5. Bố cục đề tài
2.2. THỰC TRẠNGTỔ CHỨC KẾTOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY
Bộ máy kế toán Văn phòng Tỉnh ủy Bình Địnhđƣợc tổ chức công tác kế toán theo mô hình hỗn hợp: vừa tập trung, vừa phân tán.
Phòng Tài chính phân công thực hiện nhiệm vụ kế toán đơn vị dự toán cấp 1, ở các đơn vị dự toán trực thuộc cấp 3 đƣợc tổ chức công tác kế toán riêng,còn lại tất cả các hoạt động kế toán tài chính trong Tỉnh ủy do kế toán VPTU cấp 1 ghi chép, tổng hợp và báo cáo.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán Văn phòng Tỉnh ủy Bình Định hiện nay
Bộ máy kế toán Văn phòng Tỉnh ủy Bình Địnhcấp 1 gồm có 5 ngƣời đều đã tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Tài chính trở lên.
-Trƣởng phòng Tài chính(Phụ trách kế toán Văn phòng Tỉnh ủy cấp 1): Thực hiện các quy định của pháp luật về tài chính kế toán trong đơn vị; Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định; Phổ biến, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, triển khai các công tác đơn vị;Yêu cầu các bộ phận liên quan trong phòng cung cấp đầy đủ kịp thời tài liệu liên quan đến công việc tài chính, kế toán và giám sát tài chính của kế toán trƣởng; Bảo lƣu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của ngƣời ra quyết định; Báo cáo bằng văn bản cho Thủ trƣởng đơn vị khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; Trƣờng hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cao lên cấp trên trực tiếp của ngƣời ra quyết định hoặc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó; Làm việc với cơ quan chức năng chuyên môn trong quá trình kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất.
- Phó phòng Tài chính (ủy quyền phụ trách kế toán):Thực hiện các quy định của pháp luật về tài chính kế toán, tài sản trong đơn vị; Sự phân công của lãnh đạo; Lập báo cáo tài chính liên quan đến số liệu của doanh nghiệp mà Tỉnh ủy có vốn góp (Khách sạn Sài gòn - Quy Nhơn, Công ty Xuất nhập khẩu Lam sơn); Theo dõi các cổ phần, cổ phiếu tham gia đóng góp; Lập báo cáo tổng hợp tài sản cố định trong phạm vi Tỉnh ủy.
Làm các công việc của phụ trách kế toán khi có ủy quyền.
- Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán nguồn Ngân sách nhà nƣớc cấp:
Tổng hợp và lập báo cáo từ các báo cáo kế toán chi tiết, báo cáo thuế, báo cáo khác và các báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc gửi lên; Theo dõi nguồn NSNN cấpvà tổng hợp Ngân sách Đảng; Giúp trƣởng phòng thống kê, tổng hợp số liệu báo cáo từ các đơn vị dự toán trực thuộc Ngân sách Tỉnh ủy để phục vụ lập dự toán, theo dõi đối chiếu nguồn kinh phí NSNN cấp cho Tỉnh ủy; Làm công tác kế toán giao dịch Kho bạc: Lập thủ tục
75
chứng từ cấp phát kinh phí thuộc nguồn NSNN cấpcho các đơn vị trực thuộc dự toán khối Đảng tỉnh;Lập các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán cấp Tỉnh ủy.
- Kế toán Quỹ dự trữ ngân sách Đảng: kế toán giao dịch với nguồn quỹ dự trữ gởi Ngân hàng, kho bạc, thực hiện tổng hợp báo cáo nguồn; kế toán nguồn Đảng phí, thực hiện tổng hợp báo cáo, theo dõi tình hình thu nộp đảng phí của Tỉnh ủy.
- Kế toán tài sản cố định: theo dõi, tổng hợp tài sản cố định; thực hiện, tổng hợp số liệu báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định của các đơn vị dự toán, lập các báo cáo về tình hình tài sản cố định của Tỉnh ủy. Theo dõi, phối hợp với phòng bộ phận công nghệ thông tin thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ tỉnh.
Các kế toán viên hoạt động độc lập và chịu trách nhiệm về công việc, lĩnh vực đƣợc phân công theo dõi thực hiện từ khâu tiếp nhận, xử lý, lập chứng từ, báo cáo.
Cuối năm các đơn vị dự toán trực thuộc sẽ gởi báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán về phòng Tài chính. Kế toán tổng hợp sẽ thựchiện tổng hợp cùng với tất cả các hoạt động kế toán tài chính khác do Phòng Tài chính ghi chép lập thành các báo cáo của đơn vị cấp 1 nộp về Văn phòng Trung ƣơng Đảng, SởTài chính, KBNN, Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy theo quy định.
2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Văn phòng Tỉnh ủyBình Định sử dụng mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tƣ 107 /2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 và quy định theo Hƣớng dẫn số 2233-QĐ/VPTW ngày 27/02/2018 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng do đặc thù là đơn vị thuộc cơ quan Đảng.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
dụng các mẫu chứng từ ban hành theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC đƣợc ban hành ngày 10/10/2017.
Văn phòng Tỉnh ủy cấp 1 chủ yếu thực hiện cấp kinh phí, chi thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản kho bạc, ngân hàng.
Văn phòng Tỉnh ủy cấp 3 chủ yếu thực hiện chi thanh toán cho cán bộ công chức công tác ngày tại đơn vị Văn phòng Tỉnh ủy, nhƣ: lƣơng, công tác phí; mua sắm, các dịch vụ công cộng, đảm bảo cơ sở vật chất, duy trì hoạt động của cơ quan và các chi phí nghiệp vụ ngành nên thƣờng xuyên dùng chứng từ kế toán bắt buộc là:
- Phiếu thu (Mẫu C40-BB) - Phiếu chi (Mẫu C41-BB)
Đối với các chứng từ hƣớng dẫn, VPTUBình Định có sự điều chỉnhmột số chỉ tiêu phù hợp cách trình bày văn bản củacơ quan Đảngnhƣng không mất đi các nội dung bắt buộc phải có theo quy định về chứng từ kế toán, đồng thời có thểđáp ứng nhu cầu quản lý của lãnh đạo.
Chi thanh toán cá nhân:
- Quyết định bổ nhiệm, trúng tuyển, nâng lƣơng, nâng ngạch, Hợp đồng lao động….
- Bảng tính lƣơng, phụ cấp và các khoản trích theo lƣơng để chi lƣơng hàng tháng cho cán bộ, công chức, nhân viên, ngƣời lao động của đơn vị…
- Giấy đi đƣờng để làm căn cứ thanh toán công tác phí cho cán bộ, công chức, nhân viên đi công tác….
Mua sắm: Quyết định mua sắm, hợp đồng, các biên bản nghiệm thu, bàn giao, thanh lý hợp đồng….
Quản lý, theo dõi TSCĐ: Biên bản giao nhận tài sản, Biên bản đánh giá lại tài sản, Biên bản kiểm kê tài sản, …
Các mẫu chứng từ kế toán phục vụ thanh toán các nghiệp vụ đặc thù (Phụ lục 1)
77
(Phụ lục 02):
- Thông báo ý kiến của TTTU:Đối với các kế hoạch, nhiệm vụ có kinh phí không thực hiện tự chủ (chủ yếu là bố trí cho các hoạt động, nghiệp vụđặc thù của cơ quan đảng) đã đƣợc bố trí trong dự toán đầu năm nhƣng trong quá trình thực hiện có phát sinh đầu việc, khoản mục chi phí vƣợt kế hoạch hoặc thay đổi kế hoạch: Khi thanh toán, đối tƣợng thanh toán phải kèm theo Thông báo ý kiến của TTTU (trƣớc khi thực hiện nhiệm vụ, các đơn vị trực thuộc phải có Tờ trình trình TTTUbáo cáo về lý do thay đổi kế hoạch và xin chủ trƣơng thực hiện kế hoạch mới hoặc báo cáo tình hình phát sinh và xin bổ sung kinh phí các khoản phát sinh (kèm Kế hoạch, bảng dự trù thực hiện chi tiết từng khoản chi, số lƣợng, thời gian, địa điểm nếu tổ chức Hội nghị)
TTTU sẽ có yêu cầu VPTU tham mƣu, đề xuất về nội dung, định mức chi và nguồn kinh phí bổ sung (nếu có) để có ý kiến, kết luận cuối cùng tại văn bản Thông báo của Tỉnh ủy.
- Giấy đề nghị thanh toán, bảng chấm công (thanh toán độc hại hiện vật đối với các nghiệp vụ đặc thù)
-Giấy tự báo: dùng để tự báo các chi phí phát sinh không có hóa đơn nhƣ thuê vận chuyển, kê khiêng bàn ghế phục vụ Hội nghị...
(Phụ lục 2)
2.2.2.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ
a. Nhận kinh phí
Tỉnh ủy Bình Định chủ yếu đƣợc bố trí, phân bổ dự toán Ngân sách các lĩnh vực sau:
Giáo dục - đào tạo, dạy nghề: đại học, sau đại học, đào tạo khác trong nƣớc, đào tạo lại, bồi dƣỡng nghiệp vụ khác cho cán bộ, công chức, viên chức. (Loại, khoản - 070.081 (082, 083, 085));
Ban Thƣờng vụ Tỉnh ủy theo dõi quản lý. (Loại, khoản: 130.139)
Văn hóa thông tin: phục vụ công tác thông tin, truyền thông của Đảng bộ tỉnh. (Loại, khoản: 160.171)
Hoạt động của các cơ quan quan lý nhà nƣớc, Đảng, đoàn thể: phục vụ hoạt động của cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam (Loại, khoản: 340.351).
Trong đó: Kinh phí hoạt động Đảng Cộng sản Việt Nam chiếm tỷ lệ 85% tổng dự toán kinh phí đƣợc bố trí trong năm.Từ năm 2017, VPTU cấp 3 và các đơn vị dự toán trực thuộc đã thực hiện áp dụng chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính.
b. Thực hiện chi ngân sách
Căn cứ theo Quyết định phân bổ dự toán đầu năm của BTV Tỉnh ủy, nhu cầu chi ngân sách, đơn vị dự toán cấp 3 lập bảng dự toán chi tiết gởi về phòng Tài chính đề nghị cấp kinh phí theo Nguồn, Loại, Khoản, Mục, Tiểu mục; VPTU cấp 1 thực hiện tổng hợp số liệu dự toán và có công văn đề nghị đề nghị Sở Tài chínhcấp kinh phí.
Văn phòng Tỉnh ủy cấp 1 nhận kinh phí Ngân sách nhà nƣớc bằng hình thức lệnh chi tiền vàcấp kinh phí Văn phòng Tỉnh ủy cấp 3 và các đơn vị dự toán trực thuộc bằng Ủy nhiệm chi qua tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc tỉnh.
Kế toán Văn phòng Tỉnh ủy cấp 3 sau hoàn tất hồ sơ chứng từ kế toán, trình Lãnh đạo phê duyệt, thực hiện lập tiền mặt hoặc lập Ủy nhiệm chiđể thanh toán chi phí.
Ngoài các chứng từ theo quy định Nhà nƣớc, ngƣời thanh toán cần cung cấp những giấy tờ có liên quan đến nội dung thanh toán nhƣ: quyết định, công văn mời, giấy giới thiệu (khi thanh toán công tác phí); giấy nhận tiền, giấy đề nghị mua sắm, dự trù mua hàng, báo giá (khi thanh toán mua hàng); bảng báo giá, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, giấy giao nhận tài sản (khi thanh toán các khoản mua sắm lớn, thuê dịch vụ bên ngoài…).
79
Đồng thời, ngƣời đề nghị thanh toán phải lập giấy “Đề nghị thanh toán” (theo mẫu), kèm theo “Bảng kê thanh toán” tập hợp tất cả chứng từ gốc phát sinh liên quan (chứng từ gốc theo quy định, bao gồm: hóa đơn tài chính, phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, vé, giấy đi đƣờng…) gửi kế toán phải có xác nhận của lãnh đạo phòng. Kế toán căn cứ vào nội dung chi, định mức chi tiêu theo quy định hiện hành, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ và trình Chủ tài khoản duyệt chi.
Đối với các khoản chi mang tính bí mật, đơn vị dự toán cấp 1 và dự toán trực thuộc tự chịu trách nhiệm về quyết định, nội dung chi, tính hợp pháp, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ chi, Kho bạc không kiểm tra hồ sơ.
c. Thực hiện thu - chi Quỹ dự trữ Đảng
Thu của Quỹ dự trữ bao gồm: đảng phí, thu khác(là các khoản thu cổ tức từ vốn góp cổ phần tại các doanh nghiệp, thu từ việc cổ phần hóa các doanh nghiệp do Tỉnh ủy Bình Định là chủ sở hữu, thu điều tiết lợi nhuận từ các đơn vị sự nghiệp, thu lãi tiền gửi tiết kiệm ngân hàng, hỗ trợ của Văn phòng Trung ƣơng Đảng và khác khoản thu hợp pháp khác của Đảng).
Sơ đồ 2.3: Quy trình thu - chi Quỹ dự trữ của Đảng
tham mƣu cho cấp ủy điều hànhQuỹ dự trữ đúng mục đích, đúng đối tƣợng, phù hợp với nội dung, tính chất của từ nguồn thu, bảo đảm nguyên tắc quản lý tài chính hiện hành.
Căn cứ quyết định, thông báo của BTV Tỉnh ủy, TTTU về việc phê duyệt chủ trƣơng, kế hoạch, nguồn kinh phí thực hiện, VPTU cấp1thực hiện thủ tục chuyển kinh phí cho các đơn vị trực thuộc thực hiện chi hộ, hoặc thực hiện các bƣớc lập, xử lý, kiểm tra chứng từ, trình lãnh đạo ký duyệt, thanh toán.
Quỹ dự trữ đƣợc hạch toán, theo dõi đầy đủ trên sổ kế toán.
Chi từ nguồn thu khác của Quỹ dự trữ Đảng:
- Chi đặc biệt phục vụ hoạt động đặc thù của đảng bộ tỉnh (bao gồm nhiệm vụ đối ngoại, đối ngoại của BTV, TTTU);
- Đầu tƣ xây dựng, mua sắm bổ sung, sửa chữa tài sản, trang thiết bị và phƣơng tiện làm việc phục vụ hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh ủy vàcủa các cấp ủy cấp dƣới.
- Cho các doanh nghiệp do Tỉnh ủy nắm giữ trên 50% vốn điều lệ vay vốn để triển khai các dự án đầu tƣ đƣợc duyệt; doanh nghiệp vay vốn (phải thông qua hợp đồng kinh tế, có kỳ hạn phù hợp và chịu lãi suất tối thiểu bằng lãi suất huy động của ngân hàng thƣơng mại)
- Các khoản phải nộp theo quy định của pháp luật: thuế thu nhập doanh nghiệp…
- Các khoản chi khác do BTV, TTTU quyết định, quy định cụ thể việc quản lý, sử dụng và ủy quyền TTTU trong phạm vi đƣợc phân công.
Nộp Đảng phí:
Hàng tháng, đảng viên làm việc tại VPTU (cùng với các cơ quan hành chính, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội) căn cứ bảng tính lƣơng tháng đểthực hiện nộp đảng phí là 1% tiền lƣơng, các khoản phụ cấp tính
81
đóng BHXH, tiền công cho chi bộ hiện đang sinh hoạt.
Cuối quý, các Chi bộ thực hiện trích nộp 70% số đảng phí thu trong kỳ về Đảng ủy Văn phòng Tỉnh ủy Bình Định;
Trên cơ sở các phiếu thu nộp đảng phí của các chi bộ, Đảng ủy VPTUthực hiện trích nộp đảng phí 30% số Đảng phí thu trong kỳ về Đảng ủy Khối các cơ quan tỉnh.
Trên cơ sở các phiếu thu, giấy nộp tiền đảng phí của cấp ủy cấp dƣới gởi về, cuối quý, Đảng ủy Khối các cơ quan tỉnh lập báo cáo thu nộp đảng phí và thực hiện trích 50% số đảng phí thu trong kỳ nộp về Tỉnh ủy.
Trên cơ sở các phiếu thu, giấy nộp tiền đảng phí của cấp ủy cấp dƣới gởi về, Tỉnh ủythực hiện trích 50% số đảng phíthu trong kỳ nộp vềVăn phòng Trung ƣơng Đảng.
Sơ đồ2.4: Quy trình nộp và chi nguồn đảng phí
Chitừ nguồn đảng phí:
- Hỗ trợ bổ sung chi hoạt động của Tỉnh ủy và các cơ quan đảng, các cấp ủy ở địa phƣơng trong trƣờng hợp không bố trí đƣợc từ NSNN; hỗ trợkhắc phục hậu quả, thăm hỏi đồng bào chịu ảnh hƣởng thiên tai, lũ lụt;những
nhiệm vụ chính trị đột xuất do BTV Tỉnh ủy, TTTU giao hoặc nhiệm vụ chính trị đột xuất của các cấp ủy.
- Các khoản chi khác do BTV, TTTU quyết định.
2.2.2.3. Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ
Kế toán VPTU thực hiện theo quy định Luật Kế toán năm 2015.
Kế toán trƣởng, trƣởng phòng Tài chính chịu trách nhiệm chính trong tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán của VPTU cấp 1. Phụ trách kế toán VPTU cấp 3 chịu trách nhiệm trong tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán của VPTU cấp 3.
Tài liệu kế toán đƣợc bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ tại phòng Tài chính Đảng, mỗi thành viên đều đƣợc trang bị tủ hồ sơ riêng biệt để tự bảo quản phần hồ sơ, tài liệu mình đƣợc phân công quản lý
Sau thời gianlƣu tại bộ phận kế toán để phục vụ cho việc xét duyệt, thẩm định quyết toán năm trƣớc, các chứng từ kế toán sẽ đƣợc đóng tập theo tháng, quý, năm và thực hiện chuyển nộp về Kho lƣu trữ thuộc phòng Lƣu trữ quản lý.
Đối với những tài liệu kế toán hết hạn lƣu trữ, bảo quản thì bộ phận kế toán lập danh mục có giấy đề nghị trình Lãnh đạo xem xét cho thực hiện tiêu hủy theo quy định.
2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Văn phòng Tỉnh ủy Bình Địnhsử dụngTK kế toántheo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017, có bổ sung thêm các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4 để phục vụ yêu cầu theo dõi, quản lý của đơn vị cấp 1 đối với các đơn vị dự toán trực thuộc, đồng thời cũng áp dụng thực hiện một số TK bổ sung theo quy định 2233-QĐ/VPTW đối với cơ quan Đảng.(phụ lục 3)
Riêng tại Văn phòng Tỉnh ủy dự toán cấp 1 và 3thƣờng xuyên sử dụng 123 tài khoản, trong đó:
83
- 19 tài khoản Loại 1: gồm 06TK cấp 1,08 TK cấp 2, và 05 TKcấp 3. - 19 tài khoản Loại 2:gồm 03TK cấp 1, 11 TK cấp 2 và 05 TK cấp 3. - 27 tài khoản Loại 3: gồm 07 TK cấp 1, 09 TK cấp 2 và 11 TK cấp 3. - 12 tài khoản Loại 4: gồm 03 TK cấp 1, 06 TK cấp 2 và 03 TK cấp 3 - 06 tài khoản Loại 5: gồm 03 TK cấp 1, 03 TK cấp 2.
- 17 tài khoản Loại 6: gồm 04 TK cấp 1, 08TK cấp 2 và 05 TK cấp 3. - 02 tài khoản Loại 7: gồm 01 TK cấp 1, 01 TK cấp 2.
- 03 tài khoản Loại 8: gồm 02 TK cấp 1, 01TK cấp 2.
- 06 tài khoản Loại 9: gồm 01 TK cấp 1, 04 TK cấp 2và 01 TK cấp 3.