6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
2.2.4. Kiểm soát chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định
Lập dự toán và tiến hành các thủ tục triển khai thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, quy trình tổ chức đấu thầu tại Trung tâm theo luật đấu thầu, với các bước tiến hành như sau:
bị gửi về phòng vật tư thiết bị.
Phòng vật tư thiết bị tổng hợp các dự trù của các khoa, phòng gửi về phòng TC-KT.
Phòng TC-KT cân đối nguồn kinh phí năm hiện tại lập Kế hoạch mua sắm tài sản trong năm đến trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ nhu cầu thực tế của các khoa, phòng, lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch mua sắm theo thứ tự ưu tiên của từng thiết bị chuyển về cho phòng TC-KT.
Phòng TC-KT lập Tờ trình trình Giám đốc xin phê duyệt Kế hoạch mua sắm tài sản.
Căn cứ Công văn phê duyệt của Giám đốc, Phòng TC-KT tổ chức lấy kiến của các phòng chuyên môn về tính năng kỹ thuật của thiết bị dự kiến mua, thông qua hội đồng khoa học Trung tâm và khảo sát giá trên thì trường, tìm đơn vị có chắc năng thẩm định giá, sau đó lập giấy đề nghị thẩm định giá và danh mục tài sản cần thẩm định giá gửi đơn vị thẩm định giá để thẩm định giá trị tài sản trên thị trường vào thời điểm chuẩn bị mua sắm. Sau khi có kết quả, đơn vị thẩm định giá chuyển về cho Trung tâm để làm căn cứ mua sắm tài sản.
Căn cứ các kết quả trên, phòng TC-KT lập Kế hoạch đấu thầu trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt và làm thủ tục đăng Báo đấu thầu theo quy định.
Sau khi đến thời gian đóng thầu, phòng TC-KT tổng hợp danh sách các đơn vị tham gia đấu thầu, xin quyết định thành lập Hội đồng mở thầu và tổ chức mở thầu theo quy định hiện hành.
Sau khi có Biên bản kết quả đấu thầu của Hội đồng, phòng TC-KT làm Quyết định phê duyệt đấu thầu trình giám đốc phê duyệt và thông báo kết quả đấu thầu đến các đơn vị tham gia đấu thầu.
Thủ trưởng đơn vị mời đơn vị trúng thầu đến thương thảo và ký hợp đồng cung ứng tài sản.
Công việc hoàn thành sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng có sự chứng kiến của thủ trưởng đơn vị, phòng chuyên môn (đơn vị sử dụng tài sản), Phòng TC-KT và đơn vị cung cấp tài sản.
Đơn vị cung cấp gửi toàn bộ hồ sơ và chứng từ liên quan kèm hóa đơn tài chính gửi về phòng TC-KT để tổng hợp trình thủ trưởng đơn vị Thanh lý hợp đồng và thanh toán cho đơn vị cung cấp. Đồng thời lập Thẻ TSCĐ và ghi Sổ theo dõi tài sản cố định.
Hình 2.7: Quy trình kiểm soát mua sắm, sữa chữa TSCĐ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
*Nhận xét kiểm soát nội bộ đối với nhóm mục chi này:
Quy trình triển khai, tổ chức thực hiện danh mục mua sắm sửa chữa lớn của Trung tâm trong những năm qua về cơ bản thực hiện đúng các quy định của Nhà nước. Trong quá trình sử dụng, có nhiều tài sản được điều động, chuyển từ phòng này sang phòng khác mà không được theo dõi để điều chỉnh kịp thời, dẫn đến việc đến khi kiểm kê cuối năm mới phát hiện ra có những tài sản ghi sổ sử dụng cho bộ phận này, nhưng bộ phận khác sử dụng. Có những loại tài sản đã hư hỏng, không còn sử dụng được, nhưng chưa được thanh lý. Được thành lập từ năm 1990 nên Trung tâm có nhiều máy móc tài sản đã cũ không còn sử dụng được tuy nhiên vẫn chưa được thanh lý và đầu tư thay thế.
Các khoa, phòng tâm Phòng vật tư thiết bị Phòng TC-KT Thủ trưởng đơn vị 3 7 1
Cơ quan có thẩm quyền
4 Đơn vị có chức năng thẩm định giá 5 Đơn vị cung cấp 6 2 4 6
Trung tâm có nhiều máy móc tài sản kỹ thuật cao đắt tiền tuy nhiên khi giao về các khoa nhân viên tại các khoa chưa có ý thức bảo vệ và bảo dưỡng tài sản hợp lý nên nhiều thiết bị đắt tiền mới mua nhưng đã sớm hỏng.