6. Tổng quan tài liệu:
3.2.3. Hoàn thiện quy trình, luân chuyển và tổ chức chứng từ
- Hệ thống chứng từ tại Cục nhìn chung đã phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát thu, chi trong thời gian qua. Để công tác kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tại Cục tốt hơn nữa đơn vị cần thực hiện các yêu cầu sau:
+ Toàn bộ chứng từ phát sinh ngoài Cục do các Công ty, Doanh nghiệp, Nhà cung cấp dịch vụ lập để thanh toán với Cục, phải được kiểm tra, kiểm soát bởi Bộ phận kế toán trước khi trình thủ trưởng đơn vị duyệt. Cụ thể, Bộ phận kế toán kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế thực tế có phát sinh hay không; kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, hóa đơn chứng minh sự hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế đó.
+ Người đứng đầu các Bộ phận, Phòng, Đội đơn vị xác nhận các chứng từ phát sinh ở Bộ phận mình trước khi chứng từ đó trình lãnh đạo ký duyệt.Cụ thể, trong Phòng, Đội khi có một nghiệp vụ kinh tế xảy ra và được nhân viên
mình phụ trách báo lên, người đứng đầu các Bộ phận trực tiếp kiểm tra, kiểm soát sự việc đó và ký xác nhận để làm cơ sơ chứng minh nghiệp vụ kinh tế xãy ra và tham mưu trình lãnh đạo đơn vị có hướng giải quyết.
+ Chứng từ kế toán được phân loại theo các nhóm nghiệp vụ của các phần việc kế toán một cách khoa học để việc kiểm tra, kiểm soát và tìm kiếm, đối chiếu số liệu kế toán được thuận lợi.
- Do số lượng chứng từ sử dụng tại đơn vị rất nhiều, đơn vị thực hiện việc lập danh mục chứng từ sử dụng tại từng bộ phận, mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng để dễ quản lý và kiểm soát. Thường xuyên cập nhật các hồ sơ, chứng từ phát sinh vào danh mục chứng từ. Định kỳ, tiến hành kiểm tra danh mục chứng từ sử dụng của nhân viên kế toán để công tác lưu trữ hồ sơ của đơn vị đi vào nề nếp phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát và tra cứu, đối chiếu số liệu kế toán được thuận lợi và tiết kiệm thời gian.
- Những khoản thanh toán qua quỹ được thực hiện như sau (sơ đồ 3.1).
- Bổ sung “Bảng kê thanh toán công tác phí – Mẫu số C12-HD (bảng 3.3).
* Một số giải pháp để hoàn thiện Công tác tài chính, kế toán:
Tham mưu cho Cục trưởng quản lý việc thực hiện thu, chi ngân sách nhà nước theo Luật ngân sách, Luật Kế toán; quản lý tài chính, tài sản nhà nước, đầu tư xây dựng cơ bản tại các đơn vị thuộc Cục theo phân cấp, bao gồm:
- Quản lý việc thực hiện công tác lập, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách:
+ Chủ trì, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Cục trong việc xây dựng, tổng hợp dự toán ngân sách hàng năm của Cục và xây dựng phương án phân bổ ngân sách cho các đơn vị thuộc Cục và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện; + Thực hiện thẩm định, trình Cục trưởng phê duyệt kế hoạch sử dụng kinh phí hàng năm, kế hoạch đấu thầu mua sắm, sửa chữa thường xuyên tài
sản của các đơn vị theo phân cấp;
+ Thẩm định và trình Cục trưởng phê duyệt dự toán chi tiết các đề án, nhiệm vụ thuộc các nguồn kinh phí sự nghiệp của Cục theo phân cấp;
+ Đầu mối phối hợp với các đơn vị trong Cục thực hiện quản lý nhà nước đối với nguồn vốn hỗ trợ và vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ theo quy định của pháp luật (nếu có);
+ Chủ trì đề xuất xử lý những khó khăn về tài chính, tài sản đối với các đơn vị;
+ Thực hiện thẩm quyền quyết toán ngân sách hàng năm đối với các đơn vị thuộc Cục;
+ Phối hợp với các đơn vị có liên quan triển khai việc thực hiện hệ thống thông tin quản lý ngân sách;
+ Lập báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách hàng năm và công khai tài chính, ngân sách hàng năm của Cục;
+ Phối hợp tổ chức thực hiện công tác mua sắm tập trung theo phân cấp, ủy quyền của Tổng cục QLTT;
+ Phối hợp tổ chức thực hiện công tác mua sắm tập trung theo phân cấp, ủy quyền của Tổng cục QLTT;
+ Phối hợp với các đơn vị của Tổng cục QLTT xây dựng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách đối với đơn vị thuộc Cục; phối hợp với các đơn vị có liên quan kiểm tra việc thực hiện đề án, chương trình, nhiệm vụ và kiến nghị với Cục trưởng điều chỉnh chi tiết trong phạm vi kế hoạch tài chính đã được duyệt bảo đảm mục tiêu chương trình, Đề án, nhiệm vụ đề ra;
- Quản lý tài sản công:
+ Tổ chức công tác quản lý tài sản công tại các đơn vị thuộc Cục; hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành các định mức sử dụng tài sản công theo quy định của nhà nước;
+ Phối hợp với các đơn vị thuộc Cục và các đơn vị có liên quan thực hiện công tác rà soát, sắp xếp lại cơ sở nhà, đất do Cục quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Tổng cục QLTT;
+ Phối hợp và thẩm định hồ sơ mua sắm, nhượng bán và thanh lý tài sản của các đơn vị thuộc Cục theo quy định của pháp luật và theo phân cấp, ủy quyền của Tổng cục QLTT;
+ Phối hợp tổ chức thực hiện, theo dõi, đánh giá thực hiện, điều chỉnh kế hoạch đầu tư công trung hạn và hàng năm; Trình Cục trưởng quyết định đầu tư dự án của các đơn vị sử dụng vốn đầu tư công thuộc phạm vi quản lý của Cục, kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp, ủy quyền của Tổng cục QLTT.
Giấy đề nghị chi tiền duyệt Giấy đề nghi được duyệt Ký duyệt lệnh chi tiền Kiểm tra và lập phiếu chi tiền Phiếu chi Duyệt phiếu chi phiếu chi được duyệt duyệt phiếu chi Chi tiền Phiếu chi Ghi sổ Ghi sổ
Người thanh toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Đề nghị TT
Bảng 3.3:Bảng kê thanh toán công tác phí
Mã chương:016 Mẫu số C17-HD
Đơn vị :Cục Quản lý thị trường Bình Định (Ban hành kèm Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017
Mã đơn vị SDNS: 1071370 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
STT Họ và tên Chức vụ Giấy đi đường số Tiền tàu xe Tiền lưu trú Tiền trọ Cộng Số tiền đã tạm ứng Số tiền còn được nhận Ký nhận Cộng x x x x x x Tổng số tiền (viết bằng chữ):... Kèm theo...chứng từ gốc: vé, giấy đi đường, hoá đơn...)
Bình Định, Ngày...tháng....năm...
Người lập bảng Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị