6. Tổng quan tài liệu:
2.2. Giới thiệu hệ thống kiểm soát tại Cục:
2.2.1. Môi trường kiểm soát
2.2.1.1. Nhân tố bên trong
Về công tác quản lý, Cục trưởng là người đứng đầu Cục, chủ tài khoản, chịu trách nhiệm chung về công tác chuyên môn và công tác quản lý tại Cục.
Về công tác chuyên môn, Cục trưởng có 02 Phó Cục trưởng giúp việc và phân công công chức, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể cho các trưởng phòng, Đội trưởng tùy theo chức năng của từng Phòng, từng Đội.
Về công tác tài chính, Cục trưởng chịu trách nhiệm chung về tất cả các phát sinh tài chính tại Cục, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và trước pháp luật,Cục trưởng uỷ quyền cho 01 Phó Cục trưởng điều hành trực tiếp tại Cục và ký các chứng từ đi kho bạc.
Về trách nhiệm, Các trưởng phòng và các Đội trưởng chấp hành sự phân công của Cục trưởng và chịu trách nhiệm về phần việc của mình trước Cục trưởng và trước pháp luật.
Về công tác xây dựng kế hoạch hoạt động: Phòng có Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng, các công chức và nhân viên hợp đồng theo quy định tại Nghị định số 68/2000/NĐ-CP (nếu có).
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng. Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, cách chức Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các công chức thực hiện theo quy
định của pháp luật và theo phân cấp. Đối với chức danh Trưởng phòng Thanh tra – Pháp chế, trước khi bổ nhiệm, bổ nhiệm lại phải có văn bản thống nhất với Chánh Thanh tra Bộ.
Về nhân sự, đến này có 62 công chức thì có 100% CC – KSV có trình độ trung cấp trở lên, trong đó 70 CC- KSV có trình độ đại học, trình độ không đồng đều, Chi cục tuyển dụng công khai, sử dụng và quản lý công chức được thực hiện theo quy định của pháp luật và thực hiện theo quy trình ISO.
2.2.1.2. Nhân tố bên ngoài
Sự ra đời và thay đổi liên tục các Nghị định, Thông tư, văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, của Bộ Công Thương, Tổng cục QLTT; cơ quan BHXH; các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của lãnh đạo địa phương như UBND thành phố, Kho bạc tỉnh về kiểm soát chi ngân sách và các cơ quan thanh tra, tài chính, kiểm toán cùng với sự phát triển quy mô và tinh vi, xảo quyệt hơn của bọn buôn lậu trong xã hội có kinh tế mở cửa, hội nhập với thế giới bên ngoài cũng ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát của đơn vị.
2.2.2. Hoạt động kiểm soát chi
Hiện tại, Cục chưa có một hệ thống thủ tục kiểm soát chuẩn của cơ quan quản lý cấp trên cũng như cơ quan quản lý ngành. Để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát Cục đã áp dụng nguyên tác phân công kiểm soát bằng trách nhiệm và cảm tính của người được phân công. Tại Cục việc phân công cho các trưởng phòng cũng như cho cá nhân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm (trừ Ban lãnh đạo và các trưởng phòng; nguyên tác này cũng áp dụng ở một số lĩnh vực trong công tác quản lý vì ở một số nhiệm vụ nếu kiêm nhiệm sẽ tạo ra cơ hội gian lận hoặc sai sót khó phát hiện).
Các thủ tục kiểm soát của Cục được thiết lập trên nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
việc được phân chia cụ thể cho nhiều phòng ban, các Đội trực thuộc nhiều người trong mỗi phòng, Đội đã tạo sự chuyên môn hóa trong công việc.
Ví dụ: khi mua tài sản, Trưởng phòng TCHC phụ trách mua tài sản, còn Tổ tài vụ kiểm tra thanh toán. Trong Tổ tài vụ còn phân nhiệm thủ quỹ, kế toán TSCĐ, kế toán tổng hợp. Đó là chế độ đa người làm việc, mỗi cán bộ sẽ độc lập hơn về lĩnh vực của mình và sai sót dễ phát hiện hơn, gian lận khó xẩy ra hơn do có sự kiểm tra chéo. Đồng thời thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Được Cục quan tâm, ví dụ: kế toán tổng hợp không kiêm nhiệm thủ quỹ và các công tác vật chất khác. Điều này đã tạo ra được sự khách quan, minh bạch, gian lận, sai sót dễ phát hiện, như thâm hụt quỹ, kế toán sữa đổi số liệu...
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: cũng được Cục chú trọng, theo đó, một số cán bộ phòng ban của Cục được Cục trưởng giao quyền cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Ví dụ: Tổ tài vụ, Kế toán trưởng có quyền duyệt cho thanh toán các chứng từ có giá trị nhỏ (dưới 1.000.000đ) không qua Thủ trưởng duyệt mua.
Tại Cục, các thủ tục kiểm soát gồm: lập kế hoạch kiểm tra, kiểm soát quá trình tuân thủ quy định chi tại đơn vị; so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị như: hệ thống chứng từ phiếu chi, phiếu thu; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán trong các phương pháp tính giá, cộng trừ nhân chia .. . đảm bảo không có sự sai sót; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết;
Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán như: So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán về số dư tài sản, số dư tiền quỹ.
2.2.3. Đối tượng kiểm soát chi
và không thường xuyên theo dự toán chi do ngân sách cấp đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và các khoản chi từ số thu xử phạt hỗ trợ.
Các khoản chi thường xuyên gồm nhóm chi thanh toán cho cá nhân, nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn, nhóm chi dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, nhóm chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, các nhóm chi khác và chi thu nhập tăng thêm;
Các khoản chi không thường xuyên gồm các khoản chi mua ấn chỉ, trang phục ngành QLTT, chi cho ban chỉ đạo 389/BCĐ, chi sửa chữa cơ quan ở các Đội.
2.2.4. Hệ thống thông tin kế toán:
Tất cả các chứng từ phát sinh được tập trung tại bộ phận kế toán. Các kế toán viên tiếp nhận chứng từ theo nội dung công việc được phân công, kiểm tra tính đúng, đủ và hợp pháp cúa chứng từ, lập chứng từ kế toán trình kế toán trưởng xem xét , ký và trình lãnh đạo phê duyệt.
Danh mục chứng từ kế toán áp dụng tại Cục thực hiện theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính.
Các biểu mẫu, chứng từ kế toán sử tại Cục theo quy định tại mục lục ngân sách, quy định Sở Tài chính và cơ quan BHXH.
Các chứng từ thu gồm biên lai thu tiền phạt quy định theo thông tư 107/2017/TT-BTC dùng để thu tiền từ xử phạt vi phạm hành chính, bảng kê tổng hợp thu tiền phạt hàng tuần, hàng tháng, phiếu thu…theo quy trình ISO.
Các chứng từ chi gồm, giấy rút dự toán ngân sách, bảng kê thanh toán lương, bảng kê thanh toán thu nhập ngoài lương, phiếu chi, phiếu xuất nhập, biểu mẫu chứng từ dự toán, quyết toán thực hiện…..
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Cục được tóm tắt qua sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán
Các khoản tiền mặt được thu và được giữ tại két sắt của Đội sau khi Đội đã xử lý hồ sơ vụ việc xong và ra biên lai thu tiền phạt, vào ngày 20 hằng tháng kế toán của tất cả các Đội lập bảng kê thanh toán biên lai thu tiền phạt chuyển lên bộ phận kế toán của Cục đồng thời chuyển cho Thủ quỹ thu tiền. Kế toán Cục kiểm tra, đối chiếu số liệu, lập chứng từ thu trình kế toán trưởng ký và Thủ trưởng đơn vị ( Phó cục trưởng phụ trách) phê duyệt. Sau đó kế toán của Cục lập bảng kê tổng hợp tiền phạt của tất cả các Đội chuyển lên kho bạc và thủ quỹ nộp tiền phạt vào kho bạc. Tiền thu phạt vi phạm hành chính được nộp đầy đủ , kịp thời vào ngân sách nhà nước.
Các khoản chi bằng tiền mặt chứng từ gốc chi tiền mặt phát sinh từ các Đội đến Cục được chuyển cho kế toán thanh toán, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ , kế toán lập phiếu chi trình kế toán trưởng và Cục trưởng phê duyệt. Sau đó chứng từ chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Đối với những khoản thanh toán qua kho bạc, chứng từ gốc phát sinh chuyển cho kế toán kho bạc, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ thì kế toán lập chứng từ kho bạc trình kế toán trưởng ký và giám đốc phê duyệt. Sau đó chứng từ được chuyển cho kho bạc để thanh toán. Sau khi đã được thanh toán chứng từ được chuyển về kế toán để lưu trữ.
Tất cả các chứng từ đều được kế toán ghi sổ kế toán chi tiết để cuối kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán kho bạc.
Hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính: Hệ thống sổ kế toán cung cấp
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ (ghi
NVKT vào chứng từ) Kiểm tra chứng từ
Phân loại chứng từ Ghi sổ kế toán tổng
hợp và chi tiết Lưu trữ và bảo quản
thông tin kế toán cho việc quản lý và điều hành công tác tài chính của đơn vị cũng như cung cấp cho công tác kiểm tra, thanh tra của các cơ quan có thẩm quyền. Cục sử dụng phần mềm kế toán MISA để hệ thống sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Cuối quý, cuối năm, sau khi kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp và lập báo cáo công khai tài chính.
Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán áp dụng tại Cục thực hiện theo Thông tư số 107/2017/TT- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Bảng 2.2:Bảng báo cáo tài chính và báo cáo kế toán
ST T
Ký hiệu biểu
TÊN BIỂU BÁO CÁO Kỳ hạn lập báo cáo Nơi nhận Tổng cục Kho bạc Cục 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 B01-H B02-H F02-1H F02- 3aH F02- 3bH B04-H B06-
Bảng cân đối tài khoản Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
Bảng đối chiếu dự toán KPNS cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng KPNS tại KBNN Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
Thuyết minh báo cáo tài chính Quý, năm Quý, năm Quý , năm Quý , năm Quý , năm năm năm x x x x x x x x x x x x x x x x
* Rủi ro trọng yếu có thể xảy ra đối với thông tin kế toán
Thông tin kế toán sai lệch dẫn những quyết định sai lệch, thông tin truyền đạt không đúng nội dung, người truyền đạt không hiểu nội dung thông
tin, thông tin được truyền ra nhiều đầu mối xử lý.
Các rủi ro có thể xảy ra là: ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu sai sót, việc lập chứng từ sai lệch, thanh toán không đúng đối tượng, mất mát, hư hỏng chứng từ trong quá trình luân chuyển và lưu trữ Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp hay xảy ra sự thông đồng giữa người duyệt chi và thủ quỹ trong đơn vị.
Đơn vị có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền kho bạc có gian lận hoặc có lỗi, không kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản, rút tiền ngân hàng mà không được phép, hoặc rút tiền không đúng mục đích.
Hệ thống sổ sách không đầy đủ, thông tin không đầy đủ, thông tin trên sổ sách không chính xác, mất mát hỏng hóc trong quá trình bảo quản.
Hiện nay tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Cục đều được hạch toán trên máy vi tính. Vì vậy, việc dữ liệu kế toán và tài liệu của đơn vị có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá hủy, gian lận, sai sót trong quá trình nhập liệu. Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của đơn vị và phần mềm độc quyền của đơn vị có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp, mất điện. Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại.
2.3. Thực trạng về công tác kiểm soát chi tại Cục QLTT Bình Định: 2.3.1. Kiểm soát các khoản chi thường xuyên 2.3.1. Kiểm soát các khoản chi thường xuyên
Luận văn sẽ kiểm soát các khoản chi ngân sách Nhà nước tại Cục theo Bảng mục lục Ngân sách áp dụng cho những khoản chi tại Cục (thể hiện ở phần phụ lục kèm theo).
2.3.1.1. Kiểm soát chi, nhóm thanh toán cho cá nhân
Kiểm soát các khoản chi tiền lương, tiền công : Cục căn cứ quy định về chế độ lương theo Nghị định số 38/2019/NĐ-CP ngày 09/5/2019 của Chính phủ; Chế độ nâng bậc lương thường xuyên và sớm trước thời hạn theo quy định tại Thông tư số 04/2019/TT-BNV ngày 24/5/2019 của Bộ Nội vụ.
Cục thực hiện chi trả lương theo thời gian và kỳ trả lương vào khoảng ngày 7 đến ngày 10 của tháng .Thời gian làm việc của người lao động được xác định theo bảng chấm công.
Trình tự kiểm soát chi lương cơ bản theo các bước sau:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ kiểm soát chi lương cơ bản
Vào cuối tháng, các Đội, các phòng nộp bảng chấm công sau khi đã có chữ ký của Đội trưởng, Trưởng phòng về bộ phận TC-HC, bộ phận này kiểm tra và tính lương cụ thể cho từng cá nhân, tổng hợp trình Cục trưởng phê duyệt, sau đó chuyển bộ phận kế toán chi lương (việc trả lương tại Cục được chuyển qua thẻ ATM của Ngân hàng AGRIBANK).
Căn cứ tính lương theo thời gian gồm ngày công, hệ số lương, các khoản phụ cấp ngành, phụ cấp công vụ và phụ cấp chức vụ (nếu có) và các khoản đóng góp bắt buộc như BHXH,BHYT, KPCĐ theo quy định hiện hành được thể hiện tại bảng lương.
Căn cứ để kiểm soát nhóm chi này là kiểm tra tính hợp lý của bảng chấm công, các quy định về tiền lương, tiền công hiện hành của nhà nước, đối chiếu số chi với tổng quỹ tiền lương được phê duyệt từ đầu năm, giấy nghỉ
Các phòng, Đội QLTT trực thuộc Cục Phòng TCHC Cục trưởng Bộ phận kế toán
phép….đối chiếu hệ số lương, hệ số các loại phụ cấp, kiểm tra phương pháp tính tiền lương, tính các khoản đóng góp nhằm tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
Đơn vị: Cục QLTT Tỉnh Bình Định Mẫu C02-HD
Mã đơn vị có quan hệ ngân sách:1071370 (Ban hành kèm thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài Chính)
DANH SÁCH LƯƠNG CƠ BẢN THÁNG 12
(Đơn vị tính: đồng)
ST
T Họ và tên
Hệ số
Tài khoản Tổng số tiền
lương Phụ cấp ưu đãi ngành Phụ cấp công vụ 25% Công tác phí Tổng cộng Các khoản phải nộp Thực nhận Hệ số lương Hệ số phụ cấp Hệ số phụ cấp trách nhiệm Hệ số Thành tiền BHXH, BHYT, BHTN Các khoản kinh phí công đoàn Lãnh đạo Chi cục 1 Trần Đức Tiến 5,42 0,9 56110000284201 8.784.800 1,264 1.756.960 2.196.200 300.000 13.037.960 702.784 131.772 12.203.404 2 Nguyễn Thế Vinh 4,98 0,5 56110000602663 7.617.200 1,37 1.904.300 1.904.300 300.000 11.725.800 609.376 114.258 11.002.166 3 Hà Lê Hoàng 3,33 56110000284593 4.628.700 0,8325 1.157.175 1.157.175 300.000 7.243.050 370.296 69.431 6.803.323 Phòng NV-TH 0
4 Huỳnh Hữu Thái 5,76 0,5 56110000284715 8.701.400 1,252 1.740.280 2.175.350 300.000 12.917.030 696.112 130.521 12.090.397