7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.4.Thực trạng về quy trình
Quy trình kế toán thực hiện tại BHXH thành phố Quy Nhơn bao gồm ba nội dung: Quy trình thu BHYT, quy trình phân phối BHYT và quy trình quyết toán chi BHYT.
* Quy trình thu BHYT:
Quỹ BHYT được hình thành từ đóng góp của người nộp BHYT (Thông qua đơn vị sử dụng lao động); từ hỗ trợ NSNN; từ hoạt động đầu tư tài chính và nguồn thu khác. Như đã trình bày ở phần phạm vi, tác giả chỉ nghiên cứu phần quỹ hình thành từ đóng góp của đối tượng hưởng BHYT và hỗ trợ từ ngân sách. Quy trình thực hiện hoạt động thu BHYT được gắn liền với thu các khoản bảo hiểm khác như BHXH, BHTN. Cụ thể, quy trình thu BHYT của các đối tượng là người lao động, của người được nhà nước hỗ trợ toàn bộ như người có công với cách mạng, hộ gia đình nghèo, ...; của đối tượng được hỗ trợ một phần chi phí KCB như học sinh, sinh viên, người nộp BHYT tự nguyện.
Khi xác định số thu BHYT, kế toán tại BHXH thành phố Quy nhơn hạch toán vào TK 573. Sau đó, tổng hợp số thu các loại bảo hiểm đã thực hiện trên địa bàn thành phố phải nộp cấp trên và hạch toán trên TK 353. Sau đó, kế toán kết chuyển toàn bộ số BHYT đã thu sang TK 473 "Quỹ khám chữa bệnh".
Qua kết quả khảo sát, thực trạng quy trình thu BHYT tại BHXH thành phố Quy Nhơn được đánh giá như sau:
Thứ nhất, việc theo dõi số nộp BHYT là công việc của hai bộ phận: Bộ phận kế hoạch tài chính là người thu, bộ phận thu là người theo dõi. Sau khi tổng hợp số thu, bộ phận thu chuyển chứng từ và báo cáo cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sau khi có số liệu nhập vào phần mềm TCKT 102. Việc chuyển số liệu từ các bộ phận cho nhau thường qua email hoặc văn bản nên thời gian thường chậm dẫn đến có những sai sót về số liệu giữa các bên.
Thứ hai, hiện nay, các công đoạn xử lý nghiệp vụ còn rời rạc, chưa được tự động hóa toàn bộ quy trình thu BHYT (xem hình 2.3).
Lập danh sách báo tăng người tham gia BHYT và nộp
cho cơ quan BHXH
Bộ phận Kế toán và Bộ phận thu đối chiếu số liệu Bộ phận thu chuyển dữ liệu và hồ sơ cho bộ phận in cấp thẻ BHYT
Bộ phận thu cơ quan BHXH tiếp nhận danh sách báo tăng từ phòng LĐTB và nhập phát sinh tăng
vào phần mềm
SMSsauđóinmẫuDanhsáchđềnghịcấpthẻBHYT
Bộ Kế toán cơ quan BHXH nhận chứng từ thu từ Ngân hàng về và thực hiện hạch toán thu theo tổng đơn vị vào phần mềm TCKT 102 và chuyển dữ liệu tiền thu cho Bộ phận thu vào phần mềm TST
Bộ phận in thẻ BHYT nhận hồ sơ và dữ liệu để in cấp thẻ BHYT và chuyển trả
thẻ về bộ phận 01 cửa của BHXH Chuyển danh sách đối tượng Đồng thời nộp tiền vào TK chuyển thu của BHXH
Bộ phận 01 của của cơ quan BHXH Trả hồ sơ và trả thẻ BHYT cho phòng LĐTB Trả thẻ BHYT cho UBND xã
Hình 2.3: Quy trình thu BHYT được NSNN hỗ trợ 100% kinh phí
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ khảo sát)
Ngân hàng nơi cơ quan BHXH mở tài khoản thu
UBND trả thẻ BHYT cho đối tượng được
cấp thẻ BHYT Phòng LĐTB XH
Nhận thẻ BHYT và hồ sơ từ cơ quan
BHXH
Phòng LĐTB XH UBND xã, phường
* Quy trình phân phối quỹ BHYT
Quy trình phân phối quỹ BHYT được thực hiện theo QĐ 1399/BHXH. Số quỹ BHYT thu được phân phối cho các cơ sở KCB là 90%, 10% còn lại dùng để trích lập quỹ BHYT dự phòng. Chủ yếu số quỹ BHYT được sử dụng cho chi phí KCB bao gồm chi KCB ban đầu và chi KCB tại các cơ sở KCB. Qua kết quả khảo sát quy trình phân phối quỹ BHYT cho thấy, quy trình phân phối quỹ BHYT hiện nay không do bộ phận kế toán thực hiện mà do bộ phận thu thực hiện. Bộ phận kế toán chỉ theo dõi số thực thu BHYT và quyết toán số thực chi BHYT. Bộ phận kế toán không thực hiện phân phối quỹ theo kế hoạch mà chỉ nắm được số chi BHYT thực tế do vậy rất bị động trong việc xem xét tổng thể số chi quỹ BHYT. Muốn so sánh số dự toán với số thực tế chi BHYT, bộ phận kế toán phải kết hợp với bộ phận thu BHYT để kiểm tra dẫn đến xử lý các tình huống thường chậm, hoặc số chi thực tế đã vượt số kế hoạch với những chi phí không hợp lý.
* Quy trình quyết toán chi BHYT:
Sau khi tập hợp chi phí KCB BHYT, kế toán tại các cơ sở KCB chuyển số liệu sang bộ phận giám định của BHXH, bộ phận giám định tiến hành kiểm tra các số liệu trên chứng từ KCB của bệnh nhân hưởng BHYT như thẻ BHYT, đơn giá thuốc, các xét nghiệm. Sau khi kiểm tra, bộ phận giám định chuyển lên bộ phận kế toán. Nếu chứng từ không hợp lý, hợp pháp sẽ chuyển lại cơ sở KCB để kiểm tra lại.
Hàng quý, cơ sở KCB gửi báo cáo danh sách người bệnh KCB nội, ngoại trú cho BHXH thành phố Quy Nhơn. Căn cứ vào C79a "Danh sách người bệnh BHYT KCB ngoại trú đề nghị quyết toán", C80a " Danh sách người bệnh BHYT KCB nội trú đề nghị quyết toán" do cơ sở KCB gửi lên, kế toán kiểm tra và lập C79b "Danh sách người bệnh BHYT KCB ngoại trú được duyệt", c80b "Danh sách người bệnh BHYT KCB nội trú được duyệt" để quyết toán với cơ sở KCB. Kế toán căn cứ vào C81 -HD “Thông báo tổng hợp kinh phí KCB và chi phí phát sinh ngoài cơ sở KCB” và C82 - HD “Biên bản thanh quyết toán chi phí KCB BHYT” do bộ phận giám định gửi lên để hạch toán phần chi BHYT. Sau đó kế toán nhập vào phần mềm
TCKT 102 chi phí KCB của cơ sở KCB theo mẫu B08a–BH.
Ứng kinh phí (80% kinh phí đề nghị quyết toán của kỳ trước.
Hình 2.4: Quy trình quyết toán chi phí KCB BHYT
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ khảo sát)