6. Tổng quan tài liệu:
3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi ở Cục:
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý tài chính đơn vị như: sự quản lý thủ công, thiếu khoa học và thiếu sáng tạo đã trở thành lối mòn ở Cục từ những năm trước, chất lượng cán bộ không đồng đều và sự thay đổi không đồng bộ của hệ thống thiết bị quản lý, công tác kiểm tra, giám sát còn mang cảm tính, ngại va chạm và không đồng bộ.
chặt chẽ.
Trong khi đó, yêu cầu đặt ra là các khoản chi phải tuân thủ theo pháp luật, đúng với quy chế chi tiêu nội bộ và đúng với mục đích, yêu cầu cả về lượng về chất, phù hợp với điều kiện của Cục.
Chính vì vậy, để hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Cục, lãnh đạo Cục phải thật sự quan tâm đến công tác quản lý, nhìn nhận đúng đắn về bản chất và lợi ích của kiểm soát chi tại đơn vị mình, bởi chất lượng và hiệu quả kiểm soát phụ thuộc vài chỉ đạo thực hiện của thủ trưởng thông qua việc phân công, phân nhiệm và việc thực hiện có triệt để hay không ở mỗi bộ phận, mỗi cán bộ công chức thực thi. Bên cạnh đó, hiệu quả kiểm soát cần có sự phối hợp của nhiều thành phần trong hệ thống, yếu tố trung thực, khách quan và ý thức trách nhiệm của người thực hiện.
3.2.1.1. Phân công quyền hạn và trách nhiệm các cấp quản lý trong kiểm soát chi ngân sách tại Cục
- Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn các cấp quản lý trong kiểm soát chi ngân sách tại Cục.
- Thực hiện tốt 3 nguyên tắc: Nguyên tác phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền , phê chuẩn.
- Chú trọng, đổi mới chi ngân sách theo hướng tiết kiệm và hiệu quả.
3.2.1.2. Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ tài chính kế toán
Trong công tác nhân sự, cần công khai tuyển chọn cán bộ nhằm nâng cao chất lượng quản lý và chất lượng phục vụ; cần chọn ra những cán bộ có trình độ chuyên môn đạt yêu cầu, thu hút cán bộ chuyên môn giỏi, có những ưu đãi nhất định trong hệ số thu nhập tăng thêm nhằm động viên , khích lệ cán bộ trẻ nhiệt tình và sáng tạo trong chuyên môn.
Về nghiệp vụ chuyên môn của bộ phận quản lý ( nhất là bộ phận kế toán) cần học hỏi và nghiên cứu thường xuyên các văn bản quy phạm pháp luật liên
quan đến hoạt động của đơn vị; cần áp dụng khoa học công nghệ thông tin vào hệ thống quản trị và công tác kế toán nội bộ của cơ quan nhằm trợ giúp cho việc kiểm soát chi nhanh chóng , kịp thời, tăng năng suất, giảm thời gian lao động.
Cần có chế độ khen thưởng đối với cán bộ, công chức nhằm khích lệ , động viên họ phát huy hơn nữa nhân tố tích cực, xây dựng môi trường làm việc trong sạch , đồng thời phát hiện những sai phạm trong kiểm soát và xử lý nghiêm minh những trường hơp sai phạm, những hành động không tốt ảnh hưởng đến Cục.
3.2.1.3. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ một cách chặt chẽ, khoa học phù hợp với thực tiễn và theo đúng các quy định chung để làm cơ sở kiểm soát chi
Quy chế chi tiêu nội bộ cần xây dựng trên nguyên tắc ưu tiên chi cho nghiệp vụ để đảm bảo chất lượng chuyên môn, tiết kiệm chi quản lý hành chính và phân công lao động hợp lý, hiệu quả.
Khi tiến hành xây dựng hệ thống định mức phải có sự phối hợp giữa các Đội, các Phòng và do kế toán tham mưu, việc xây dựng định mức cụ thể và phù hợp cho từng nội dung chi tiêu sẽ giúp cho đơn vị chủ động hơn trong việc chi tiêu qua từng thời kỳ nhất định và các cứ vào định mức đơn vị sẽ dễ dàng kiểm tra, kiểm soát hơn.
