6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CH
THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN VĨNH THẠNH. 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Trung tâm Y tế Vĩnh Thạnh
- Nâng cao năng lực lãnh đạo, điều hành và tổ chức các bộ phận phù hợp để dễ dàng truyền đạt thông tin, tiến đến xây dựng và hoàn thiện bộ máy KSNB khi Chính phủ ban hành Nghị định về KSNB trong hoạt động sự nghiệp công theo quy định tại điều 6 của Luật Kiểm toán Nhà nước năm 2005; trước mắt cần phải thiết kế, xây dựng và vận hành 1 hệ thống KSNB phù hợp và hiệu quả bằng việc tạo ra một môi trường kiểm soát trung thực và minh bạch với đầy đủ các thủ tục kiểm soát để hạn chế rủi ro và gian lận có thể xảy ra, đồng thời việc kiểm soát này cần liên tục, trao đổi, cập nhật và giám sát để đảm bảo hệ thống KSNB đạt mục tiêu quản lý, kiểm soát trong đơn vị.
- Nâng cao văn hoá môi trường kiểm soát: tính tuân thủ pháp luật; đạo đức CBVC; đảm bảo quyền lợi của CBVC với trách nhiệm nghề nghiệp.
- Nâng cao chất lượng đào tạo và tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ viên chức trong ngành y tế qua nhiều hình thức phù hợp. Tổ chức hội thảo, tập huấn cho CBVC làm công tác thanh toán những quy định mới, những phát sinh đã xảy ra và kinh nghiệm của một số Trung tâm y tế huyện, tỉnh, thành phố khác để hạn chế rủi ro.
- Hệ thống ngành Y tế cần xây dựng những quy trình, chức danh công việc cho từng cán bộ CCVC ở từng hoạt động cụ thể nhằm đảm bảo tính đồng bộ, chính xác và khoa học. Đồng thời, xây dựng bảng mô tả công việc quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng vị trí làm việc để tránh việc thực hiện công việc chồng chéo.
3.2.2. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro trong chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế huyện Vĩnh Thạnh.
Hiện công tác quản lý, kiểm soát rủi ro tại Trung tâm chưa thật sự rõ nét. Công tác nhận diện đánh giá rủi ro mang tính chất tổng thể, toàn đơn vị. Chưa có cơ chế nhận diện, đánh giá, đối phó rủi ro. Để phòng tránh và hạn chế rủi ro thấp nhất có thể, Trung tâm Y tế cần thực hiện đúng quy trình kiểm soát rủi ro cụ thể:
3.2.2.1 Nhận dạng rủi ro
Rủi ro xảy ra có rất nhiều nguyên nhân từ bên trong lẫn bên ngoài nó làm cho mục tiêu của đơn vị không thể thực hiện được. Các yếu tố bên trong như: sự quản lý thiếu minh bạch, không xem trọng đạo đức nghề nghiệp, y đức, năng lực cán bộ nhân viên thấp, thiếu sự giám sát của Ban lãnh đạo hay cán bộ giám sát chưa có đủ kiến thức đào tạo rõ ràng... Các yếu tố bên ngoài như sự thay đổi về chính sách, pháp luật, thông tư mới, sự tiến bộ về khoa học- công nghệ…
Có nhiều phương pháp nhận dạng rủi ro, tuy nhiên các phương pháp dễ thực hiện và phù hợp với cơ quan hiện nay bao gồm:
Phân tích báo cáo tài chính: Bằng cách phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động kinh doanh và các tài liệu hỗ trợ ta có thể xác định được mọi nguy cơ của cơ quan về chi thường xuyên (Quy chế chi tiêu nội bộ). Bằng cách kết hợp báo cáo này với các dự báo về tài chính, dự báo về ngân sách theo từng tài khoản ta có thể phát hiện rủi ro trong tương lai.
Phương pháp lưu đồ: Phương pháp này sẽ giúp chúng ta liệt kê trình tự các bước đối với quy trình kiểm soát chi thường xuyên.
Hình 3.1: Quy trình kiểm soát chi
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Nhìn vào lưu đồ ta có thể thấy được những rủi ro thường gặp khi thực hiện các bước.
3.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Xác định những ảnh hưởng có thể có của sự kiện hay hoạt động đối với hoạt động của đơn vị. Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro, mà giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận được. Để làm được điều này, ban lãnh đạo cần đánh giá:
Khả năng rủi ro có thế xảy ra.
Mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị
Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến đơn vị và ít có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều, ngược lại một rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì đơn vị cần tập trung chú ý.
3.2.2.3. Đối phó rủi ro
Thông thường có 4 biện pháp đối phó rủi ro: Tránh né rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẽ rủi ro và chấp nhận rủi ro.
Xác định nhu cầu tại các khoa, phòng Trình thủ trưởng đơn vị duyệt Phòng HCQT, Phòng VTTB, Khoa Dược Phòng TC-KT 1 2 3 5 4 6
Tránh né rủi ro: Là việc không thực hiện công việc có rủi ro. Ở biện pháp này đồng nghĩa với việc không thực hiện số công việc chi thường xuyên có rủi ro xảy ra.
Giảm thiểu rủi ro: Là biện pháp nhằm giảm tác hại của rủi ro tác động đến cơ quan, phương pháp này đồng nghĩa với việc vẫn thực hiện công việc chi thường xuyên đó, tuy nhiên nhận diện đánh giá rủi ro nên có biện pháp để giảm thiểu bằng cách kiểm soát chặt chẽ nội dung chi, kiểm tra kiểm soát chứng tự hợp pháp, hợp lệ rồi mới thanh toán.
Chia sẻ rủi ro: Là việc chuyển một phận hay toàn bộ rủi ro từ tổ chức này, sang tổ chức khác, bộ phận này sang bộ phận khác.
Chấp nhận rủi ro: Đây là biện pháp phù hợp cho công tác buộc phải làm công tác đối phó rủi ro. Lãnh đạo khoa, phòng, thanh tra nhân dân, Ban giám đốc thực hiện quản trị rủi ro. Phòng thông tin, báo cáo với Ban giám đốc về rủi ro được nhận diện và đánh giá rồi đề xuất các biện pháp đối phó thích hợp.
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát tại Trung tâm y tế huyện Vĩnh Thạnh
Để tăng cường tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát người viết đề xuất thủ tục kiểm soát rất quan trọng, đó là thủ tục đánh giá mức độ hài lòng của người bệnh, người nhà bệnh nhân.
Về thời gian tiến hành thủ tục đánh giá sự hài lòng của người LĐ, định kỳ hàng quý, 6 tháng và cuối năm gửi bản câu hỏi đến địa chỉ người bệnh theo hình thức chọn mẫu.
Thành lập bộ phận xử lý với chức năng soạn thảo bản câu hỏi và quản lý toàn bộ thông tin phản hồi để tổng hợp, xử lý các ý kiến của người tham gia, từ đó phân tích đánh giá tình hình để phát hiện sai phạm, yếu kém.
3.2.4. Hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán cá nhân
đồng, phụ cấp lương, các khoản đóng góp.
Kiểm soát nhân lực là một hình thức kiểm soát chi thường xuyên, nhu cầu về nhân lực đúng vị trí, đúng thời điểm, đúng chuyên môn giúp tiết kiệm được chi phí, tăng thu nhập tăng thêm cho cá nhân cán bộ công chức.
- Quy trình kiểm soát nhân lực:
Hình 3.2: Quy trình kiểm soát nhân lực chuyên môn
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 1: Căn cứ nhu cầu phát triển của mình, các phòng lập đề xuất bố trí số lượng viên chức của phòng, khoa gửi về phòng TCCB.
Bước 2: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được lãnh đạo đơn vị giao và kết quả thực hiện trong năm của từng khoa, phòng sau đó phòng TCCB phối hợp với phòng TC-KT khảo sát thực tế tình hình nhân lực có đủ để đáp ứng nhiệm vụ của từng khoa, phòng. Nếu thiếu thì đề nghị lãnh đạo bổ sung nhân lực từ nguồn thừa của các khoa, phòng khác nếu không đủ thì đề xuất lãnh đạo ký hợp đồng thêm nhân viên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của các khoa,phòng nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân: Quy trình và nội dung của Trung tâm hiện nay là tương đối tốt. Tuy nhiên chưa thấy được sự phối hợp rõ ràng giữa phòng TCCB và phòng TCKT trong công tác tuyển dụng cán bộ. Kiểm soát chi thu nhập tăng thêm đảm bảo mang tính công bằng. Tiền thu nhập tăng thêm được tính theo hệ số lương và phụ cấp chức vụ rõ ràng. Hàng tháng phòng TCKT công bố chi tiết thu nhập tăng thêm của từng nhân viên lên
Các khoa, phòng
Phòng Tổ chức Phòng TC-KT
1
trang web nội bộ Trung tâm.
