5. Bố cục đề tài
1.3.7. Tổ chức ứng dụngcông nghệ thông tintrong kếtoán
Công nghệ thông tin đã làm thay đổi toàn diện lĩnh vực kế toán, thể hiện rõ nhất ở phƣơng thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có những bƣớc nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công trƣớc đây.
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các công đoạn:
- Ghi nhận dữ liệu, dựa vào sự kiện kinh tế, kế toán tiến hành lập các chứng từ. Kế toán khi ứng dụng Công nghệ thông tinvới phần cứng, phần mềm kế toán và công nghệ cơ sở dữ liệu sẽ cho phép ngƣời làm kế toán có thể nhập liệu qua bàn phím hay quét dữ liệu vào hệ thống.
- Xử lý và lưu trữ dữ liệu,dữ liệu kế toán sau khi đƣợc ghi nhận, việc lƣu trữ, tổ chức thông tin, phân tích và tính toán các thông tin tài chính, kế toán đƣợc thực hiện tự động hóa nhanh chóng, chính xác hơn thông qua các chƣơng trình đã đƣợc lập trình sẵn.
Kết xuất báo cáo,căn cứ vào kết quả xử lý dữ liệu kế toán của giai đoạn xử lý, kế toán trong môi trƣờng ứng dụng Công nghệ thông tinkết xuất một cách dễ dàng, nhanh chóng và đa dạng các loại báo cáo so với kế toán thủ công, điều này đƣợc biểu hiện cụ thể qua cac: Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích…
47
tintrong tổ chức hệ thống kế toán tại Việt Nam đã đƣợc Luật số 88/2015/QH13 đề cập các quy định ứng dụng Công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán,nhƣ:
- Về quy định chứng từ điện tử: Luật Kế toán 2015 đã quy định cụ thể hơn về giá trị của chứng từ điện tử: “Khi chứng từ bằng giấy đƣợc chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngƣợc lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lƣu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán”
- Về chữ ký trên chứng từ điện tử: Luật Kế toán 2015 quy định cụ thể hơn, chữ ký của chứng từ điện tử đều có giá trị nhƣ chứng từ bằng giấy;
- Về lập và lƣu trữ chứng từ kế toán: Theo quy định của Luật Kế toán 2015 thì chứng từ không nhất thiết phải in ra giấy mà có thể thực hiện lƣu trữ trên các phƣơng tiện điện tử khi đủ điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu đƣợc trong thời hạn lƣu trữ.
Điều này hoàn toàn phù hợp với Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 (Thông điệp dữ liệu đƣợc thể hiện dƣới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thƣ điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tƣơng tự khác; Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó đƣợc thể hiện dƣới dạng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu có giá trị nhƣ bản gốc khi đủ điều kiện);
- Về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lƣu trữ sổ kế toán: việc lƣu trữ sổ kế toán theo Luật Kế toán 2015 không bắt buộc phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm, mà có thể thực hiện lƣu trữ sổ kế toán trên các phƣơng tiện điện tử khi bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và tra cứu đƣợc trong thời hạn lƣu trữ;
toán theo đúng phƣơng pháp chữa sổ quy định, nếu đơn vị ghi sổ kế toán bằng phƣơng tiện điện tử thì ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
Trên cơ sở nền tảng của Luật Kế toán, Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tập trung ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác kế toán theo ba mức độ sau:
Mức độ sơ khai: “xử lý bán thủ công” (phổ biến từ năm 1990-1995); Mức độ tự động hóa công tác kế toán (phổ biến từ năm 1995 - nay); Mức độ tự động hóa công tác quản lý nguồn lực.