6. Tổng quan tài liệu:
1.2.3. Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Để hoạt động có hiệu quả, hệ thống kiểm soát này cần có các yếu tố: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hệ thống kiểm soát; sự giám sát; thông tin và truyền thông.
1.2.3.1. Môi trường kiểm soát *Nhân tố bên trong
Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý : Đề cập đến quan điểm khác nhau của các nhà quản lý, các quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát.
Nếu nhà quản lý có quan điểm quản lý lành mạnh, trung thực sẽ rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính, việc hoàn thành hoặc vượt kế hoạch. Họ sẽ thiết kế những thủ tục cụ thể khi đó sẽ làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, dễ dàng đạt được mục đích là kiểm soát hữu hiệu và ngược lại.
Trong quản lý còn chỉ đến vấn đề phân bổ quyền lực trong đơn vị. Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một người hay một nhóm nhỏ người thì dễ gây ra gian lận và khó kiểm soát. Nhưng nếu quyền lực được phân chia không phù hợp thì cũng sẽ dễ dẫn đến việc trùng lắp về quyền hạn, kiểm soát không hiệu lực.
Cơ cấu tổ chức trong đơn vị: có một cơ cấu tổ chức phù hợp và hợp lý sẽ góp phần hình thành một hệ thống giải quyết thông tin và xử lý mọi hoạt động
trong đơn vị một cách xuyên suốt và thông suốt, có hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc, góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát lành mạnh.
Cơ cấu tổ chức của đơn vị là sự phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị, nó là một phần lớn trong việc đạt được các mục tiêu.
Chính sách nhân sự: là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, là nhân tố chính ảnh hưởng đến năng suất lao động và là chủ thể trực tiếp thực hiện việc kiểm soát các hoạt động trong đơn vị. Vì vậy, các nhà quản lý phải có một chính sách nhân sự cụ thể rõ ràng và đúng đắn về việc tuyển dụng, huấn luyện bổ nhiệm, đánh giá, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật Nếu chính sách nhân sự tốt thì đội ngũ cán bộ vừa có năng lực trình độ vừa có phẩm chất đạo đức và ngược lại.
Công tác kế hoạch và dự toán: Việc lập và thực hiện kế hoạch, dự toán một cách khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Kế hoạch là cơ sở tốt cho các mục tiêu của công tác kiểm soát, giúp cho nhà quản lý có thể phát hiện, ngăn ngừa những gian lận, sai sót trong hoạt động của đơn vị để có cách điều chỉnh, xử lý kịp thời.
Kiểm toán nội bộ: Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn. Trên thực tế chỉ có những đơn vị có quy mô lớn mới tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ này, còn những đơn vị có quy mô vừa và nhỏ sử dụng phương pháp tư vấn là chủ yếu.
*Nhân tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của đơn vị không những gồm các yếu tố bên trong mà còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài như:
Hệ thống pháp luật: Nhân tố này chịu ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước qua các văn bản ban hành các chính sách chế độ liên quan đến đơn vị, các trách nhiệm pháp lý, các thay đổi của chế độ kế toán…Ngoài ra còn chịu tác động bởi tính cứng nhắc của tính pháp lý chính thức, sự giám sát của các cơ quan chức năng như các đơn vị cấp trên, cơ quan thanh tra và sự phối hợp với các ngành chức năng.
Bên cạnh đó, hệ thống thông tin nội bộ của đơn vị cần đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
1.2.3.2. Đánh giá rủi ro
- Đánh giá rủi ro là quá trình phát hiện và đánh giá các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu.
- Các nguyên tắc của đánh giá rủi ro:
+ Tổ chức xác định các mục tiêu rõ ràng để bảo đảm sự phát hiện và đánh giá các rủi ro liên quan đến các mục tiêu.
+ Tổ chức xác định các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu và phân tích các rủi ro như là cơ sở cho quản trị rủi ro.
+ Tổ chức xem xét khả năng có gian lận trong đánh giá các rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu.