3.2.5. Hoàn thiện kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
3.2.5.1. Hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán dịch vụ công cộng
Kiểm soát mục chi tiền điện, nước:
Xây dựng quy chế sử dụng điện, nước trong đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm, phòng TCHC và phòng TC-KT khảo sát số lượng thiết bị sử dụng điện trong đơn vị, số lượng điện năng tiêu hao của từng thiết bị và ước số điện năng tiêu thụ của toàn đơn vị trong 1 tháng để làm căn cứ kiểm soát. Tăng cường công tác kiểm soát việc sử dụng điện nước của các khoa phòng, yêu cầu tất cả nhân viên trong đơn vị khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không được sử dụng điện, nước cho nhu cầu cá nhân như nấu ăn, là quần áo…Đưa chỉ tiêu sử dụng tiết kiệm điện, nước vào tiêu chuẩn xét thi đua hàng quý, nếu cá nhân, khoa, phòng nào vi phạm thì hạ bậc thi đua tùy theo mức độ vi phạm.
Kiểm soát chi cho nhiên liệu
Xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ của xe ô tô. Trước khi xe đi công tác phải có lệnh điều xe được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, khi đi công tác về phải có xác nhận của đơn vị đến công tác trên Lệnh điều xe và xác nhận của người dùng xe về số km thực tế đi. Phòng TCHC kiểm tra số km thực tế lưu hành của xe và ghi vào Lệnh điều xe, Phòng TC- KT kiểm tra đột xuất số km ghi trên Lệnh điều xe và số km trên xe có thực sự chính xác. Hàng tháng, lái xe tổng hợp các lệnh điều xe trong tháng và hoá đơn xăng tương ứng với số km thực đi gửi về phòng TCHC để kiểm soát, ký xác nhận số km thực tế đi, sau đó chuyển về phòng TC-KT để kiểm soát và thanh toán.
Giao cho phòng TCHC chịu trách nhiệm về quản lý xe ôtô chỉ được sử dụng cho công việc của đơn vị, không sử dụng cho mục đích cá nhân.
Các phòng có nhu cầu đi công tác xa, cần dùng phương tiện ô tô thì phải duyệt lãnh đạo và đăng ký với phòng TCHC ít nhất trước 01 ngày để bố trí.
Đối với xe cứu thương vận chuyển bệnh nhân trong tỉnh thì được trưởng phòng TCHC ký công lệnh đi đường.
3.2.5.2. Hoàn thiện kiểm soát chi vật tư văn phòng
Mục chi văn phòng phẩm: Để chủ động trong công tác của các khoa phòng và giảm bớt các thủ tục hành chính, phòng TC-KT phối hợp với phòng Hành chính căn cứ dự trù của từng khoa phòng, trong năm trước và khảo sát thực tế nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng khoa phòng, xây dựng định mức khoán văn phòng phẩm một cách hợp lý nhằm đảm bảo hoàn thành công tác chuyên môn và tiết kiệm được chi phí.
Mục chi vật tư văn phòng: Hiện nay Trung tâm có nhiều máy in Laser màu phục vụ cho công tác chuyên môn kỹ thuật như in màu siêu âm, giá mua mực in laser màu rất đắt nên chi phí về mực in màu cho một bản in chiếm tỷ trọng rất lớn trong mục chi vật tư văn phòng. Cuối tháng, phòng TCHC ghi lại số bản in của từng máy in laser màu, tránh sử dụng máy in màu lãng phí và cho mục đích khác.
3.2.5.3. Hoàn thiện kiểm soát chi Hội nghị
- Trước khi tổ chức hội nghị, phải lập dự toán chi tiêu hội nghị có phê duyệt của Giám đốc với các nội dung sau:
- Tiền thuê hội trường (trong trường hợp cơ quan tổ chức hội nghị không có địa điểm phải thuê) trang trí hội trường (thanh toán theo hợp đồng hoặc hóa đơn thực tế).
- Tiền in hoặc mua tài liệu phục vụ hội nghị.
