7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Thực trạng công tác lập dự toán chi phí tại Công ty
Công tác lập dự toán chi phí tại Công ty được lập vào cuối quý 4 hàng năm và được xây dựng cho cả năm sau với sự phối hợp của các phòng Kinh doanh, phòng Kế toán - Tài chính, phòng Kỹ thuật, phòng Tổ chức - Hành chính. Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ của năm, dựa vào kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm trước. Trên cơ sở phân tích thống kê và kinh nghiệm, Phòng Kế toán – Tài chính tiến hành phân tích các yếu tố về môi trường kinh doanh, các nguồn lực của Công ty để lập dự toán sản lượng tiêu thụ, doanh thu và giá vốn hàng bán của năm 2018 thể hiện ở Bảng 2.2.
Bảng 2.2: Bảng dự toán sản lượng tiêu thụ, doanh thu và giá vốn hàng bán năm 2018
Đơn vị tính: Đồng S T T Tên sản phẩm
Các quý trong năm
Cộng Quý I Quý II Quý III Quý IV
A Sản lượng tiêu thụ ước tính (lít)
1 Xăng Ron 62.000 65.000 68.000 70.000 265.000 2 Dầu Do 6.400 6.500 6.600 6.700 26.200
B Doanh thu ước tính (Đơn giá: Xăng Ron 22.500, Dầu Do 18.000)
1 Xăng Ron 1.395.000.000 1.462.500.000 1.530.000.000 1.575.000.000 5.962.500.000 2 Dầu Do 115.200.000 117.000.000 118.800.000 120.600.000 471.600.000
C Giá vốn hàng bán ước tính (Đơn giá: Xăng Ron 20.000, Dầu Do 14.000)
1 Xăng Ron 1.200.000.000 1.300.000.000 1.360.000.000 1.400.000.000 5.300.000.000 2 Dầu Do 89.600.000 91.000.000 92.400.000 93.800.000 366.800.000
43
Đối với dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN tại Công ty cũng được lập dựa trên phương pháp thống kê và ước tính là chủ yếu, không có định mức cụ thể cho từng nội dung chi phí. Công ty ước tính theo tỷ lệ % chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp so với doanh thu của năm trước (năm 2017).
Năm 2017, tỷ lệ chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp chiếm 9,6% doanh thu, trong đó chi phí bán hàng 1,4%, chi phí quản lý doanh nghiệp là 8,2%. Năm 2018, công ty đưa kế hoạch tỷ lệ này là 9,2%, trong đó chi phí bán hàng 1,2%, chi phí quản lý doanh nghiệp là 8%.
Bảng 2.3: Bảng dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN năm 2018
Đơn vị tính: Đồng
STT Chỉ tiêu Thực hiện năm 2017 Dự toán năm 2018
1 Doanh thu (100%) 4.739.324.385 6.434.100.000
2 Chi phí bán hàng (1,2%) 66.350.541 77.209.200
3 Chi phí QLDN (8%) 388.624.599 514.728.000
4 Tổng cộng chi phí (9,2%) 454.975.140 591.937.200
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính, Công ty Cổ phần Chí Tín)
2.2.3. Hạch toán và tập hợp chi phí tại Công ty
Công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu nên chi phí phát sinh tại Công ty liên quan chủ yếu đến hoạt động thu mua và bán xăng dầu. Bên cạnh đó là các khoản chi phí liên quan đến việc bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Công tác hạch toán chi phí tại Công ty bao gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Đối với giá vốn hàng bán Công ty theo dõi chi tiết theo từng loại sản phẩm (xăng Ron, dầu Do). Để phản ánh giá vốn hàng bán, Công ty áp dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ. Do đó, hàng ngày khi xuất xăng, dầu bán cho khách hàng, Công ty chỉ phản ánh số lượng tiêu thụ. Đến cuối tháng, kế toán tính giá xuất kho, sau đó tính ra giá
44 vốn hàng bán trong kỳ.
Đối với doanh thu, Công ty theo dõi chi tiết theo từng loại sản phẩm (xăng Ron, dầu Do).
Đối với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty phản ánh chung chứ không phân bổ theo dõi chi tiết theo từng sản phẩm.
Để xác định giá vốn hàng bán, kế toán căn cứ trên các phiếu xuất kho hàng hóa bán lên sổ chi tiết 632 cho từng mặt hàng. Do công ty bán xăng dầu chủ yếu cho các cá nhân nên đến cuối ngày kế toán căn cứ tổng số lượng xăng đã bán tiến hành lập phiếu xuất kho cho cả ngày đó. Công ty mở sổ chi tiết tài khoản 632 theo từng mặt hàng (xăng Ron, dầu Do, …) chứ không theo dõi chi tiết bán sỉ hay bán lẻ.
