5. Bố cục đề tài
1.3.4. Tổ chức hệ thống sổ kếtoán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị HCSN. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, quy mô, đặc điểm hoạt động mà đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung và
phƣơng pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.
Đơn vị HCSN đƣợc phép lựa chọn 1 trong 4 hình thức sổ kế toán sau: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán trên máy vi tính.
1.3.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
a. Đặc trƣng cơ bản: tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
b. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung: Nhật ký chung; Sổ Cái;Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
c. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, kế toán ghi chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp. Nếu có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì ghi các nghiệp vụ kinh tế đƣợc ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khóa Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng TK. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dƣ cuối tháng của từng TK trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên Sổ Cái đƣợc sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính
Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
33
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung[9, tr.10]
d. Ƣu, nhƣợc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung
- Ưu điểm: Thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu từng nghiệp vụ kinh tế, bởi các nghiệp vụ đƣợc thống kê trình tự theo thời gian vào Sổ Nhật ký chung, đồng thời với mô hình Sổ cái tờ rời rất thuận tiện cho việc ứng dụng công tác kế toán trên máy vi tính.
- Nhược điểm:ghi chép nhiều.
1.3.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
a. Đặc trƣng cơ bản: các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái.
b.Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Sổ Nhật ký - Sổ Cái;các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
c. Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã đƣợc kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có
để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đƣợc lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong ngày.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán cộng số liệu của cột phát sinh ở phần nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng TK ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Cộng số phát sinh các tháng trƣớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu kỳ đến cuối tháng này.Số dƣ đầu tháng cộng số phát sinh tăng, trừ phát sinh giảm trong tháng kế toán tính ra số dƣ cuối tháng của từng TK trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết phải đƣợc khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dƣ cuối tháng của từng đối tƣợng. Dựa vào số liệu khóa sổ của các đối tƣợng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng TK. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” đƣợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dƣ cuối tháng của từng TK trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Số liệu trên Sổ nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ đƣợc sử dụng để lập Bảng cân đối TK và các báo cáo tài chính khác.
35
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái [9, tr.12]
d. Ƣu, nhƣợc điểm của hình thức Nhật ký - Sổ cái
Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản.
Nhược điểm:không phù hợp với những đơn vị có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đa dạng về loại nghiệp vụ, khó khăn khi thực hiện phân công công việc cho các kế toán thực hiện ghi sổ.
1.3.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
a. Đặc trƣng cơ bản: việc ghi sổ kế toán tổng hợp đƣợc căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ đƣợc tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ vàghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
b. Các loại sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
c. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra. Từ Chứng từ
ghi sổ ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng TK trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập BCTC.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các TK trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Tổng số dƣ Nợ và Tổng số dƣ Có của các TK trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dƣ của từng TK trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng TK tƣơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ[9, tr.14]
d. Ƣu, nhƣợc điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
37
kế toán có thể phụ trách theo dõi từng phần hành: tiền lƣơng, tài sản cố định... vì Sổ Cái là dạng tờ rời, công việc ghi chép phản ánh thực hiện theo kịp nghiệp vụ kinh tế do vậy giảm khối lƣợng cho kế toán vào cuối kỳ.
- Nhược điểm:Việc ghi chép phản ánh bị trùng lặp, một nghiệp vụ đƣợc phản ánh làm nhiều lần trƣớc khi ghi vào Sổ Cái, do vậy công việc ghi chép sẽ tăng lên.
1.3.4.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính
a. Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính,đáp ứng về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng và đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây và đảm bảo in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
b. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính
Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay và đảm bảo các nội dung theo quy định.
c. Nội dung và trình tự ghi sổ
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.Cuối kỳ kế toán sổ kế toán đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính [9, tr.16]
d. Ƣu, nhƣợc điểm theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Ưu điểm:Tốc độ nhập và xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác; Thông tin dữ liệu khi cần thiết sẽ có ngay lập tức và có thể đƣợc gửi cho nhiều ngƣời sử dụng khác nhau tại các địa điểm khác nhau cùng một lúc. Sử dụng hiệu quả và tiết kiệm sức đƣợc lao động và thời gian, giảm chi phí
- Nhược điểm:Chi phí đầu tƣ cơ sở vật chất, vận hành cho mô hình kế toán máy vi tính nhiều, đặc biệt là đối với chi phí để nâng cao, nâng cấp mở rộng tính năng sử dụng theo yêu cầu quản lý có thể tăng dần trong tƣơng lai.
1.3.5. Tổ chức báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị HCSN gồm có báo cáo tài chính (báo cáo tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính) và báo cáo quyết toán ngân sách.
Các báo cáo này dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nƣớc, tình hình thu chi và kết quả hoạt động của đơn vị HCSN trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ
39
yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nƣớc, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.
Các đơn vị HCSN có trách nhiệm lập đúng theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo theo từng nơi nhận báo cáo.
1.3.5.1. Báo cáo quyết toán
Đơn vị hành chính, sự nghiệp có sử dụng NSNN phải lập báo cáo quyết toán ngân sách đối với phần kinh phí do NSNN cấp.Trƣờng hợp đơn vị hành chính, sự nghiệp có phát sinh các khoản thu, chi từ nguồn khác, nếu có quy định phải quyết toán nhƣ nguồn NSNN cấp với cơ quan có thẩm quyền thì phải lập báo cáo quyết toán đối với các nguồn này.
Báo cáo quyết toán NSNN dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí NSNN của đơn vị hành chính, sự nghiệp, đƣợc trình bày chi tiết theo mục lục NSNN để cung cấp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác.
Thông tin trên Báo cáo quyết toán NSNN phục vụ cho việc đánh giá tình hình tuân thủ, chấp hành quy định của pháp luật về NSNN và các cơ chế tài chính khác mà đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nƣớc, đơn vị cấp trên và lãnh đạo đơn vị kiểm tra, đánh giá, giám sát và điều hành hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị.
Báo cáo quyết toán nguồn khác phản ánh tình hình thu - chi các nguồn khác (ngoài nguồn NSNN) của đơn vị HCSN. Thông tin trên Báo cáo quyết toán nguồn khác phục vụ cho việc đánh giá tình hình thực hiện cơ chế tài chính mà đơn vị áp dụng, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính, cơ quan có thẩm quyền khác và lãnh đạo đơn vị đánh giá hiệu quả của các cơ chế, chính sách áp dụng cho đơn vị.
- Lập báo cáo quyết toán phải căn cứ số liệu sau khi khóa sổ kế toán. - Đối với báo cáo quyết toán NSNN:
+ Số quyết toán NSNN bao gồm số kinh phí đơn vị đã nhận và sử dụng từ nguồn NSNN cấp trong năm, bao gồm cả số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật về NSNN, phải đƣợc đối chiếu, có xác nhận của KBNN nơi giao dịch.
+ Số quyết toán chi NSNN là số đã thực chi, có đầy đủ hồ sơ chứng từ, riêng khoản chi thuộc nguồn phải ghi thu ghi chi NSNN thì chỉ quyết toán khi có thủ tục xác nhận ghi thu - ghi chi vào NSNN của cơ quan có thẩm quyền.
- Đối với báo cáo quyết toán nguồn khác: Số liệu quyết toán bao gồm số thu, chi từ nguồn khác không thuộc NSNN mà đơn vị đã thực hiện từ đầu năm đến hết ngày 31/12 hàng năm.
Việc lập báo cáo quyết toán phải bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí của đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Báo cáo quyết toán phải đƣợc lập đúng nội dung, phƣơng pháp theo quy định và đƣợc trình bày nhất quán giữa các kỳ báo cáo. Hệ thống chỉ tiêu của báo cáo quyết toán NSNN phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm đƣợc cơ quan có thẩm quyền giao và mục lục NSNN, đảm bảo có thể so sánh đƣợc giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau.
Trƣờng hợp báo cáo quyết toán ngân sách đƣợc lập có nội dung và phƣơng pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báocáo kỳ kế toán năm trƣớc thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo quyết toán năm.
Báo cáo quyết toán nguồn NSNN và nguồn khác đƣợc lập báo cáo theo kỳ kế toán năm. Số liệu lập báo cáo quyết toán NSNN hàng năm là số liệu thu, chi thuộc năm ngân sách của đơn vị hành chính, sự nghiệp, đƣợc tính đến
41
hết thời gian chỉnh lý quyết toán NSNN (ngày 31/01 năm sau) theo quy định của pháp luật về NSNN.
Số liệu lập báo cáo quyết toán là số thu, chi thuộc nguồn khác của đơn vị hành chính, sự nghiệp, đƣợc tính đến ngày kết thúc kỳ kế toán năm (ngày 31/12).Trƣờng hợp pháp luật có quy định lập thêm báo cáo quyết toán theo kỳ kế toán khác thì ngoài báo cáo quyết toán năm đơn vị phải lập cả báo cáo theo kỳ kế toán đó.
Đơn vị hành chính, sự nghiệp phải lập và nộp báo cáo quyết toán NSNN theo các mẫu biểu báo cáo quyết toán NSNN quy định và các mẫu báo cáo phục vụ công tác quyết toán NSNN, các yêu cầu khác về quản lý NSNN