7. Kết cấu của đề tài
1.3.2. Tổ chức thực hiện khối lƣợng công tác kế toán
1.3.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán là khâu công việc quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán bởi nó cung cấp các thông tin ban đầu về các đối tƣợng kế toán. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ đƣợc luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán. Nhƣ vậy nếu nhƣ tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, về quản lý và về kế toán.
Xác định danh mục chứng từ kế toán trong đơn sự nghiệp công lập
Danh mục các chứng từ kế toán áp dụng áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc quy định tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hƣớng dẫn chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. Theo quy định có hai loại chứng từ kế toán nhƣ sau:
+ Chứng từ kế toán bắt buộc: Là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân đã đƣợc Nhà nƣớc tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phƣơng pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thành phần kinh tế, nhiệm vụ của đơn vị là phải tổ chức thực hiện.
+ Chứng từ kế toán hƣớng dẫn: Là loại chứng từ Nhà nƣớc chỉ hƣớng dẫn, các chỉ tiêu cơ bản, đặc trƣng, trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụng vào các điều kiện cụ thể mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể để xây dựng những chứng từ nội bộ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý đơn vị.
23
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ
* Lập chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần đủ số liên theo quy định cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán còn có thể đƣợc lập dƣới dạng chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung theo quy định của Luật Kế toán và phải đƣợc thể hiện dƣới dạng dữ liệu điện tử, đƣợc mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin nhƣ băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trƣởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
* Kiểm tra chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán trƣớc khi ghi sổ kế toán phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán, chỉnh lý những sai sót trong chứng từ kế toán (nếu có) nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ kế toán và tiến hành ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định tới chất lƣợng công tác kế toán.
Vì vậy, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán trƣớc khi ghi sổ kế toán là rất cần thiết. Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
24
- Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện các hành vi vi phạm chính sách chế độ của Nhà nƣớc phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay cho thủ trƣởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định.
- Nếu có chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó làm căn cứ ghi sổ.
Tổ chức bảo quản, lƣu trữ và hủy chứng từ kế toán
* Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán phải đƣợc đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ. Chứng từ kế toán đƣa vào lƣu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải đƣợc phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng và phải sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Chứng từ kế toán lƣu trữ phải là bản chính. Chứng từ kế toán phải đƣa vào lƣu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, tài liệu kế toán đƣợc lƣu trữ tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; và phải lƣu trữ tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính và các tài liệu khác có liên quan đến thanh lý tài sản… trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác.
Phải lƣu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
* Thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán:
Chứng từ kế toán đã hết thời hạn lƣu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền thì đƣợc phép tiêu hủy theo quyết định của thủ trƣởng đơn vị hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền. Tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị kế
25
toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy chứng từ kế toán cho phù hợp nhƣ đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các tổ chức sử dụng các chứng từ điện tử nhƣng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Mỗi đơn vị cần xây dựng biểu mẫu và quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
1.3.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán, dùng để phân loại và hệ thống hoá những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh, kiểm soát thƣờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình về tài sản; tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu chi; kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị sự nghiệp công lập.
Hệ thống tài khoản kế toán đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng. Do đó, khi nghiên cứu nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp công lập phải đặt trong mối quan hệ với các nội dung khác nhau nhƣ sau:
- Tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý, nguồn số liệu để hạch toán vào các tài khoản kế toán tƣơng ứng phù hợp. Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu mà nhân viên kế toán có thể phản ánh trực tiếp vào tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp trƣớc khi phản ánh vào các tài khoản kế toán theo từng đối tƣợng kế toán.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay thực hiện theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC hƣớng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp công lập do Bộ Tài chính quy định gồm 10 loại: từ Loại 1 đến Loại 9 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và tài khoản loại 0 các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
Tùy thuộc vào quy mô và điều kiện hoạt động và dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất mà các đơn vị có thể:
26
+ Xây dựng các loại tài khoản cho đối tượng ghi chép: bao gồm xây dựng hệ thống các loại tài khoản ghi kép và xây dựng hệ thống tài khoản ghi đơn;
+ Xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản: xây dựng kết cấu tài khoản dựa trên cách sắp xếp tài khoản theo phân loại tài khoản, chọn hình thức mã hóa cho tài khoản và xây dựng nội dung phản ánh của tài khoản;
+ Xây dựng mối quan hệ ghi chép cho từng tài khoản: là việc thiết lập các quan hệ ghi kép, ghi đơn cho từng tài khoản trong nhóm, loại tài khoản; xác định mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản liên quan đến các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Xử lý sơ bộ, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán: Việc hệ thống hóa và tổng hợp thông tin kế toán có thể đƣợc tổng hợp báo cáo từ bộ phận hạch toán ban đầu, cũng có thể nhân viên kế toán phải xử lý tổng hợp theo từng đối tƣợng kế toán để phản ánh vào các tài khoản phù hợp và đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Tổ chức cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo kế toán: Sau khi phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin thu nhận từ các chứng từ kế toán trong kỳ, nhân viên kế toán phải tổng hợp theo từng đối tƣợng kế toán trên từng tài khoản kế toán để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán.
Tóm lại, việc vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán sẽ là định hƣớng có tính chất quyết định đến hệ thống thông tin của đơn vị. Vì vậy, các đơn vị sự nghiệp công lập phải bám sát và dựa trên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành đồng thời phải kết hợp xem xét những đặc điểm riêng trong hoạt động quản lý tài chính, trong công tác tổ chức quản lý tài chính cũng nhƣ yêu cầu về thông tin quản lý của đơn vị.
1.3.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý các thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán cũng nhƣ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng nhƣ các nghiệp vụ thu, chi, thanh toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán.
* Xác định danh mục hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán là các tờ sổ đƣợc thiết kế theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo
27
nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian theo đúng phƣơng pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán, việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng nhƣ các nghiệp vụ thu, chi ở các đơn vị.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những loại sổ đƣợc mở theo quy định chung của Nhà nƣớc và có những loại sổ đƣợc mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của các đơn vị.
* Xác định nội dung sổ kế toán:
Sổ kế toán gồm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.
- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chƣa phản ánh đƣợc. Số liệu trên Sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.
Các đơn vị sử dụng sổ kế toán phải tuân theo đúng quy định về mở sổ, ghi sổ, sửa sai trên sổ và khoá sổ. Việc ghi sổ kế toán đƣợc thực hiện theo trình tự sau:
- Mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải đƣợc mở vào thời điểm đầu niên độ. Kế toán mở đủ số lƣợng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ đã lựa chọn.
- Ghi sổ kế toán: Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi
28
ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không đƣợc viết tắt, không đƣợc ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dƣới, không ghi chồng đè, không đƣợc bỏ cách dòng, không tẩy xoá. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi.
- Chữa sổ kế toán: Các trƣờng hợp sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì