7. Kết cấu của đề tài
1.3. Tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp
1.3.1. Tổ chức quá trình thu thập thông tin
Các chứng từ kế toán ban đầu sử dụng phải thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp để có thể ghi nhận được đầy đủ thông tin nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Các doanh nghiệp đều phải sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc để phục vụ KTTC, đồng thời có thể thiết kế các chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá thông tin và lập được báo cáo KTQT chi phí, giá thành theo yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp.
Tiếp theo cần quy định việc ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh vào chứng từ. Sau đó, phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý.
30
Khi chứng từ được chuyển đến phòng kế toán, việc đầu tiên kế toán cần thực hiện là kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và hợp thức của chứng từ. Kế toán có thể ghi đầy đủ thêm các yếu tố liên quan hoặc từ chối không nhận chứng từ bất hợp lý. Chứng từ hợp lý, hợp lệ là yếu tố quan trọng đầu tiên đảm bảo cho số liệu kế toán đáng tin cậy.
1.3.2. Tổ chức quá trình xử lý thông tin
Các doanh nghiệp thường đứng trước nhiều phương án khác nhau. Mỗi phương án gắn liền với mỗi tình huống, với số lượng, chủng loại, các khoản mục chi phí, thu nhập khác nhau liên quan, đòi hỏi kế toán quản trị cũng phải được tổ chức để có thể cung cấp các thông tin cụ thể này. Vì vậy quá trình phân tích, phân loại và xử lý thông tin trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Đây là quá trình tiến hành phân tích, phân loại, đánh giá dựa trên các thông đã thu nhận được, để đưa ra các chỉ tiêu phù hợp và cần thiết. Đây là công đoạn quan trọng nhất của một hệ thống thông tin, nó sẽ quyết định chất lượng đầu ra của một hệ thống. Nếu thông tin được xử lý tốt và chính xác, thì các thông tin đầu ra sẽ là những thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có những quyết định đúng đắn. Ngược lại, nếu thông tin không được xử lý chính xác thì thông tin đầu ra không những không giúp được cho các nhà quản trị trong công tác ra quyết định mà thậm chí còn khiến các quyết định được ban hành một cách sai lầm dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
Sau khi xử lý và phân tích tổng hợp các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu quản lý, kế toán quản trị phải đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý theo từng tình huống cụ thể, nhận xét, đánh giá và trình bày ý kiến cho từng phương án. Việc ra quyết định lựa chọn phương án tốt nhất thuộc về quyền của người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ phải tham khảo các ý kiến khác nhau đã được trình bày trong các báo cáo kế toán quản trị. Vì vậy, lựa chọn phương án đúng hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán quản trị.
31
1.3.3. Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra
Báo cáo kế toán quản trị là kết quả đầu ra của công tác kế toán quản trị chi phí, Báo cáo kế toán quản trị chi phí là loại báo cáo kế toán phản ánh một cách chi tiết, cụ thể tình hình chi phí của doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý của các cấp quản trị khác nhau trong doanh nghiệp để ra các quyết định quản lý kinh doanh.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí của một doanh nghiệp thường bao gồm các loại báo cáo sau:
- Báo cáo Dự toán phục vụ cho chức năng lập kế hoạch: Báo cáo Dự toán là rất cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp. Báo cáo Dự toán là một kế hoạch hành động, nó lượng hoá các mục đích của tổ chức theo các mục tiêu về tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. Cùng với chức năng hệ thống hoá việc lập kế hoạch, các thông tin trên báo cáo Dự toán cũng đưa ra những tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả hoạt động, hoàn thiện sự truyền tải thông tin và sự hợp tác trong nội bộ tổ chức .
Các báo cáo Dự toán còn hữu dụng với các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định tài trợ và điều hành. Loại báo cáo này thường bao gồm: Báo cáo Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, báo cáo Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, báo có dự toán chi phí sản xuất chung, báo cáo Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ....
- Báo cáo phục vụ cho quá trình kiểm tra, đánh giá (báo cáo kiểm soát chi phí) và ra quyết định: Các báo cáo này được lập nhằm kiểm tra tình hình thực hiện chi phí, Dự toán chi phí, đánh giá kết quả thực hiện của từng đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp. Báo cáo này có thể lập theo nhiều phương pháp khác nhau, cho nhiều đối tượng và phạm vi khác nhau, tùy theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp mà xây dựng loại báo cáo này cho phù hợp.
32
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của kế toán quản trị, là công cụ hữu hiệu cung cấp thông tin chi phí cho việc thực hiện các chức năng quản trị trong doanh nghiệp. Công tác kế toán quản trị chi phí là tiền đề cho các nhà quản trị tìm được giải pháp tiết kiệm chi phí hợp lý, hạ giá thành sản phẩm, gia tăng khả năng cạnh tranh, tối đa hóa lợi nhuận.
Trong Chương 1 tác giả đã hệ thống hóa lý luận về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp trên các vấn đề sau: Trình bày bản chất kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của kế toán quản trị trong doanh nghiệp, nêu vai trò của kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp gắn liền với mục tiêu quản trị doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch, kiểm soát, kiểm tra đánh giá và ra quyết định. Từ đó tập trung vào nghiên cứu làm sáng tỏ các vấn đề cơ bản của kế toán quản trị chi phí về phân loại chi phí, xây dựng định mức và lập dự toán chi phí, kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, phân tích biến động chi phí phục vụ kiểm soát chi phí và ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp, hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí.
Những vấn đề ở Chương 1 là cơ sở lý luận để nghiên cứu, đánh giá thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Chí Tín ở Chương 2 nhằm đưa ra những giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty ở Chương 3 của luận văn.
33
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHÍ TÍN
2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Chí Tín
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ Phần Chí Tín được thành lập vào năm 2010 theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 4101072431 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Định cấp 20/04/2010.
Công ty đã đăng kí thay đổi lần thứ 9 ngày 05/08/2014 (kèm theo bảng sao giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 4101072431). Với số vốn điều lệ đăng kí là 10.000.000.000 đồng.
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CHÍ TÍN
Địa chỉ: Thôn Định Tố, thị trấn Vĩnh Thạnh, huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định
Ngành nghề kinh doanh: lĩnh vực kinh doanh của công ty là mua bán xăng dầu, xây dựng và dịch vụ.
Công ty có tư cách pháp nhân hoạt động kinh doanh độc lập. Được tự chủ về tài chính và quản lý thực hiện theo Luật doanh nghiệp của Nhà Nước.
Trong những năm qua, Công ty đã tham gia thi công, giám sát nhiều công trình xây dựng trên địa bàn Huyện. Công ty được các chủ đầu tư, các cơ quan Ban, ngành đánh giá tương đối cao về mặt chất lượng và tiến độ. Máy móc thi công gồm nhiều loại mới, hiện đại như: Máy đào, máy ủi, máy đầm, xe tải, máy trộn bê tông,... Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, kỹ sư, chuyên viên nghiệp vụ, công nhân lành nghề có trình độ cao và giàu kinh nghiệm.
Tuy nhiên những năm gần đây hoạt động xây dựng của Công ty ngày càng giảm, chủ yếu hiện tại là kinh doanh mua bán xăng dầu.
34
2.1.2. Tình hình hoạt động xăng dầu của Công ty
Công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu gồm: xăng Ron, dầu Do và nhớt Kama, nhưng chủ yếu là xăng Ron và dầu Do.
Công ty mua xăng dầu tại các công ty trong tỉnh và chỉ bán ở tại cây xăng dầu Chí Tín, huyện Vĩnh Thạnh. Đối với giá mua và giá bán xăng dầu trên thị trường chịu sự quản lý chung của nhà nước nên việc giảm giá mua hay tăng giá bán là rất khó thực hiện.
Ban đầu mới thành lập, công ty có số lượng tiêu thụ tương đối nhiều nhưng những năm gần đây do có sự cạnh tranh của các cây xăng mới nên số lượng tiêu thụ và doanh thu có giảm hơn so với các năm trước.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua Sơ đồ 2.1.