+ Tổ chức phát hiện và đánh giá các thay đổi mà có thể ảnh hưởng đáng kể đến KSNB.
- Rủi ro là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và tác động tiêu cực đến việc đạt được các mục tiêu.
huống tương tự, dựa vào khuôn mẫu. Các bước thực hiện: + Xác định mục tiêu
+ Xác định yếu tố rủi ro
+ Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro
+ Phương pháp kiểm soát rủi ro: so sánh chi phí và lợi ích + Xác định mức rủi ro chấp nhận được.
1.2.3.3. Hoạt động kiểm soát
- Hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập thông qua các chính sách và thủ tục nhằm giúp bảo đảm các chỉ thị của nhà quản lý trong việc làm giảm rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu được thực hiện.
- Các nguyên tắc của hoạt động kiểm soát:
+ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát làm giảm rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu.
+ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ thông tin để bảo đảm đạt được mục tiêu.
Các hoạt động kiểm soát đều được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản:
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm + Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: Việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
1.2.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm
Thông tin tuân thủ.
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp. Giúp cho mỗi cá nhân hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng đến các cá nhân khác để từ đó có những biện pháp khắc phục
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây: tính có thực (Valiadity), sự phê chuẩn (Authorization), tính đầy đủ (Complentenness), sự đánh giá (Valuation), đúng kỳ (Timing), chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting and summrization)
1.2.3.5. Sự giám sát
- Hoạt động giám sát đánh giá tính hiệu quả của KSNB, cụ thể, đánh giá xem các thành phần KSNB có hiện hữu và vận hành hiệu quả.
- Các nguyên tắc của hoạt động giám sát:
+ Tổ chức lựa chọn, phát triển và thực hiện các đánh giá thường xuyên và hoặc chuyên biệt để xác minh xem các thành phần KSNB có hiện hữu và vận hành.
+ Tổ chức đánh giá và trao đổi thông tin về các yếu kém KSNB kịp thời đến các cấp quản lý có trách nhiệm thực hiện các hành động khắc phục, bao gồm quản lý cấp cao và HĐQT nếu cần thiết.
Nhằm đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ và điều chỉnh cho phù hợp. Có hai loại hoạt động giám sát: đánh giá thường xuyên và đánh giá chuyên biệt hoặc kết hợp cả hai.
- Đánh giá thường xuyên là các hoạt động thường xuyên, gắn liền với các hoạt động kinh doanh và thực hiện trên cơ sở đồng thời với các hoạt động kinh doanh, phản ứng với các điều kiện thay đổi.
+ Giám sát sự hiện hữu và vận hành của các thành phần KSNB trong quá trình quản lý tổ chức.
+ Được tiến hành bởi nhà quản lý hoạt động hoặc chức năng, có đủ năng lực và kiến thức, hiểu rõ những gì được đánh giá và xem xét sâu sắc ý nghĩa các thông tin nhận được.
- Đánh giá chuyên biệt được tiến hành định kỳ bởi các cán bộ quản lý mục tiêu, kiểm toán nội bộ, và hoặc các chủ thể bên ngoài.
+ Đánh giá chuyên biệt thường không gắn với hoạt động của tổ chức, nhưng có thể được đánh giá khách quan về sự hiện hữu vận hành của các thành phần KSNB.
+ Phạm vi và tần suất của đánh giá chuyên biệt phụ thuộc vào tầm quan trọng của các rủi ro, các biện pháp đối phó rủi ro, các kết quả của đánh giá thường xuyên và mức độ tác động dự kiến đến các thành phần KSNB. Phạm vi đánh giá cũng phụ thuộc vào KSNB thuộc loại mục tiêu nào, hoạt động, báo cáo hay sự tuân thủ.
+ Được thực hiện bởi nhà quản lý độc lập, nhân viên độc lập hoặc chủ thể bên ngoài để cung cấp đánh giá khách quan về KSNB.