7. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan
2.3.2. Tổ chức phản ánh các đối tượng kế toán
Việc xây dựng hệ thống mã hiệu ban đầu vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình làm việc sau này. Khi phát sinh nghiệp vụ có liên quan đến các đối tượng như khách hàng, các cá nhân trong đơn vị… thì phải được đánh dấu và nhận biết, việc nhận biết được thể hiện thông qua “Mã” của các đối tượng. Như vậy tương ứng với mỗi đối tượng sẽ có một mã duy nhất và mã phải được thành lập trước khi nhập một chứng từ.
51
Bảng 2.4: Bảng danh mục mã hiệu
MÃ HIỆU CHỨC NĂNG
Danh mục tài khoản
Khai báo danh mục tài khoản và các tính chất tài khoản theo đúng Thông tư 107/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Danh mục đối tượng
Khai báo danh mục đối tương pháp nhân. là các đối tượng liên quan đến công nợ của đơn vị. Đó là toàn bộ danh sách các đối tượng liên quan đến các tài khoản phải thu. phải trả (các tài khoản loại 3). Các đối tượng đó có thể là bên trong hay bên ngoài đơn vị.
Danh mục phòng ban, KBNN trực
thuộc
Khai báo danh mục các phòng ban, KBNN trực thuộc trong đơn vị mục đích để theo dõi tạm ứng, phải thu, phải trả của từng cá nhân trong phòng ban; theo dõi tài sản cố định theo phòng ban sử dụng.
Danh mục nghiệp vụ
Khai báo các nghiệp vụ thường xuyên xảy ra tại đơn vị. Khi đó kế toán chỉ phải khai báo một lần trong danh mục nghiệp vụ rồi khi cập nhật chứng từ kế toán chỉ cần chọn đúng mã nghiệp vụ đó. Chương trình sẽ tự động lấy ra bút toán đã định khoản đó.
Danh mục nguồn kinh phí
Dùng để khai báo hiệu chỉnh các nguồn kinh phí có tại đơn vị.
VD: Hệ thống danh mục mã Kho bạc
Mã kho bạc được sử dụng cho tất cả các phân hệ trên toàn hệ thống. Mục đích là để phân biệt các đơn vị trong KBNN. Ví dụ KBNN trung ương, KBNN Bình Định, KBNN Quy Nhơn…… Các giá trị chi tiết của danh mục mã kho bạc. Một số mã kho bạc đã thống nhất:
52
Mã Kho
bạc
Tên viết tắt Tên đơn vị Địa chỉ
0001 KBNN Kho bạc Nhà nước
15 Trần Khánh Dư – Quận Hoàn Kiếm - TP Hà Nội 0002 VP KBNN TW Văn phòng KBNN TW 32 Cát Linh - TP Hà Nội 2010 KBNN Bình Định Kho bạc Nhà nước Bình Định
64 Lê Đuẩn – Quy Nhơn – Bình Định 2011 VP KBNN Bình Định Văn phòng KBNN Bình Định
64 Lê Đuẩn – Quy Nhơn – Bình Định
2012 KBNN
Hoài Ân KBNN Hoài Ân Huyện Hoài Ân - Bình Định
2013 KBNN An
Lão KBNN An Lão Huyện An Lão – Bình Định
… … … …
- Phân quyền quản lý:
Việc tạo các Mã kho bạc sẽ do KBNN TW thực hiện, các đơn vị khác chỉ cần đăng nhập vào hệ thống là đã có mã kho bạc của đơn vị mình trên hệ thống.
Tại Kho bạc Nhà nước Bình Định. việc phân quyền truy nhập các chức năng cho người sử dụng chưa được thực hiện. Tất cả nhân viên kế toán (kể cả kế toán trưởng) đều có quyền xem, thêm, sửa, xoá các chức năng trong phần mềm chương trình quản lý tài chính:
53
Bảng 2.5: Bảng chi tiết phân quyền ST
T
Tập trách nhiệm
Các chức năng của tập trách nhiệm
1. Tác nghiệp - Nhập bút toán - Xem bút toán
- Quản lý danh mục dùng riêng ở đơn vị: o Danh mục hợp đồng dự án. công trình o Danh mục đối tượng
o Danh mục tài khoản ngân hàng 2. Quản lý tác
nghiệp
- Kết sổ bút toán (thực hiện thao tác kết sổ trên hệ thống)
- Xem bút toán
- Quản lý danh mục dùng riêng ở đơn vị: o Danh mục hợp đồng dự án. công trình o Danh mục đối tượng
o Danh mục tài khoản ngân hàng 3. Quản trị
phân hệ
- Nhập bút toán
- Kết sổ bút toán (thực hiện thao tác kết sổ trên hệ thống)
- Xem giao dịch
- Quản lý danh mục dùng riêng ở đơn vị: o Danh mục hợp đồng dự án. công trình o Danh mục đối tượng
o Danh mục tài khoản ngân hàng - Thiết lập hệ thống
54
ST T
Tập trách nhiệm
Các chức năng của tập trách nhiệm
4. Quản trị ứng dụng
o Nhập bút toán
o Kết sổ bút toán (thực hiện thao tác kết sổ trên hệ thống)
o Xem giao dịch
o Quản lý danh mục dùng riêng ở đơn vị: o Danh mục hợp đồng dự án. công trình o Danh mục đối tượng
o Danh mục tài khoản ngân hàng o Thiết lập hệ thống
o Quản lý danh mục dùng chung toàn hệ thống: o Danh mục kho bạc
o Danh mục tài khoản o Danh mục năm ngân sách o Danh mục chương
o Danh mục Loại – Khoản o Danh mục mục lục ngân sách o Danh mục nguồn kinh phí o Danh mục loại kinh phí o Danh mục nội dung chi
o Danh mục loại hợp đồng dự án. công trình o Danh mục loại đối tượng
o Danh mục nhóm đối tượng o Danh mục loại dự toán
o Danh mục loại rút nộp dự toán
Do Kế toán trưởng không thực hiện phân quyền theo phần hành kế toán nên nếu sai xót số liệu xảy ra thì khó phân định rõ trách nhiệm.