Chú thích: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ hỗ trợ
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Kế toán – Tài chính
35
2.1.3.2. Chức năng các phòng ban
Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông có chức năng: Thông qua định hướng phát triển của công ty; Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ Công ty; Thông qua báo cáo tài chính hàng năm; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định Luật Doanh nghiệp.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty như: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm; Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư theo quy định; Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành Công ty; Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Quyền và nhiệm vụ của Ban kiểm soát
Ban kiểm soát thực hiện giám sát hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty; Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
Ban giám đốc
Điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao: Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty; Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty, ...
Phòng Kỹ thuật
36
chức năng quản lý doanh nghiệp trong các lĩnh vực: Khoa học kỹ thuật, công nghệ chất lượng công trình; Quản lý chất lượng công trình; Tư vấn đấu thầu.
Phòng kinh doanh:
Là cơ quan tham mưu của Công ty, giúp Giám đốc công ty thực hiện
chức năng quản lý doanh nghiệp trong các lĩnh vực: Xây dựng chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh; Hợp đồng kinh tế và tư vấn đấu thầu; Nghiên cứu thị trường; Lập các dự án đầu tư mới và quản lý các dự án đầu tư; Quản lý máy móc thiết bị của Công ty.
Phòng Kế toán - Tài chính
Là cơ quan tham mưu của Công ty, giúp Giám đốc Công ty thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp trong các lĩnh vực: Tài chính, hạch toán kế toán; Kế toán quản trị và thống kê tổng hợp.
Phòng Hành chính - Nhân sự
Là cơ quan tham mưu của Công ty, giúp Giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp trong các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy, cán bộ, lao động, tiền lương; Giải quyết chế độ chính sách với người lao động; Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân; Công tác văn thư, hành chính, lưu trữ, quản trị và đời sống.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được phản ánh qua Sơ đồ 2.2.
Công ty tổ chức mô hình kế toán theo hình thức tập trung. Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán và có trách đối với toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán của Công ty.
37
Chú thích: Quan hệ trực tiếp (Chỉ đạo)
Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Chức năng và nhiệm vụ của các phần hành kế toán
Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về toàn bộ công tác kế toán. Phối hợp hài hòa giữa phòng ban về số liệu kế toán, nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thuyết minh, phân tích, giải thích, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh với Giám đốc từ đó có ý kiến tham mưu đề xuất. Lập bảng cân đối kế toán, quyết toán cuối năm, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, chịu trách nhiệm về mọi khoản trong báo cáo tài chính, có trách nhiệm nộp đầy đủ và đúng hạn báo cáo tài chính, kê khai thuế đúng quy định Pháp luật.
Kế toán tổng hợp: Là người trợ giúp đắc lực cho kế toán trưởng. Tổng hợp số liệu từ kế toán chi tiết, có trách nhiệm kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Cùng kế toán trưởng thực hiện việc phân phối lợi nhuận, khai báo thuế, báo cáo tài chính cho Công ty.
Kế toán vật tư, hàng hóa: Theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa về số lượng lẫn giá trị, tham gia kiểm tra đánh giá vật tư, hàng hóa
Kế toán tiền lương: Theo dõi chấm công, tính lương thưởng cho Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư, hàng hóa Kế toán tiền lương Kế toán ngân hàng Kế toán thu, chi
38
công nhân viên. Theo dõi và phản ánh về tình hình số lượng lao động, tiền lương và các khoảng trích theo lương.
Kế toán ngân hàng: Là người theo dõi, ghi chép, phản ánh từng nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng.
Kế toán thu, chi: Quản lý nguồn tiền mặt của công ty, báo cáo tình
hình tiền mặt với Giám đốc. Có trách nhiệm thu, chi, cất giữ tiền mặt, cập nhập sổ sách đối chiếu sổ quỹ mỗi ngày. Chịu trách nhiệm về việc thu, chi tiền của công ty dưới sự duyệt chi của giám đốc và kế toán trưởng, chịu trách nhiệm vế sự mất mát tiền của công ty.
2.1.4.2. Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung với trình tự ghi sổ như Sơ đồ 2.3.
Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi định kỳ hàng tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Sổ chi tiết