3.2.1.4. Tăng cường kiểm tra và tự kiểm tra tài chính tại Cục
Cần ban hành những quy định cụ thể, xây dựng kế hoạch tự kiểm tra, tổ chức việc tự kiểm tra tài chính theo các nội dung quy định cụ thể tại Cục, tổ chức tuyên truyền sự cần thiết của công tác tự kiểm tra tài chính kế toán.
Định kỳ, cuối quý hoặc cuối năm vào thời điểm công khai tài chính Cục phải thông báo công khai kết quả tự kiểm tra và các kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra. Xem xét và phê chuân các kết luận kiểm tra của bộ phận thực hiện
kiểm tra, phê duyệt và đôn đốc thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại được phát hiện trong quá kiểm tra.
Do việc kiểm soát xảy ra trong suốt quá trình thực hiện nên việc bố trí cán bộ thực thi nhiệm vụ cần đúng vị trí và trình độ, phải đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng kịp thời với những thay đổi về chính sách , chế độ của Nhà nước; phải thiết lập thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ và chính xác nhằm giúp cho sự nhận biết, thu thập, ghi chép, phân loại, tổng hợp và lập báo cáo đúng quy định. Cần ứng dụng khoa học thông tin vào hoạt động của đơn vị nhằm hiện đại hóa công tác đặc thù của ngành và công tác thu, chi hỗ trợ cho công tác kiểm soát.
3.2.2. Hoàn thiện công tác kiểm soát đối với các khoản chi
Việc đơn vị kiểm soát tốt các khoản chi sẽ tiết kiệm được một khoản kinh phí đáng kể, tránh được rủi ro, mất mát có thể xảy ra, giúp đơn vị hoàn thành mục tiêu đã đặt ra của mình trong tương lai. Sau đây là một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi của đơn vị:
- Các đơn vị triển khai tốt công tác công khai hóa toàn bộ các quy định về hồ sơ, thủ tục, quy trình giao dịch theo quy định của Cục, của Tổng cục QLTT, để các Phòng Đội, cá nhân biết rõ trách nhiệm, quyền hạn khi giao dịch.
- Nếu có sự thay đổi lớn về chế độ, chính sách, các đơn vị cần tiếp cận nhanh chóng chính sách thanh toán, nghe phổ biến những quy định mới. Tiếp thu các ý kiến đóng góp để tiếp tục hoàn thiện các quy trình, thủ tục đặc biệt là về tổ chức công việc và thái độ phục vụ của cán bộ kế toán.
- Đối với công việc trong nội bộ Cục cần thực hiện nghiêm túc các quy trình về quản lý, kiểm soát nguồn chi qua quỹ, kho bạc; Thực hiện việc thanh toán kịp thời các khoản chi khi đã có đầy đủ các hồ sơ, theo đúng trình tự, thủ tục quy định; Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, đặc biệt là các khoản chi mua
sắm, sửa chữa, chi đầu tư XDCB, chi khác...
- Kiên quyết từ chối thanh toán bất kỳ khoản chi nào không đủ hồ sơ, thủ tục hoặc vượt định mức, đơn giá quy định. Thủ trưởng Chi cục có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trưởng các phòng đội về những lý do từ chối thanh toán các khoản chi; đồng thời, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cấp trên về quyết định thanh toán các khoản chi không đúng chế độ thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý.
- Tăng cường công tác kiểm tra, KTNB trong đơn vị nhằm phát hiện và uốn nắn kịp thời những sai sót trong quá trình quản lý chi tiêu.
- Đối với kinh phí hoạt động thường xuyên: Trong quá trình thực hiện, đơn vị điều chỉnh các nội dung chi, các nhóm mục chi trong dự toán chi được cấp có thẩm quyền giao cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
- Đối với kinh phí chi cho hoạt động không thường xuyên: khi điều chỉnh các nhóm mục chi, nhiệm vụ chi, kinh phí cuối năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết, thực hiện theo quy định của Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
3.2.2.1. Kiểm soát đối với kiểm soát chi thanh toán cá nhân * Rủi ro:
- Chưa có sự kiểm soát phần tính toán lương trên bảng lương để phát hiện sai phạm và gian lận nếu có trong quá trình tính và chi trả lương. Bên cạnh đó, khoản chi về làm thêm giờ, thêm ngày công của hợp đồng lao động hiện nay chưa được kiểm tra, kiểm soát tốt, bởi vì việc chấm công làm thêm cho mỗi cá nhân do Trưởng phòng hoặc Đội trưởng quản lý nên có thể vì ưu ái thân quen mà chấm thêm nhiều hơn, điều đó sẽ không đúng với thực tế làm việc của cán bộ.
