6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.1.4. Đặc điểm tài chính kế toán tại Trung tâm Y tế huyện Vĩnh
- Tổ chức công tác kế toán:
Áp dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Sử dụng phần mềm kế toán MISA Mimosa.Net. Phần mềm này tích hợp được nhiều chức năng khác nhau như: Kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp, kế toán xây dựng cơ bản, kế toán chi phí, thu viện phí….các chức năng này được thiết lập chặt chẽ và liên thông với nhau một cách hợp lý giúp việc phân tích các kết quả kế toán được dễ dàng và phù hợp với môi trường thu phí và viện phí trong Trung tâm.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi nhân viên kế toán:
Trưởng phòng TCKT kiêm Kế toán trưởng: Phụ trách chung. Điều hành việc thực hiện công tác chuyên môn được giao.
Phó phòng TCKT: Phụ trách kế toán tổng hợp.
Kế toán nguồn kinh phí thường xuyên: Theo dõi các khoản thu chi từ nguồn ngân sách cấp.
Kế toán nguồn sự nghiệp: Theo dõi các khoản thu chi từ nguồn kinh phí sự nghiệp của Trung tâm.
Kế toán xây dựng cơ bản: Thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm.
Kế toán thu viện phí: Thu viện phí theo đúng chế độ và định mức đã quy định.
Kế toán kho: Phụ trách kho thuốc, hóa chất và vật tư tiêu hao. Thủ quỹ: Thu chi các khoản tiền mặt.
Tất cả các chứng từ phát sinh được tập trung về tại bộ phận kế toán. Các kế toán viên sẽ tiếp nhận chứng từ theo nội dung công việc được phân công để xem xét, kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ, lập chứng từ kế toán trình Kế toán trưởng xem xét, ký và sau đó trình lãnh đạo duyệt cho thanh toán. Sau khi các chứng từ đã được thanh toán, các kế toán viên sẽ lưu lại đến cuối kỳ kế toán, kế toán trưởng tổng hợp, tiến hành đối chiếu sổ với các kế toán chi tiết, khoá sổ và lập báo cáo tài chính.
- Hệ thống chứng từ + Chứng từ chi
Hiện nay các mẫu biểu chứng từ đều được Trung tâm thực hiện theo quyết định số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất
cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.
+ Trình tự lưu chuyển chứng từ
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
- Kế toán viên (kế toán dược, kế toán chi, kế toán thu chi...), kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán sau đó trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán - Lưu trữ, bảo quản chứng từ tại kho tổng hợp Trung tâm
+ Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay
bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Đối với các khoản chi bằng tiền mặt: Chứng từ gốc phát sinh được tập hợp theo từng nguồn kinh phí sau đó chuyển về cho kế toán phụ trách nguồn kinh phí đó, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của chứng từ sẽ lập chứng từ kế toán trên máy vi tính, in ra trình kế toán trưởng ký và chủ tài khoản duyệt chi, chứng từ đã được duyệt chi sẽ được chuyển cho thủ quỹ chi tiền, sau khi chi tiền, thủ quỹ sẽ phân loại, sắp xếp chứng từ chuyển trả cho kế toán một bản để lưu trữ.
Đối với những khoản thanh toán qua kho bạc: Chứng từ gốc phát sinh được tập hợp theo từng nguồn kinh phí sau đó chuyển về cho kế toán phụ trách nguồn kinh phí đó, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của chứng từ sẽ lập chứng từ kế toán trên máy vi tính qua excel hoặc phần mềm kế toán, in ra trình kế toán trưởng ký và chủ tài khoản duyệt chi, chứng từ đã được duyệt chi sẽ được chuyển cho kho bạc để thanh toán. Sau khi đã được thanh toán, chứng từ được chuyển về kế toán để lưu trữ.
Đối với các chứng từ thanh toán tạm ứng, thực hiện cam kết chi, điều chỉnh, v.v... Cũng được các kế toán theo dõi từng nguồn xử lý, hạch toán và ghi sổ.
Tất cả những phần việc của các kế toán đều được ghi sổ kế toán chi tiết để cuối kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp.
- Hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính
+ Hệ thống tài khoản: Đơn vị đã tuân thủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán
của mỗi tài khoản kế toán. Dựa vào hệ thống kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị căn cứ vào chức năng nhiệm vụ tính chất hoạt động, đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị mình để nghiên cứu, lựa chọn những tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình để cung cấp những thông tin tổng hợp cho quản lý và các đối tượng khác.
Các tài khoản liên quan đến các khoản thu tại đơn vị sự nghiệp có thu: TK 531, TK 511, TK 333, TK 311, TK 111, TK 112...
Các TK liên quan đến các khoản chi hoạt động tại đơn vị sự nghiệp có thu: TK 631, TK 661, TK 331, TK 3113, TK 334, TK 332...
Hệ thống báo cáo kế toán được kế toán tổng hợp kết xuất ra từ phần mềm kế toán, tuy nhiên, theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán tổng hợp còn phải lập thêm một số bảng biểu báo cáo để đáp ứng yêu cầu công khai tài chính của Trung tâm cho công chức, viên chức được biết.
+ Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính về việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Sổ kế toán được mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Số liệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý về mức độ tổng quát và cụ thể, hệ thống sổ kế toán của đơn vị được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp được mở cho tài khoản cấp 1, cung cấp những thông tin tổng hợp và đánh giá tình hình tổng quát về đối tượng kế toán, phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính.
từng đối tượng cụ thể, như từng đối tượng người lao động, từng đối tượng khách hàng, từng mục chi...
Phân công nhiệm vụ ghi chép sổ sách phải rõ ràng cụ thể, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra trong ghi chép sổ.
+ Hệ thống báo cáo kế toán
Gồm các Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính như Bảng Cân đối tài khoản (mẫu S05-H); Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (Mẫu B01/BCQT); Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD (B02/BCTC); Thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo khác. Các báo cáo phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán.