6. Tổng quan tài liệu:
2.3. Thực trạng về công tác kiểm soát chi tại Cục QLTT Bình Định:
2.3.1. Kiểm soát các khoản chi thường xuyên
Luận văn sẽ kiểm soát các khoản chi ngân sách Nhà nước tại Cục theo Bảng mục lục Ngân sách áp dụng cho những khoản chi tại Cục (thể hiện ở phần phụ lục kèm theo).
2.3.1.1. Kiểm soát chi, nhóm thanh toán cho cá nhân
Kiểm soát các khoản chi tiền lương, tiền công : Cục căn cứ quy định về chế độ lương theo Nghị định số 38/2019/NĐ-CP ngày 09/5/2019 của Chính phủ; Chế độ nâng bậc lương thường xuyên và sớm trước thời hạn theo quy định tại Thông tư số 04/2019/TT-BNV ngày 24/5/2019 của Bộ Nội vụ.
Cục thực hiện chi trả lương theo thời gian và kỳ trả lương vào khoảng ngày 7 đến ngày 10 của tháng .Thời gian làm việc của người lao động được xác định theo bảng chấm công.
Trình tự kiểm soát chi lương cơ bản theo các bước sau:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ kiểm soát chi lương cơ bản
Vào cuối tháng, các Đội, các phòng nộp bảng chấm công sau khi đã có chữ ký của Đội trưởng, Trưởng phòng về bộ phận TC-HC, bộ phận này kiểm tra và tính lương cụ thể cho từng cá nhân, tổng hợp trình Cục trưởng phê duyệt, sau đó chuyển bộ phận kế toán chi lương (việc trả lương tại Cục được chuyển qua thẻ ATM của Ngân hàng AGRIBANK).
Căn cứ tính lương theo thời gian gồm ngày công, hệ số lương, các khoản phụ cấp ngành, phụ cấp công vụ và phụ cấp chức vụ (nếu có) và các khoản đóng góp bắt buộc như BHXH,BHYT, KPCĐ theo quy định hiện hành được thể hiện tại bảng lương.
Căn cứ để kiểm soát nhóm chi này là kiểm tra tính hợp lý của bảng chấm công, các quy định về tiền lương, tiền công hiện hành của nhà nước, đối chiếu số chi với tổng quỹ tiền lương được phê duyệt từ đầu năm, giấy nghỉ
Các phòng, Đội QLTT trực thuộc Cục Phòng TCHC Cục trưởng Bộ phận kế toán
phép….đối chiếu hệ số lương, hệ số các loại phụ cấp, kiểm tra phương pháp tính tiền lương, tính các khoản đóng góp nhằm tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
Đơn vị: Cục QLTT Tỉnh Bình Định Mẫu C02-HD
Mã đơn vị có quan hệ ngân sách:1071370 (Ban hành kèm thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài Chính)
DANH SÁCH LƯƠNG CƠ BẢN THÁNG 12
(Đơn vị tính: đồng)
ST
T Họ và tên
Hệ số
Tài khoản Tổng số tiền
lương Phụ cấp ưu đãi ngành Phụ cấp công vụ 25% Công tác phí Tổng cộng Các khoản phải nộp Thực nhận Hệ số lương Hệ số phụ cấp Hệ số phụ cấp trách nhiệm Hệ số Thành tiền BHXH, BHYT, BHTN Các khoản kinh phí công đoàn Lãnh đạo Chi cục 1 Trần Đức Tiến 5,42 0,9 56110000284201 8.784.800 1,264 1.756.960 2.196.200 300.000 13.037.960 702.784 131.772 12.203.404 2 Nguyễn Thế Vinh 4,98 0,5 56110000602663 7.617.200 1,37 1.904.300 1.904.300 300.000 11.725.800 609.376 114.258 11.002.166 3 Hà Lê Hoàng 3,33 56110000284593 4.628.700 0,8325 1.157.175 1.157.175 300.000 7.243.050 370.296 69.431 6.803.323 Phòng NV-TH 0
4 Huỳnh Hữu Thái 5,76 0,5 56110000284715 8.701.400 1,252 1.740.280 2.175.350 300.000 12.917.030 696.112 130.521 12.090.397
5 Phạm Thị Thu Hiền 3,33 0,2 56110000451120 4.906.700 0,8825 1.226.675 1.226.675 300.000 7.660.050 392.536 73.601 7.193.913 6 Vũ Anh Nam 3,99 56110000548411 5.546.100 1.386.525 300.000 7.232.625 443.688 83.192 6.705.745 7 Nguyễn Thị Phương Thảo 2,67 0,1 56110000343281 3.850.300 0,6675 927.825 927.825 300.000 6.005.950 296.904 55.670 5.653.376 8 Phan Thị Đức Thoại 2,67 56110000562244 3.711.300 0,6675 927.825 927.825 300.000 5.866.950 296.904 55.670 5.514.376 9 ………. ……… ……….. ……… Tổng cộng 234.000.000 774.769.971 27.569.660 5.169.311 742.031.000
* Đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong công tác kiểm soát chi lương:
Chưa có sự kiểm soát phần tính toán lương trên bảng lương để phát hiện sai phạm và gian lận nếu có trong quá trình tính và chi trả lương. Bên cạnh đó, khoản chi về làm thêm giờ, thêm ngày công của hợp đồng lao động hiện nay chưa được kiểm tra, kiểm soát tốt, bởi vì việc chấm công làm thêm cho mỗi cá nhân do trưởng phòng, Đội trưởng quản lý nên có thể vì ưu ái thân quen mà chấm thêm nhiều hơn, điều đó sẽ không đúng với thực tế làm việc của cán bộ.
