6. Tổng quan tài liệu:
2.2.4. Hệ thống thông tin kế toán:
Tất cả các chứng từ phát sinh được tập trung tại bộ phận kế toán. Các kế toán viên tiếp nhận chứng từ theo nội dung công việc được phân công, kiểm tra tính đúng, đủ và hợp pháp cúa chứng từ, lập chứng từ kế toán trình kế toán trưởng xem xét , ký và trình lãnh đạo phê duyệt.
Danh mục chứng từ kế toán áp dụng tại Cục thực hiện theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính.
Các biểu mẫu, chứng từ kế toán sử tại Cục theo quy định tại mục lục ngân sách, quy định Sở Tài chính và cơ quan BHXH.
Các chứng từ thu gồm biên lai thu tiền phạt quy định theo thông tư 107/2017/TT-BTC dùng để thu tiền từ xử phạt vi phạm hành chính, bảng kê tổng hợp thu tiền phạt hàng tuần, hàng tháng, phiếu thu…theo quy trình ISO.
Các chứng từ chi gồm, giấy rút dự toán ngân sách, bảng kê thanh toán lương, bảng kê thanh toán thu nhập ngoài lương, phiếu chi, phiếu xuất nhập, biểu mẫu chứng từ dự toán, quyết toán thực hiện…..
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Cục được tóm tắt qua sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán
Các khoản tiền mặt được thu và được giữ tại két sắt của Đội sau khi Đội đã xử lý hồ sơ vụ việc xong và ra biên lai thu tiền phạt, vào ngày 20 hằng tháng kế toán của tất cả các Đội lập bảng kê thanh toán biên lai thu tiền phạt chuyển lên bộ phận kế toán của Cục đồng thời chuyển cho Thủ quỹ thu tiền. Kế toán Cục kiểm tra, đối chiếu số liệu, lập chứng từ thu trình kế toán trưởng ký và Thủ trưởng đơn vị ( Phó cục trưởng phụ trách) phê duyệt. Sau đó kế toán của Cục lập bảng kê tổng hợp tiền phạt của tất cả các Đội chuyển lên kho bạc và thủ quỹ nộp tiền phạt vào kho bạc. Tiền thu phạt vi phạm hành chính được nộp đầy đủ , kịp thời vào ngân sách nhà nước.
Các khoản chi bằng tiền mặt chứng từ gốc chi tiền mặt phát sinh từ các Đội đến Cục được chuyển cho kế toán thanh toán, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ , kế toán lập phiếu chi trình kế toán trưởng và Cục trưởng phê duyệt. Sau đó chứng từ chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Đối với những khoản thanh toán qua kho bạc, chứng từ gốc phát sinh chuyển cho kế toán kho bạc, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ thì kế toán lập chứng từ kho bạc trình kế toán trưởng ký và giám đốc phê duyệt. Sau đó chứng từ được chuyển cho kho bạc để thanh toán. Sau khi đã được thanh toán chứng từ được chuyển về kế toán để lưu trữ.
Tất cả các chứng từ đều được kế toán ghi sổ kế toán chi tiết để cuối kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán kho bạc.
Hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính: Hệ thống sổ kế toán cung cấp
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ (ghi
NVKT vào chứng từ) Kiểm tra chứng từ
Phân loại chứng từ Ghi sổ kế toán tổng
hợp và chi tiết Lưu trữ và bảo quản
thông tin kế toán cho việc quản lý và điều hành công tác tài chính của đơn vị cũng như cung cấp cho công tác kiểm tra, thanh tra của các cơ quan có thẩm quyền. Cục sử dụng phần mềm kế toán MISA để hệ thống sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Cuối quý, cuối năm, sau khi kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp và lập báo cáo công khai tài chính.
Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán áp dụng tại Cục thực hiện theo Thông tư số 107/2017/TT- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Bảng 2.2:Bảng báo cáo tài chính và báo cáo kế toán
ST T
Ký hiệu biểu
TÊN BIỂU BÁO CÁO Kỳ hạn lập báo cáo Nơi nhận Tổng cục Kho bạc Cục 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 B01-H B02-H F02-1H F02- 3aH F02- 3bH B04-H B06-
Bảng cân đối tài khoản Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
Bảng đối chiếu dự toán KPNS cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng KPNS tại KBNN Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
Thuyết minh báo cáo tài chính Quý, năm Quý, năm Quý , năm Quý , năm Quý , năm năm năm x x x x x x x x x x x x x x x x
* Rủi ro trọng yếu có thể xảy ra đối với thông tin kế toán
Thông tin kế toán sai lệch dẫn những quyết định sai lệch, thông tin truyền đạt không đúng nội dung, người truyền đạt không hiểu nội dung thông
tin, thông tin được truyền ra nhiều đầu mối xử lý.
Các rủi ro có thể xảy ra là: ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu sai sót, việc lập chứng từ sai lệch, thanh toán không đúng đối tượng, mất mát, hư hỏng chứng từ trong quá trình luân chuyển và lưu trữ Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp hay xảy ra sự thông đồng giữa người duyệt chi và thủ quỹ trong đơn vị.
Đơn vị có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền kho bạc có gian lận hoặc có lỗi, không kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản, rút tiền ngân hàng mà không được phép, hoặc rút tiền không đúng mục đích.
Hệ thống sổ sách không đầy đủ, thông tin không đầy đủ, thông tin trên sổ sách không chính xác, mất mát hỏng hóc trong quá trình bảo quản.
Hiện nay tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Cục đều được hạch toán trên máy vi tính. Vì vậy, việc dữ liệu kế toán và tài liệu của đơn vị có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá hủy, gian lận, sai sót trong quá trình nhập liệu. Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của đơn vị và phần mềm độc quyền của đơn vị có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp, mất điện. Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại.