7. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan
3.3.1. Hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống chứng từ
Để giảm thiểu những sai sót xảy ra trong quá trình nhập liệu với các chứng từ do các đơn vị KBNN trực thuộc gửi lên, tác giả kiến nghị nên có phần mềm nhập liệu chứng từ được đưa vào ứng dụng từ cấp KBNN huyện và chứng từ được đẩy từ KBNN huyện thẳng lên phòng Tài vụ KBNN tỉnh để cập nhật số liệu kịp thời, chính xác. Đồng thời cần kết hợp kiểm tra, rà soát cẩn thận về số liệu trước khi chứng từ được thực hiện giao dịch ngoài ra ngoài đơn vị.
Ngoài ra cần nâng cao trách nhiệm của kế toán tổng hợp trong việc rà soát, kiểm tra chứng từ kế toán. Hàng tháng, sau khi tập hợp và trình ký chứng từ, kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra một lần nữa trước khi đưa chứng từ vào lưu trữ, yêu cầu các bên liên quan bổ sung chữ ký, chứng từ còn thiếu ngay tại thời điểm kiểm tra.
KBNN Bình Định nên đưa vào sử dụng chứng từ vật tư :”Phiếu nhập kho” khi mua công cụ dụng cụ về nhập kho đồ dùng, “Phiếu xuất kho” khi đồ dùng được đưa về các bộ phận sử dụng cụ thể phục vụ cho hoạt động.
Phòng Tài vụ nên tổ chức tập huấn cho công chức kho bạc về trình tự,
99
quy trình và những giấy tờ cần thiết khi thực hiện thanh toán, có sự thông báo và hướng dẫn khi có thay đổi về quy trình, thủ tục giấy tờ thanh toán, quán triệt các phòng, KBNN huyện không nợ chứng từ thanh toán. Phòng Tài vụ triệt để từ chối thanh toán khi bộ chứng từ thanh toán chưa đầy đủ giấy tờ và chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
Mặt khác, phòng tài vụ thực hiện rà soát nhằm giảm thiểu các giấy tờ hành chính không quan trọng, thực hiện lồng ghép các nội dung nhằm đơn giản hóa thủ tục thanh toán.