5. Bố cục đề tài
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kếtoán
Dựa vào danh mục chứng từ kế toán đơn vị HCSN ban hành theo thông tƣ 107/2017/TT-BTC, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã có sự phối hợp với Bộ Tài chính đã xây dựng hệ thống chứng từ cần thiết phù hợp với đặc điểm của các cơ quan đảng. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại Văn phòng Tỉnh ủy cấp 3 và các đơn vị dự toán trực thuộc, có một số loại, mẫu chứng từ phản ánh chƣa đầy đủ với bản chất nghiệp vụ đó, gây khó khăn trong việc theo dõi, kiểm tra. Do đó, kế toán cần bổ sung thêm các chứng từ để đảm bảo thông tin trên chứng từ rõ ràng,chi tiết vàcụ thể hơn.
Quy trình, thủ tục thanh toán và các mẫu, loại chứng từ kế toán cần hoàn thiện chophù hợp với quy định mới và thuận tiện cho việc thanh toán, từ đó giúp cho những ngƣời làm kế toán và những ngƣời có liên quan tiết kiệm đƣợc thời gian xử lý chứng từ thanh toán.
Bộ phận kế toáncần thực hiện thiết kế thêm các loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của cơ quan đảng và có hƣớng dẫn cụ thể, chi tiết bằng văn bản cho cán bộ viên chức đơn vị các bƣớc thực hiện về trình tự, quy trình và những giấy tờ cần thiết khi thực hiện thanh toán.
Khi có sự thay đổi về quy trình, thủ tục, mẫu biểu thanh toán thì có sự thông báo và hƣớng dẫn. Lãnh đạo một số đơn vị dự toán trực thuộc nênbổ sung vào quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý, sử dụng tài sản công của đơn vị nội dung“không thực hiện duyệt thanh toán nếu chứng từ chƣa đầy đủ, hợp lệ”. Trên cơ sở đó, kế toán có quyền từ chối thanh toán khi bộchứng từ thanh toán chƣa đầy đủ giấy tờ, chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
129
Tăng cƣờng công tác rà soát, kiểm tra trong khẩu lập chứng từ ban đầu, để hạn chế các sai lầm, thiếu sót… Đảm bảo tính trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi trên các chứng từ kế toán.
Mặt khác, kế toán thực hiện rà soát các văn bản, giấy tờ về thủ tục cần thiết có liên quan đến thanh toán bắt buộc phải lƣu theo chứng từthanh toán để tránh phải các giấy tờ hành chính không quan trọng, thực hiện lồng ghép các nội dung nhằm đơn giản hóa thủ tục thanh toán.
Các chứng từ khi đƣa vào kho lƣu trữ của đơn vị phân loại và sắp xếp khoa học, phải đƣợc đóng tập, bỏ vào cặp theo thứ tự thời gian, loại chứng từ, có biên bản bàn giao nhận tài liệu giữa bộ phận kế toán và kho lƣu trữ.Ngoài ra, với việc sử dụng phần mềm kế toán, đơn vị có thể sao lƣu chứng từ bằng đĩa mềm để lƣu trữ.