7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện khối lƣợng công tác kế toán
2.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tƣợng kế toán vào chứng từ kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Trung tâm đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp thay thế Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010.
Theo quy định tại Quyết định 19 và Thông tƣ 185, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất mẫu theo quy định. Tuy nhiên, theo quy định tại Thông tƣ 107, việc sử dụng chứng từ kế toán đƣợc thực hiện linh hoạt hơn, trong đó chứng từ kế toán đƣợc phân loại và quy định cụ thể thành 2 loại: chứng từ thuộc loại bắt buộc (phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền...) và chứng từ đƣợc tự thiết kế. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán khác nhau, có mức
Kế toán trƣởng Kiêm Trƣởng phòng Tài chính - Kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán vật tƣ, TSCĐ Thủ quỹ
56
độ phức tạp, quy mô khác nhau, mà đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại Trung tâm đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua các bƣớc sau:
Hình 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trung tâm GDNN-GDTX Quy Nhơn
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
a) Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán:
- Các chứng từ kế toán theo mẫu bắt buộc
Các chứng từ kế toán bắt buộc đƣợc sử dụng tại Trung tâm theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 bao gồm: phiếu thu (mẫu C40-BB); phiếu chi (mẫu C41-BB), giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (mẫu C43-BB); biên lai thu tiền (mẫu C45-BB). Nhìn chung các chứng từ kế toán theo mẫu bắt buộc tại Trung tâm đã tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
Ví dụ nhƣ phiếu chi (Phụ lục 06) và phiếu thu (Phụ lục 07) của Trung tâm có đầy đủ tên, số hiệu lần lƣợt theo trình tự thời gian; ngày tháng năm lập phiếu; tên địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; tên địa chỉ của cơ quan tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ ghi bằng số và tổng số tiền chi ghi bằng chữ và số; chữ ký của ngƣời lập, ngƣời nhận tiền, thủ quỹ, kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị.
- Các chứng từ kế toán không theo mẫu bắt buộc
Ví dụ: Bảng thanh toán truy lĩnh nâng mức phụ cấp thâm niên nhà giáo theo mẫu tự thiết kế. Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
57
Đối với các chứng từ không theo mẫu bắt buộc thì phụ trách việc xây dựng mẫu là kế toán tổng hợp, kế toán trƣởng là ngƣời lựa chọn và quyết định mẫu. Trung tâm đã vận dụng linh hoạt và theo đúng quy định, chủ yếu để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về các chỉ tiêu lao động tiền lƣơng, chỉ tiêu vật tƣ, chỉ tiêu tài sản cố định và một phần của chỉ tiêu tiền tệ. Các chứng từ này đƣợc xây dựng trên cơ sở dựa trên biểu mẫu hƣớng dẫn của Thông tƣ 107/2017/TT-BTC.
Ví dụ nhƣ khi Trung tâm phát sinh nghiệp vụ tạm ứng thì chứng từ kế toán bao gồm phiếu chi theo mẫu C40-BB và giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu C42-HD (Phụ lục 08). Khi bộ phận tạm ứng hoàn ứng thì chứng từ kế toán bao gồm giấy đề nghị thanh toán tạm ứng mẫu C43-BB và hồ sơ chứng từ kèm theo.
Nhìn chung, đối với mọi hoạt động của Trung tâm chứng từ kế toán đều đƣợc tập trung về Phòng Tài chính - Kế toán, nội dung trên chứng từ kế toán đƣợc thể hiện rõ ràng, chính xác với các nghiệp vụ phát sinh. Cụ thể:
+ Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến sử dụng NSNN nhƣ lập dự toán, giao dự toán, phân bổ dự toán, các chứng từ dùng để rút NSNN nhƣ: Giấy rút dự toán ngân sách ngân sách nhà nƣớc; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng; Giấy nộp trả
58
kinh phí. Trung tâm chủ yếu sử Giấy rút dự toán ngân sách ngân sách nhà nƣớc (Phụ lục 09) để thanh toán cho các nhà cung cấp, rút lƣơng về tài khoản chuyển trả viên chức và Bảng đối chiếu kinh phí NSNN cấp (Phụ lục 10).
+ Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chỉ tiêu tiền tệ. Ngoài các chứng từ theo mẫu bắt buộc là: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền tại Trung tâm còn sử dụng thêm các chứng từ ban hành theo các văn bản quy định pháp luật khác nhƣ: Giấy đề nghị tạm ứng; Bảng kê chi tiền ngƣời tham dự hội nghị, hội thảo tập huấn; Giấy biên nhận; Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi (Phụ lục 11).
+ Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chỉ tiêu lao động tiền lƣơng: Trung tâm xây dựng và sử dụng những chứng từ nhƣ: Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản phụ cấp theo lƣơng, các khoản trích nộp theo lƣơng; Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm; Bảng thanh toán tiền thƣởng; Giấy báo làm thêm giờ; Bảng chấm công làm thêm giờ; Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ; Hợp đồng giao khoán, Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán, Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán; Bảng thanh toán tiền thuê ngoài; Giấy đi đƣờng, Bảng kê thanh toán công tác phí.
+ Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chỉ tiêu vật tƣ: Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ; Bảng kê mua hàng; Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Phụ lục 12).
+ Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chỉ tiêu về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ; biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sau nâng cấp, bảng tính hao mòn TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Việc tổ chức các chứng từ này góp phần ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Trung tâm đều đƣợc lập chứng từ kế toán đủ số liên, nội dung rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng ngƣời có liên quan đến chứng từ nhƣ ngƣời lập, ngƣời quản lý trực tiếp, chủ tài khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ
59
để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
b) Kiểm tra, ký chứng từ kế toán:
Trung tâm đã tổ chức kiểm tra chứng từ trƣớc khi sử dụng theo các hình thức nhƣ tính hợp pháp của nội dung kinh tế các nghiệp vụ; tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu; tính chính xác của các số liệu trên chứng từ và kiểm tra các định khoản kế toán trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán trƣởng quy định việc kiểm tra chứng từ kế toán đối với các bộ phận chức năng và các phần hành kế toán có liên quan đến chứng từ kế toán trong trình tự luân chuyển của chứng từ kế toán. Khi chứng từ kế toán đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra, soát xét và phát hiện những sai sót trong các chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ kế toán là công việc bắt buộc của các nhân viên kế toán khi tiếp nhận chứng từ.
Thông qua việc kiểm tra, các thông tin ghi trên chứng từ kế toán đƣợc xác nhận là chính xác, đúng đắn, đảm bảo chất lƣợng trƣớc khi ghi sổ kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toán. Kế toán trƣởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trƣớc khi trình Giám đốc ký duyệt.
c) Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán:
Cuối mỗi ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã đƣợc lập chứng từ kế toán. Kế toán của Trung tâm tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán theo các tiêu thức khác nhau để tiện cho việc theo dõi, kiểm soát, lƣu trữ và bảo quản chứng từ theo nhu cầu quản lý của Trung tâm. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán đƣợc Trung tâm phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc (Giấy rút dự toán, phiếu thu, phiếu chi...) và chứng từ tổng hợp (Bảng tổng hợp chứng từ, bảng kê phân loại chứng từ...).
Hiện nay, Trung tâm đã thực hiện tin học hóa công tác kế toán nên số lƣợng chứng từ gốc thƣờng chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ.
d) Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán:
Hiện nay các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng tại Trung tâm đƣợc lƣu trữ tại Phòng Tài chính - Kế toán, sau khi đã đƣợc ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu
60
vào máy vi tính đều đƣợc đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đƣa vào lƣu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Tài liệu kế toán phải lƣu trữ: Chứng từ kế toán, Sổ kế toán, Báo cáo kế toán và Tài liệu khác (Các quyết toán, Biên bản kiểm kê, Báo cáo kiểm toán, Kết luận thanh tra, Tài liệu liên quan đến tiêu hủy tài liệu kế toán...)
Lƣu trữ tối thiểu 5 năm: tài liệu dùng quản lý, điều hành, không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính.
Lƣu trữ tối thiểu 10 năm: chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo kiểm toán, tài liệu liên quan đến thanh lý TSCĐ, tài liệu liên quan đến chia tách, hợp nhất đơn vị...
Lƣu trữ vĩnh viễn: tài liệu có tính chất sử liệu.
Cùng với việc tố chức chứng từ nhằm quản lý tốt các khoản thu, Trung tâm đã chú ý đến tố chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh trong đơn vị. Các nội dung chi đƣợc phân loại theo các ký hiệu loại chứng từ tƣơng ứng các khoản chi cho con ngƣời, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ, chi quản lý hành chính, sự nghiệp, dịch vụ chỉ mang tính tƣơng đối phù hợp.
Do đặc thù là đơn vị sự nghiệp có thu và tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động, nên nguồn kinh phí để chi cho hoạt động của Trung tâm hình thành từ nhiều nguồn thu. Do đó, trong công tác chứng từ kế toán, Trung tâm chƣa tách biệt rõ ràng, triệt để cho từng nội dung chi tƣơng ứng với các nguồn thu. Một số nội dung chi mang tính chất phân bổ chi phí chung cho các loại hình cung cấp dịch vụ hay cho các phòng chuyên môn có liên quan.
Nhƣ vậy, nhìn chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đƣợc Trung tâm tổ chức lập chứng từ khá đầy đủ, kịp thời mặc dù còn một số chứng từ có hạn chế chất lƣợng thông tin cung cấp và xác định chính xác từng loại chi phí phát sinh. Việc tổ chức hệ thống chứng từ tại Trung tâm đã góp phần quan trọng trong công tác quản lý và kiểm soát các khoản thu, chi của đơn vị. Qua đó, đem lại hiệu quả cho việc sử dụng các nguồn lực tài chính tại đơn vị.
61
2.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Trung tâm đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đƣợc quy định tại Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị. Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc xây dựng dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của Trung tâm và phần lớn đã đáp ứng đƣợc các nghiệp vụ phát sinh. Nội dung và phƣơng pháp hạch toán của từng tài khoản đều thực hiện theo quy định của chế độ và đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tổ chức tài khoản của Trung tâm hiện tại sử dụng 10 loại tài khoản, bao gồm: 9 loại tài khoản trong bảng và 1 loại tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản theo quy định của Thông tƣ 107.
- Các loại tài khoản trong bảng: gồm các tài khoản từ loại 1 đến loại 9, đƣợc hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản) và đƣợc phân chia theo tình hình tài chính tại đơn vị phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dƣ (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.
- Loại tài khoản ngoài bảng: gồm tài khoản loại 0, đƣợc hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nƣớc hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nƣớc đƣợc phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nƣớc, theo niên độ và theo các yêu cầu quản lý khác của NSNN.
Trên cơ sở các tài khoản cấp 1 có sẵn, Trung tâm đã bổ sung thêm tài khoản chi tiết cấp 2 để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra cũng nhƣ phục vụ các báo cáo nội bộ.
Ví dụ:
- Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc nhà nƣớc:
1121 – Tiền Việt Nam
1121.01 – Tiền gửi Kho bạc nhà nước 1121.02 – Tiền gửi Ngân hàng
1121.03 – Tiền gửi nguồn quỹ
62
- Tài khoản 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp
5111 – Thƣờng xuyên
5112 – Không thƣờng xuyên 5118 – Thu hoạt động khác
- Tài khoản 531 – Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
5311 – Thu học phí Hƣớng nghiệp 5312 – Thu học phí GDTX
5313 – Thu liên kết đào tạo 5314 – Thu hoạt động dịch vụ 5318 – Thu hoạt động khác
- Tài khoản 642 – Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
6421 – Chi phí tiền lƣơng, tiền công và chi phí khác cho nhân viên 6422 – Chi phí vật tƣ, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
6423 – Chi phí khấu hao TSCĐ 6428 – Chi phí hoạt động khác
Trung tâm chƣa theo dõi chi tiết đối với tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình và tài khoản 213 – TSCĐ vô hình nên còn gặp khó khăn trong vấn đề hạch toán và theo dõi TSCĐ, khấu hao cũng nhƣ hao mòn TSCĐ. Đặc biệt là đối với quản lý TSCĐ, Trung tâm quản lý còn lỏng lẻo, không có hồ sơ theo dõi riêng TSCĐ, chỉ quản lý trên sổ sách dẫn đến không quản lý đƣợc hiệu quả sử dụng của trang thiết bị, không có sổ, thẻ TSCĐ. Đối với hạch toán hao mòn TSCĐ, vì là hao mòn mất đi nên Trung tâm không chú trọng đến việc thu hồi giá trị để tái đầu tƣ TSCĐ.
Hiện nay tại Trung tâm các loại vật tƣ dùng để làm nguyên liệu thực hành