Khoản chi tiền tàu xe nghỉ phép năm: Đối với chế độ nghỉ phép năm, Cục thực hiện theo Thông tư số 141/2011/TT-BTC ngày 20/10/2011 của Bộ Tài chính. Cục giải quyết thời gian nghỉ phép không quá 02 lần/năm tính từ ngày 01/01 năm nay đến 31/01 năm sau. Các đơn vị thuộc Cục có điều kiện tổ chức CC-KSV và HĐLĐ đi tham quan trong trước, có sự đồng ý của Cục trưởng thì thời gian đi tham quan sẽ trừ vào tiêu chuẩn phép năm của cá nhân đó.
Kiểm soát khoản chi này căn cứ vào giấy nghỉ phép và nội dung nghỉ phép đã được phê duyệt, kiểm soát thông qua việc đối chiếu, kiểm tra họ tên, thời gian địa điểm, kiểm tra nơi đi, nơi đến và số tiền ghi trên vé tàu, vé xe, đối chiếu với mức lương được hưởng và tiêu chuẩn được hưởng (thăm tứ thân phụ mẫu, chồng con và một số trường hợp có quy định khác) tại Quy chế chi tiêu nội bộ của Cục.
Kiểm soát khoản chi khoán công tác phí trong phạm vi nội thành: Cục chi khoán công tác phí cho CC-KSV-HĐLĐ với số tiền 300.000 đồng /tháng/người.
Đối với công chức nữ nghỉ thai sản thì trong thời gian đó không được hưởng công tác phí khoán. Đối với CC-KSV và hợp đồng lao động được cử đi học thời gian 01 tháng trở lên hoặc được giải quyết chế độ nghỉ phép và nghỉ việc riêng cộng dồn 10 ngày/tháng thì công tác phí khoán được tính hưởng
50% mức khoán còn đối với công chức có trên 22 ngày công/tháng được hưởng 100% mức khoán. Để kiểm soát khoản chi này phải kiểm tra đối tượng được hưởng, mức hưởng của từng đối tượng và đối chiếu với Bảng chấm công để xác định đúng mức hưởng.
Kiểm soát chi tiền trợ cấp thôi việc theo chế độ: Thủ tục để kiểm soát chi là quyết định thôi việc của Cục trưởng, quyết định nghỉ chế độ hưu trí, đối chiếu với các quy định theo hướng dẫn của Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản có liên quan, đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ, xác định số năm công tác, mức trợ cấp được hưởng, kiểm tra lại các phép tính xem có nhầm lẫn hay sai sót.
2.3.1.2. Kiểm soát chi, nhóm nghiệp vụ, công tác chuyên môn đặc thù ngành
Chi phí mua tin, nhiên liệu từng vụ việc xử lý, đặc điểm khoản chi này là phát sinh sau từng vụ vi phạm hành chính, thường xuyên, chi bằng tiền mặt và chủ yếu chỉ có trong Cục quản lý thị trường.
Kiểm soát khoản chi này kiểm tra chi mua tin không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính và chi nhiên liệu không quá 5% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, tuân thủ theo chế độ, định mức của đơn vị ban hành theo đúng luật , thông tư của nhà nước quy định.
Kiểm soát thông qua sự phối hợp thực hiện giữa bộ phận kế toán tài vụ và các bộ phận liên quan trong quá trình kiểm tra kiểm soát thị trường.Kiểm tra, kiểm soát các chứng từ liên quan như: quyết định xử phạt, biên lai thu tiền phạt, giấy đề nghị thanh toán tiền mua tin, hoá đơn nhiên liệu và lệnh điều xe đi làm nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát thị trường.
Kiểm soát chi mua trang phục, tài liệu dùng cho công tác chuyên môn:
Khi có nhu cầu mua sách chuyên môn, tài liệu tham khảo, tạp chí thông tin phục vụ nghiên cứu, in ấn sổ sách tài liệu phục vụ cho công tác ngành thì
các Phòng, Đội làm giấy đề nghị gửi lên bộ phận TCHC.
Căn cứ để kiểm soát nhóm chi này là giấy đề nghị sử dụng của mỗi phòng, mỗi Đội. Bộ phận TCHC tổng hợp lập bảng trình lãnh đạo phê duyệt, kiểm tra khảo sát giá, số lượng quy cách (nếu có) và kiểm tra ký nhận của các đối tượng được cấp phát.
2.3.1.3. Kiểm soát chi, nhóm dịch vụ công cộng truyền thông, liên lạc
Kiểm soát chi điện, nước, rác thải:
Hằng tháng các Đội QLTT trực thuộc Cục sẽ nhận hoá đơn và có ký xác nhận trên hoá đơn của Đội trưởng, sau đó gửi hoá đơn điện, nước rác thải về bộ phận kế toán.
Căn cứ để kiểm soát là hoá đơn tiền điện, tiền nước, rác thải..thể hiện trên hoá đơn số kw điện, số m3 … Bộ phận kế toán của Cục lập uỷ nhiệm chi thanh toán qua kho bạc.
* Đánh giá rủi ro có thể xảy ra:
- Kiểm soát việc sử dụng điện, nước tại Cục còn lỏng lẻo, chưa thực hiện kiểm soát kỹ, chưa kiên quyết trong việc xử lý việc sử dụng điện, nước không tiết kiệm, vẫn còn một số trường hợp dùng sai mục đích, sử dụng cho mục đích cá nhân.
Kiểm soát chi nhiên liệu:
Cục căn cứ theo Thông tư 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 cuả Bộ Tài chính, quy định định mức tiêu hao nhiên liệu và sử dụng ô tô, mô tô.
Chứng từ thanh toán là phiếu điều xe của từng Đội, hằng tháng Đội sẽ căn cứ vào định mức tiêu hao nhiên liệu của mỗi loại xe của các Đội QLTT lập phiếu điều xe có đầy đủ chữ ký của người điều xe và Thủ trưởng đơn vị, lái xe tổng hợp tất cả phiếu điều xe trong tháng sau đó chuyển kế toán Đội lập phiếu chi của Đội và kèm theo công văn thanh toán gửi lên bộ phận kế toán Cục để thanh toán.
Việc kiểm soát thông qua nội dung thực hiện tại phiếu điều xe (ngày giờ đi, số Km) đối chiếu với bảng kê chứng từ của lái xe. Sau đó đối chiếu với định mức tiêu hao nhiên liệu quy định số km tương ứng với số lít nhiên liệu tiêu hao và thanh toán đơn giá ghi trên hoá đơn.
Đối với chi phí tiêu hao nhiên liệu hằng tháng của Đội QLTT trực thuộc khi đi làm nhiệm vụ KTKSTT thì chi phí không quá 5% số thu xử phạt vi phạm hành chính. Đối với chi phí tiêu hao nhiên liệu khi Lãnh đạo Cục điều xe sẽ thanh toán theo thực tế.
* Đánh giá rủi ro có thể xảy ra:
- Kiểm soát việc sử dụng nhiên liệu, xăng dầu tại Cục còn chưa chặt chẽ, chưa thực hiện kiểm soát kỹ. Chưa kiểm soát được số km đoạn đường đi như đã định trong lệnh điều xe hoặc công văn cử đi công tác.
Kiểm soát chi mua văn phòng phẩm:
Đối với các khoản chi văn phòng phẩm, Cục khoán chi tất cả các Phòng, các Đội QLTT trực thuộc.
Căn cứ để kiểm soát chi mua văn phòng phẩm là đối chiếu với mức chi của các Đội với mức quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ.
* Đánh giá rủi ro có thể xảy ra:
- Giữa người mua và người bán có sự thông đồng với nhau, nhân viên gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
- Có thể nhận sai hàng, chẳng hạn như: hàng hoá sai về số lượng, chất lượng, quy cách, nhân viên nhận hàng không am hiểu về chất lượng hàng.
- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị. - Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá, dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận
tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp. Chưa có sự lựa chọn đánh giá năng lực của các nhà cung cấp và giá cả vật tư một cách khách quan, mà hầu hết lựa chọn nhà cung cấp quen thuộc.
