6. Tổng quan tài liệu:
2.2.2. Hoạt động kiểm soát chi
Hiện tại, Cục chưa có một hệ thống thủ tục kiểm soát chuẩn của cơ quan quản lý cấp trên cũng như cơ quan quản lý ngành. Để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát Cục đã áp dụng nguyên tác phân công kiểm soát bằng trách nhiệm và cảm tính của người được phân công. Tại Cục việc phân công cho các trưởng phòng cũng như cho cá nhân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm (trừ Ban lãnh đạo và các trưởng phòng; nguyên tác này cũng áp dụng ở một số lĩnh vực trong công tác quản lý vì ở một số nhiệm vụ nếu kiêm nhiệm sẽ tạo ra cơ hội gian lận hoặc sai sót khó phát hiện).
Các thủ tục kiểm soát của Cục được thiết lập trên nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
việc được phân chia cụ thể cho nhiều phòng ban, các Đội trực thuộc nhiều người trong mỗi phòng, Đội đã tạo sự chuyên môn hóa trong công việc.
Ví dụ: khi mua tài sản, Trưởng phòng TCHC phụ trách mua tài sản, còn Tổ tài vụ kiểm tra thanh toán. Trong Tổ tài vụ còn phân nhiệm thủ quỹ, kế toán TSCĐ, kế toán tổng hợp. Đó là chế độ đa người làm việc, mỗi cán bộ sẽ độc lập hơn về lĩnh vực của mình và sai sót dễ phát hiện hơn, gian lận khó xẩy ra hơn do có sự kiểm tra chéo. Đồng thời thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Được Cục quan tâm, ví dụ: kế toán tổng hợp không kiêm nhiệm thủ quỹ và các công tác vật chất khác. Điều này đã tạo ra được sự khách quan, minh bạch, gian lận, sai sót dễ phát hiện, như thâm hụt quỹ, kế toán sữa đổi số liệu...
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: cũng được Cục chú trọng, theo đó, một số cán bộ phòng ban của Cục được Cục trưởng giao quyền cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Ví dụ: Tổ tài vụ, Kế toán trưởng có quyền duyệt cho thanh toán các chứng từ có giá trị nhỏ (dưới 1.000.000đ) không qua Thủ trưởng duyệt mua.
Tại Cục, các thủ tục kiểm soát gồm: lập kế hoạch kiểm tra, kiểm soát quá trình tuân thủ quy định chi tại đơn vị; so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị như: hệ thống chứng từ phiếu chi, phiếu thu; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán trong các phương pháp tính giá, cộng trừ nhân chia .. . đảm bảo không có sự sai sót; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết;
Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán như: So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán về số dư tài sản, số dư tiền quỹ.