- Chưa có sự kiểm tra, đối chiếu giữa phòng TCHC và các Đội QLTT trực thuộc để xem thời gian ngoài có đúng thực tế.
- Chi quá mức cho phép của Nhà nước.
* Giải pháp:
Xác định rõ mục tiêu kiểm soát:
- Tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về chế độ tiền lương cơ bản và các khoản trích theo lương trả cho người lao động.
- Tiền lương tăng thêm, tiền định mức cho khối quản lý, gián tiếp phải thực hiện việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của mỗi cán bộ công nhân viên để quyết định mức lương chi trả được đúng đắn.
- Đảm bảo việc tính đúng, tính đủ lương cho người lao động trên cơ sở ngày công lao động, khối lượng, chất lượng công việc hoàn thành được thể hiện trên Bảng tính lương cho cán bộ viên chức do Phòng TCHC thực hiện. Trên cơ sở:
+ Danh sách cán bộ, công chức, người lao động với các hệ số lương cấp bậc, phụ cấp chức vụ, thâm niên, vượt khung... tương ứng.
+ Bảng chấm công của các Phòng, các Đội và Bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc (đối với đối tượng hưởng lương thời gian) do Phòng TC-HC tổng hợp và cung cấp.
Trình tự, nội dung kiểm soát:
- Đối với lương cơ bản:
+ Các bảng tính lương phải được người Phụ trách bộ phận đó kiểm tra và ký duyệt qua đó thể hiện được sự kiểm soát và chịu trách nhiệm của người đứng đầu các bộ phận.
+ Bộ phận kế toán tính lương cuối tháng phối hợp với Phòng TC-HC thực hiện kiểm tra, kiểm soát số lao động đang làm việc, số lao động trong biên chế, lao động hợp đồng, số lao động thôi việc, số lao động mới, lao động điều chuyển,... để xác định đầy đủ, chính xác số lao động hiện có làm cơ sở cho việc tính lương.
+ Kịp thời, cập nhập, xem xét các chế độ, chính sách liên quan đến công tác tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.... để thực hiện theo quy định.
+ Cuối tháng thực hiện sự phối hợp, kiểm tra giữa các Phòng, Phòng TC - HC theo dõi lao động; các Phòng, Ban theo dõi chấm công; Kế toán thanh toán tính lương công nhân viên để ngăn ngừa những sai sót, gian lận, qua đó có hướng xử lý thích hợp. Cụ thể:
Các Phòng, Đội cuối tháng lập bảng chấm công của cán bộ nhân viên có xác nhận của người đứng đầu bộ phận gởi đến Phòng TC - HC.
Phòng TC - HC thực hiện việc kiểm tra toàn bộ các chỉ tiêu trên bảng chấm công như số ngày có mặt đi làm, số ngày vắng, chữ ký xác nhận người phụ trách Bộ phận... của các Phòng, Đội gởi đến và ký xác nhận, sau đó chuyển toàn bộ bảng chấm công cho Phòng TC - HC.
Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra bảng chấm công các Phòng, các Đội do Phòng TC - HC chuyển đến theo các chỉ tiêu như số ngày có mặt, số ngày vắng... và thực hiện việc tính lương theo quy định.
- Đối với lương tăng thêm: Cuối tháng, các Phòng, các Đội thực hiện việc đánh giá công việc của các cán bộ nhân viên Phòng mình, tổng hợp và lập danh sách chuyển Phòng TC - HC, Phòng TC - HC xem xét, ký xác nhận và tham mưu trình Lãnh đạo duyệt. Sau khi Lãnh đạo duyệt, danh sách này được chuyển cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào danh sách do Phòng TC - HC chuyển đến, kế toán tiền lương thực hiện việc tính lương tăng thêm cho người lao động trên cơ sở hệ số điều chỉnh thu nhập tăng thêm, hệ số lương cấp bậc bình quân và hệ số phụ cấp lương. Bảng lương tăng thêm sau khi lập xong trình Chi cục trưởng duyệt trước khi thanh toán cho người lao động.