Đối với doanh thu, kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng lên sổ chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng. Cuối ngày kế toán căn cứ tổng số lượng xăng đã bán trên phiếu xuất kho tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng.
Đối với chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm các khoản như: Chi phí khấu hao cây xăng, chi phí khấu hao bồn chứa nhiên liệu, chi phí lương và các khoản trích theo lương, chi phí về công cụ dụng cụ, chi phí tiền điện tại các trụ bơm xăng, điện tại văn phòng Công ty, chi phí tiền nước, phí thanh toán, chi tiền điện thoại, … Để phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ các chứng từ liên quan như: Phiếu chi, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng phân bổ tiền lương, … để lên sổ chi tiết 6421, 6422.
Trong tháng 10 năm 2018, Công ty tiêu thụ hai loại sản phẩm là xăng Ron và dầu Do. Tuy nhiên, Luận văn lấy số liệu, sổ sách về giá vốn hàng bán, doanh thu của mặt hàng xăng Ron, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 10 năm 2018 để minh họa như Hình 2.1 bao gồm: Sổ chi tiết tài khoản 632, tài khoản 511, tài khoản 6421 và tài khoản 6422 của sản phẩm xăng Ron.
45
Hình 2.1: Sổ chi tiết TK 632, 642, 511 tại Công ty
Đơn vị tính: đồng
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính, Công ty Cổ phần Chí Tín)
Công ty Cổ phần Chí Tín
Thôn Định Tố - TT Vĩnh Thạnh – Vĩnh Thạnh – Bình Định
Mã số thuế: 4101072431
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 6321 – Xăng Ron
Tháng 10 năm 2018
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh Số dư
(Bên Nợ)
Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ:
01-10-2018 PX01 01-10-2018 Xuất bán lẻ xăng Ron 156 5.315.932 5.315.932
02-10-2018 PX02 02-10-2018 Xuất bán lẻ xăng Ron 156 11.536.934 16.852.866
03-10-2018 PX03 03-10-2018 Xuất bán lẻ xăng Ron 156 9.936.322 26.789.188
… … … … … … … … …
31-10-2018 PKC01 31-10-2018 Kết chuyển sang TK 911 911 378.620.997 0
Cộng số phát sinh tháng 10 378.620.997 378.620.997
46 Đơn vị tính: đồng Công ty Cổ phần Chí Tín Thôn Định Tố - TT Vĩnh Thạnh – Vĩnh Thạnh – Bình Định Mã số thuế: 4101072431 SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 5111 – Xăng Ron
Tháng 10 năm 2018 Ngày ghi
sổ
Chứng từ
Số hóa
đơn Diễn giải
TK đối ứng Số lượng Đơn giá Số phát sinh Số dư (Bên Có) Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ: 01-10- 2018
PT01 01-10-2018 0001894 Thu tiền bán xăng Ron
111 270.710 22.340 6.047.661 6.047.661
02-10- 2018
PT02 02-10-2018 0001895 Thu tiền bán xăng Ron
111 587.510 22.340 13.124.973 19.172.634
03-10- 2018
PT03 03-10-2018 0001896 Thu tiền bán xăng Ron 111 506.000 22.340 11.304.040 30.476.674 … … … … … … … … … 31-10- 2018 PKC02 31-10-2018 Kết chuyển sang TK 911 911 430.737.540 0 Cộng số phát sinh 430.737.540 430.737.540 Số dư cuối kỳ
47 Đơn vị tính: đồng Công ty Cổ phần Chí Tín Thôn Định Tố - TT Vĩnh Thạnh – Vĩnh Thạnh – Bình Định Mã số thuế: 4101072431 SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng
Tháng 10 năm 2018
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh Số dư
(Bên Nợ)
Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ:
10-10-2018 PC09 10-10-2018 Chi thanh toán tiền điện 111 659.600 359.600
31-10-2018 18 31-10-2018 Khấu hao TSCĐ: trụ bơm xăng 214 2.725.690 3.085.290
