5. Bố cục đề tài
1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kếtoán
1.3.2.1. Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là việc khởi đầu của công tác kế toán, nó có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính đúng đắn, tính pháp lý của số liệu công tác. Mặc dù các chứng từ kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp không đa dạng nhƣ trong các doanh nghiệp nhƣng nó rất cần thiết cho các hoạt động kinh tế diễn ra hàng ngày tại đơn vị.Nội dung của tổ chức chứng từ bao gồm các việc chủ yếu sau:
- Quy định mẫu chứng từ để ghi chép hạch toán ban đầu đối với từng loại nghiệp vụ, phù hợp với mẫu chứng từ của Bộ Tài chính và Tổng cục
Thống kê;
- Xác định trách nhiệm của những ngƣời thực hiện ghi chép, hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Hƣớng dẫn cách ghi chép hạch toan ban đầu vào chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ kịp thời nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;
- Phân công nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hƣớng dẫn, thu nhận và kiểm tra các chứng từ hạch toán ban đầu, đồng thời chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
[9, tr.7-8]
Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy địnhtại Thông tƣ số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 và các văn bản khác. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Ngoài việc sử dụng các chứng từ kế toán bắt buộc, đơn vị hành chính, sự nghiệp đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải phù hợp với việc ghi chép, yêu cầu quản lý của đơn vị và đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và chữ;
- Chữ ký, họ và tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế toán.
23
từng loại.
Chứng từ điện tử đƣợc coi là chứng từ kế toán đƣợc thể hiện dƣới dạng dữ liệu điện tử, đƣợc mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính,mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin nhƣ băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lƣu trữ; phải đƣợc quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử đƣợc quản lý nhƣ tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó đƣợc tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhƣng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Khi chứng từ bằng giấy đƣợc chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngƣợc lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lƣu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
1.3.2.2. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trƣờng hợp chứng từ kế toán chƣa có mẫu thì đơn vị kế toán đƣợc tự lập chứng từ kế toán nhƣng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đƣợc viết tắt, không đƣợc tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên quy định. Trƣờng hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
Ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán đƣợc lập vàin ra giấy và lƣu trữ dƣới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định. Trƣờng hợp không in ra giấy mà thực hiện lƣu trữ trên các phƣơng tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu đƣợc trong thời hạn lƣu trữ.
1.3.2.3. Ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ, phải đƣợc ký bằng loại mực không phai. Không đƣợc ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn và của một ngƣời phải thống nhất.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của ngƣời khiếm thị đƣợc thực hiện theo quy định của Chính phủ.Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do ngƣời có thẩm quyền hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của ngƣời ký.
Chứng từ kế toán chi tiền phải do ngƣời có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trƣởng hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký trƣớc khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị nhƣ chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
1.3.2.4. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải đƣợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
25
Chỉ cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trƣờng hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lƣợng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lƣợng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc để hƣ hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải đƣợc quản lý nhƣ tiền.Danh mục, mẫu và giải thích phƣơng pháp lập các chứng từ kế toán bắt buộc quy định.
1.3.3.Tổ chức hệ thốngtài khoản kế toán
Các nội dung cơ bản quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN đƣợc xây dựng theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 nhƣ sau: loại tài khoản, tên gọi tài khoản, công dụng và nội dung phản ánh vào từng tài khoản.
TK kế toán phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Loại Tài khoản trong bảng gồm các TK từ loại 1 đến loại 9, đƣợc hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các TK). Tài khoản trong bảng dùng để kế toán tình hình tài chính (gọi tắt là kế toán tài chính), áp dụng cho tất cả các đơn vị, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dƣ (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.
- Loại tài khoản ngoài bảng gồm TK loại 0, đƣợc hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các TK). Các TK ngoài bảng liên quan đến NSNN hoặc có nguồn gốc NSNN (TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) phải đƣợc phản ánh theo mục lục NSNN, theo niên độ (năm trƣớc, năm nay, năm sau (nếu có)) và theo các yêu cầu quản lý khác của NSNN.
Trƣờng hợp một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng: nguồn NSNN cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nƣớc ngoài; nguồn phí đƣợc khấu trừ, để lại thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các TK trong bảng, đồng thời hạch toán các TK ngoài bảng, chi tiết theo mục lục NSNN và niên độ phù hợp.
Các đơn vị HCSN tùy theo hình thức, quy mô của đơn vị lựa chọn TK kế toán cho phù hợp. Đơn vị đƣợc phép bổ sung thêm các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các TK kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống TK kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vịđảm bảo phục vụ tốt báo cáo thông tin cho Lãnh đạo.
Trƣờng hợp các đơn vị cần mở thêm TK cấp 1 hoặc cần sửa đổi, bổ sung TK cấp 2 hoặc cấp 3 trong hệ thống TK kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trƣớc khi thực hiện.
Đơn vị đƣợc bổ sung TK kế toán trong các trƣờng hợp sau:
- Đƣợc bổ sung TK chi tiết cho các TK đã đƣợc quy định trong danh mục hệ thống TK kế toán để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Trƣờng hợp bổ sung TK ngang cấp với các TK đã đƣợc quy định trong danh mục hệ thống TK kế toán thì phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trƣớc khi thực hiện.
* Hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng trong cơ quan Đảng
Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, Văn phòng Trung ƣơng Đảng, các cơ quan đảng, HCSN của Đảng thực hiện theo Chế độkế toán
27
HCSN ban hành tạiThông tƣ 107 /2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính và các nội dung bổ sung TK kế toán, phƣơng pháp hạch toán tại Quyết định số 2233-QĐ/VPTW ngày 27/02/2018 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng, các tài khoản đƣợc bổ sung gồm:
* Tài khoản 346- Kinh phí hoạt động của cơ quan đảng cấp cho đơn vị dự toán, đây là tài khoản bổ sung.Tài khoản 346 có 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3461- Nguồn NSNN cấp: Phản ánh tình hình tiếp nhận nguồn kinh phí hoạt động do NSNN cấp và tình hình cấp kinh phí hoạt động cho các đơn vị dự toán trực thuộc.
+ Tài khoản 3468- Nguồn khác: Phản ánh tình hình tiếp nhận nguồn kinh phí khác (nhƣ thu sự nghiệp từ các đơn vị sự nghiệp, thu thanh lý tài sản cố định, các khoản thu ủng hộ, biếu tặng,…) và tình hình cấp kinh phí khác cho các đơn vị dự toán trực thuộc.
- Nguyên tắc kế toán: Tài khoản này chỉ đƣợc sử dụng tại Văn phòng Trung ƣơng Đảng, văn phòng tỉnh ủy, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và văn phòng huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy các huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố (trong trƣờng hợp là đơn vị dự toán trực thuộc NSNN cấp huyện theo phân cấp của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh) để theo dõi tình hình cấp kinh phí hoạt động cho các đơn vị dự toán.
- Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản346 Bên nợ: Nguồn kinh phí đã cấp cho các đơn vị dự toán.
Bên có: Nhận nguồn kinh phí do NSNN cấp; Các khoản thu do các đơn vị sự nghiệp (xuất bản báo, tạp chí và các đơn vị sự nghiệp khác) nộp lên; Thu khác (thu thanh lý TSCĐ, ủng hộ, biếu tặng…); Đơn vị dự toán nộp trả kinh phí do sử dụng không hết.
- Số dƣ bên có: Phản ánh số kinh phí hoạt động còn chƣa cấp cho các đơn vị dự toán.
- Phƣơng pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
Tại đơn vị cấp 1:
(1) Nhận kinh phí:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 3461- Kinh phíhoạt động đƣợc cấp từnguồn NSNN của cơ quan đảng cấp cho đơn vịdự toán hoặc cấp dƣới nộp trảdo sử dụng không hết
Hoặc ghi: Có TK 3468- Kinh phí kinh phí do các đơn vị dự toán nộp lên hoặc nhận đƣợc nguồn ủng hộ, biếu tặng…,
Đồng thời ghi: Nợ TK 012 - Lệnh chi tiền thực chi (nguồn NSNN) (2) Cấp kinh phí cho đơn vị dự toán, ghi:
NợTK 3461-Kinh phíhoạt động đƣợc cấp từnguồn
NSNNcủa cơ quan đảng cấp cho đơn vịdự toán
Hoặc ghi: Nợ TK 3468 - Kinh phí hoạt động khác của cơ quan đảng cho đơn vị dự toán
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Đồng thời ghi: Nợ TK 012 - Lệnh chi tiền thực chi (ghi âm)
(3) Nhận nguồn kinh phí đơn vị dự toán nộp trả do sử dụng không hết: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 3461- Kinh phí hoạt động đƣợc cấp từ nguồn NSNN của cơ quan đảng cấp cho đơn vị dự toán
Hoặc ghi: CóTK 3468 - Kinh phí do các đơn vị dự toán nộp lên hoặc nhận đƣợc nguồn ủng hộ, biếu tặng…,
29
Đồng thời ghi: Nợ TK 012 - Lệnh chi tiền thực chi (nguồn NSNN)
Tại đơn vị dự toán cấp 3:
(1) Nhận đƣợc kinh phí hoạt động do đơn vị cấp 1 cấp, ghi: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 3371 - Tạm thu (nguồn NSNN)
Hoặc ghi: Có TK 3378 - Tạm thu (nguồn khác, quỹ dự trữ) Đồng thời ghi: Nợ TK 012 - Lệnh chi tiền thực chi (nguồn NSNN)
Hoặc ghi: Nợ TK 018- Thu nguồn khác, quỹ dự trữ (2) Nộp kinh phí NSNN cấp sử dụng không hết về đơn vị cấp 1:
Nợ TK 3371 -Tạm thu (nguồn NSNN)
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Đồng thời ghi: Có TK 012 -Lệnh chi tiền thực chi (ghi âm) NSNN) (3) Khi sử dụng kinh phí khác chi cho hoạt động thƣờng xuyên, ghi:
Nợ TK 611 - Chi phí hoạt động Có TK 111, 112
Đồng thời ghi: Có TK 018 - Thu nguồn khác, quỹ dự trữ Đồng thời ghi: Nợ TK 3378 - Tạm thu (nguồn khác, quỹ dự trữ)
Có TK 5118 - Thu khác, Quỹ dự trữ (4) Khi chi hỗ trợ cho hoạt động của tổ chức đảng, ghi:
Nợ TK 3378 - Tạm thu (nguồn khác, quỹ dự trữ) Có TK 111, 112
(5) Khi sử dụng kinh phí từ Quỹ dự trữ chi cho đầu tƣ xây dựng cơ bản, ghi: Nợ TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang (2412)
Có TK 1112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc. Đồng thời, ghi: Có TK 018 - Thu nguồn khác, quỹ dự trữ Đồng thời, ghi: Nợ TK 337 - Tạm thu (3378)
(5) Khi công trình hoàn thành bàn giao tài sản cố định vào sử dụng, căn cứ giá trị quyết toán công trình (hoặc gia tạm tính), ghi:
Nợ TK 211-TSCĐ hữu hình
Có TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang (2412) Đồng thời, ghi: Nợ TK 366 - Các khoản nhận trƣớc chƣa ghi thu (3664)
Có TK 366 - Các khoản nhận trƣớc chƣa ghi thu (36611)
* Tài khoản 3388 - Phải trả khácđƣợcmở 2 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 33881 - Phải nộp đảng phí: Phản ánh khoản thu đảng phí các khoản phải nộp cơ quan đảng cấp trên.
+ Tài khoản 33888 - Phải nộp khác: Phản ánh các khoản thu nhập khác (thanh lý, nhƣợng bán, tài sản cố định: thu khác từ các đơn vị sự nghiệp,…) phải nộp vào ngân sách đảng và các khoản phải nộp khác của đơn vị.
* Tài khoản 3531 - Quỹ dự trữ của Đảng: đƣợc dùng cho các đơn vị có Quỹ dự trữ, nguồn Đảng phí đƣợc trích giữ lại.
(1) Khi các đơn vị nộp vào Quỹ dự trữ của cơ quan đảng theo quy định, các doanh nghiệp của Đảng nộp các khoản thu theo Quy định của cơ quan Đảng lãi tiền gửi bổ sung về quỹ dự trữ, kế toán đơn vị cấp 1 ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3531 - Quỹ dự trữ của Đảng
(2) Khi chi Quỹ theo quyết định của cơ quan đảng, kế toán đơn vị cấp 1 ghi: Nợ 3531 - Quỹ dự trữ của Đảng
Có TK 112, 111
Đối với hoạt động sản xuất dịch vụ của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc của đảng.
Khi xác định số phải nộp về điều tiết thu nhập cho Ngân sách đảng, kế toán các đơn vị sự nghiệp ghi:
31
Có TK 33888 - Phải trả khác