Nhằm khuyến khích lao động tăng chất lượng công việc, tiết kiệm chi , tăng thu và đem lại lợi ích cao nhất cho toàn Cục. Muốn như vậy, Cục cần
thay đổi quy trình thực hiện phân phối thu nhập tăng thêm thông qua việc xây dựng hệ số công việc để xác định mức độ công việc của cá nhân, từng nhóm công việc.
Bước 1: Hội đồng thi đua của Cục căn cứ vào chức vụ , chức danh để thiết lập và ban hành Hệ số công việc (HSCV) của từng nhóm công việc, đưa ra hội nghị CBCC để tham gia , sau đó phê duyệt và triển khai thực hiện.Hệ số này áp dụng cho cán bộ công chức của Chi cục, không áp dụng đối với nhân viên hợp đồng. Giữ nguyên Hệ số xếp loại thi đua mà Cục đã áp dụng: (A=1; B=0,7; C=0,4).
Luận văn đề xuất hệ số công việc cho Chi cục theo bảng dưới đây:
Bảng 3.1: Bảng hệ số công việc áp dụng để chi thu nhập tăng thêm.
STT Chức vụ, chức danh Hệ số công việc
01 Cục trưởng 2,0 02 Các Phó Cục 1,7 03 Trưởng phòng TCHC, TTPC, NVTH 1,4 04 Phó phòng TCHC, TTPC, NVTH 1,2
05 Đội trưởng các Đội 1,3
06 Phó Đội trưởng các Đội 1,1
07 Cử nhân là kiểm soát viên 0,9
08 Trung cấp là kiểm soát viên 0,7
09 Lái xe, bảo vệ... 0,6
Bước 2: Các Phòng, các Đội và Hội đồng thi đua của Chi cục bình xét thi đua của nhân viên dựa vào số lượng công việc đã phân công và kết quả công việc đã thực hiện trong từng tháng , quý để xếp loại A,B,C.
Bước 3: Hằng tháng, bộ phận kế toán xác định tổng số thu nhập tăng thêm trong tháng, quý trình Chi cục trưởng phê duyệt.
Bước 4: Kế toán tiền lương căn cứ HSCV và HSTĐ tính thu nhập tăng thêm cho từng nhân viên theo công thức: Tổng thu nhập tăng thêm được trích trong tháng, quý chia (:) Tổng hệ số công việc và hệ số thi đua tháng, quý nhân (x) hệ số (công việc + thi đua) của từng cá nhân.
Bước 5: Bộ phận TCHC tổng hợp, trình duyệt Cục trưởng phê duyệt, chuyển bộ phận kế toán lập thủ tục chi cho nhân viên toàn Cục qua thẻ ATM và hạch toán ,ghi sổ theo quy định.
Với phương pháp này, dễ dàng nhận thấy sự hợp lý tương đối trong việc phân phối thu nhập tăng thêm tại đơn vị, thể hiện hiệu quả lao động của từng cá nhân viên theo sự phân công công việc.
3.2.2.2. Đối với kiểm soát chi dịch vụ công cộng
- Mục tiêu và tiêu chuẩn kiểm soát:
+ Đối với các khoản chi tiền điện, nước căn cứ vào hoá đơn phát sinh thực tế trong tháng của đơn vị để thanh toán. Căn cứ vào số kwh điện mà đơn vị sử dụng khi thực hiện được thể hiện trên hóa đơn tiền điện của Công ty Điện lực; căn cứ vào số m3 nước mà đơn vị sử dụng được thể hiện trên chỉ số m3 của đồng hồ nước đối chiếu với số m3 nước được thể hiện trên hóa đơn tiền nước của Công ty cấp thoát nước.
+ Các khoản chi phí xăng, dầu được xác định theo định mức do Cục quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của Cục.
+ Các khoản chi phí văn phòng phẩm thực hiện khoán bằng tiền hoặc khoán bằng hiện vật, trên cơ sở Phòng, Đội nào có tính chất công việc thực sự cần sử dụng nhiều văn phòng phẩm sẽ có mức khoán cao hơn.
+ Cước phí thông tin: Đối với điện thoại hàng tháng thì được quy định rõ ràng trong quy chế chi tiêu nội bộ của Cục. Đối với điện thoại di động của các
lãnh đạo Cục , Ban chỉ huy các Đội thì theo thông tư 59/2008/TT-BTC và thông tư 51/2010/TT-BTC để phục vụ công tác kiểm tra kiểm soát thị trường, công tác chống buôn lậu, gian lận thương mại, hàng giả.