31-10-2018 18 31-10-2018 Khấu hao TSCĐ: cây xăng 214 1.281.387 4.366.677
31-10-2018 18 31-10-2018 Khấu hao TSCĐ: Bồn chứa nhiên liệu 20m3
214 367.424 4.734.101
31-10-2018 18 31-10-2018 Khấu hao TSCĐ: Bồn chứa nhiên liệu 25m3
214 750.000 5.484.101
31-10-2018 PKC03 31-10-2018 Kết chuyển sang TK 911 911 5.484.101 0
Cộng số phát sinh tháng 10 5.484.101 5.484.101
Số dư cuối kỳ
48 Đơn vị tính: đồng Công ty Cổ phần Chí Tín Thôn Định Tố - TT Vĩnh Thạnh – Vĩnh Thạnh – Bình Định Mã số thuế: 4101072431 SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tháng 10 năm 2018
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh Số dư
(Bên Nợ)
Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ:
01-10-2018 PC01 01-10-2018 Cước dịch vụ viễn thông 111 21.292 21.292
01-10-2018 PC02 01-10-2018 Chi trả cước ĐT trả sau 111 155.216 176.508
03-10-2018 01 03-10-2018 Phí TT tiền mua xăng dầu 112 11.000 187.508
10-10-2018 PC10 10-10-2018 Chi thanh toán tiền điện 111 408.320 595.828
10-10-2018 PC12 10-10-2018 Chi trả tiền nước 111 100.182 696.010
… … … …… … … … …
31-10-2018 BTTL10 31-10-2018 Lương phải trả nhân viên 334 32.700.000 …
31-10-2018 KHTSCD10 31-10-2018 Khấu hao TSCĐ 214 1.697.054 …
31-10-2018 PX 30 31-10-2018 Xuất xăng cho xe máy phục vụ Quản lý
152 1.495.164 38.078.511
31-10-2018 PKC03 31-10-2018 Kết chuyển sang TK 911 911 38.078.511 0
Cộng số phát sinh tháng 10 38.078.511 38.078.511
Số dư cuối kỳ
49
2.2.4. Phân tích chi phí phục vụ cho kiểm soát chi phí tại Công ty
Kiểm tra, kiểm soát là chức năng quan trọng trong quản trị. Hiện nay, việc kiểm soát chi phí đối với Công ty không có một quy định cụ thể mà thông qua cơ chế quản lý tài chính. Chi phí phát sinh tại công ty chủ yếu là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó để quản lý tốt, công ty cần quản trị tốt chi phí và để làm được điều đó nhà quản trị phải xác định được nguồn phát sinh chi phí hay còn gọi là trung tâm chi phí, trên cơ sở đó xác định được sự biến động của chi phí và gắn trách nhiệm của bộ phận từ đó giúp tìm ra nguyên nhân, biện pháp, điều chỉnh kịp thời. Hiện tại, kiểm soát chi phí của công ty chủ yếu kiểm soát thông qua việc so sánh giữa dự toán và thực tế dưới dạng báo cáo. Báo cáo được lập hằng quý. Nói chung việc kiểm tra giám sát tại Công ty mới chỉ dừng lại ở mức nắm được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh vào cuối tháng, quý, năm mà chưa ban hành một hệ thống kiểm soát quản trị cho phép thấy thực chất hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Thông qua các báo cáo tài chính là thông tin thực tế làm cơ sở để so sánh với dự toán đã thiết lập, từ đó Công ty xác định được các chỉ tiêu thực tế nào vượt mức so với dự toán và tiến hành những biện pháp để khắc phục. Hệ thống báo cáo kế toán hiện nay của Công ty chủ yếu phục vụ cho đối tượng bên ngoài. Ngoài việc xây dựng hệ thống báo cáo tài chính theo quy định, một số báo cáo của kế toán quản trị chi phí mà Công ty đã sử dụng như: Báo cáo tình hình bán hàng, giá vốn, chi phí bán hàng, doanh thu,…
Trong tháng 10 năm 2018: Tiêu thụ 19.281 lít xăng Ron và 1.260 lít dầu Do. Trong khi dự toán tiêu thụ 20.000 lít xăng Ron và 2.000 lít dầu Do.
Từ đó, kế toán lập báo cáo tình hình doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như Bảng 2.4.
