6. Tổng quan tài liệu:
3.2.2. Hoàn thiện công tác kiểm soát đối với các khoản chi
Việc đơn vị kiểm soát tốt các khoản chi sẽ tiết kiệm được một khoản kinh phí đáng kể, tránh được rủi ro, mất mát có thể xảy ra, giúp đơn vị hoàn thành mục tiêu đã đặt ra của mình trong tương lai. Sau đây là một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi của đơn vị:
- Các đơn vị triển khai tốt công tác công khai hóa toàn bộ các quy định về hồ sơ, thủ tục, quy trình giao dịch theo quy định của Cục, của Tổng cục QLTT, để các Phòng Đội, cá nhân biết rõ trách nhiệm, quyền hạn khi giao dịch.
- Nếu có sự thay đổi lớn về chế độ, chính sách, các đơn vị cần tiếp cận nhanh chóng chính sách thanh toán, nghe phổ biến những quy định mới. Tiếp thu các ý kiến đóng góp để tiếp tục hoàn thiện các quy trình, thủ tục đặc biệt là về tổ chức công việc và thái độ phục vụ của cán bộ kế toán.
- Đối với công việc trong nội bộ Cục cần thực hiện nghiêm túc các quy trình về quản lý, kiểm soát nguồn chi qua quỹ, kho bạc; Thực hiện việc thanh toán kịp thời các khoản chi khi đã có đầy đủ các hồ sơ, theo đúng trình tự, thủ tục quy định; Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đặc biệt là các khoản chi mua
sắm, sửa chữa, chi đầu tư XDCB, chi khác...
- Kiên quyết từ chối thanh toán bất kỳ khoản chi nào không đủ hồ sơ, thủ tục hoặc vượt định mức, đơn giá quy định. Thủ trưởng Chi cục có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trưởng các phòng đội về những lý do từ chối thanh toán các khoản chi; đồng thời, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cấp trên về quyết định thanh toán các khoản chi không đúng chế độ thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý.
- Tăng cường công tác kiểm tra, KTNB trong đơn vị nhằm phát hiện và uốn nắn kịp thời những sai sót trong quá trình quản lý chi tiêu.
- Đối với kinh phí hoạt động thường xuyên: Trong quá trình thực hiện, đơn vị điều chỉnh các nội dung chi, các nhóm mục chi trong dự toán chi được cấp có thẩm quyền giao cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
- Đối với kinh phí chi cho hoạt động không thường xuyên: khi điều chỉnh các nhóm mục chi, nhiệm vụ chi, kinh phí cuối năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết, thực hiện theo quy định của Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
3.2.2.1. Kiểm soát đối với kiểm soát chi thanh toán cá nhân * Rủi ro:
- Chưa có sự kiểm soát phần tính toán lương trên bảng lương để phát hiện sai phạm và gian lận nếu có trong quá trình tính và chi trả lương. Bên cạnh đó, khoản chi về làm thêm giờ, thêm ngày công của hợp đồng lao động hiện nay chưa được kiểm tra, kiểm soát tốt, bởi vì việc chấm công làm thêm cho mỗi cá nhân do Trưởng phòng hoặc Đội trưởng quản lý nên có thể vì ưu ái thân quen mà chấm thêm nhiều hơn, điều đó sẽ không đúng với thực tế làm việc của cán bộ.
- Chưa có sự kiểm tra, đối chiếu giữa phòng TCHC và các Đội QLTT trực thuộc để xem thời gian ngoài có đúng thực tế.
- Chi quá mức cho phép của Nhà nước.
* Giải pháp:
Xác định rõ mục tiêu kiểm soát:
- Tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về chế độ tiền lương cơ bản và các khoản trích theo lương trả cho người lao động.
- Tiền lương tăng thêm, tiền định mức cho khối quản lý, gián tiếp phải thực hiện việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của mỗi cán bộ công nhân viên để quyết định mức lương chi trả được đúng đắn.
- Đảm bảo việc tính đúng, tính đủ lương cho người lao động trên cơ sở ngày công lao động, khối lượng, chất lượng công việc hoàn thành được thể hiện trên Bảng tính lương cho cán bộ viên chức do Phòng TCHC thực hiện. Trên cơ sở:
+ Danh sách cán bộ, công chức, người lao động với các hệ số lương cấp bậc, phụ cấp chức vụ, thâm niên, vượt khung... tương ứng.
