7. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan
3.1. HOÀN THIỆN PHÂN QUYỀN QUẢN LÝ VÀ XÂY DỰNG MÃ ĐỐ
ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN
Từ thực trạng tất cả nhân viên kế toán (kể cả kế toán trưởng) đều có quyền xem, thêm, sửa, xoá các chức năng trong phần mềm kế toán “Quản lý tài chính”. Để phân định rõ trách nhiệm và bảo mật số liệu thì Kế toán trưởng (Quyền quản lý) phải thực hiện khai báo, sửa đổi, xóa và phân quyền cho từng người sử dụng theo từng phần hành và chức năng của chương trình. Đồng thời cho phép phân quyền đến từng phạm vi phân vùng dữ liệu, chi tiết đến từng thao tác (thêm, sửa, xóa) cho từng người sử dụng. Cần có quy định cụ thể và phân quyền trách nhiệm từng thành viên, cụ thể :
Bảng 3.1: Bảng phân quyền cho người sử dụng Nhóm Người sử
dụng
Chức năng
Cán bộ tài vụ
Nhập các nghiệp vụ phát sinh trên hệ thống. Theo dõi, điều chỉnh khi có sự sai sót
Tổng hợp số liệu, lên các báo cáo cuối kỳ trình lãnh đạo.
Phụ trách tài vụ Kiểm soát các nghiệp vụ trên hệ thống. Kiểm tra, kiểm soát các báo cáo cuối kỳ
KBNNAdmin Quản trị hệ thống, cấp quyền và phân quyền chức năng. Đảm bảo sự vận hành của hệ thống
* Hoàn thiện tổ chức hệ thống danh mục mã kho bạc, mã hoá các đối tượng quản lý và tổ chức xây dựng danh mục mã nguồn kinh phí khi triển khai thực hiện phần mềm chương trình “Quản lý tài chính”
Việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý nói chung và hạch toán kế toán nói riêng cho phép hạn chế những sai sót, rủi ro gây nhầm lẫn và cung cấp các thông tin nhanh chóng về từng thuộc tính của một nhóm các đối
93
tượng thông qua việc nhận diện và xử lý trên bộ mã các đối tượng. Tại KBNN Bình Định, cần hoàn thiện công tác khai báo mã đối tượng quản lý, mã nguồn kinh phí sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, vừa thuận tiện cho người sử dụng. Phương pháp xây dựng bộ mã như sau:
- Mã đối tượng quản lý: Được xây dựng theo mã số tuần tự, mỗi một đơn vị được gắn một con số, cứ thành lập một đơn vị mới thì gán cho nó một con số kế tiếp theo thứ tự thời gian. Mã này cần được nhập sẵn vào hệ thống khi có phát sinh mã kho bạc mới ( đơn vị mới khi chia tách hay sát nhập đơn vị làm công văn gửi KBNN) chỉ cần lấy từ kho dữ liệu mà cán bộ nghiệp vụ không cần khai báo. Tác giả hoàn thiện mã đối tượng quản lý như sau :
Bảng 3.2: Danh mục mã đối tượng quản lý
STT Mã Đối
tượng Mã Kho bạc Tên Kho bạc Ghi chú
1 010 2010 KBNN Bình Định 2 011 2011 VP KBNN Bình Định 3 012 2012 KBNN Hoài Ân - Bình Định 4 013 2013 KBNN An Lão- Bình Định 5 014 2014 KBNN Phù Mỹ - Bình Định 6 015 2015 KBNN Phù Cát - Bình Định 7 016 2016 KBNN An Nhơn - Bình Định 8 017 2017 KBNN Tây Sơn- Bình Định 9 018 2018 KBNN Vĩnh Thạnh - Bình Định 10 019 2019 KBNN Vân Canh - Bình Định 11 020 2020 KBNN Tuy Phước - Bình Định 12 021 2021 KBNN Hoài Nhơn - Bình Định 13 022 2022 KBNN Quy Nhơn - Bình Định download by : skknchat@gmail.com
94 Danh mục mã nguồn kinh phí :
Mã loại kinh phí được khai báo một lần trong danh mục nguồn kinh phí để khi cập nhật chứng từ kế toán chỉ cần chọn đúng mã nguồn kinh phí đó, chương trình sẽ tự động lấy ra bút toán đã định khoản trước đó, xử lý dữ liệu đưa vào các báo cáo kế toán, còn được dùng để cập nhật các chứng từ liên quan đến Kho bạc ( Ngân sách ) để xác định khoản rút hay chi đó là thực chi hay là tạm ứng để làm căn cứ in ra các chứng từ liên quan đến kho bạc (ngân sách). Cụ thể:
Bảng 3.3: Danh mục mã loại kinh phí
STT Mã Loại kinh
phí Loại kinh phí
1 01 Thường xuyên giao khoán
2 02 Quản lý kế hoạch
3 03 Không thường xuyên
4 04 Không thực hiện khoán
5 05 Khen thưởng
6 06 Phúc lợi
7 07 Quỹ ổn định thu nhập
8 08 Quỹ phát triển hoạt động ngành
9 09 Tăng thu tiết kiệm chi
10 10 Xây dựng cơ bản
11 11 Kinh phí công trái
12 12 Kinh phí trái phiếu
13 13 Thu phạt ATGT
14 14 Thu thuế
15 15 Phạt vi phạm hành chính 16 99 Kinh phí khác
95
Trên cơ sở 11 mã nguồn kinh phí cơ bản là:
Bảng 3.4: Danh mục mã nguồn kinh phí
S TT
Mã nguồn kinh phí
Tên nguồn kinh phí
1 10 Nguồn NSNN
2 20 Nguồn NSĐP
3 30 Nguồn tài trợ
4 50 Nguồn thu sự nghiệp
5 99 Nguồn khác
Tuỳ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế, kế toán thêm mới 01 mã mới thì cần xác định và đưa mã đó vào 1 trong 4 mã cơ bản theo dạng sau :
X1 X2 X3 X4
X1 : Mã Kho bạc X2 : Mã loại kinh phí X3 : Mã nguồn kinh phí X4 : Mục
- Trong quá trình khai thác sử dụng phần mềm này cần phải được nâng cấp thường xuyên mới đáp ứng đầy đủ yêu cầu của công tác quản lý, đặc biệt trong điều kiện các văn bản, chế độ, định mức trong công tác quản lý tài chính, kế toán luôn được sửa đổi, bổ sung, cập nhật. Có như vậy mới giúp cho việc xử lý thông tin kịp thời, từ đó đưa ra quyết định quản lý chính xác. Bên cạnh đó, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý cũng là nội dung quan trọng hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý tài chính
96