- Chi tiền nước phục vụ tổ chức họp và sinh hoạt chuyên môn tại Trung tâm theo mức chi thực tế không quá 30.000 đồng/người/ngày.
đa không quá 200.000 đồng/người.
- Chi hỗ trợ cho các báo cáo viên sinh hoạt chuyên môn 200.000 đồng/ người/ buổi.
Khi tổ chức cuộc họp, hội nghị đề nghị các khoa, phòng phải xây dựng kế hoạch, duyệt lãnh đạo và gửi các khoa, phòng liên quan để phối hợp thực hiện, tránh tình trạng lập dự toán kế hoạch không thật sự chặt chẽ làm quy trình thực hiện và thanh toán gặp nhiều khó khăn.
3.2.5.4. Hoàn thiện kiểm soát chi công tác phí
Trung tâm Y tế huyện Vĩnh Thạnh đặc thù là Trung tâm trực thuộc Sở Y tế nên mọi công việc hành chính đều làm việc trực tiếp với Sở Y tế. Chính vì vậy việc đi công tác Quy Nhơn là công việc diễn ra khá thường xuyên.
Bên cạnh đó nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho Trung tâm thì các Bác sỹ, điều dưỡng và nhân viên các phòng chức năng cũng thường xuyên được tham gia các khóa học tập và hội nghị ngắn ngày.
Vì vậy việc quản lý công tác của nhân viên, đề xuất lãnh đạo phòng TCHC nên quản lý đi công tác theo ngày, tháng tăng dần, công lệnh phải được lãnh đạo của các phòng chuyên môn ký xác nhận nội dung đi công tác ở đâu, làm gì, sau đó chuyển sang lãnh đạo phòng TCHC ký xác nhận.
Trường hợp xe cứu thương chuyển bệnh nhân đi tuyến trên được Ban Giám đốc hoặc trực Lãnh đạo cử đi hộ tống và có số giấy chuyển viện phù hợp, những trường hợp khác không được thanh toán.
Vì vậy đề xuất thực hiện công tác kiểm soát chi phí theo quy trình sau:
Trách nhiệm Tiến trình Thứ tự
- Nhân viên đi công tác,
- Phòng TCHC 1
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Hình 3.3: Quy trình hoàn thiện chi công tác phí.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
- Bước 1. Cán bộ đi công tác đến phòng hành chính quản trị để lấy giấy đi đường và xin phê duyệt của lãnh đạo.
Phiếu đề nghị tạm ứng: Người đi công tác dựa vào giấy đi đường và các tài liệu khác có liên quan để làm giấy đi đường.
- Bước 2. Lãnh đạo kiểm tra và phê duyệt giấy đi đường và phiếu thanh toán (Nếu có)
- Bước 3. Căn cứ vào giấy tờ đi công tác về để kế toán lập bảng kê và lên
Ban Giám đốc 2
Phòng TCKT- Kế
toán thanh toán 3
Phòng TCKT- Kế toán thanh toán
4
- Kế toán trưởng
- Ban giám đốc 5
- Nhân viên đi công tác
- Thủ quỹ
6 Phê duyệt
- Kiểm tra chứng từ hợp lý - Lập bảng kê thanh toán
Kiểm tra, duyệt
Thanh toán tiền công tác phí
Trình duyệt hồ sơ thanh toán
bảng kê thanh toán
- Bước 4. Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng kê thanh toán để lập phiếu để trình duyệt.
- Bước 5. Kế toán trưởng kiểm tra và duyệt chứng từ sau đó trình ban Giám đốc duyệt.
- Bước 6. Kế toán chuyển chứng từ qua thủ quỹ, sau đó người đi công tác đến thủ quỹ để nhận tiền hoặc nộp tiền.
Tác giả đề xuất lãnh đạo Trung tâm khi cử nhân viên đi dự Hội nghị, Hội thảo tại TP Hồ Chí Minh hoặc Hà Nội thì cho phép nhân viên của mình được đi bằng máy bay như thế sẽ tiết kiệm hơn đi bằng tàu hỏa vì các lý do như sau:
+ Chênh lệch thời gian đi trên đường là 02 ngày, thời gian ở lại là 02 đêm.
+ Chênh lệch giá vé máy bay và tàu hỏa hiện nay là khoảng từ 400.000