50
Bảng 2.4: Bảng báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh Tháng 10 năm 2018
Đơn vị tính: Đồng
STT Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện Chênh lệch
TH/DT 1 Doanh thu 486.000.000 454.186.140 (31.813.860) 2 Giá vốn hàng bán 428.000.000 396.776.337 (31.223.663) 3 Lợi nhuận gộp 58.000.000 57.409.803 (590.197) 4 Chi phí bán hàng 5.832.000 5.484.101 (347.899) 5 Chi phí quản lý DN 38.880.000 38.078.511 (801.489)
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính, Công ty Cổ phần Chí Tín)
Qua báo cáo sản xuất kinh doanh Công ty đang lập cho thấy biểu mẫu và nội dung còn đơn giản, không thể hiện chi phí cho từng sản phẩm, từng hoạt động sản xuất khác nhau. Công ty cũng chưa lập được báo cáo phân tích thông tin thích hợp, báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả sản xuất, báo cáo trách nhiệm cho từng bộ phận, điều này cho thấy báo cáo kế toán quản trị chi phí tại Công ty chưa được chú trọng đúng mức.
* Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc ra quyết định tại Công ty
Hiện tại, Công ty có thực hiện việc phân tích biến động chi phí nhưng vẫn còn đơn giản, chủ yếu là so sánh số chênh lệch giữa thực tế so với dự toán. Hầu hết các báo cáo cung cấp thông tin mang tính chung chung nên việc tìm nguyên nhân và phân tích sự chênh lệch giữa thực tế và dự toán cũng mang tính chung chung, không phân chia các nhóm nguyên nhân ảnh hưởng để giải quyết triệt để. Do vậy việc kiểm soát chi phí sản xuất và kiểm soát dự toán chưa thực sự vận hành hữu hiệu và chủ yếu phục vụ cho kế toán tài chính. Việc phân tích tìm hiểu các nguyên nhân về sự khác biệt lớn giữa kế
51
hoạch và thực tế cần có sự ưu tiên để giải quyết nhưng thực tế công ty chưa làm tốt công tác này.
2.3. Đánh giá thực trạng công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần Chí Tín phần Chí Tín
2.3.1. Những kết quả đạt được
- Chứng từ về chi phí được tổ chức hợp lý, chặt chẽ trong toàn bộ quá trình luân chuyển và có thể vừa phục vụ công tác kế toán tài chính vừa phục vụ công tác kế toán quản trị chi phí.
- Sổ kế toán chi phí tại Công ty được mở đầy đủ, ngoài các sổ cái TK 632, 642, 511, kế toán còn mở các sổ chi tiết cho TK 632, 642, 511. Do vậy, đã giúp cho kế toán cung cấp thông tin về doanh thu và giá vốn hàng bán của từng mặt hàng, qua đó có thể theo dõi được và kiểm soát được doanh thu và giá vốn của từng mặt hàng.
- Việc phân loại chi phí theo công dụng đáp ứng được yêu cầu của chế độ kế toán hiện hành và đáp ứng một phần nhu cầu sử dụng thông tin cho công tác quản trị chi phí, giúp Công ty quản lý tốt được chi phí phát sinh trong kỳ.
- Báo cáo kế toán quản trị chi phí được lập định kỳ, mặc dù biểu mẫu được thiết kế đơn giản và thông tin chưa đầy đủ, nhưng cũng cung cấp một phần thông tin cần thiết về chi phí cho lãnh đạo Công ty.
- Việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối kịp thời, liên tục và đầy đủ. Các chi phí phát sinh được Công ty tập hợp tương đối đúng và đủ vào từng khoản mục chi phí do đó việc xác định kết quả kinh doanh được phản ánh một cách chính xác.
- Công ty cũng đã tiến hành lập dự toán doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đã giúp cho Công ty có kế hoạch về
52
nguồn lực, đảm bảo được quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả. Đồng thời đó cũng là cơ sở để kiểm tra, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị.
2.3.2. Một số hạn chế
* Về phân loại chi phí:
Việc phân loại chi phí tại Công ty mới thực hiện phân loại theo nội dung và theo công dụng của chi phí, chưa có phân loại, nhận diện chi phí theo yêu cầu quản trị như phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí. Hai cách phân loại chi phí như trên tại công ty chỉ nhằm mục đích phản ánh và đo lường chi phí, phục vụ cho yêu cầu cung cấp thông tin trên báo cáo tài chính theo quy định của cơ quan có thẩm quyền mà chưa thực sự hướng tới nhu cầu kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp. Mặc dù chi phí tại Công ty được phân loại khá chi tiết cho từng loại chi phí, song việc phân loại chi phí như vậy mới chỉ đáp ứng một phần cho công tác kế toán quản trị. Trong quá trình tập hợp chi phí và phân bổ chi phí chưa mang tính chuyên sâu theo hướng cung cấp thông