+ Bảng chấm công của các Phòng, các Đội và Bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc (đối với đối tượng hưởng lương thời gian) do Phòng TC-HC tổng hợp và cung cấp.
Trình tự, nội dung kiểm soát:
- Đối với lương cơ bản:
+ Các bảng tính lương phải được người Phụ trách bộ phận đó kiểm tra và ký duyệt qua đó thể hiện được sự kiểm soát và chịu trách nhiệm của người đứng đầu các bộ phận.
+ Bộ phận kế toán tính lương cuối tháng phối hợp với Phòng TC-HC thực hiện kiểm tra, kiểm soát số lao động đang làm việc, số lao động trong biên chế, lao động hợp đồng, số lao động thôi việc, số lao động mới, lao động điều chuyển,... để xác định đầy đủ, chính xác số lao động hiện có làm cơ sở cho việc tính lương.
+ Kịp thời, cập nhập, xem xét các chế độ, chính sách liên quan đến công tác tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.... để thực hiện theo quy định.
+ Cuối tháng thực hiện sự phối hợp, kiểm tra giữa các Phòng, Phòng TC - HC theo dõi lao động; các Phòng, Ban theo dõi chấm công; Kế toán thanh toán tính lương công nhân viên để ngăn ngừa những sai sót, gian lận, qua đó có hướng xử lý thích hợp. Cụ thể:
Các Phòng, Đội cuối tháng lập bảng chấm công của cán bộ nhân viên có xác nhận của người đứng đầu bộ phận gởi đến Phòng TC - HC.
Phòng TC - HC thực hiện việc kiểm tra toàn bộ các chỉ tiêu trên bảng chấm công như số ngày có mặt đi làm, số ngày vắng, chữ ký xác nhận người phụ trách Bộ phận... của các Phòng, Đội gởi đến và ký xác nhận, sau đó chuyển toàn bộ bảng chấm công cho Phòng TC - HC.
Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra bảng chấm công các Phòng, các Đội do Phòng TC - HC chuyển đến theo các chỉ tiêu như số ngày có mặt, số ngày vắng... và thực hiện việc tính lương theo quy định.
- Đối với lương tăng thêm: Cuối tháng, các Phòng, các Đội thực hiện việc đánh giá công việc của các cán bộ nhân viên Phòng mình, tổng hợp và lập danh sách chuyển Phòng TC - HC, Phòng TC - HC xem xét, ký xác nhận và tham mưu trình Lãnh đạo duyệt. Sau khi Lãnh đạo duyệt, danh sách này được chuyển cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào danh sách do Phòng TC - HC chuyển đến, kế toán tiền lương thực hiện việc tính lương tăng thêm cho người lao động trên cơ sở hệ số điều chỉnh thu nhập tăng thêm, hệ số lương cấp bậc bình quân và hệ số phụ cấp lương. Bảng lương tăng thêm sau khi lập xong trình Chi cục trưởng duyệt trước khi thanh toán cho người lao động.
Nhằm khuyến khích lao động tăng chất lượng công việc, tiết kiệm chi , tăng thu và đem lại lợi ích cao nhất cho toàn Cục. Muốn như vậy, Cục cần
thay đổi quy trình thực hiện phân phối thu nhập tăng thêm thông qua việc xây dựng hệ số công việc để xác định mức độ công việc của cá nhân, từng nhóm công việc.
Bước 1: Hội đồng thi đua của Cục căn cứ vào chức vụ , chức danh để thiết lập và ban hành Hệ số công việc (HSCV) của từng nhóm công việc, đưa ra hội nghị CBCC để tham gia , sau đó phê duyệt và triển khai thực hiện.Hệ số này áp dụng cho cán bộ công chức của Chi cục, không áp dụng đối với nhân viên hợp đồng. Giữ nguyên Hệ số xếp loại thi đua mà Cục đã áp dụng: (A=1; B=0,7; C=0,4).
Luận văn đề xuất hệ số công việc cho Chi cục theo bảng dưới đây:
Bảng 3.1: Bảng hệ số công việc áp dụng để chi thu nhập tăng thêm.
STT Chức vụ, chức danh Hệ số công việc
01 Cục trưởng 2,0 02 Các Phó Cục 1,7 03 Trưởng phòng TCHC, TTPC, NVTH 1,4 04 Phó phòng TCHC, TTPC, NVTH 1,2
05 Đội trưởng các Đội 1,3
06 Phó Đội trưởng các Đội 1,1
07 Cử nhân là kiểm soát viên 0,9
08 Trung cấp là kiểm soát viên 0,7
09 Lái xe, bảo vệ... 0,6
Bước 2: Các Phòng, các Đội và Hội đồng thi đua của Chi cục bình xét thi đua của nhân viên dựa vào số lượng công việc đã phân công và kết quả công việc đã thực hiện trong từng tháng , quý để xếp loại A,B,C.
Bước 3: Hằng tháng, bộ phận kế toán xác định tổng số thu nhập tăng thêm trong tháng, quý trình Chi cục trưởng phê duyệt.
Bước 4: Kế toán tiền lương căn cứ HSCV và HSTĐ tính thu nhập tăng thêm cho từng nhân viên theo công thức: Tổng thu nhập tăng thêm được trích trong tháng, quý chia (:) Tổng hệ số công việc và hệ số thi đua tháng, quý nhân (x) hệ số (công việc + thi đua) của từng cá nhân.
Bước 5: Bộ phận TCHC tổng hợp, trình duyệt Cục trưởng phê duyệt, chuyển bộ phận kế toán lập thủ tục chi cho nhân viên toàn Cục qua thẻ ATM và hạch toán ,ghi sổ theo quy định.
Với phương pháp này, dễ dàng nhận thấy sự hợp lý tương đối trong việc phân phối thu nhập tăng thêm tại đơn vị, thể hiện hiệu quả lao động của từng cá nhân viên theo sự phân công công việc.
3.2.2.2. Đối với kiểm soát chi dịch vụ công cộng
- Mục tiêu và tiêu chuẩn kiểm soát:
+ Đối với các khoản chi tiền điện, nước căn cứ vào hoá đơn phát sinh thực tế trong tháng của đơn vị để thanh toán. Căn cứ vào số kwh điện mà đơn vị sử dụng khi thực hiện được thể hiện trên hóa đơn tiền điện của Công ty Điện lực; căn cứ vào số m3 nước mà đơn vị sử dụng được thể hiện trên chỉ số m3 của đồng hồ nước đối chiếu với số m3 nước được thể hiện trên hóa đơn tiền nước của Công ty cấp thoát nước.
+ Các khoản chi phí xăng, dầu được xác định theo định mức do Cục quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của Cục.
+ Các khoản chi phí văn phòng phẩm thực hiện khoán bằng tiền hoặc khoán bằng hiện vật, trên cơ sở Phòng, Đội nào có tính chất công việc thực sự cần sử dụng nhiều văn phòng phẩm sẽ có mức khoán cao hơn.
+ Cước phí thông tin: Đối với điện thoại hàng tháng thì được quy định rõ ràng trong quy chế chi tiêu nội bộ của Cục. Đối với điện thoại di động của các
lãnh đạo Cục , Ban chỉ huy các Đội thì theo thông tư 59/2008/TT-BTC và thông tư 51/2010/TT-BTC để phục vụ công tác kiểm tra kiểm soát thị trường, công tác chống buôn lậu, gian lận thương mại, hàng giả.
- Trình tự, nội dung kiểm soát:
Thực hiện theo trình tự và thủ tục kiểm soát dựa trên cơ sở các quy định về chi phí cho các khoản chi về dịch vụ công cộng, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, ...
+ Đối với chi phí điện, nước:
* Rủi ro:
- Kiểm soát việc sử dụng điện, nước tại Cục còn lỏng lẻo, chưa thực hiện kiểm soát kỹ, chưa kiên quyết trong việc xử lý việc sử dụng điện, nước không tiết kiệm, vẫn còn một số trường hợp dùng sai mục đích, sử dụng cho mục đích cá nhân.
* Giải pháp:
Phòng TC-HC thực hiện việc kiểm tra thực tế tình hình sử dụng điện, nước trong đơn vị, cuối tháng tiến hành ghi sổ số liệu thực tế kwh điện và số m3 khối nước Cục đã sử dụng, đối chiếu với số liệu trên hoá đơn của Công ty điện lực và Công ty cấp thoát nước. Sau đó Phòng TC-HC thực hiện việc lập giấy đề nghị thanh toán tiền điện, nước kèm theo hóa đơn và chuyển cho Bộ phận kế toán, kế toán kiểm tra hoá đơn thông qua các chỉ tiêu: Số lượng, đơn gía, tổng giá thanh toán và trình lãnh đạo Cục duyệt, sau đó kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi trình lãnh đạo ký duyệt và chuyển khoản qua ngân hàng hay kho bạc cho các đơn vị. Qua trình tự thanh toán chi chí điện, nước ở trên thể hiện sự phối hợp kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận với nhau góp phấn tăng cường công tác kiểm soát thu, chi tại đơn vị. Cụ thể, Phòng TC-HC thực hiện việc kiểm tra thực tế tình hình sử dụng điện, nước. Bộ phận kế toán kiểm tra hoá đơn thông qua các chỉ tiêu: Số lượng, đơn gía, tổng giá thanh toán và
trình lãnh đạo Cục duyệt thanh toán.
+ Đối với chi phí thông tin liên lạc:
* Rủi ro:
- Kiểm soát việc sử dụng điện thoại tại Cục còn chưa chặt chẽ, không tiết kiệm, vẫn còn một số trường hợp dùng sai mục đích, sử dụng cho mục đích cá nhân.
* Giải pháp:
Đơn vị thực hiện định mức khoán cước điện thoại cho các Phòng, Đội Căn cứ vào các bảng kê, hoá đơn thông báo tiền cước phí của bưu điện chuyển đến, Phòng TC-HC xem xét, kiểm tra và đối chiếu các thông tin trên hoá đơn và bảng kê kèm theo với số mức cước khoán theo quy định của mỗi Phòng. Sau đó Phòng TC-HC lập bảng kê số tiền cước phí của mỗi Phòng đã sử dụng và gởi kế toán thanh toán Bộ phận kế toán kiểm tra và đối chiếu số sử dụng thực tế của mỗi Phòng với số định mức cuớc khoán của các Phòng và thông báo cho từng Phòng biết về số tiền vượt, hay tiết kiệm để thực hiện việc lập phiếu thu, thu lại tiền đã gọi vượt và lập phiếu chi, chi lại số tiền các Phòng đã tiết kiệm cước phí cuộc gọi trong tháng. Sau đó, Bộ phận kế toán trình lãnh đạo xem xét kiểm tra các chứng từ liên quan và kế toán thanh toán chuyển khoản trả cho Bưu điện.
Bảng 3.2: Định mức chi phí sử dụng điện thoại tại Cục QLTT tỉnh Bình Định
Điện thoại cố định của Cục
- Phòng Ban Lãnh đạo được thanh toán cước phí theo hóa đơn thực tế; - Khoán cước cho các máy còn lại không quá 300.000 đồng/tháng; - Các trường hợp phát sinh khác sẽ do Cục trưởng quyết định.
Chi khoán cước phí điện thoại di động cho:
Cục phó 300.000 đồng/tháng; Trưởng phòng, kế toán trưởng, Đội
trưởng 200.000 đồng/tháng;
Bí thư Chi Bộ, chủ tịch CĐBộ phận,
bí thư LCĐ 150.000 đồng/tháng;
Các trường hợp cần thiết khác sẽ do Cục trưởng quyết định
+ Đối với chi phí nhiên liệu, xăng dầu:
* Rủi ro:
- Kiểm soát việc sử dụng nhiên liệu, xăng dầu tại Cục còn chưa chặt chẽ, chưa thực hiện kiểm soát kỹ. Chưa kiểm soát được số km đoạn đường đi.
* Giải pháp:
Căn cứ vào lệnh điều xe được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, kế hoạch công tác của cơ quan, căn cứ vào số Km (số Km đầu và số Km cuối) xe chạy thực tế khi đi công tác, định mức nhiên liệu được duyệt cho từng loại xe. Các tài xế xe lập giấy đề nghị thanh toán nhiên liệu trình trưởng bộ phận duyệt, sau đó giấy đề nghị thanh toán (kèm các chứng từ như hóa đơn nhiên liệu, lệnh điều xe, kế hoạch đi công tác...) được chuyển đến bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ và thanh toán. Trường hợp thanh toán nhiên liệu như xăng, dầu cho các máy phát điện trong trường hợp cúp điện, phải căn cứ vào giấy báo số giờ chạy máy nổ, định mức nhiên liệu cho từng loại máy, có ký xác nhận của các Trưởng bộ phận liên quan kèm lịch thông báo cúp điện của Công ty điện lực.
+ Đối với chi phí mua hàng, vật tư, văn phòng phẩm.
* Rủi ro:
- Giữa người mua và người bán có sự thông đồng với nhau, nhân viên gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán
liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
- Có thể nhận sai hàng, chẳng hạn như: hàng hoá sai về số lượng, chất lượng, quy cách, nhân viên nhận hàng không am hiểu về chất lượng hàng.