7. Kết cấu của đề tài
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC
NGHỀ NGHIÊP - GIÁO DỤC THƢỜNG XUYÊN THÀNH PHỐ QUY NHƠN 2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Từ khi thực hiện Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, Trung tâm đã có sự chuyển đổi mạnh mẽ về cơ chế tài chính, tạo điều kiện cho Trung tâm chủ động triển khai các hoạt động dịch vụ góp phần phát triển hoạt động sự nghiệp và tăng thêm thu nhập cho ngƣời lao động.
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng và quyết định sự thành công của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Qua khảo sát, theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm thì Phòng Tài chính - Kế toán của Trung tâm là bộ phận độc lập về chuyên môn nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp
51
của Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc trong việc tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác tài chính kế toán, đảm bảo nhu cầu tài chính cho hoạt động của Trung tâm, thƣờng xuyên kiểm tra, hƣớng dẫn và thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo đúng quy định; xây dựng các định mức tiêu chuẩn chi tiêu cho hoạt động của Trung tâm.
Với quy mô giảng dạy và đào tạo hơn 3.000 học sinh, học viên học nghề và hệ giáo dục thƣờng xuyên. Khối lƣợng công việc kế toán tại Trung tâm đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tƣợng kế toán và đối tƣợng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, hạch toán trên các tài khoản kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và gửi báo cáo kế toán theo quy định,… Nhìn chung khối lƣợng công việc kế toán tại Trung tâm không nhiều, không phức tạp, không theo mùa vụ mà phân bổ đều trong năm.
* Về lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện nay, bộ máy kế toán của Trung tâm đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung. Nghĩa là chỉ có một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của Trung tâm, ở các Bộ phận chuyên môn khác không có tổ chức kế toán riêng. Phòng Tài chính - Kế toán chỉ bố trí kế toán viên làm nhiệm vụ hƣớng dẫn các thủ tục có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh cho nhân viên các Bộ phận chuyên môn khác.
* Về nhiệm vụ của Phòng Tài chính - Kế toán:
- Tham mƣu cho Giám đốc trong công tác quản lý tài chính, tài sản theo Quy định của Nhà nƣớc, đề xuất những khó khăn vƣớng mắc khi cần thiết.
- Căn cứ vào chế độ, chính sách hiện hành và kế hoạch công tác hàng năm để lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi và tổ chức thực hiện khi kế hoạch đƣợc phê duyệt. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về các báo cáo tài chính và toàn bộ công tác kế toán phát sinh.
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, tổ chức và quản lý công tác thu học phí, các nguồn thu dịch vụ và các khoản thu khác đồng thời kiểm tra tình hình thu - chi tài chính trong Trung tâm.
- Theo kế hoạch ngân sách và các nguồn thu khác tổ chức xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động cụ thể của Trung tâm.
52
viên chức, giáo viên và ngƣời lao động.
- Trích nộp các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp theo quy định.
- Lƣu giữ, bảo quản tài liệu kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. - Tổng hợp tình hình tài chính, căn cứ theo quy định hiện hành, đề xuất xây dựng các quy trình cụ thể hóa quy chế quản lý tài chính trong Trung tâm nhƣ: Quy trình thanh lý tài sản nhà nƣớc, quy trình mua sắm tài sản, vật tƣ dụng cụ tiêu hao, quy trình đấu thầu mua sắm…và phổ biến đế các tổ chuyên môn để cùng thực hiện.
Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ nhƣ trên, Trung tâm đã tổ chức một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các viên chức kế toán để đảm bảo thực hiện khối lƣợng công tác kế toán phần hành đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của Trung tâm.
Bộ máy kế toán của Trung tâm tổ chức theo mô hình tập trung do phần lớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Trung tâm không quá phức tạp, chủ yếu là theo dõi thu học phí; theo dõi TSCĐ - xuất nhập vật tƣ chuyên môn; theo dõi thu nhập cá nhân và kế toán thuế; theo dõi tạm ứng và hợp đồng dịch vụ, liên kết đào tạo; theo dõi thu, chi tiền mặt, thanh toán các nhóm, mục; giao dịch Ngân hàng, Kho bạc…
Với quy mô này, Phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính và thống kê của Trung tâm. Hình thức này giúp cho bộ máy kế toán có sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và phối hợp nhịp nhàng. Căn cứ vào khối lƣợng công việc kế toán và trình độ của lao động kế toán, kế toán trƣởng phân công cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán. Nhân viên kế toán bằng chuyên môn nghiệp vụ của mình sử dụng các phƣơng tiện ghi chép, tính toán để thu thập và xử lý thông tin phục vụ kịp thời cho công tác quản lý tài chính của Trung tâm.
* Về tổ chức lao động kế toán:
Nhân sự của Phòng Tài chính - Kế toán gồm 5 nhân viên với các trình độ khác nhau, thể hiện nhƣ sau:
53
Bảng 2.4. Nhân sự Phòng Tài chính - Kế toán của Trung tâm GDNN-GDTX TP.Quy Nhơn
TT Họ và tên Năm
sinh
Trình
độ Chức vụ Thế mạnh
1 Trần Thị Hạnh Hòa 1969 Đại học Kế toán trƣởng
Có thâm niên và kinh nghiệm trong việc tổ chức quản lý, điều hành công tác tài chính - kế toán.
2 Lê Thị Kim Tuyến 1985 Đại học Kế toán tổng hợp
Có kinh nghiệm công tác lâu năm trong lĩnh vực kế toán trƣờng học và kế toán ngân sách nhà nƣớc. 3 Tô Nhật Ni 1989 Đại học Kế toán vật tƣ, TSCĐ
Có nhiều năm kinh nghiệm về nghiệp vụ kế toán tài sản cố định và theo dõi vật tƣ. 4 Vũ Hoàng Phƣớc 1994 Đại học Kế toán thanh toán Có nghiệp vụ kế toán tốt, am hiểu về các phần mềm kế toán. 5 Phạm Thị Ngọc Anh 1980 Cao đẳng Thủ quỹ
Có kinh nghiệm trên 10 năm liên tục đảm nhận vai trò thủ quỹ tại đơn vị trƣờng học.
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
- Kế toán trưởng: tham mƣu cho Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ: Xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính của Trung tâm; tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động nghiệp vụ tài chính - kế toán có hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực tài chính, tài sản của Trung tâm phù hợp với tình hình thực tế theo quy định; xây dựng dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi nhằm đảm bảo cho Trung tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao; thực hiện chế độ sổ sách, báo cáo thanh toán, quyết toán, kiểm kê định kỳ; tham gia xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ và phƣơng án phân phối tài chính của Trung tâm; tổ chức triển khai và phối hợp với các tổ chuyên môn thực hiện các công tác phát sinh trong quá trình xây dựng và phát triển Trung tâm; thực hiện các nhiệm vụ đƣợc phân công khác.
- Kế toán tổng hợp: tham mƣu cho Kế toán trƣờng trong công tác quản lý, tổ chức tài chính - kế toán của Trung tâm đúng theo quy định hiện hành; Thực hiện lập, xây dựng kế hoạch, tổng hợp dự toán các nguồn kinh phí; nhận, tổng hợp chứng từ của kế toán chi tiết, chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung, hạch toán chi tiết từng
54
nguồn kinh phí, từng mục, khoản mục và điều chỉnh, bổ sung các bút toán, hạch toán kế toán; đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với thủ quỹ và số liệu phát sinh hàng ngày với các kế toán viên, lập báo cáo theo biểu mẫu quy định, đảm bảo tính chính xác trung thực và kịp thời, đầy đủ.
+ Kế toán thanh toán: thực hiện thanh toán theo quy chế chi tiêu nội bộ, pháp luật của Nhà nƣớc về chi trả tiền lƣơng, các khoản phụ cấp và các chế độ khác cho cán bộ, giáo viên, lao động hợp đồng của Trung tâm; chi trả các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động học tập, giảng dạy, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ sở vật chất, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị của Trung tâm đúng theo quy định hiện hành; thu thập, xử lý, sắp xếp, lƣu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán thuế; kê khai các loại thuế phát sinh của Trung tâm theo quy định; thực hiện quyết toán thuế, lập các báo cáo thuế theo định kỳ; chịu trách nhiệm tổng hợp chứng từ thanh toán, ghi sổ kế toán thanh toán và lƣu trữ chứng từ đúng quy định.
+ Kế toán vật tư, TSCĐ: chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi hồ sơ, sổ sách, cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, các phƣơng tiện làm việc, giảng dạy và học tập; kiểm tra giám sát chứng từ liên quan đến nhập xuất vật tƣ, tình hình tăng giảm tài sản; lập và thực hiện kế hoạch: xây dựng, bổ sung, sửa chữa các công trình và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của Trung tâm theo kế hoạch.
+ Thủ quỹ: có nhiệm vụ thực hiện thu học phí, lệ phí đối với học sinh, học viên; thanh toán các khoản thu, chi, tạm ứng theo chứng từ hợp lệ và theo đúng quy định; quản lý tiền mặt tại quỹ, cập nhật số liệu, cuối ngày kiểm kê quỹ và báo cáo Kế toán trƣởng khi số tiền tại quỹ vƣợt quá quy định. Định kỳ lập báo cáo kiểm kê quỹ; chịu trách nhiệm trƣớc Kế toán trƣởng, Ban Giám đốc và pháp luật Nhà nƣớc về quản lý, sử dụng nguồn quỹ tiền mặt của Trung tâm.
Các thành viên của Phòng Tài chính - Kế toán đƣợc phân công các công việc cụ thể, đồng thời đƣợc giao quản lý theo dõi các phần hành, chịu sự giám sát chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trƣởng, trong bộ phận luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc đƣợc giao.
Tuy nhiên, bộ máy kế toán không đƣợc chuyên môn hóa, kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau nhƣ kế toán lƣơng, kế toán bảo hiểm, kế toán thuế... do đó khâu lập chứng từ kế toán ban đầu sẽ có ảnh hƣởng lớn đến tính
55
chính xác và kịp thời của thông tin kế toán.
Hình 2.2: Tổ chức bộ máy Kế toán Trung tâm GDNN-GDTX Tp.Quy Nhơn
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Phần tiếp theo sẽ đi sâu nghiên cứu tổ chức công tác kế toán thực hiện ở các khâu công việc cụ thể từ chứng từ, tài khoản, sổ sách đến báo cáo và kiểm tra kế toán.
2.2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện khối lƣợng công tác kế toán
2.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tƣợng kế toán vào chứng từ kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Trung tâm đƣợc thực hiện theo quy định tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp thay thế Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và Thông tƣ số 185/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010.
Theo quy định tại Quyết định 19 và Thông tƣ 185, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất mẫu theo quy định. Tuy nhiên, theo quy định tại Thông tƣ 107, việc sử dụng chứng từ kế toán đƣợc thực hiện linh hoạt hơn, trong đó chứng từ kế toán đƣợc phân loại và quy định cụ thể thành 2 loại: chứng từ thuộc loại bắt buộc (phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền...) và chứng từ đƣợc tự thiết kế. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán khác nhau, có mức
Kế toán trƣởng Kiêm Trƣởng phòng Tài chính - Kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán vật tƣ, TSCĐ Thủ quỹ
56
độ phức tạp, quy mô khác nhau, mà đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại Trung tâm đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua các bƣớc sau:
Hình 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trung tâm GDNN-GDTX Quy Nhơn
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
a) Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán:
- Các chứng từ kế toán theo mẫu bắt buộc
Các chứng từ kế toán bắt buộc đƣợc sử dụng tại Trung tâm theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 bao gồm: phiếu thu (mẫu C40-BB); phiếu chi (mẫu C41-BB), giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (mẫu C43-BB); biên lai thu tiền (mẫu C45-BB). Nhìn chung các chứng từ kế toán theo mẫu bắt buộc tại Trung tâm đã tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
Ví dụ nhƣ phiếu chi (Phụ lục 06) và phiếu thu (Phụ lục 07) của Trung tâm có đầy đủ tên, số hiệu lần lƣợt theo trình tự thời gian; ngày tháng năm lập phiếu; tên địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; tên địa chỉ của cơ quan tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ ghi bằng số và tổng số tiền chi ghi bằng chữ và số; chữ ký của ngƣời lập, ngƣời nhận tiền, thủ quỹ, kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị.
- Các chứng từ kế toán không theo mẫu bắt buộc
Ví dụ: Bảng thanh toán truy lĩnh nâng mức phụ cấp thâm niên nhà giáo theo mẫu tự thiết kế. Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
57
Đối với các chứng từ không theo mẫu bắt buộc thì phụ trách việc xây dựng mẫu là kế toán tổng hợp, kế toán trƣởng là ngƣời lựa chọn và quyết định mẫu. Trung tâm đã vận dụng linh hoạt và theo đúng quy định, chủ yếu để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về các chỉ tiêu lao động tiền lƣơng, chỉ tiêu vật tƣ, chỉ tiêu tài sản cố định và một phần của chỉ tiêu tiền tệ. Các chứng từ này đƣợc xây dựng trên cơ sở dựa trên biểu mẫu hƣớng dẫn của Thông tƣ 107/2017/TT-BTC.
Ví dụ nhƣ khi Trung tâm phát sinh nghiệp vụ tạm ứng thì chứng từ kế toán bao gồm phiếu chi theo mẫu C40-BB và giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu C42-HD (Phụ lục 08). Khi bộ phận tạm ứng hoàn ứng thì chứng từ kế toán bao gồm giấy đề nghị thanh toán tạm ứng mẫu C43-BB và hồ sơ chứng từ kèm theo.
Nhìn chung, đối với mọi hoạt động của Trung tâm chứng từ kế toán đều đƣợc tập trung về Phòng Tài chính - Kế toán, nội dung trên chứng từ kế toán đƣợc thể hiện rõ ràng, chính xác với các nghiệp vụ phát sinh. Cụ thể:
+ Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến sử dụng NSNN nhƣ lập dự toán, giao dự toán, phân bổ dự toán, các chứng từ dùng để rút NSNN nhƣ: Giấy rút dự toán ngân sách ngân sách nhà nƣớc; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng; Giấy nộp trả