Kiểm soát chi tuyên truyền liên lạc:
Tại Cục tiền điện thoại di động được khoán theo chức danh của Lãnh đạo , trưởng phòng, Đội trưởng, điện thoại cố định và máy fax cũng khoán theo Phòng chuyên môn và Đội QLTT trực thuộc. Bộ phận kế toán căn cứ vào thông báo và hoá đơn thanh toán tiền điện thoại để chi trả cho nhà cung cấp.
Hiện nay, chưa có quy định về sử dụng điện thoại cố định tại mỗi Phòng, mỗi Đội nên không kiểm soát việc sử dụng được việc sử dụng riêng cho cá nhân.
Căn cứ để kiểm soát khoản chi này là đối chiếu đối tượng được hưởng , mức hưởng theo quy chế chi tiêu nội bộ, đối chiếu số chi thực tế đảm bảo nhỏ hơn hoặc bằng số tiền trên hoá đơn.
* Đánh giá rủi ro có thể xảy ra:
- Kiểm soát việc sử dụng điện thoại tại Cục còn chưa chặt chẽ, chưa thực hiện kiểm soát kỹ, vẫn còn một số trường hợp dùng sai mục đích, sử dụng cho mục đích cá nhân.
Kiểm soát chi công tác phí ngoại tỉnh:
Các thủ tục thanh toán công tác phí được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước. khoản chi này thường được tạm ứng trước khi đi công tác, nên việc kiểm soát thanh toán căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ của Cục, kiểm tra tính đồng bộ và phù hợp giữa đối tượng, thời gian, số người đi công tác với các chứng từ thông báo, giấy mời của cơ quan cấp trên, các đơn vị liên quan, giấy đi đường có ký ghi rõ họ và tên của người phân công đi công tác, có xác nhận nơi đến công tác, hoá đơn xăng dầu..và các chứng từ liên quan.Khi thanh toán bộ phận kế toán đối chiếu số ngày lưu trú với hoá đơn
ngủ qua đêm đối chiếu với chứng từ đã ứng, kiểm tra tính pháp lý của chứng từ trước khi lập thủ tục thanh toán trình lãnh đạo phê duyệt.
Kiểm soát chi hội nghị:
Để kiểm soát chi hội nghị, Cục dựa vào kế hoạch đã được phê duyệt , bộ phận TCHC triển khai thực hiện và bộ phận kế toán giám sát việc tổ chức .Sau khi hoàn thành công tác tổ chức, bộ phận TCHC tổng hợp chứng từ gốc nộp về bộ phận kế toán để kiểm soát chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ và đúng với kế hoạch đã đề ra trước khi lập chứng từ kế toán trình lãnh đạo phê duyệt.
2.3.1.4. Kiểm soát chi, nhóm các khoản mua sắm TSCĐ
Tại Cục, mua sắm TSCĐ từ nguồn kinh phí thực hiện được cân đối từ nguồn trích lập quỹ 50% từ số thu xử phạt VPHC và tiền bán hàng tịch thu.
Khi có nhu cầu về mua sắm trang thiết bị, tài sản hàng năm phải thực hiện theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, các Phòng, các Đội QLTT trực thuộc Cục làm văn bản gửi Cục xem xét đúng thủ tục và tiêu chuẩn quy định, bộ phận TCHC tổng hợp các dự trù của các Đội, các phòng lại gửi về bộ phận kế toán, kế toán Cục cân đối nguồn kinh phí năm hiện tại, ước kinh phí sẽ trích lập trong năm từ nguồn quỹ 50% từ số thu xử phạt VPHC và tiền bán hàng tịch thu, lập kế hoạch mua sắm tài sản trong năm trình lãnh đạo Cục phê duyệt.Căn cứ vào nhu cầu và sự cần thiết của tài sản đối với nhiệm vụ của từng đơn vị, lãnh đạo phê duyệt kế hoạch mua sắm theo thứ tự ưu tiên của từng thiết bị chuyển về cho bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán lập tờ trình gửi về Tổng Cục đề nghị phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản từ nguồn quỹ 50% từ số thu xử phạt VPHC và tiền bán hàng tịch thu của Cục, Tổng cục có công văn phê duyệt kế hoạch mua sắm gửi về Cục.
Căn cứ công văn phê duyệt của Tổng cục và nguồn kinh phí hiện có của quỹ quỹ 50% từ số thu xử phạt VPHC và tiền bán hàng tịch thu, bộ phận kế
toán dự kiến mua sắm và khảo sát giá trên thị trường, tìm ít nhất 03 bảng báo giá của 03 đơn vị mời thầu hoặc chỉ định thầu có niêm phong.
Công việc hoàn thành sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng có sự chứng kiến của thủ trưởng đơn vị,Trưởng phòng TCHC , đơn vị