6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.3. Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn (0130)
2.2.3.1. Mục chi thanh toán dịch vụ công cộng (6500)
Tiêu chuẩn, định mức, khối lượng theo thực tế sử dụng, đơn giá theo quy định của bên cung cấp. Được thanh toán theo thực tế tiêu thụ và Hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
Nghiêm cấm các khoa, phòng sử dụng bếp điện và các phương tiện khác để đun nấu bằng điện của Trung tâm. Khi ra khỏi phòng không có người hoặc không có nhu cầu sử dụng cho công việc chung phải tắt các thiết bị, vật dụng sử dụng điện, nước.
Lặp đặt công tơ điện riêng cho các tổ kinh doanh sử dụng nguồn điện của Trung tâm thông báo cho các tổ chức nộp tiền cho phòng TCKT đúng vào ngày mồng 5 hàng tháng.
Khoán sử dụng điện cho các khoa phòng căn cứ vào chỉ số công tơ đã lắp, giao cho phòng TCHC mỗi tháng đọc một lần số kw sử dụng sau đó nộp về phòng TCKT vào tuần đầu của tháng sau. Nếu khoa, phòng nào sử dụng quá mức khoán thì phần chênh lệch trừ vào chi phí tiền lương tăng thêm (Có văn bản quy định riêng).
Thanh toán tiền nhiên liệu cho xe:
Đối tượng sử dụng xe đi công tác: gồm Ban Giám đốc, cán bộ đi công tác từ 3 - 5 người.
Đối với các loại xe đi trong tỉnh Bình Định: lệnh điều xe do Trưởng phòng TCHC ký duyệt.
Đối với xe đi ngoài tỉnh Bình Định: Lệnh điều xe do Giám đốc ký duyệt. Khi Giám đốc đi vắng thì Phó Giám đốc trực ngày hôm đó được ủy quyền ký thay.
Trường hợp vận chuyển bệnh nhân không thuộc chế độ thì phải có hóa đơn thu tiền của phòng TCKT mới được đi.
Thanh toán nhiên liệu theo số Km sử dụng, đơn giá theo giá Nhà Nước quy định từng thời điểm ghi trên hóa đơn bán hàng hợp lệ của bên bán.
Lái xe khi thanh quyết toán bằng Km cuối kỳ trừ Km đầu kỳ nhân định mức theo lộ trình hàng tháng được ghi trên lệnh điều xe, do Trưởng phòng TCHC cấp hàng tháng xác nhận số Km đã thực hiện.
Chi thanh toán theo lộ trình công tác và định mức sử dụng xăng dầu, mức tiêu hao nhiên liệu xe ô tô căn cứ theo Quyết định số 08/2008/QĐ- UBND ngày 07/01/2008 của Chủ tịch UBND tỉnh
+ Khoán định mức xăng cho các loại xe đi từ Vĩnh Thạnh Xuống Quy Nhơn:
* Xe Biển số 77B-0756 định mức 42 lít xăng/100km có điều hòa * Xe Biển số 77B-0576 định mức 33 lít xăng/100km có điều hòa * Xe Biển số 77B-0048 định mức 27 lít xăng/100km có điều hòa
+ Khoán định mức xăng cho các loại xe đi Từ Trung tâm Y tế xuống các xã: Vĩnh Hòa, Vĩnh Kim, Vĩnh Sơn.
* Xe Biển số 77B-0756 định mức 30 lít xăng/100km có điều hòa * Xe Biển số 77B-0576 định mức 20 lít xăng/100km có điều hòa * Xe Biển số 77B-0048 định mức 15 lít xăng/100km có điều hòa
+ Khoán định mức dầu nhờn 4.800Km xe cứu thương biển số 77B – 0048 7 lít còn các loại xe khác 6 lít.
- Thanh toán nhiên liệu cho máy nổ dự phòng: lượng dầu, nhớt tiêu hao cho máy phát điện theo thực tế.
+ Khoán tiền rửa xe 200.000 đồng/tháng/xe.
- Trường hợp vượt định mức số Km đã đi, do đơn vị có nhu cầu điều xe phục vụ công việc phải có kế hoạch và được Giám đốc phê duyệt.
- Phòng tổ chức hành chính kiểm tra và chịu trách nhiệm về điều hành quản lý các loại xe và xác nhận dựa trên tính chất công việc. Phòng tài chính kế toán căn cứ vào xác nhận của phòng tổ chức hành chính trình Ban Giám đốc phê duyệt để chi trả hàng tháng.
2.2.3.2. Mục chi vật tư văn phòng (tiểu mục 6550)
Căn cứ các năm liền kề và lưu lượng bệnh nhân để xây dựng định mức văn phòng phẩm, dụng cụ thông thường, ấn phẩm, vật liệu dùng cho từng
khoa, phòng để khoán bằng tiền một số mặt hàng cho phù hợp.
Danh sách của khoa, phòng ký nhận là chứng từ hợp pháp để quyết toán. Việc sử dụng giấy phô tô văn bản, tài liệu được Ban Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) duyệt theo đề xuất của các trưởng khoa phòng.
Công cụ, dụng cụ, vật tư khác không nằm trong Phụ lục được thanh toán theo hóa đơn thực tế mua vào.
Phòng TCHC có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ văn phòng của các khoa, phòng trình Giám đốc phê duyệt, thực hiện mua sắm và tổ chức cấp phát, quản lý sử dụng theo quy định.
2.2.3.3. Mục chi thông tin tuyên truyền liên lạc (mục 6600)
Việc sử dụng điện thoại, Fax, Internet của Trung tâm, phải nhằm phục vụ cho hoạt động chuyên môn của Trung tâm và tiết kiệm; không sử dụng vào việc riêng. Lãnh đạo các khoa phòng, có trách nhiệm quản lý việc sử dụng điện thoại, Fax, Internet của bộ phận mình.
Đối với điện thoại cố định tại phòng làm việc của Giám đốc, Phó Giám đốc và máy điện thoại đường dây nóng của Trung tâm thanh toán theo hóa đơn thực tế.
Đối với điện thoại của phòng TCHC, (Bao gồm 01 điện thoại cố định và 01 máy Fax) thanh toán theo hóa đơn thực tế nhưng không quá 250.000 đồng/tháng không được sử dụng máy Fax để điện thoại.
Đối với Ban Giám đốc: Mức khoán tiền điện thoại di động như sau: + Giám đốc : 300.000 đồng/tháng
+ Phó Giám đốc : 200.000 đồng/tháng
(Trang bị mua máy Điện thoại di động trị giá tối đa 3.000.000 đồng/máy). Mức khoán điện thoại Trưởng khoa, phòng: Phòng VT, TCHC, Khoa Dược mức khoán 300.000 đồng/tháng, Khoa truyễn nhiễm, khoa sản-nhi mức khoán 200.000 đồng/tháng (Riêng tiền mua máy do cá nhân tự chi trả).
Mức khoán điện thoại: Phòng TCKT mức khoán 300.000đồng/tháng, Phòng điều dưỡng, Khoa Cấp cứu, khoa nội, khoa khám bệnh mức khoán 200.000 đồng/tháng.
Mức khoán điện thoại: Trực lãnh đạo, khoa xét nghiệm, Phòng TCCB, khoa dinh dưỡng mức khoán 200.000 đồng/tháng.
Mức khoán điện thoại: Phó phòng chức năng, khoa Chẩn đoán hình ảnh, phó khoa truyền nhiễm mức khoán 100.000 đồng/tháng/máy (Riêng tiền mua máy do cá nhân tự chi trả).
Mức khoán điện thoại: phòng VTTB, khoa dinh dưỡng, đội bảo vệ 70.000 đồng/tháng. (Riêng tiền mua máy do cá nhân tự chi trả).
2.2.3.4. Mục chi hội nghị (mục 6650)
Căn cứ theo Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Bộ Tài chính về việc quy định chế độ công tác phí, chế độ tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà nước và sự nghiệp công lập:
Trước khi tổ chức hội nghị, phải lập dự toán chi tiêu hội nghị có phê duyệt của Giám đốc Trung tâm với các nội dung sau:
Tiền thuê hội trường (trong trường hợp cơ quan tổ chức hội nghị không có địa điểm phải thuê) trang trí hội trường (thanh toán theo hợp đồng hoặc hóa đơn thực tế).
Tiền in hoặc mua tài liệu phục vụ hội nghị.
2.2.3.5. Mục chi công tác phí (mục 6700)
Căn cứ theo Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Bộ Tài chính về việc quy định chế độ công tác phí, chế độ tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan Nhà nước và sự nghiệp công lập, được quy định như sau:
Phải được Ban Giám đốc cử đi công tác. Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
Có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan theo quy định hiện hành. Trường hợp chuyển bệnh nhân đi tuyến trên được Ban Giám đốc hoặc trực Lãnh đạo cử đi hộ tống và có số giấy chuyển viện phù hợp, những trường hợp khác không được thanh toán.
Thanh toán tàu xe theo qui định định hiện hành:
Thanh toán tàu, xe theo giá vé thông thường của Nhà Nước qui định, trường hợp đối với những vùng không có phương tiện vận tải thì phải có giấy biên nhận chủ phương tiện theo giá phù hợp tại thời điểm đó và được Ban Giám đốc ký duyệt.
Thanh toán tiền vé máy bay căn cứ vào tính chất công việc của chuyến đi công tác được Ban Giám đốc duyệt trước khi đi. Chứng từ thanh toán vé máy bay bao gồm hoá đơn, cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay.(Trường hợp cán bộ nhân viên đi hội nghị hội thảo được tài trợ không được Trung tâm thanh toán).
Mức khoán tàu xe không có vé: Cán bộ đi công tác từ 10km trở lên được khoán thanh toán tiền tàu xe như sau:
+ Vĩnh Thạnh - > Quy Nhơn và ngược lại : 126.000 đồng + Vĩnh Thạnh - > Vĩnh Sơn và ngược lại : 120.000 đồng + Vĩnh Thạnh - > Vĩnh Kim và ngược lại : 100.000 đồng + Vĩnh Thạnh - > Vĩnh Hòa và ngược lại : 45.000 đồng + Vĩnh Thạnh - > Vĩnh Hiệp và ngược lại : 15.000 đồng + Vĩnh Thạnh - > Vĩnh Quang và ngược lại : 30.000 đồng + Vĩnh Thạnh - > Vĩnh Thuận và ngược lại : 30.000 đồng + Vĩnh Thạnh - > Vĩnh Thịnh và ngược lại : 20.000 đồng + Vĩnh Thạnh - > Vĩnh Hảo và ngược lại : 20.000 đồng
2.2.3.6. Mục chi chi phí thuê mướn (mục 6750)
nước, thuê vệ sinh công nghiệp, thuê đào tạo lại cán bộ và chi phí thuê mướn khác. Các khoản chi này chi theo từng trường hợp cụ thể do Giám đốc Trung tâm quyết định phê duyệt sau khi thông qua hội đồng.
2.2.3.7. Mục chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn (Mục 6900)
Là khoản chi không thường xuyên, tùy vào tính chất công việc, nhu cầu và khả năng tài chính. Đơn vị lập tờ trình xin cấp có thẩm quyền phê duyệt và thanh toán theo chế độ hiện hành.
Hình 2.4: Quy trình sữa chữa thường xuyên
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
B1: Đối với các TSCĐ bị hư hỏng, các khoa, phòng là đơn vị quản lý và sử dụng tài sản làm giấy đề xuất đề nghị sửa chữa, thay thế gửi về phòng TCHC. B2: Phòng TCHC liên hệ đơn vị sửa chữa để kiểm tra xác định mức độ hư hỏng của tài sản, lấy báo giá và trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi thực hiện, gửi chứng từ gốc về phòng TCKT đề nghị thanh toán.
B3:Phòng TCKT lập chứng từ trình lãnh đạo Trung tâm phê duyệt thanh toán.
2.2.3.8. Mục chi chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành (mục 7000)
Đây là mục chi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi thường xuyên của Trung tâm, có nhiều khả năng xảy ra gian lận làm thất thoát tài sản. Trong mục chi này có những khoản chi chủ yếu:
Tiểu mục 7001: Chi mua hàng hóa vật tư dùng cho công tác chuyên môn Là cơ quan y tế phục vụ công tác khám chữa bệnh là chủ yếu nên hàng hóa vật tư phục vụ công tác chuyên môn chủ yếu là thuốc, vật tư tiêu hao và
1 2 3 Các khoa, phòng ban Phòng Tổ chức hành chính Phòng TCKT Thủ trưởng đơn vị
thiết bị y tế. Tuy nhiên công tác mua sắm hàng hóa phục vụ chuyên môn tại Trung tâm còn nhiều bất cập.
Ví dụ: Việc đấu thầu mua thuốc, vật tư tiêu hao còn chồng chéo, kế hoạch dự trù của khoa Dược chưa sát với yêu cầu khám chữa bệnh của Trung tâm. Dẫn đến tình trạng thiếu thuốc và vật tư tiêu hao phục vụ công tác khám chữa bệnh. Công tác mua sắm ở mục chi này chiếm tỷ lệ lớn và thường xuyên hàng năm được làm theo quy trình sau:
Hình 2.5: Quy trình nhập hàng hóa chuyên môn
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
B1: Các khoa lập dự trù, khoa dược tổng hợp trình lãnh đạo phê duyệt và mua hàng.
B2: Vật tư, hàng hóa do đơn vị cung cấp chuyển đến được nhập khoa dược quản lý.
B3: Hàng nhập kho, công chức Văn phòng nhập kho chuyển kế toán ký và trình lãnh đạo ký cho hàng nhập kho. Sau đó, khoa dược chuyển hóa đơn tài chính về phòng TC-KT đề nghị thanh toán.
B4: Phòng TC-KT lập chứng từ trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt thanh toán cho đơn vị cung cấp.
Phòng TCKT
3
Đơn vị cung cấp
2
Các khoa,phòng Khoa Dược
Thủ trưởng đơn vị
1
Quy trình, thủ tục xuất vật tư, hàng hóa:
Hình 2.6: Quy trình xuất hàng hóa chuyên môn
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 1: Các phòng ban chuyên môn chuyên môn lập Phiếu lĩnh hàng hóa sử dụng trong tháng chuyển về Khoa dược
Bước 2: Trưởng khoa dược ký, chuyển cho kế toán theo dõi kho ký xác nhận. Bước 3: Khoa dược trình thủ trưởng đơn vị ký phê duyệt và xuất hàng cho các khoa chuyên môn sử dụng.
* Nhận xét kiểm soát đối với nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn:
Đối với khoản chi thanh toán tiền điện, tiền nước: Trung tâm chưa có cơ chế giám sát việc sử dụng điện, nước để có giải pháp tiết kiệm. Nhân viên Trung tâm và người nhà bệnh nhân chưa có ý thức rõ ràng trong việc tiết kiệm điện, nước.
Đối với khoản thanh toán tiền nhiên liệu: Công tác kiểm soát ở khâu này còn yếu và còn mang tính cả nể. Định mức cho các xe ô tô còn cao, chưa có sự theo dõi và đo công tơ mét cho từng chuyến rõ ràng.
Đối với khoản chi vật tư văn phòng: Các phòng ước lượng số vật tư cần dùng, Phòng TCHC cũng không kiểm tra được số lượng vật tư văn phòng thực tế sử dụng, vì vậy rất dễ xảy ra tình trạng lãng phí trong mục chi này.
Đối với khoản chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc: Một vấn đề cần xem xét là việc đặt báo, do công việc của Trung tâm rất bận rộn nên việc đọc báo của lãnh đạo, nhân viên ở đơn vị là rất ít, chủ yếu là sử dụng cho văn phòng Trung tâm. Mặc khác, Trung tâm đã lắp đặt đường truyền internet, tất cả các
Các khoa Khoa Dược
Phòng TC-KT Thủ trưởng đơn vị
1
2 3
phòng đều truy cập được internet nên việc truy cập để khai thác thông tin, báo điện tử khá thuận lợi, nhưng báo giấy vẫn được mua, làm lãng phí cho mục chi này.
Đối với khoản chi công tác phí: công chức, viên chức đi công tác về nộp vé máy bay, vé tàu, giấy đi đường và phê duyệt của lãnh đạo cử đi công tác cho kế toán để thanh toán theo Quy chế chi tiêu nội bộ.
Đối với khoản chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ, mặc dù thực hiện đúng quy trình, nhưng thật sự chưa được chặt chẽ. Điều này rất dễ dẫn đến tình trạng thông đồng giữa nhân viên theo dõi việc sửa chữa với đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc kê khống khối lượng sửa chữa. Trung tâm cần có phương án giám sát một cách cụ thể nhằm mục đích tránh thất thoát và lãng phí.
Đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Đây là vấn đề cần quan tâm giải quyết của đề tài. Tất cả các khâu có liên quan đến việc mua, cung ứng, theo dõi, quản lý, thanh toán đều do khoa Dược, Phòng Vật tư làm việc trực tiếp với các đơn vị cung ứng và các phòng chuyên môn để thực hiện, có sự kiểm soát của phòng TC-KT tuy nhiên chưa thực sự rõ ràng nên việc kiểm soát khoản chi này gần như chưa kiểm soát được, cần phải nghiên cứu kỹ để đưa ra một quy trình kiểm soát hữu hiệu. Đặc biệt quy trình xuất hàng hóa chuyên môn còn chưa chặt chẽ nên dễ tạo điều kiện trục lợi cho một số cá nhân.
Kinh phí chi cho hoạt động nghiên cứu khoa học thường được chi sau khi đề tài nghiên cứu hoặc sáng kiến đã hoàn thành nên bước đầu đã khuyến khích được tinh thần nghiên cứu khoa học của cán bộ viên chức.