7. Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan
2.5.2. Những hạn chế
85
Ngày 10/10/2017, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 107/2017/BTC – Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Đây là công cụ để điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị hành chính, sự nghiệp. Tuy nhiên việc thực hiện thay đổi chế độ kế toán làm cho hệ thống kế toán tại KBNN Bình Định cảm thấy bị trì trệ, không cập nhật kịp thời các chế độ kế toán, chính sách tài chính tại từng thời điểm.
Việc thực hiện thay đổi chế độ kế dẫn đến việc đơn vị đã ổn định đi vào quy cũ thực hiện chế độ kế toán mới thì đơn vị mới bắt đầu tìm hiểu, áp dụng và thử nghiệm trên phần mềm kế toán mới cập nhật nên dễ dẫn đến sai sót trong công tác nhập liệu, kết xuất báo cáo.
Ngoài ra, việc thay đổi mục lục ngân sách nhà nước cùng thời điểm chế độ kế toán hành chính sự nghiệp gây khó khăn cho bộ phận kế toán thanh toán giao dịch với kho bạc nhà nước, kế toán tổng hợp quyết toán các nguồn kinh phí.
2.5.2.1. Về phân quyền quản lý và xây dựng mã đối tượng kế toán
Khi bắt đầu thực hiện triển khai chương trình “ quản lý tài chính” tất cả nhân viên kế toán (kể cả kế toán trưởng) đều có quyền xem, thêm, sửa, xoá các chức năng trong phần mềm kế toán “quản lý tài chính” khi chưa thực hiện phân quyền theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo từng phần hành. Dẫn đến khó bảo mật dữ liệu, nếu số liệu có sai sót, khó phân định rõ trách nhiệm.
Xây dựng mã đối tượng pháp nhân trong phần mềm kế toán “ quản lý tài chính” chưa khoa học, khó tìm kiểm, dễ nhầm lẫn.
Công nghệ thông tin ứng dụng trong công tác quản lý kế toán chỉ dừng lại ở việc lập báo cáo quyết toán hằng năm của từng đơn vị KBNN, chưa khai thác có hiệu quả chương trình phần mềm “quản lý tài chính” kế toán nội bộ phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của các cấp lãnh đạo KBNN trong các thời điểm.
86
2.5.2.2. Về công tác lập, phân bổ, chấp hành dự toán hằng năm
Công tác lập dự toán chi hàng năm chưa sát với thực tế triển khai nhiệm vụ, chưa căn cứ vào từng nội dung, nhiệm vụ cụ thể, một mặt do chưa có sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo KBNN các cấp, mặt khác, dự toán chi hàng năm được xác định trên cơ sở định mức phân bổ chi NSNN và số lượng biên chế được giao của từng đơn vị nên có một số hạn chế: Định mức phân bổ kinh phí chưa thực sự gắn với các tiêu chí đảm bảo chất lượng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, chưa làm rõ được trách nhiệm giữa kinh phí được giao và mức độ hoàn thành công việc, về cơ bản vẫn mang nặng tính bao cấp và bình quân. Dự toán được lập chưa sát với thực tế dẫn đến tình trạng phải bổ sung dự toán nhiều lần trong năm, gây khó khăn cho công tác quản lý.
Chất lượng báo cáo quyết toán hàng năm của các KBNN Bình Định còn thấp, chủ yếu đảm bảo số lượng biểu mẫu, các nội dung thuyết minh quyết toán còn sơ sài, chưa phản ánh và đánh giá đầy đủ tình hình quản lý, sử dụng kinh phí, khối lượng và chất lượng các công việc, nhiệm vụ triển khai trong năm của đơn vị.
2.5.2.3. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách:
a. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Các chứng từ KBNN trực thuộc vẫn được thực hiện thủ công sẽ dễ dẫn đến những sai sót trong quá trình nhập liệu, số tiền bằng chữ và số tiền bằng số không khớp nhau, đánh sai số tiền bằng chữ. Các chứng từ không đúng khiến kế toán KBNN trực thuộc phải đi lại nhiều lần, gây mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc, bên cạnh đó còn có thể xảy ra hiện tượng chuyển sai, chuyển thừa số tiền cho đối tác.
Các chứng từ kế toán không đầy đủ chữ ký của những bên liên quan sẽ ảnh hưởng đến tính pháp lý của chứng từ kế toán, thể hiện sự lỏng lẻo trong quá trình kiểm soát và quản lý.
Hệ thống chứng từ về vật tư của đơn vị còn khá sơ sài,chỉ mới sử dụng:
87
“Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ”. Vì thế, công tác quản lý công cụ dụng cụ của đơn vị còn khá lỏng lẻo. Việc không sử dụng các chứng từ: “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” khiến bộ phận kế toán không thể nắm bắt được biến động, tình hình sử dụng CCDC tại các phòng, KBNN trực thuộc như thế nào. Kế toán có thể sẽ không có những báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc khi có yêu cầu cung cấp số liệu tình hình biến động công cụ dụng cụ hiện có, nghiêm trọng hơn là hiện tượng mất mát, thất thoát cơ sở vật chất, công cụ dụng cụ của đơn vị.
Về trình tự luân chuyển chứng từ: Qua thực tế quan sát, quy trình thủ tục tương đối phức tạp, nhiều giấy tờ hành chính. Điều này dẫn đến hiện tượng cho nợ chứng từ hoặc bỏ qua chứng từ. Vì lí do này, kế toán không thể tập hợp đầy đủ chứng từ, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ chứng từ kế toán, kiểm tra kế toán và không thể đáp ứng cung cấp chứng từ khi nhà quản lý có yêu cầu.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay tại KBNN Bình Định chỉ mở chi tiết cho TK 1121 theo đối tượng mở tài khoản tại KBNN giao dịch và Ngân hàng nói chung. Nhưng theo thực tế hoạt động, KBNN Bình Định phát sinh các nghiệp vụ về tiền gửi tại nhiều ngân hàng và tại KBNN. Việc không mở chi tiết cấp 3 cho TK tài khoản TK 1121 theo từng Ngân hàng và KBNN khiến việc kiểm tra đối chiếu số dư giữa các tài khoản tiền gửi tại từng ngân hàng, KBNN sẽ gặp khó khăn, dẫn đến hiện tượng nhầm lẫn số liệu giữa tài khoản các ngân hàng, KBNN và ngược lại, ảnh hưởng đến tính khớp đúng của Báo cáo tài chính.
Hiện nay theo TT107/TT-BTC thì KBNN Bình Định không sử dụng TK ngoài bảng 005 để theo dõi công cụ dụng cụ và trong thực tế tại đơn vị cũng không sử dụng TK 153- Công cụ, dụng cụ theo dõi nhập xuất CCDC. Điều này dẫn đến kế toán TSCĐ, CCDC khó theo dõi biến động tăng giảm của công cụ dụng cụ hiện có tại hệ thống KBNN Bình Định.
88
c. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:
Hiện nay KBNN Bình Định chưa mở sổ theo dõi các khoản đóng góp theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Điều này khiến đơn vị khó có thể thực hiện đối chiếu với cơ quan bảo hiểm dẫn đến hiện tượng chuyển thừa quá nhiều bảo hiểm gây mất kinh phí không đáng có trong năm hoặc bị xử phạt hành chính, tính lãi chuyển chậm do chuyển thiếu bảo hiểm.
2.5.2.4. Về công tác kế toán thu, chi:
Kế toán thu: Công tác quản lý thu phí được khấu trừ, để lại; các khoản thu lãi, phí còn chưa kịp thời dẫn đến thất thoát lãi, phí. Nhiều khoản thu còn chậm, tính phí chưa đúng. Các KBNN huyện chuyển các khoản thu phí, lãi về KBNN tỉnh còn chậm dẫn đến việc chuyển chênh lệch thu chi các nghiệp vụ tiền tệ, ứng vốn về KBNN trung ương còn chậm. Kế toán không tổ chức tài khoản chi tiết cho TK 5118- Thu hoạt động nghiệp vụ cho từng loại nguồn kinh phí thu thường xuyên và không thường xuyên tại đơn vị. Do vậy, khi cần thông tin chi tiết thì không thể cung cấp kịp thời, chính xác.
Kế toán chi: Nhiều khoản chi còn chưa đúng quy chế chi tiêu nội bộ, chi vượt định mức khoán. Kế toán phòng tài vụ tại KBNN tỉnh đã mở sổ theo dõi chi tiết chi phí phát sinh cho từng hoạt động, tuy nhiên tại KBNN huyện vẫn chưa mở sổ theo dõi chi tiết chi phí phát sinh cho cá nhân và chi thường xuyên theo từng nguồn kinh phí. Dẫn đến lãnh đạo KBNN huyện không thể theo dõi, kiểm soát chi phí, ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc kiểm soát hoạt động và chi đúng nguồn kinh phí KBNN tỉnh cấp.
Qua khảo sát tại KBNN Bình Định, thì kế toán vẫn còn chi sai nguồn, sai nội dung kinh tế, chưa tách biệt các khoản chi phí dùng cho hoạt động sự nghiệp thường xuyên và không thường xuyên, điều này ảnh hưởng đến thông tin đánh giá hiệu quả hoạt động tại đơn vị.
89
2.5.2.5. Về tổ chức lập báo cáo kế toán
Việc phân loại tài sản trong báo cáo in ra từ phần mềm “Quản lý tài chính” chưa thống nhất với cách phân loại quy định của hệ thống sổ sách kế toán, gây khó khăn trong việc thực hiện công tác quản lý, kiểm tra tại đơn vị.
Nguyên nhân của các vấn đề trên là do hệ thống văn bản, chế độ quản lý tài chính các đơn vị hành chính sự nghiệp còn bộc lộ những hạn chế trong quá trình thực thi. Các văn bản quy định về quy trình thủ tục đầu tư mua sắm, quản lý tài sản nhà nước có số lượng nhiều, thường xuyên thay đổi, bổ sung trong thời gian ngắn và đôi khi có sự không thống nhất giữa các văn bản dẫn đến việc cập nhật và triển khai thực hiện còn nhiều bất cập, hạn chế. Ngoài ra trình tự, thủ tục mua sắm còn phức tạp dẫn đến quá trình triển khai thực hiện mất nhiều thời gian, nhiều thủ tục hành chính phải phê duyệt dẫn đến tỷ lệ giải ngân nội dung mua sắm hàng năm thấp.
Phần mềm chương trình quản lý tài sản “Quản lý tài sản 2.0.4” và phần mềm “ Quản lý tài chính” chưa tương thích giữa các yếu tố làm cơ sở để lấy báo cáo tổng hợp tài sản, chưa được điều chỉnh kịp thời với sự thay đổi của chế độ kế toán hiện nay.
2.5.2.6. Về tổ chức thực hiện công tác kế toán
Đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán chưa đủ mạnh, một số cán bộ chưa chịu khó tìm tòi học hỏi, nghiên cứu các chính sách, văn bản chế độ.
Việc điều chỉnh dự toán, điều chỉnh quyết toán, thẩm định quyết toán phải thực hiện quy trình qua từng cấp dự toán, theo trình tự quy định nên thời gian bị kéo dài hơn, nhiều khi không đảm bảo thời gian và chất lượng theo quy định.
Cán bộ kế toán nội bộ KBNN huyện được bố trí 1 biên chế, được phân công vừa làm nhiệm vụ kế toán ngân sách, vừa làm nhiệm vụ kế toán nội bộ, phải thuộc và thực hiện cả hai chế độ kế toán theo luật NSNN nên chất lượng công tác kế toán nội bộ chưa cao.
90
Kết luận chương 2
Nội dung của chương hai đã nêu lên được những đặc trưng cơ bản về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của KBNN Bình Định. Qua phân tích thực trạng tổ chức kế toán nội bộ và đánh giá công tác kế toán nội bộ theo cơ chế quản lý tài chính tại KBNN Bình Định, có thể đưa ra một số nhận xét tổng hợp:
Việc tổ chức kế toán nội bộ tại KBNN Bình Định đã đáp ứng yêu cầu đến công tác quản lý tài chính của đơn vị. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục để đáp ứng ngày càng tốt hơn trong điều kiện hoạt động theo cơ chế tự chủ tài chính như những hạn chế, thiếu sót về tổ chức chứng từ; tổ chức tài khoản, sổ kế toán và lập báo cáo kế toán nên chưa phục vụ tốt công tác quản lý tài chính, đặc biệt là trước yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý tài chính hiện nay.
Từ những thiếu sót, hạn chế, luận văn sẽ đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nội bộ tại KBNN Bình Định. Những giải pháp khắc phục này sẽ được trình bày tiếp theo ở Chương ba.
91
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỘI BỘ TẠI KBNN BÌNH ĐỊNH.
Đổi mới công tác kế toán nội bộ luôn gắn liền với đổi mới cơ chế quản lý tài chính thực hiện chế độ tự chủ theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP, trước tiên để thực hiện tốt công tác này các đơn vị thuộc KBNN Bình Định phải đảm bảo các mục tiêu, yêu cầu sau đây:
Thực hiện tốt các chức năng: Quản lý quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính và các quỹ khác của Nhà nước; quản lý ngân quỹ và quản lý nợ Chính phủ; Tổng kế toán Nhà nước, huy động vốn cho NSNN, quản lý tài sản quốc gia quý hiếm.
Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, quy trình nghiệp vụ quản lý theo hướng hiện đại, hiệu quả, nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ, tăng cường năng lực, hiệu quả và tính công khai, minh bạch trong quản lý các nguồn lực tài chính của Nhà nước.
Đổi mới cơ chế quản lý tài chính và biên chế trong hoạt động của KBNN; thúc đẩy việc sắp xếp, tổ chức bộ máy, xây dựng lực lượng trong sạch, vững mạnh, có trình độ chuyên môn cao; trao quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm cho thủ trưởng đơn vị trong tổ chức công việc, sử dụng lao động và sử dụng các nguồn lực tài chính.
Chủ động sử dụng nguồn kinh phí được giao, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tập trung đầu tư thực hiện chiến lược phát triển KBNN; bảo đảm xây dựng kho tàng, trụ sở giao dịch an toàn, hiện đại; bảo đảm hệ thống công nghệ thông tin, trang bị kỹ thuật hiện đại để nâng cao hiệu lực, hiệu quả và hiện đại hóa công nghệ quản lý nhằm thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ nhà nước giao, đủ điều kiện hội nhập quốc tế; tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng và từng bước bổ sung thu nhập cho công chức.
Thực hiện công khai dân chủ theo quy định của pháp luật, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của công chức.
92