làm công tác kế toán ban đầu phải thực hiện việc ghi chép hoàn toàn theo phương pháp thủ công, sau đó sử dụng máy tính tay nhằm hỗ trợ cho việc tính toán. Ngày nay, các nhân viên kế toán đã sử dụng máy vi tính và lập trình các phần hành kế toán để cung cấp thông tin. Do vậy, hệ thống các máy vi tính trong đơn vị trở thành phương tiện quan trọng kết nối toàn bộ HTTT trong đơn vị trong đó có HTTTKT.
Trong HTTTKT, bao gồm cả phần cứng và phần mềm:
Thứ nhất, Phần cứng của hệ thống máy vi tính bao gồm các máy vi tính. Máy vi tính thông thường bao gồm 3 phần: Thiết bị xử lý trung tâm (CPU-Central Processing Unit), bộ nhớ trong (OM-Operative Memory) và hệ thống ngoại vi (I/O System); trong đó: CPU và OM là quan trọng nhất.
Trong HTTTKT, phần cứng là nhân tố sẵn có, đóng vai trò là công cụ hỗ trợ cho nhân viên kế toán thực hiện nhập dữ liệu. Nó có ảnh hưởng nhất định đến HTTTKT. Nếu không có phần cứng thì không thể xây dựng một HTTTKT. Phần cứng là điều kiện cần để có thể cung cấp thông tin kế toán. Phần cứng sử dụng để cung cấp thông tin từ HTTTKT có thể chỉ gồm một hay một số máy tính, cũng có thể có nhiều máy tính được kết nối với nhau để thành một mạng máy tính nhằm chia sẻ các dữ liệu, trên cơ sở đó, nguồn thông tin được nhiều người sử dụng. Căn cứ vào quy mô hoạt động của đơn vị, phạm vi cung cấp thông tin kế toán rộng hay hẹp, đơn vị quyết định số lượng máy tính sử dụng. Đối với đơn vị quy mô nhỏ, công việc kế toán ít thì phần cứng chỉ cần cấu hình nhỏ, tốc độ xử lý trung bình. Đối với những đơn vị quy mô lớn, nhu cầu tổng hợp thông tin kế toán từ các đơn vị cấp dưới nhiều đòi hỏi phần cứng phải có cấu hình lớn, tốc độ xử lý cao mới có thể cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời.
Sự liên kết giữa nhiều máy tính hình thành mạng. Internet là mạng của các mạng máy tính. Nhờ mạng internet, người dùng có thể truy nhập thông tin trên máy
chủ. Hoặc máy chủ có thể điều hành các máy trạm nhanh hơn. Nhờ có internet, thông tin kế toán được cung cấp nhanh hơn, phạm vi rộng hơn, xóa đi khoảng cách địa lý.
Tuy nhiên, thông tin kế toán cung cấp qua internet không an toàn. Đơn vị cần đặt ra vấn đề bảo mật dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin.
Thứ hai, Phần mềm: Một máy tính bao gồm một số nguồn lực cần phải quản lý. Các nguồn lực này là: bộ xử lý trung tâm CPU (Central Processing Unit), bộ nhớ trong (Memory), các thiết bị ngoại vi (I/O Devices), thiết bị nhớ (Storage Device) và các máy in (Printers). Những nguồn lực này là khá đắt và việc sử dụng chúng không dễ, do đó cần phải quản lý chúng một cách cẩn trọng. Cần phải có những chương trình trợ giúp người sử dụng quản lý, điều hòa hoạt động của các thiết bị này mọi cách có hiệu lực và hiệu quả. Tập hợp những chương trình này gọi là phần mềm hệ thống. Phần mềm hệ thống hoạt động như là một bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thực hiện. Phần mềm bao gồm phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng, cụ thể:
- Phần mềm hệ thống là các chương trình được xây dựng để chạy trên các kiểu máy tính cụ thể. Các phần mềm hệ thống thường được lấy từ các nhà sản xuất máy tính hoặc từ các nhà cung cấp phần mềm độc lập. Phần mềm hệ thống bao gồm các hệ điều hành, phần mềm tiện ích, phần mềm phát triển và phần mềm quản trị mạng máy tính và truyền thông.
- Phần mềm ứng dụng là phần mềm có các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Có bao nhiêu nhiệm vụ thì sẽ có bấy nhiêu chương trình ứng dụng. Với các máy tính cá nhân số lượng chương trình như vậy đang tăng lên gấp bội. Có thể chia ra hai loại chính: Phần mềm ứng dụng đa năng và phần mềm ứng dụng chuyênbiệt.
Dưới góc độ của HTTTKT, phần mềm là nhân tố được thiết lập và cũng được coi là công cụ để cung cấp thông tin kế toán. Phần mềm là bản mô tả lại thủ tục kế toán bằng một ngôn ngữ lập trình, giúp máy tính hiểu được thủ tục kế toán để thực hiện xử lý dữ liệu kế toán thay con người. Khi xây dựng phần mềm kế toán, các lập
trình viên phải căn cứ vào thủ tục kế toán cụ thể để có thể mô tả toàn bộ hoạt động trong từng đơn vị. Một phần mềm kế toán hiện đại phải đạt được các tiêu chí sau: Dễ dàng sử dụng, chống sao chép, tương thích với các phần mềm khác, tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi, đảm bảo tính "hiện thời" của phần mềm, có bộ nhớ đảm bảo ghi nhận thông tin. Phần mềm kế toán phù hợp với một đơn vị là phần mềm cung cấp thông tin kế toán toàn diện, mô tả được đầy đủ thủ tục kế toán, giúp cho các nhà quản lý đưa ra quyết định đúng nhất. Quy mô hoạt động, tổ chức công tác kế toán của từng đơn vị cũng ảnh hưởng đến quá trình thiết lập phần mềm kế toán. Nếu không có phần mềm kế toán, HTTTKT thực hiện theo phương pháp thủ công, việc cung cấp thông tin kế toán diễn ra chậm, không kịp thời. Phạm vi cung cấp thông tin kế toán hẹp hơn. Thông tin ghi nhận theo một chiều. Ngược lại, nếu đơn vị có phần mềm kế toán, thông tin kế toán cung cấp nhanh hơn, các nhà quản lý đưa ra các quyết định kịp thời hơn, thông tin được phản ánh theo hướng đa chiều. Ngoài ra, thông tin kế toán cung cấp nhiều hay ít cũng ảnh hưởng đến việc xây dựng các cơ sở dữ liệu trong phần mềm kế toán.